Cách viết đề xuất kinh doanh để đạt được các thỏa thuận đã ký kết

Viết một đề xuất kinh doanh là phần quan trọng để giành được sự hỗ trợ cho các sáng kiến, cho dù đang cố gắng tiếp cận khách hàng mới, chốt giao dịch hay đảm bảo nguồn vốn. Các nhà ra quyết định muốn có bằng chứng cho thấy nhu cầu của họ được thấu hiểu, một kế hoạch rõ ràng về cách giải quyết vấn đề của họ và sự tự tin rằng có thể mang lại kết quả — và một tài liệu đề xuất sẽ tập hợp tất cả những điều đó lại với nhau.

Dưới đây là lý do tại sao một đề xuất kinh doanh lại quan trọng và những gì cần đưa vào nếu muốn đề xuất của mình trở nên nổi bật. Cũng có thể sử dụng các mẫu của chúng tôi để tiết kiệm thời gian và bắt đầu với một khung sườn vững chắc.

Đề xuất kinh doanh là gì?

Đề xuất kinh doanh là một bài trình bày chính thức được giới thiệu tới khách hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư tiềm năng nhằm cung cấp một sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp cho một vấn đề hoặc nhu cầu cụ thể. Mục tiêu là thuyết phục ai đó đầu tư vào ý tưởng, tin tưởng vào kế hoạch và hợp tác. Ví dụ: một đại lý tiếp thị có thể đề xuất chiến lược chiến dịch cho khách hàng hoặc một công ty khởi nghiệp công nghệ có thể giới thiệu phần mềm của mình cho một nhà đầu tư tiềm năng.

Không giống như kế hoạch kinh doanh là lộ trình nội bộ về cách điều hành và phát triển doanh nghiệp, đề xuất kinh doanh hướng ra bên ngoài, nhằm thuyết phục người khác hợp tác. Đề xuất giúp xây dựng lòng tin bằng cách thể hiện sự chuyên nghiệp, khả năng lập kế hoạch và sự thấu hiểu nhu cầu của khách hàng — cung cấp tất cả các chi tiết mà người ra quyết định cần để đồng ý. Nói tóm lại, đó là cách đi từ một cuộc trò chuyện đến một thỏa thuận được ký kết.

Đặt nền móng cho việc viết đề xuất: Nghiên cứu và lập kế hoạch

Trước khi bắt đầu viết đề xuất kinh doanh, nên thực hiện những việc sau:

Xác định đối tượng mục tiêu

Biết ai sẽ đọc đề xuất kinh doanh và điều gì quan trọng nhất đối với họ sẽ giúp điều chỉnh bài giới thiệu cho phù hợp với các ưu tiên của người ra quyết định. Ví dụ: một CEO có thể quan tâm đến ROI (tỷ suất hoàn vốn), văn phòng mua sắm có thể nhạy cảm với giá cả, trong khi một giám đốc CNTT có thể tập trung vào khả năng tích hợp dễ dàng và các thông số kỹ thuật.

Thu thập thông tin liên quan

Việc thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để củng cố đề xuất kinh doanh sẽ giúp có được cái nhìn sâu sắc về vấn đề của khách hàng và cách giải pháp của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Điều đó cũng cho thấy đề xuất dựa trên thực tế chứ không phải giả định.

Ví dụ: nếu là một đại lý tiếp thị đang giới thiệu dịch vụ cho một công ty khởi nghiệp, nên nghiên cứu lưu lượng truy cập web hiện tại của họ để xem nó đang đi ngang hay giảm sút, đồng thời tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh của họ để kiểm tra các chiến dịch mạnh mẽ hơn.

Quyết định cấu trúc và định dạng

Độ dài và mức độ trang trọng của đề xuất kinh doanh phụ thuộc vào người nhận, tính chất của mối quan hệ hoặc thông tin liên lạc, và đề xuất đó là được yêu cầu hay chủ động gửi.

Giả sử doanh nghiệp đang phản hồi một yêu cầu mời thầu (RFP) từ một công ty lớn chưa từng hợp tác trước đây. Vì họ có khả năng sẽ xem xét nhiều nhà cung cấp, công ty đó mong đợi một tài liệu chi tiết, trang trọng tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu nộp hồ sơ của họ, do đó đề xuất cần phải trang trọng, toàn diện và thường dài khoảng 10 đến 15 trang.

Mặt khác, nếu đang viết một đề xuất kinh doanh chủ động cho một người sáng lập công ty khởi nghiệp đã gặp tại một sự kiện, có thể chuẩn bị một đề xuất ngắn gọn, súc tích dài một trang hoặc một bài giới thiệu qua email.

Cách viết đề xuất kinh doanh: Hướng dẫn từng bước

Sau khi nghiên cứu và lập kế hoạch, dưới đây là những gì nên đưa vào đề xuất kinh doanh:

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu chuẩn bị cho người đọc những gì có bên trong. Bao gồm các nội dung sau:

• Một trang tiêu đề có tiêu đề đề xuất, tên và logo của công ty, ngày nộp và tên của cá nhân hoặc tổ chức nhận đề xuất.
• Mục lục, nếu đang viết một đề xuất kinh doanh dài.
• Một phần giới thiệu chào mừng người đọc, giới thiệu ngắn gọn về công ty và giải thích lý do nộp đề xuất hoặc điều gì đã thúc đẩy đề xuất đó — chẳng hạn như phản hồi một RFP hoặc sau một cuộc gọi tìm hiểu thông tin.

2. Tóm tắt dự án

Bản tóm tắt ngắn gọn, ở cấp độ cao này giúp các nhà ra quyết định nhanh chóng nắm bắt lý do tại sao họ nên tiếp tục đọc đề xuất. Phần này nên bao gồm:

• Vấn đề hoặc cơ hội mà khách hàng đang đối mặt.
• Giải pháp đề xuất để giải quyết vấn đề đó.
• Các lợi ích chính, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí, hiệu quả hoặc đổi mới sáng tạo.
• Gợi ý về các kết quả tích cực kỳ vọng.

3. Tuyên bố vấn đề

Trước khi bán dịch vụ, hãy thể hiện sự thấu hiểu tình hình của khách hàng bằng cách sử dụng góc nhìn, ngôn ngữ và các ưu tiên của họ để giải thích rõ ràng những gì đang hoạt động không hiệu quả, những gì còn thiếu hoặc những gì đang kém hiệu quả.

Ví dụ: có thể đưa ra một câu chuyện thực tế ngắn gọn về cách phát hiện ra vấn đề và chỉ ra những rủi ro nếu bỏ qua hoặc chờ đợi quá lâu để giải quyết vấn đề đó. Để củng cố các luận điểm, hãy sử dụng các quan sát hoặc dữ liệu như nghiên cứu thị trường, số liệu hiệu suất hoặc điểm chuẩn của đối thủ cạnh tranh.

4. Giải pháp đề xuất, sản phẩm bàn giao và triển khai

Đây là phần của đề xuất kinh doanh nơi chuyển từ việc xác định vấn đề sang cho thấy cách sẽ khắc phục vấn đề đó bằng cách vạch ra một kế hoạch rõ ràng để mang lại kết quả. Phần này nên bao gồm:

• Cách tiếp cận hoặc phương pháp luận, lý tưởng nhất là được chia thành các bước hoặc cột mốc.
• Cách giải pháp này hoạt động, lý tưởng nhất là bằng cách liên kết trực tiếp kế hoạch với các điểm hạn chế đã được xác định trước đó.
• Khả năng tùy chỉnh, cho thấy đây không phải là một đề xuất chung chung bằng cách xem xét các đặc thù như đặc thù ngành, quy mô doanh nghiệp hoặc điều kiện thị trường.
• Các yếu tố tăng cường uy tín, chẳng hạn như bằng cấp, quan hệ đối tác, công cụ và công nghệ, hoặc các nguồn lực giúp doanh nghiệp có năng lực độc đáo.

5. Lợi ích và tuyên bố giá trị

Khách hàng phải biết họ sẽ đạt được gì khi lựa chọn giải pháp của doanh nghiệp, và tại sao doanh nghiệp lại tốt hơn các đối thủ cạnh tranh. Phần đề xuất kinh doanh này nên bao gồm các kết quả cụ thể, có thể đo lường được như tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu hoặc thời gian hoàn thành nhanh hơn. Cũng có thể nêu bật các lợi ích vô hình, như hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ hơn, sự hài lòng của khách hàng được cải thiện hoặc giảm thiểu rủi ro kinh doanh.

6. Ngân sách và báo giá

Phác thảo chi phí của giải pháp được đề xuất và những gì được bao gồm, để khách hàng biết chính xác họ đang trả tiền cho cái gì và có thể so sánh nó với ngân sách của họ. Có thể bao gồm tổng chi phí, bảng phân tích chi phí, điều khoản thanh toán và những gì được bao gồm hoặc loại trừ.

7. Bằng chứng thành công

Để hiển thị cho khách hàng thấy việc đã mang lại kết quả tương tự thành công — và xây dựng lòng tin vào khả năng làm điều tương tự cho họ — hãy bao gồm các nghiên cứu điển hình về các dự án trong quá khứ phù hợp với ngành, vấn đề hoặc mục tiêu của họ. Ví dụ, có thể làm nổi bật kết quả trước và sau, thêm các đánh giá ngắn của khách hàng và sử dụng các hình ảnh trực quan như biểu đồ hoặc ảnh chụp màn hình để làm rõ tác động.

8. Kêu gọi hành động và các bước tiếp theo

Kết thúc đề xuất kinh doanh bằng một thông điệp rõ ràng, tự tin để hướng dẫn khách hàng cách chấp nhận lời đề xuất và bắt đầu dự án. Nên bao gồm:

• Một hành động cụ thể, như ký và gửi lại thỏa thuận, lên lịch cuộc họp khởi động hoặc xác nhận qua email.
• Thông tin liên hệ.
• Thời hạn phản hồi.
• Một tuyên bố kết thúc nhằm củng cố sự sẵn sàng của bạn trong việc thực hiện.

Khám phá các mẫu đề xuất kinh doanh của chúng tôi

Để tiết kiệm thời gian và bắt đầu nhanh hơn, hãy xem các mẫu đề xuất kinh doanh trong Proton Docs, trình chỉnh sửa tài liệu đã mã hóa đầu cuối. Các mẫu này đã sẵn sàng để tùy chỉnh và chia sẻ với nhóm bằng kho lưu trữ đám mây an toàn, nhờ đó bất kỳ ai cũng có thể đóng góp trong thời gian thực và để lại phản hồi. Mọi phiên bản tài liệu đều được lưu trữ lên đến 10 năm, giúp dễ dàng theo dõi các thay đổi và xem lại lịch sử.

Câu hỏi thường gặp