Se sei in qualsiasi modo responsabile per i requisiti IT di un’azienda, probabilmente hai sentito parlare di shadow IT. È un soprannome per un fenomeno che può sfidare aziende di qualsiasi dimensione ed è un cugino del app sprawl(nuova finestra). Tuttavia, mentre l’app sprawl vede le aziende utilizzare troppe app, shadow IT vede i lavoratori prendere la gestione delle app nelle proprie mani.
Questo articolo ti aiuterà a capire cos’è lo shadow IT, come riconoscerlo e cosa puoi fare per limitare qualsiasi minaccia possa rappresentare per la tua azienda.
Che cos’è lo shadow IT?
Shadow IT si riferisce alle app che i dipendenti installano e ai servizi a cui si iscrivono sui loro dispositivi di lavoro e ai dispositivi non di lavoro su cui si collegano senza autorizzazione del loro team IT. È fondamentalmente qualsiasi cosa che un lavoratore possa usare per lavorare o gestire i dati aziendali che il tuo team IT non ha installato o configurato per scopi lavorativi.
Negli ultimi anni, lo shadow IT è diventato più pervasivo. Ha raggiunto nuovi livelli durante la pandemia, quando siamo stati costretti a casa e i confini tra personale e lavoro sono stati sfumati. I lavoratori si sono abituati a gestire le proprie giornate da casa e hanno trovato nuovi modi di lavorare che avevano senso per loro.
I prodotti Software as a service (SaaS) sono anche abbondanti, incredibilmente facili da scaricare e utilizzare e potrebbero essere in grado di supportare i lavoratori in aree aziendali con cui sono frustrati. Il problema con questo è che crea vulnerabilità e una mancanza di supervisione. Shadow IT è un fenomeno con cui i team IT hanno a che fare da molto tempo e è improbabile che scompaia. Appare nelle aziende di ogni dimensione in ogni settore.
I lavoratori si rivolgono allo shadow IT quando sono frustrati con gli strumenti che stanno usando e cercano altre soluzioni. Se il software che stanno utilizzando è inefficiente o non supporta le loro esigenze, molti dipendenti cercheranno di risolvere il problema da soli. Potrebbe non sembrare, ma questo può essere un bene: è un segno che i tuoi dipendenti vogliono fare un buon lavoro e stanno cercando di adattare i loro strumenti di lavoro di conseguenza.
Tuttavia, ogni volta che una nuova app o servizio viene introdotto nel tuo ambiente di lavoro, può complicare i processi di lavoro e creare nuovi rischi per la sicurezza informatica(nuova finestra). Insieme, i team IT e i team di sicurezza sono responsabili della gestione dell’accesso e dell’identità e della sicurezza informatica complessiva della tua attività, ma le app e i servizi non autorizzati tolgono questa funzione dalle loro mani.
Esempi di shadow IT
Lo shadow IT compare in ogni dipartimento e può assumere molte forme diverse. Consideriamo alcuni degli esempi più comuni di shadow IT.
Strumenti di messaggistica e email
La messaggistica istantanea è perfetta per prendere decisioni rapide e condividere informazioni, consentendo ai lavoratori di comunicare facilmente tra loro al di fuori della formalità delle email. Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, usi una qualche forma di messaggistica istantanea.
Tuttavia, se non usi la messaggistica istantanea o il servizio che stai utilizzando non è user-friendly, i lavoratori potrebbero utilizzare servizi esterni. Le app come WhatsApp sono popolari perché sono semplici e possono essere utilizzate gratuitamente, ma non sono adatte al lavoro(nuova finestra). L’archiviazione e il salvataggio dei record non sono sempre supportati e potrebbero non essere adatti a fidarsi delle informazioni sensibili ai fini legali.
Un altro esempio comune è il personale che invia email in modo intercambiabile dai propri account di lavoro e personali. Se vedi un link condiviso dall’email personale di qualcuno o ricevi un messaggio di lavoro su una piattaforma che non usi per scopi lavorativi, è lo shadow IT che spunta. Il rischio creato dalla condivisione di informazioni aziendali al di fuori delle app gestite può essere enorme. Anche solo accedere al tuo indirizzo email personale sul dispositivo di lavoro potrebbe portare a una violazione dei dati(nuova finestra).
Gestori di password
Nella loro vita professionale e personale, sempre più persone(nuova finestra) utilizzano gestori di password. Sono uno strumento efficace per proteggere i dati privati e consentire ai tuoi lavoratori di accedere facilmente agli strumenti che utilizzano quotidianamente.
Un password manager è un punto di ingresso per molte informazioni sensibili, che possono includere dati finanziari e personali. Ciò rende fondamentale per i team IT e di sicurezza avere una supervisione totale su di esso. Sia che si tratti di una cassaforte delle password condivisa piena di account aziendali o di un account personale, il tuo password manager è pieno di informazioni allettanti per i hacker.
Se i lavoratori memorizzano le informazioni di accesso agli account di lavoro nei password manager che non sono stati verificati e non sono gestiti dal loro team IT, questo crea vulnerabilità. Non solo le informazioni di accesso e le password personali di un lavoratore sono potenzialmente accessibili agli hacker, ma anche le informazioni di accesso e le password di lavoro lo saranno. Molti password manager sono stati colpiti da hacking negli ultimi anni, il che rende essenziale trovare una singola soluzione efficace per ogni lavoratore.
Drive
Tutti i lavoratori sono responsabili della condivisione e della memorizzazione di molte forme di dati utilizzando cloud storage. Questi potrebbero essere dati legali, dati finanziari o dati personali. Un’azienda funziona senza problemi quando tutti i lavoratori possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno e condividerle in modo sicuro, ma lo shadow IT può rendere questo una sfida.
Lo shadow IT può insinuarsi se i lavoratori memorizzano documenti o li inoltrano a client esterni utilizzando i loro drive personali. Dropbox è una soluzione drive popolare per scopi personali e professionali. Se i tuoi lavoratori usano i loro drive personali per scopi di lavoro, allora si costruiscono silos di dati, impedendo che le informazioni fluiscano liberamente e in sicurezza attraverso la tua azienda.
Non solo i tuoi dati diventano insicuri se sono memorizzati in più drive personali, ma diventano anche non regolamentati. Il tuo team di sicurezza non può proteggere dati che non sta gestendo o di cui non è a conoscenza.
Comprendere i rischi dello shadow IT
Come abbiamo delineato sopra, lo shadow IT crea vulnerabilità, compresi data breach e silos di dati. Ogni giorno, i lavoratori prendono decisioni sugli strumenti che utilizzano e di cui i tuoi team IT e di sicurezza devono essere a conoscenza.
Quando un lavoratore seleziona una casella o firma un contratto per una nuova app o un prodotto SaaS, probabilmente non ha letto i termini di utilizzo o chi può accedere ai dati. Non sapranno se sono in violazione della politica IT dell’azienda o quale tipo di rischio per i dati potrebbero aver creato involontariamente.
Un’app o un servizio di cui il team finanziario non è a conoscenza non può essere considerata un costo aziendale. Quando i dipendenti operano al di fuori della visuale del team finanziario, le spese IT e le risorse non sono più accurate e la tua verifica ne risentirà.
Pensa alle app e ai servizi che la tua Business utilizza come un ecosistema. Un ecosistema deve essere bilanciato e può essere minacciato da cambiamenti improvvisi e invasori. È anche compito di tutti mantenerlo, anche se non sono esperti. Senza il coinvolgimento di tutti, l’ecosistema della tua Business sarà a rischio di collasso, che in questo contesto potrebbe essere un hack o una violazione.
Quindi, proteggere l’ecosistema della tua Business presenta una sfida unica per la sicurezza informatica. Come affrontare e risolvere un problema quando non si conosce la sua entità?
Come limitare l’impatto dello shadow IT
Per prima cosa, accetta che lo shadow IT non scomparirà mai. Nessun team IT avrà mai una visione completa di tutte le app che operano nel loro sistema di nuovo, e va bene così. Puoi mitigare il rischio dello shadow IT con un approccio duplice di educazione e fornire eccellenti strumenti per aiutare i dipendenti a rimanere sicuri.
È fondamentale educare i tuoi dipendenti sulle tue migliori pratiche, le tue politiche IT e la sicurezza informatica in generale. Anche la conversazione sugli strumenti di lavoro dovrebbe essere bidirezionale. Dovresti educare i tuoi dipendenti sui rischi introdotti dallo shadow IT e fargli sapere che sei sempre aperto a suggerimenti per migliori modi di lavorare. Fai loro sapere di che cosa hanno bisogno e aiutali a configurare i loro strumenti per essere il più efficaci e sicuri possibile.
La sicurezza informatica è un compito di tutti, ma non devi essere un esperto di tecnologia per avere buone pratiche. La sicurezza informatica non deve rendere la tua vita più difficile — può rendere il tuo lavoro più semplice se hai l’approccio giusto e gli strumenti giusti. Gli strumenti necessari per garantire la sicurezza includono gestori di password, strumenti di gestione dei documenti, archiviazione online sicura, calendari ed email.
Una volta avviate le conversazioni su ciò di cui i lavoratori hanno bisogno, puoi iniziare a costruire un ambiente di lavoro migliore per loro. Avere un ambiente che offre sicurezza integrata, condivisione semplice e sicura e molti strumenti per aiutare i lavoratori a navigare facilmente nella loro vita lavorativa quotidiana è fondamentale.
Ridurre lo shadow IT nella tua azienda
Molte aziende offrono strumenti di base per la gestione dei dati, la comunicazione e la pianificazione, ma non tutti gli strumenti aziendali mettono lo stesso accento sulla sicurezza. Ecco perché scegliere il provider giusto è fondamentale.
La vita è più semplice quando gli strumenti che utilizzi hanno la sicurezza integrata — Proton è stata fondata da scienziati che si sono incontrati al CERN come un’alternativa privacy-first alle app di raccolta dati delle big tech. La crittografia end-to-end è integrata nei nostri servizi per minimizzare la raccolta dei tuoi dati. Le informazioni della tua azienda non sono accessibili a Proton, quindi nell’improbabile caso che Proton fosse colpita da una violazione dei dati, le tue informazioni non sarebbero influenzate. Tutte le nostre app sono open source, disponibili per chiunque le voglia controllare, e sono controllate indipendentemente da esperti di sicurezza informatica di terze parti(nuova finestra).
L’ambiente Proton include un gestore di password, drive, calendario, VPN ed email. Un account Proton fornisce ai lavoratori gli strumenti di cui hanno bisogno per utilizzare internet in sicurezza, comunicare in modo sicuro e mantenere la loro privacy online. Protegge anche le informazioni aziendali da violazioni dei dati, aiuta a condividere i log e le password in sicurezza, e permette di lavorare in modo collaborativo dalla stessa fonte di verità.
Con un account Proton, puoi accedere a:
- Proton Pass: Un gestore di password crittografato end-to-end con protezione integrata senza sforzo. Include la generazione sicura delle password, alias hide-my-email, supporto per passkey, un autenticatore 2FA integrato e note crittografate integrate.
- Proton Drive: Uno spazio di archiviazione crittografato con Docs inclusi. Dispone di una cassaforte personalizzabile, protezione tramite password per i link di condivisione dei file e collaborazione in tempo reale.
- Proton Mail: La più grande email crittografata e sicura al mondo. Include il cambio di provider email con un clic, protezione da spam e phishing, nessuna pubblicità o raccolta dati e protezione estesa contro il tracciamento
- Proton Calendar: Un’app di calendario crittografata che si collega al tuo account Proton Mail. Include la pianificazione facile e rispettosa della privacy e inviti crittografati end-to-end.
- Proton VPN(nuova finestra): Un servizio VPN sicuro e veloce. Include il supporto multipiattaforma, il blocco delle pubblicità, fino a 10 dispositivi per utente e connessioni ad alta velocità.
Oltre 50.000 Business usano Proton per rimanere al sicuro online e mitigare le vulnerabilità causate dallo shadow IT. Offri ai tuoi lavoratori le soluzioni migliori e più facili da usare per le loro giornate lavorative.
