Usare Proton Mail per inviare email professionali significa che le comunicazioni aziendali saranno sicure nel cloud. Ciò significa che la tua outreach, accordi, riunioni e contatti sono tutti protetti con una crittografia end-to-end facile da usare. Tuttavia, prima di iniziare a fare la differenza con email aziendali sicure, devi sapere come scrivere email professionali che portano ai risultati desiderati.
Qual è l’obiettivo della tua email?
Il primo passo per scrivere un’email aziendale efficace è capire il messaggio. Chiediti quale azione vuoi che il tuo destinatario compia dopo aver letto la tua email. Una volta chiarito il tuo obiettivo, puoi assicurarti che il resto dell’email supporti l’obiettivo. Mantenere l’email concisa e mirata al tuo obiettivo è fondamentale per scrivere una buona email professionale.
Chi è il pubblico della tua email?
Capire il pubblico della tua email aziendale è fondamentale per assicurarti che il tono sia appropriato. Ad esempio, se stai inviando un’email al CEO di un’azienda con cui non hai mai avuto contatti, dovresti mantenere il tono serio e formale. Quando conosci meglio qualcuno, potresti voler alleggerire questo approccio formale per costruire una buona relazione professionale.
Se stai scrivendo un’email a più persone usando le funzioni CC o CCN, devi considerare anche le informazioni che includi. (Ad esempio, non dovresti usare il nome di nessuno in un’email in CCN o includere informazioni riservate in un’email che ha un destinatario in CC.)
Come scrivere un’email professionale
Ora che conosci l’obiettivo e il pubblico della tua email, puoi iniziare a scriverla, mantenendo il messaggio conciso, rilevante e facile da leggere.
Oggetto
La tua riga dell’oggetto è la prima parte del messaggio che il tuo destinatario vedrà. Se stai inviando un’email fredda (come una proposta), l’oggetto può determinare se il destinatario apre l’email o meno.
- Non rendere il tuo oggetto troppo lungo, altrimenti potrebbe essere troncato dal client di posta del destinatario.
(nuova finestra)- Non cercare di ingannare il tuo destinatario per far aprire la tua email aziendale mantenendo l’oggetto vago. Invece, riassumi chiaramente perché stai contattando questa persona.
- Includi eventuali informazioni pertinenti, come se l’email deve essere risposta entro una certa scadenza o se è urgente.
Saluti
Se stai scrivendo un’email particolarmente formale, puoi iniziare l’email con “Caro [nome]”. Tuttavia, per la maggior parte delle email professionali, un semplice “Ciao” o “Salve” dovrebbe bastare. Se possibile, indirizza il destinatario per nome.
Se stai inviando un’email a più persone, potresti volerle intervistare tutte per nome, anche se nel caso di CCN non dovresti usare i nomi di alcuno dei destinatari.
Formattazione
Quando scrivi un’email professionale, assicurati che la formattazione rendano l’email facile da leggere e seguano regole di formattazione standard. I font personalizzati potrebbero non apparire nella casella di posta dei tuoi destinatari.
Per rendere la tua email professionale e facile da leggere, usa:
- Piccoli paragrafi invece di blocchi di testo continui
- Includere collegamenti ipertestuali invece di URL non formattati
- Punti elenco o elenchi numerati invece di scrivere elenchi come paragrafi
Come firmare un’email
La fine della tua email dovrebbe riassumere il contenuto e ripetere l’azione che il destinatario dovrebbe compiere. Poi dovresti chiudere con una formula professionale e il tuo nome completo.
Come firmi il tuo messaggio dipende dalla tua relazione con il destinatario e dalla formalità dell’email. Per una relazione di lavoro ravvicinata, “tanti saluti” o “cordiali saluti” sono modi comuni per firmare la tua email. Per email professionali più formali, considera “cordiali saluti” o “con gratitudine”.
Quando scrivi un’email aziendale, dovresti evitare chiusure molto informali come “a presto”, o non includere alcuna chiusura — anche se hai una firma email.
Correzione di email professionali
Una volta scritta la tua email professionale, dovresti assicurarti di correggerla prima di inviarla.
Il primo passo per correggere la tua email è assicurarti che l’obiettivo sia chiaro nel messaggio. Poi rimuovi le parti dell’email che sono inutilmente lunghe e assicurati che ogni frase sia concisa.
Errori basilari nella tua email possono significare che il tuo messaggio non avrà l’esito desiderato.
Errori comuni che dovresti sempre verificare inclusi:
- Dimenticare di aggiungere allegati necessari
- Errori di ortografia e refusi
- Nomi scritti in modo errato
- Date e orari sbagliati
Inviare email professionali con Proton Mail
Scegliere il giusto provider email è un modo facile per garantire che le tue email professionali siano più efficaci. Alcuni domini, come AOL o Hotmail(nuova finestra), sono considerati informali o obsoleti e possono influenzare il modo in cui i tuoi destinatari rispondono alla tua email prima ancora di leggerla. Questo è particolarmente importante se stai usando il tuo indirizzo email per candidarti per lavori. Poiché le email aziendali possono contenere informazioni riservate, mantenere i tuoi messaggi privati dovrebbe essere una priorità. Con Proton Mail, tutte le tue email aziendali e gli allegati sono automaticamente crittografati end-to-end, il che significa che solo tu e il tuo destinatario potete leggere il contenuto dei messaggi (quando inviati a un altro account Proton Mail o quando si utilizza la funzione Crittografia per Esterni).
