Come creare una Policy per il lavoro da remoto sicura: modelli ed esempi

Che la tua azienda sia completamente remota o ibrida, avrai bisogno di una solida Policy per il lavoro da remoto che protegga i dati sensibili. Ciò significa definire chi è idoneo al lavoro da remoto, stabilire regole di comunicazione e mettere in atto salvaguardie per mitigare le minacce specifiche per i team distribuiti geograficamente.

Questo articolo esamina le best practice per una Policy di lavoro da remoto efficace.

• Cos’è una Policy per il lavoro da remoto?
• La tua azienda ha bisogno di una Policy per il lavoro da casa?
• Elementi fondamentali di una Policy per il lavoro da remoto
• Esempi di Policy per il lavoro da remoto
• Modelli di Policy per il lavoro da remoto che puoi usare subito
• Best practice per un’implementazione di successo
• Domande frequenti

Cos’è una Policy per il lavoro da remoto?

Una Policy per il lavoro da remoto o da casa (WFH) è un documento formale che definisce le regole per chiunque lavori al di fuori dell’ufficio fisico dell’azienda. Può applicarsi a dipendenti, consulenti, appaltatori e chiunque abbia accesso ai sistemi interni o ai dati proprietari della tua organizzazione.

La tua azienda ha bisogno di una Policy per il lavoro da casa?

Ci sono molti ottimi motivi per abbracciare una cultura del lavoro da remoto. Uno dei più notevoli è l’ampliamento delle opportunità di reclutamento. I migliori dipendenti si aspetteranno flessibilità e le aziende che la offrono possono accedere a un bacino di talenti globale.

Il lavoro remoto o ibrido può anche portare un sostanziale aumento della produttività e della responsabilità. Dare al personale la libertà di lavorare da casa può aumentare l’efficienza e la fidelizzazione dei dipendenti. Per molte organizzazioni, riduce anche le spese generali: meno spazio in ufficio può significare risparmi significativi su affitto e utenze.

But remote work is not without risk. Businesses operating over international borders have to juggle multiple tax and labor laws. Additionally, there is a significant increase in exposure to information security risks and insider threats.

Detto ciò, una solida Policy per il lavoro da remoto aiuterà a soddisfare qualsiasi obbligo legale e delle risorse umane. E una Policy che richiede una VPN per il lavoro da remoto approvata dall’azienda, password forti e autenticazione a due fattori (2FA) ridurrà le vulnerabilità.

Componenti essenziali per una Policy per il lavoro da remoto

Una Policy per il lavoro da remoto dovrebbe coprire queste aree chiave per proteggere sia l’azienda che il dipendente.

• Idoneità: definisci i ruoli remoti e ibridi
• Orario di lavoro: imposta le aspettative online
• Comunicazione: documenta tempi di risposta chiari
• Attrezzature e spese: spiega cosa fornirà l’azienda
• Requisiti di sicurezza: impone l’uso della VPN e una corretta gestione dei dispositivi
• Monitoraggio delle prestazioni: imposta metriche di successo chiare
• Resta conforme: copri le leggi internazionali sul lavoro e fiscali

1. Idoneità al WFH

Alcuni ruoli richiedono una presenza in loco (receptionist, idraulici, medici) e il lavoro da remoto è irrealizzabile. Per altri, la posizione fisica non è essenziale. Una Policy per il lavoro da remoto dovrebbe specificare quali lavori si qualificano, eventuali clausole e quanti giorni di WFH l’azienda consente.

Esempio: I dipendenti idonei sono il personale a tempo pieno che ha superato il periodo di prova e le cui mansioni non sono ostacolate dal non essere in ufficio.

Suggerimento: Chiarisci chi non può richiedere il lavoro da remoto. Ad esempio, persone che hanno contatti diretti regolari con i clienti.

2. Orario di lavoro e disponibilità

Il lavoro da remoto può offuscare la linea tra casa e ufficio. Imposta le aspettative in anticipo. Vuoi orari fissi o la flessibilità fa parte dell’accordo? Se il tuo team copre più fusi orari, imposta finestre di sovrapposizione in cui tutti dovrebbero essere disponibili.

Esempio: Il personale deve essere online dalle 10:00 alle 15:00 CET, con lavoro flessibile al di fuori di questi orari.

Suggerimento: I team globali possono trarre vantaggio da aggiornamenti giornalieri o settimanali piuttosto che da un monitoraggio continuo.

3. Protocolli di comunicazione

Una Policy per il lavoro da remoto deve indicare esplicitamente quale software i dipendenti devono utilizzare per comunicare con i colleghi (email, Slack, Jira) e quali non sono consentiti.

Imposta aspettative chiare per i tempi di risposta per aiutare a gestire lo stress ed evitare una cultura insostenibile di ‘sempre online’.

Esempio: I dipendenti devono rispondere ai messaggi Slack entro 30 minuti durante l’orario di lavoro.

Suggerimento: Definisci quali canali sono per questioni urgenti e quali per aggiornamenti di routine. In questo modo, i team sanno dove concentrare prima la loro attenzione.

4. Attrezzature, spese e supporto IT

Una Policy per il lavoro da remoto dovrebbe coprire ciò che l’azienda fornisce e ciò che i dipendenti sono responsabili di fornire da soli. Includi hardware, software e supporto. Affronta eventuali (o mancati) rimborsi spese per internet, bollette telefoniche o attrezzature per l’ufficio domestico.

Esempio: L’azienda fornirà un laptop e un monitor. I dipendenti riceveranno 15 $/mese per compensare i costi di internet.

Suggerimento: Crea una chiara Policy bring-your-own-device (BYOD). Senza chiare policy di sicurezza e supporto, i dispositivi personali possono diventare rapidamente un rischio.

5. Sicurezza e protezione dei dati

Il lavoro da remoto espone le aziende a nuovi rischi informatici, ma una Policy chiara può ridurli. Dovrebbe includere:

1. Hardware e software approvati dall’azienda: i dipendenti dovrebbero utilizzare dispositivi e app consigliati dall’IT per garantire sicurezza e compatibilità.
2. Autenticazione a due fattori obbligatoria: tutti gli account di lavoro devono avere la 2FA abilitata, ad esempio tramite un’app di autenticazione.
3. Sicurezza della rete domestica: i dipendenti dovrebbero cambiare le password predefinite del router e attivare la crittografia WPA2.
   
4. Uso forzato della VPN: tutte le connessioni remote devono utilizzare una VPN aziendale con funzionalità always-on e kill switch attivate.
5. Accesso al server controllato: l’accesso dovrebbe essere limitato alle risorse richieste da ciascun ruolo.
6. Strumenti di conferenza crittografati: le riunioni remote dovrebbero utilizzare piattaforme con crittografia end-to-end.
7. Canali di comunicazione sicuri: la messaggistica aziendale e le email dovrebbero essere gestite su servizi crittografati end-to-end come Signal e Proton Mail.

Scopri di più sulla protezione della tua forza lavoro remota(nuova finestra)

Suggerimento: Non sottovalutare la sicurezza. Una singola violazione potrebbe costare molto più del costo totale di tutti gli altri elementi della tua Policy per il lavoro da remoto combinati.

6. Misurazione delle prestazioni

Misurare equamente il successo è fondamentale quando le persone non sono in ufficio.

Definisci come l’azienda traccerà le prestazioni, che si tratti di KPI, report regolari o traguardi di progetto. Chiarisci che i risultati contano più delle ore di lavoro.

Esempio: I dipendenti remoti devono rispettare le scadenze concordate del progetto e fornire un aggiornamento settimanale al proprio manager.

Suggerimento: Evita strumenti di monitoraggio invasivi. Possono danneggiare la fiducia e il morale, e di solito non migliorano la produttività.

7. Conformità, responsabilità e salute e sicurezza

Remoto non significa esente. Una Policy per il lavoro da remoto deve coprire le leggi sul lavoro, gli obblighi fiscali e i requisiti di salute e sicurezza. In caso di problemi di non conformità, definisci come l’azienda gestirà eventuali problemi di responsabilità.

Esempio: I dipendenti devono garantire uno spazio di lavoro sicuro e segnalare eventuali incidenti alle risorse umane entro 24 ore.

Suggerimento: Coinvolgi risorse umane, legale e IT durante la stesura di questa sezione. Riduce il rischio di trascurare obblighi che potrebbero causare problemi in seguito.

Esempi di Policy per il lavoro da remoto

Le aziende generalmente approcciano il lavoro da remoto in uno dei tre modi seguenti.

In sede

Ideale per i settori regolamentati in cui la conformità e il controllo rigido sono fondamentali.

• Orario fisso dalle 9:00 alle 17:00
• Flessibilità WFH limitata
• Monitoraggio pesante delle attrezzature

Ibrido o flessibile

Per le aziende che necessitano di collaborazione di persona, ma vogliono anche supportare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti.

• I dipendenti possono dividere il tempo tra casa e ufficio
• Ore principali con orari di inizio e fine flessibili
• Enfasi su una forte comunicazione e reporting

Completamente remoto o asincrono

Ideale per team distribuiti a livello globale che danno priorità alla produttività e al successo rispetto alla presenza fisica.

• I team lavorano su più fusi orari
• L’azienda giudica le persone in base ai risultati, non alle ore
• Il lavoro efficace non richiede riunioni fisiche

Modelli di Policy per il lavoro da remoto

Questi coprono i principi più importanti delle politiche di lavoro da remoto. Copia e adatta questi modelli per soddisfare le esigenze della tua azienda e la Policy per il lavoro da remoto.

Modello 1: Policy per il lavoro da remoto di base

Scopo: Fornire linee guida generali per i dipendenti che lavorano da remoto.

Idoneità: I dipendenti che hanno completato [X mesi] di prova possono richiedere di lavorare da remoto. Un responsabile di linea deve approvare le richieste. I ruoli che richiedono un’interazione quotidiana faccia a faccia con il cliente o la presenza fisica non sono idonei.

Orario di lavoro: I dipendenti devono mantenere gli orari contrattuali ed essere disponibili durante [ore principali]. La flessibilità è consentita al di fuori di questi orari se concordata in anticipo.

Comunicazione: Si prevede che i dipendenti rimangano accessibili tramite [Slack/Email/Telefono] durante l’orario di lavoro e partecipino a tutte le riunioni programmate. Le questioni urgenti devono essere comunicate tramite [canale preferito].

Attrezzature: L’azienda fornirà un [laptop/monitor]. I dipendenti devono fornire una connessione internet stabile e uno spazio di lavoro sicuro che consenta loro di svolgere le proprie mansioni senza interruzioni.

Sicurezza: I dipendenti devono connettersi ai sistemi aziendali utilizzando Proton VPN e attivare le funzionalità always-on e kill switch. L’autenticazione a due fattori è richiesta su tutti gli account aziendali e i dispositivi devono avere il blocco schermo attivato.

Revisione: [Azienda] rivedrà questa Policy ogni sei mesi e potrà modificare le linee guida in base al feedback e alle esigenze in evoluzione.

Modello 2: Policy per il lavoro ibrido

Scopo: Supportare modalità di lavoro flessibili garantendo al contempo produttività e sicurezza.

Pianificazione: I dipendenti possono lavorare da remoto fino a [X giorni a settimana], soggetto all’approvazione del manager. Si prevede che i dipendenti siano presenti in ufficio nei giorni di collaborazione designati.

Spazio di lavoro: I dipendenti devono mantenere un ambiente privo di distrazioni con una connessione internet affidabile. Gli uffici domestici devono soddisfare gli standard di salute e sicurezza [dell’azienda].

Lavoro in sede: Quando visitano l’ufficio, i dipendenti devono prenotare le scrivanie utilizzando il [sistema di prenotazione] per evitare il sovraffollamento.

Comunicazione: I dipendenti devono partecipare a tutte le riunioni del team richieste tramite videoconferenza o di persona. Sono previsti check-in giornalieri o settimanali per mantenere i team allineati.

Spese: L’azienda rimborsa [$X/mese] per l’uso di internet e telefono relativo al lavoro da remoto. Le spese aggiuntive devono essere approvate in anticipo.

Sicurezza: Per proteggere i sistemi e i dati aziendali, i dipendenti devono:

• Utilizzare un software antivirus approvato dall’azienda con aggiornamenti automatici attivati.
• Connettersi tramite Proton VPN con funzionalità always-on e kill switch attivate.
• Attivare l’autenticazione a due fattori su tutti i sistemi aziendali.
• Modificare le password predefinite del router e utilizzare la crittografia WPA2 o Wi-Fi più forte a casa.
• Segnalare immediatamente eventuali dispositivi smarriti o rubati.

Modello 3: Policy per il lavoro da remoto incentrata sulla sicurezza

Scopo: Proteggere i dati aziendali sensibili abilitando il lavoro da remoto.

Idoneità: Solo i ruoli approvati da HR, IT e Legale possono lavorare da remoto in base a questa Policy.

Requisiti di sicurezza: Per proteggere i sistemi e i dati aziendali, i dipendenti devono:

• Lavorare solo su dispositivi emessi dall’azienda e crittografati.
• Mantenere le applicazioni non essenziali fuori dai dispositivi di lavoro.
• Bloccare gli schermi dei dispositivi con password forti ogni volta che sono incustoditi.
• Disattivare il Bluetooth quando non è attivamente richiesto per il lavoro.
• Connettersi tramite Proton VPN con funzionalità always-on e kill switch attivate.
• Attivare l’autenticazione a due fattori su tutti gli account e utilizzare un gestore di password approvato dall’azienda (come Proton Pass).
• Utilizzare password forti e uniche (minimo 16 caratteri) per ogni account.
• Mantenere tutti i dispositivi e le applicazioni aggiornati automaticamente, con crittografia full-disk attiva.
• Modificare le password predefinite del router e proteggere il WiFi domestico con crittografia WPA2 o superiore.
• Accedere solo ai server interni e alle risorse assegnate al proprio ruolo.
• Utilizzare piattaforme crittografate con protezione tramite password per chiamate di gruppo e videoconferenze.
• Utilizzare app crittografate approvate, come Signal per la messaggistica e Proton Mail per l’email, con date di scadenza impostate per le comunicazioni sensibili.
• Evitare di inviare informazioni sensibili tramite applicazioni non approvate.
• Assicurarsi che nessun materiale sensibile sia visibile durante le videoconferenze o la condivisione dello schermo.
• Prestare attenzione ai tentativi di phishing e di ingegneria sociale; non cliccare su link o allegati sospetti.
• Segnalare immediatamente all’IT eventuali dispositivi smarriti, rubati o compromessi.

Conformità: I dipendenti devono aderire al [GDPR/CCPA/altre normative pertinenti] e a tutte le policy di gestione dei dati aziendali.

Audit: L’IT controllerà i dispositivi remoti ogni [X settimane]. I dispositivi non conformi possono essere sospesi dai sistemi aziendali fino alla risoluzione dei problemi.

Violazioni: Le violazioni di questa Policy possono comportare azioni disciplinari, fino alla cessazione del rapporto di lavoro.

Linee guida per il lavoro da remoto

Una volta che hai redatto una Policy per il lavoro da remoto, la sfida successiva è farla funzionare nella pratica.

La sua implementazione in un’organizzazione richiederà un’attenta pianificazione, comunicazione e pazienza.

Prova quanto segue per rendere la transizione più agevole:

• Ottieni input inter-dipartimentali: Coinvolgi HR, IT, Legale e management fin dall’inizio.
• Forma i dipendenti: Assicurati che tutti comprendano le aspettative del lavoro da remoto.
• Raccogli feedback: Chiedi a dipendenti e manager cosa funziona e cosa no.
• Fai una prova: Seleziona un piccolo gruppo per testare la nuova Policy per il lavoro da remoto.
• Rafforza le linee guida: I manager dovrebbero assicurarsi che tutti seguano la Policy remota.

FAQ sulla Policy per il lavoro da remoto