Как создать безопасную политику удаленной работы: шаблоны и примеры

Независимо от того, является ли ваш бизнес полностью удаленным или гибридным, вам потребуется надежная политика удаленной работы, которая защищает конфиденциальные данные. Это означает определение того, кто имеет право на удаленную работу, установление правил коммуникации и внедрение мер предосторожности для снижения угроз, характерных для географически распределенных команд.

В этой статье рассматриваются лучшие практики для успешной политики удаленной работы.

• Что такое политика удаленной работы?
• Нужна ли вашей компании политика работы из дома?
• Основные элементы политики удаленной работы
• Примеры политики удаленной работы
• Шаблоны политики удаленной работы, которые вы можете использовать прямо сейчас
• Лучшие практики для успешного внедрения
• Часто задаваемые вопросы

Что такое политика удаленной работы?

Политика удаленной работы или работы из дома (WFH) — это официальный документ, определяющий правила для всех, кто работает за пределами физического офиса компании. Она может применяться к сотрудникам, консультантам, подрядчикам и всем, у кого есть доступ к внутренним системам или служебным данным вашей организации.

Нужна ли вашей компании политика работы из дома?

Существует множество веских причин принять культуру удаленной работы. Одной из наиболее заметных являются расширенные возможности найма. Лучшие сотрудники ожидают гибкости, и компании, которые ее предлагают, могут получить доступ к глобальному кадровому резерву.

Удаленная или гибридная работа также может принести существенный рост продуктивности и ответственности. Предоставление персоналу свободы работать из дома может повысить эффективность и увеличить удержание сотрудников. Для многих организаций это также снижает накладные расходы — меньше офисного пространства может означать значительную экономию на аренде и коммунальных услугах.

But remote work is not without risk. Businesses operating over international borders have to juggle multiple tax and labor laws. Additionally, there is a significant increase in exposure to information security risks and insider threats.

Тем не менее, надежная политика удаленной работы поможет выполнить любые кадровые и юридические обязательства. А политика, требующая использования одобренного компанией VPN для удаленной работы, надежных паролей и двухфакторной аутентификации (2FA), уменьшит уязвимости.

Важные компоненты политики удаленной работы

Политика удаленной работы должна охватывать эти ключевые области для защиты как бизнеса, так и сотрудника.

• Право на участие: Определите удаленные и гибридные должности
• Рабочие часы: Установите ожидания по присутствию онлайн
• Коммуникация: Задокументируйте четкое время ответа
• Оборудование и расходы: Объясните, что предоставит компания
• Требования безопасности: Обеспечьте использование VPN и надлежащее управление устройствами
• Отслеживание эффективности: Имейте четкие метрики успеха
• Соблюдайте требования: Охватите международные трудовые и налоговые законы

1. Право на работу из дома (WFH)

Некоторые должности требуют присутствия на месте (администраторы, сантехники, врачи), и удаленная работа невыполнима. Для других физическое местоположение не является существенным. Политика удаленной работы должна четко определять, какие вакансии подходят, любые условия и сколько дней WFH разрешает компания.

Пример: Сотрудники, имеющие право на участие, — это штатные сотрудники, прошедшие испытательный срок, чьи обязанности не затрудняются отсутствием в офисе.

Совет: Четко дайте понять, кто не может претендовать на удаленную работу. Например, люди, у которых есть регулярный личный контакт с клиентами.

2. Рабочие часы и доступность

Удаленная работа может размыть грань между домом и офисом. Установите ожидания заранее. Вы хотите фиксированные часы или гибкость является частью сделки? Если ваша команда охватывает несколько часовых поясов, установите окна перекрытия, когда все должны быть доступны.

Пример: Персонал должен быть онлайн с 10:00 до 15:00 CET, с гибким графиком работы вне этих часов.

Совет: Глобальные команды могут извлечь выгоду из ежедневных или еженедельных обновлений, а не круглосуточного мониторинга.

3. Протоколы коммуникации

Политика удаленной работы должна четко указывать, какое программное обеспечение сотрудники должны использовать для общения с коллегами (электронная почта, Slack, Jira), и какое не допускается.

Установите четкие ожидания в отношении времени ответа, чтобы помочь управлять стрессом и избежать неустойчивой культуры «всегда онлайн».

Пример: Сотрудники должны ответить на сообщения в Slack в течение 30 минут в рабочее время.

Совет: Определите, какие каналы предназначены для срочных проблем, а какие — для рутинных обновлений. Так команды будут знать, на чем сосредоточить свое внимание в первую очередь.

4. Оборудование, расходы и IT-поддержка

Политика удаленной работы должна охватывать то, что предоставляет компания, и то, за что сотрудники несут ответственность самостоятельно. Включите аппаратное обеспечение, программное обеспечение и поддержку. Рассмотрите любые возмещения расходов (или их отсутствие) за интернет, телефонные счета или оборудование для домашнего офиса.

Пример: Компания предоставит ноутбук и монитор. Сотрудники будут получать $15 в месяц для компенсации расходов на интернет.

Совет: Создайте четкую политику использования личных устройств (BYOD). Без четких политик безопасности и поддержки личные устройства могут быстро стать обузой.

5. Безопасность и защита данных

Удаленная работа подвергает компании новым киберрискам, но четкая политика может их снизить. Она должна включать:

1. Одобренное компанией оборудование и программное обеспечение: Сотрудники должны использовать устройства и приложения, рекомендованные IT-отделом, для обеспечения безопасности и совместимости.
2. Обязательная двухфакторная аутентификация: Во всех рабочих аккаунтах должна быть включена 2FA, например, через приложение для аутентификации.
3. Безопасность домашней сети: Сотрудники должны сменить пароли маршрутизатора по умолчанию и включить шифрование WPA2.
   
4. Принудительное использование VPN: Все удаленные подключения должны использовать бизнес-VPN с включенными функциями always-on и kill switch.
5. Контролируемый доступ к серверам: Доступ должен быть ограничен ресурсами, которые требуются для каждой должности.
6. Инструменты для конференций с шифрованием: Для удаленных совещаний следует использовать платформы со сквозным шифрованием.
7. Безопасные каналы связи: Деловая переписка и электронная почта должны работать на сервисах, зашифрованных сквозным методом, таких как Signal и Proton Mail.

Узнайте подробнее о защите вашей удаленной рабочей силы(новое окно)

Совет: Не недооценивайте безопасность. Одна утечка может обойтись намного дороже, чем общая стоимость всех остальных элементов вашей политики удаленной работы вместе взятых.

6. Измерение эффективности

Справедливая оценка успеха критически важна, когда людей нет в офисе.

Определите, как компания будет отслеживать эффективность, будь то KPI, регулярная отчетность или этапы проекта. Четко дайте понять, что результаты важнее часов, проведенных на работе.

Пример: Удаленные сотрудники должны соблюдать согласованные сроки проекта и предоставлять еженедельное обновление своему руководителю.

Совет: Избегайте инструментов мониторинга с усиленной слежкой. Они могут подорвать доверие и моральный дух и, как правило, не повышают продуктивность.

7. Соблюдение нормативных требований, ответственность, охрана труда и техника безопасности

Удаленно не значит свободно от правил. Политика удаленной работы должна охватывать трудовое законодательство, налоговые обязательства, а также требования охраны труда и техники безопасности. В случае возникновения проблем с несоблюдением требований определите, как компания будет решать любые вопросы ответственности.

Пример: Сотрудники должны обеспечить безопасное рабочее место и сообщать о любых инцидентах в HR в течение 24 часов.

Совет: Привлекайте HR, юридический и IT-отделы при составлении этого раздела. Это снижает риск упустить из виду обязательства, что может вызвать проблемы позже.

Примеры политики удаленной работы

Компании обычно подходят к удаленной работе одним из трех способов.

На месте (On-site)

Лучше всего подходит для регулируемых отраслей, где критически важны соблюдение требований и жесткий контроль.

• Фиксированные часы с 9:00 до 17:00
• Ограниченная гибкость WFH
• Тяжелый мониторинг оборудования

Гибридный или гибкий

Для компаний, которым необходимо личное сотрудничество, но которые также хотят поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью сотрудников.

• Сотрудники могут разделять время между домом и офисом
• Основные часы с гибким временем начала и окончания
• Акцент на сильной коммуникации и отчетности

Полностью удаленный или асинхронный

Лучше всего подходит для глобально распределенных команд, которые ставят продуктивность и успех выше физического присутствия.

• Команды работают в нескольких часовых поясах
• Компания судит о людях по результатам, а не по часам
• Эффективная работа не требует физических встреч

Шаблоны политики удаленной работы

Они охватывают самые важные принципы политик удаленной работы. Скопируйте и адаптируйте эти шаблоны в соответствии с потребностями вашего бизнеса и политикой удаленной работы.

Шаблон 1: Базовая политика удаленной работы

Цель: Предоставить общие рекомендации для сотрудников, работающих удаленно.

Право на участие: Сотрудники, прошедшие [X месяцев] испытательного срока, могут подать заявку на удаленную работу. Непосредственный руководитель должен одобрить запросы. Должности, требующие ежедневного личного общения с клиентами или физического присутствия, не подходят.

Рабочие часы: Сотрудники должны соблюдать контрактные часы и быть доступными в течение [основных часов]. Гибкость допускается вне этого времени, если это согласовано заранее.

Коммуникация: Ожидается, что сотрудники будут оставаться доступными через [Slack/Email/Телефон] в рабочее время и посещать все запланированные встречи. О срочных вопросах следует сообщать через [предпочтительный канал].

Оборудование: Компания предоставит [ноутбук/монитор]. Сотрудники должны обеспечить стабильное интернет-подключение и безопасное рабочее место, которое позволяет им выполнять свои обязанности без сбоев.

Безопасность: Сотрудники должны подключаться к системам компании с помощью Proton VPN и включить функции always-on и kill switch. Двухфакторная аутентификация требуется во всех рабочих аккаунтах, а на устройствах должна быть включена блокировка экрана.

Пересмотр: [Бизнес] будет пересматривать эту политику каждые шесть месяцев и может корректировать рекомендации на основе обратной связи и меняющихся потребностей.

Шаблон 2: Политика гибридной работы

Цель: Поддерживать гибкие условия работы, обеспечивая при этом продуктивность и безопасность.

График: Сотрудники могут работать удаленно до [X дней в неделю] при условии одобрения менеджером. Ожидается, что сотрудники будут присутствовать в офисе в назначенные дни совместной работы.

Рабочее место: Сотрудники должны поддерживать среду без отвлекающих факторов с надежным интернет-подключением. Домашние офисы должны соответствовать стандартам охраны труда и техники безопасности [бизнеса].

Работа на месте: При посещении офиса сотрудники должны бронировать столы с помощью [системы бронирования], чтобы предотвратить переполненность.

Коммуникация: Сотрудники должны посещать все обязательные командные встречи по видеоконференцсвязи или лично. Ожидаются ежедневные или еженедельные проверки для поддержания согласованности команд.

Расходы: Компания возмещает [$X/месяц] за использование интернета и телефона, связанное с удаленной работой. Дополнительные расходы должны быть утверждены заранее.

Безопасность: Для защиты систем и данных компании сотрудники должны:

• Использовать одобренное компанией антивирусное программное обеспечение с включенными автоматическими обновлениями.
• Подключаться через Proton VPN с включенными функциями always-on и kill switch.
• Включить двухфакторную аутентификацию во всех системах компании.
• Сменить пароли маршрутизатора по умолчанию и использовать WPA2 или более надежное шифрование WiFi дома.
• Немедленно сообщать о любых потерянных или украденных устройствах.

Шаблон 3: Политика удаленной работы с приоритетом безопасности

Цель: Защита конфиденциальных данных компании при обеспечении возможности удаленной работы.

Право на участие: Только должности, одобренные HR, IT и юридическим отделом, могут работать удаленно в соответствии с этой политикой.

Требования безопасности: Для защиты систем и данных компании сотрудники должны:

• Работать только на выданных компанией и зашифрованных устройствах.
• Не хранить несущественные приложения на рабочих устройствах.
• Блокировать экраны устройств надежными паролями, когда они остаются без присмотра.
• Выключать Bluetooth, когда он не используется активно для работы.
• Подключаться через Proton VPN с включенными функциями always-on и kill switch.
• Включить двухфакторную аутентификацию во всех аккаунтах и использовать одобренный компанией менеджер паролей (например, Proton Pass).
• Использовать надежные, уникальные пароли (минимум 16 символов) для каждого аккаунта.
• Поддерживать все устройства и приложения автоматически обновленными, с активным полнодисковым шифрованием.
• Сменить пароли маршрутизатора по умолчанию и защитить домашний WiFi с помощью WPA2 или более надежного шифрования.
• Получать доступ только к внутренним серверам и ресурсам, назначенным для их должности.
• Использовать зашифрованные платформы с защитой паролем для групповых звонков и видеоконференций.
• Использовать одобренные зашифрованные приложения, такие как Signal для обмена сообщениями и Proton Mail для электронной почты, с установленными сроками действия для конфиденциальной переписки.
• Избегать отправки конфиденциальной информации через неодобренные приложения.
• Обеспечить, чтобы никакие конфиденциальные материалы не были видны во время видеоконференций или демонстрации экрана.
• Оставаться бдительными в отношении попыток фишинга и социальной инженерии; не нажимать на подозрительные ссылки или вложения.
• Немедленно сообщать IT-отделу о любых потерянных, украденных или скомпрометированных устройствах.

Соблюдение требований: Сотрудники должны соблюдать [GDPR/CCPA/другие соответствующие правовые нормы] и все политики компании по обработке данных.

Аудиты: IT-отдел будет проводить аудит удаленных устройств каждые [X недель]. Устройства, не соответствующие требованиям, могут быть отстранены от систем компании до тех пор, пока проблемы не будут решены.

Нарушения: Нарушения этой политики могут привести к дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.

Рекомендации по удаленной работе

Как только вы составили политику удаленной работы, следующая задача — заставить ее работать на практике.

Внедрение ее во всей организации потребует тщательного планирования, коммуникации и терпения.

Попробуйте следующее, чтобы сделать переход более плавным:

• Получите межведомственное мнение: Привлекайте HR, IT, юридический отдел и руководство с самого начала.
• Обучайте сотрудников: Убедитесь, что все понимают ожидания от удаленной работы.
• Соберите обратную связь: Спросите сотрудников и менеджеров, что работает, а что нет.
• Проведите пробный запуск: Выберите небольшую группу для тестирования новой политики удаленной работы.
• Подкрепляйте рекомендации: Менеджеры должны следить за тем, чтобы все соблюдали удаленную политику.

Часто задаваемые вопросы о политике удаленной работы