6 best practice per la gestione dei documenti

Quando gestisci un’azienda, i documenti si accumulano velocemente. Contratti, record dei dipendenti e dati dei clienti commercialmente sensibili tendono ad accumularsi in modo disordinato a meno che tu non abbia un sistema chiaro di gestione dei documenti.

La disorganizzazione digitale comporta rischi reali. Non si tratta solo di perdere tempo a trovare ciò di cui hai bisogno in seguito, ma può portare a errori operativi o persino violazioni della sicurezza.

Quando circola la versione sbagliata di un documento, gli accordi potrebbero essere eseguiti a condizioni errate e le informazioni sensibili potrebbero essere divulgate involontariamente. Questi problemi derivano da una scarsa gestione dei documenti e si traducono in problemi di conformità e fiducia erosa.

Gestire la documentazione non significa solo tenere i File in ordine, ma mantenere il controllo. Aiuta a garantire che le informazioni giuste siano attendibili, limita l’accesso non necessario ai dati sensibili e ti offre visibilità su chi può visualizzare, modificare o condividere i dati aziendali.

In questa guida imparerai:

Cos’è la gestione della documentazione
Perché le aziende hanno bisogno di un metodo per gestire i documenti
6 buone pratiche per gestire i documenti

Cos’è la gestione della documentazione?

La gestione documentale è il modo in cui la tua azienda archivia, organizza, recupera e controlla l’accesso ai propri File.

La maggior parte delle aziende utilizza sistemi di gestione documentale (DMS) per controllare i documenti a livello centrale. Si tratta di piattaforme di archiviazione cloud, come Google Drive e Proton Drive, che consentono ai team di caricare File, organizzarli in cartelle, impostare permessi di accesso e tenere tutto in un unico posto.

Un buon DMS riduce la confusione tra le versioni e i lavori duplicati, offrendo ai team una chiara visibilità su dove sono conservati i File importanti.

Gestione dei File vs. gestione documentale

La gestione dei File si concentra sull’organizzazione di base: strutture di cartelle, convenzioni di denominazione e posizioni di archiviazione. La gestione documentale si basa su queste fondamenta introducendo funzionalità di governance come il controllo delle versioni, i permessi e il monitoraggio delle attività. Se la gestione dei File è il tuo schedario, la gestione documentale è lo schedario più la serratura e il registro log.

Nota: l’organizzazione non equivale al controllo

Molte aziende implementano sistemi di gestione documentale per centralizzare i File e ripristinare l’ordine. Ma la struttura da sola non garantisce che le informazioni sensibili rimangano protette. Non tutti i DMS offrono la crittografia end-to-end(nuova finestra), il che significa che i File rimangono leggibili dal provider. Questo ti lascia senza controllo sui tuoi dati ed esposto a rischi di sicurezza: una violazione dei loro sistemi diventa una violazione dei tuoi dati. Mantenere il controllo significa che i tuoi dati aziendali rimangono protetti e che l’accesso è limitato alle persone da te autorizzate, indipendentemente da ciò che accade al fornitore.

Perché le aziende hanno bisogno di un metodo per gestire i documenti

Una cattiva gestione dei documenti crea problemi che probabilmente hai già riscontrato:

Rallentamento della produttività: il costo più evidente di una cattiva gestione documentale è il tempo perso. E la ricerca(nuova finestra) lo conferma: il 96% dei dipendenti fatica a individuare la versione più recente di un documento e l’83% ha dovuto ricreare dei File perché non riusciva a trovare l’originale. Si tratta di ore perse a cercare e ricreare File, tempo che avrebbe potuto essere dedicato ad attività che fanno progredire la tua azienda.
Confusione nel lavoro collaborativo: quando nessuno sa quale versione di un documento sia quella attuale, il lavoro viene duplicato, le decisioni si bloccano e si insinuano errori. Nei team distribuiti, questa incertezza si diffonde rapidamente, portando a scadenze mancate e risultati poco accurati.
Esposizione accidentale di dati sensibili: controlli di accesso deboli ti rendono vulnerabile a violazioni ed errori di distrazione. In uno studio sulle società di servizi finanziari, oltre il 64%(nuova finestra) aveva File sensibili accessibili a ogni dipendente. Una cartella mal configurata è tutto ciò che serve per esporre i dati dei clienti e porre fine a una relazione commerciale.
Difficoltà nel dimostrare la conformità: in settori sensibili come sanità(nuova finestra) e finanza, è richiesta una prova chiara di come i documenti vengono archiviati, consultati e conservati. Se non puoi dimostrare la conformità, rischi sanzioni normative e danni ai rapporti con i clienti.

Ecco sei buone pratiche per aiutarti a costruire un sistema di gestione documentale organizzato, sicuro e facile da usare.

1. Archivia i tuoi File in un’unica posizione

La centralizzazione rende molto più semplice trovare il File giusto ed elimina la necessità di cercare tra caselle di posta, unità locali e account cloud. Stabilisci regole e permessi che contengano i documenti in un unico posto anziché sparpagliarli su più sistemi con limitazioni diverse.

2. Stabilisci strutture di cartelle e convenzioni di denominazione — e applicale con coerenza

Organizza le cartelle per funzione o dipartimento (marketing, finanza, RU, ecc.), quindi per sottocategorie coerenti come anno, progetto o nome del cliente. Per i nomi dei File, includi identificatori che ne facilitino la ricerca, come date, numeri di versione e tipo di documento: NomeCliente_Contratto_2025-01-15_v2.pdf. È molto più facile da trovare rispetto a “Finale_revisionato_FINALE.pdf”.

3. Controlla chi può accedere ai documenti sensibili

Non tutti i dipendenti hanno bisogno di accedere a ogni documento dell’azienda: un grafico non deve visualizzare i dati del personale o i report finanziari. Imposta permessi che limitino l’accesso ai documenti solo alle persone giuste e rivedili regolarmente. Permessi obsoleti derivanti da cambi di ruolo, completamento di progetti o partenze di dipendenti creano passività nascoste in termini di sicurezza e privacy. If il tuo team gestisce record finanziari, informazioni sui clienti o piani di prodotto, mantenere la riservatezza fa parte della gestione aziendale. Quando perdi traccia di chi può accedere a tali dati, le conseguenze possono includere controlli normativi, perdita di contratti e danni alla reputazione.

4. Monitora attentamente le versioni

Immagina questo: cinque dipendenti che modificano cinque copie diverse dello stesso documento. Quale usi? Quando il lavoro passa per più mani, il controllo della versione è essenziale. Strumenti come i documenti collaborativi, che consentono al tuo team di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, rendono il controllo della versione ancora più semplice. Le modifiche diventano visibili man mano che avvengono. Funzionalità come i commenti inline, i suggerimenti di modifica e la cronologia versioni riducono il continuo scambio di messaggi che può rallentare i team, specialmente quando si lavora su fusi orari diversi.

5. Proteggi con password i file condivisi esternamente

I file sensibili devono spesso essere condivisi con investitori, partner o clienti. Quando condividi esternamente, segui una regola semplice: l’accesso deve rimanere identificabile, limitato nel tempo e facile da revocare. Usa link di condivisione con protezione tramite password e date di scadenza invece di link aperti o allegati email. In questo modo, l’accesso resta sotto il tuo controllo; puoi vedere chi vi ha accesso, limitare per quanto tempo e revocarlo quando necessario.

6. Scegli un DMS con solide basi di sicurezza

Strumenti familiari come Google Drive sono soluzioni convenienti, ma tale praticità va a scapito della tua privacy e sicurezza. Un DMS completamente crittografato garantisce che i file siano crittografati prima di lasciare il tuo dispositivo e che solo tu e i destinatari previsti possiate decriptarli.

Non sai quale piattaforma scegliere? Chiedi chi detiene le chiavi crittografiche e sotto quale giurisdizione opera il fornitore. Questo riduce il rischio che i dati aziendali sensibili possano essere letti, trapelati o usati impropriamente. Inoltre, influisce sulla tenuta della sicurezza durante incidenti, audit o controversie.

Crea il tuo sistema di gestione documentale con Proton Drive

Proton Drive(nuova finestra) è una piattaforma che mette la privacy al primo posto e supporta le migliori pratiche di gestione documentale senza compromettere la sicurezza.

Le soluzioni DMS aziendali sono complesse e costose; non tutte le imprese ne hanno bisogno o le desiderano. Proton Drive ti permette di costruire il tuo sistema di gestione documentale su una base orientata alla privacy che consente ai tuoi team di organizzare, gestire e condividere i file in sicurezza.

Proton Drive è crittografato end-to-end per impostazione predefinita, quindi puoi confidare nel fatto che nessuno tranne te e le persone con cui condividi possa accedere ai tuoi file — nemmeno Proton può farlo. Inoltre, avendo sede in Svizzera, i tuoi documenti sono protetti da alcune delle leggi sulla privacy più rigorose al mondo.

Con Proton Drive come sistema di gestione documentale, puoi:

Archiviare tutti i tuoi file aziendali in un unico posto, protetti dalla crittografia end-to-end. Proton Drive è certificato ISO 27001(nuova finestra) e supporta la conformità con HIPAA(nuova finestra) e GDPR(nuova finestra).
Impostare i permessi a livello di file o cartella per controllare chi può visualizzare o modificare documenti sensibili.
Accedere alle versioni precedenti dei tuoi file per un periodo fino a 10 anni, in modo da poter revisionare o ripristinare bozze precedenti quando necessario.
Creare e modificare documenti con il tuo team usando Proton Docs(nuova finestra) e Sheets(nuova finestra). Le modifiche si sincronizzano istantaneamente e la cronologia versioni mantiene tutti allineati.
Condividere file con link protetti da password e date di scadenza. I destinatari non hanno bisogno di un account Proton e tu puoi revocare l’accesso in qualsiasi momento.