Usare Proton Mail per inviare email professionali significa che le comunicazioni del tuo business saranno tenute al sicuro nel cloud. Questo significa che le tue attività di outreach, accordi, riunioni e contatti sono tutti protetti con una crittografia end-to-end facile da usare. Tuttavia, prima di poter iniziare a fare la differenza con email business sicure, devi sapere come scrivere email professionali che portino ai risultati desiderati.
Qual è l’obiettivo della tua email?
Il primo passo per scrivere un’email business efficace è capire l’obiettivo del tuo messaggio. Chiediti quale azione vuoi che il destinatario compia dopo aver letto la tua email. Una volta che hai definito qual è il tuo obiettivo, puoi assicurarti che il resto della tua email contribuisca a sostenerlo. Mantenere l’email concisa e focalizzata sul raggiungimento del tuo obiettivo è la chiave per scrivere un’ottima email professionale.
Chi è il pubblico della tua email?
Capire il pubblico della tua email business è fondamentale per assicurarti che il tono corrisponda alle circostanze. Ad esempio, se stai inviando un’email al CEO di un’azienda con cui non hai avuto contatti precedenti, dovresti evitare battute e informalità. Una volta che conosci meglio qualcuno, potresti voler attenuare questo approccio formale nelle tue email per lavorare alla costruzione di un buon rapporto professionale.
Se stai scrivendo un’email a più persone utilizzando le funzioni CC o CCN, dovrai anche considerare le informazioni che includi nella tua email professionale e a chi la stai indirizzando. (Ad esempio, non dovresti usare il nome di qualcuno in un’email dove tutti i contatti sono in CCN, o includere informazioni private in un’email che ha un destinatario in CC senza avere il permesso di condividerle.)
Come scrivere un’email professionale
Ora che conosci l’obiettivo e il pubblico della tua email, puoi iniziare a scriverla, assicurandoti di mantenere il messaggio conciso, pertinente e facile da leggere.
Linea dell’oggetto
La tua linea dell’oggetto è la prima parte del messaggio che il tuo destinatario vedrà e, se stai inviando un’email a freddo (come una proposta di vendita), potrebbe determinare se il destinatario aprirà o meno l’email.
- Non rendere il tuo oggetto troppo lungo, altrimenti potrebbe essere troncato dal client di posta elettronica o dall’app del destinatario.
(new window)- Non cercare di “clickbaitare” il tuo destinatario per indurlo ad aprire la tua email business rendendo il tuo oggetto vago. Invece, riassumi chiaramente il motivo per cui stai contattando questa persona.
- Includi qualsiasi ulteriore informazione pertinente, come se l’email richieda una risposta entro una specifica scadenza o se l’email è urgente.
Saluti
Se stai scrivendo un’email particolarmente formale, puoi iniziare l’email con “Gentile [nome]”. Tuttavia, per la maggior parte delle email professionali, un semplice “Ciao” o “Salve” dovrebbe essere sufficiente. Rivolgersi al destinatario per nome quando possibile.
Se invii una email a più persone, potresti volerli nominare tutti, ma se usi il campo CCN, non dovresti utilizzare i nomi dei destinatari nell’email, poiché ciò rivelerà che non sono l’unico destinatario del tuo messaggio.
Formattazione
Quando scrivi un’email professionale, assicurati che la formattazione renda l’email facile da leggere e segua le regole di formattazione che saranno compatibili con altri client di posta elettronica: ciò significa utilizzare font standard per il web e simboli unicode. I font personalizzati difficilmente appariranno nella casella di posta dei tuoi destinatari.
Per rendere la tua email professionale e di facile comprensione, utilizza:
- Paragrafi brevi invece di linee continue di testo
- Includi hyperlink invece di URL non formattati
- Punti elenco o liste numerate invece di scrivere liste come paragrafi
Come concludere un’email
La fine della tua email dovrebbe riassumere il contenuto del tuo messaggio e ribadire quale azione il destinatario dovrebbe intraprendere dopo averla letta. Quindi dovresti concludere con una chiusura professionale e il tuo nome completo.
Come concludi il tuo messaggio dipende dalla tua relazione con il destinatario e dal livello di formalità dell’email. Per una stretta relazione di lavoro, “cordiali saluti” o “distinti saluti” sono modi comuni per concludere la tua email. Per email professionali più formali, considera “con sincera stima” o “con gratitudine”.
Quando scrivi qualsiasi email aziendale, dovresti evitare chiusure molto informali come “ci vediamo”, o non includere alcuna chiusura affatto, anche se hai una firma email(new window).
Rilettura di email professionali
Una volta scritta la tua email professionale, assicurati di rileggerla prima di inviarla.
Il primo passo della rilettura è assicurarsi che l’obiettivo che ti eri prefissato prima di scrivere l’email sia chiaro in tutto il messaggio. Poi elimina qualsiasi parte dell’email che sia inutilmente lunga e assicurati che ogni frase sia il più concisa possibile.
Errori di base nella tua email spesso significano che il tuo messaggio non avrà l’esito desiderato una volta arrivato nella casella di posta del destinatario.
Errori comuni nelle email che dovresti sempre controllare includono:
- Dimenticare di aggiungere allegati necessari
- Errori di ortografia e refusi
- Nomi scritti in modo errato
- Date e orari errati
Inviare email professionali con Proton Mail
Scegliere il provider di email giusto è un modo semplice per assicurarsi che le tue email professionali siano più efficaci. Alcuni domini, come AOL o Hotmail(new window), sono considerati informali o superati, e possono influenzare il modo in cui i tuoi destinatari reagiscono alla tua email prima ancora di aprirla. Questo è particolarmente importante se stai utilizzando il tuo indirizzo email per candidarti a offerte di lavoro. Le email aziendali possono contenere informazioni sensibili, quindi mantenere la tua corrispondenza privata dovrebbe essere una priorità assoluta. Con Proton Mail, tutte le tue email Business e gli allegati sono automaticamente crittografati end-to-end, il che significa che solo tu e il destinatario potete leggere il contenuto dei vostri messaggi (quando inviati ad un altro account Proton Mail o utilizzando la funzione Proton Mail Encrypt for Outside(new window)).
