Ci sono molte situazioni in cui vuoi inviare la stessa email a più persone. A volte, vuoi che tutti facciano parte della conversazione e vedano le risposte degli altri. Altre volte, vuoi inviare la stessa email a più persone, ma non vuoi che sappiano di far parte di un’email di massa, o non vuoi rivelare gli indirizzi email degli altri.
Ecco dove entrano in gioco le funzioni A, CC e CCN. Ciascuna di queste funzioni ti dà la possibilità di controllare la quantità di informazioni che i tuoi destinatari hanno in termini di chi altro ha ricevuto l’email e a chi possono rispondere.
Cosa significa CC?
CC sta per Copia Carbone, che è un riferimento ai tempi in cui i memo o le lettere fisiche, scritte a mano, venivano replicati usando un foglio di carta carbone(new window).
Nel contesto delle email, CC ti permette di inviare una “copia carbone” di un’email a qualcuno che non è il destinatario principale. Il destinatario potrà vedere l’indirizzo email che hai inserito nel campo CC e qualsiasi risposta da quella persona. Allo stesso modo, la persona che hai “incluso in copia” nell’email potrà anche vedere qualsiasi risposta del destinatario, a meno che il destinatario non rimuova il loro indirizzo dal campo CC (o scelga Rispondi invece di Rispondi a tutti).
Puoi includere in CC quanti destinatari vuoi nella tua email, e tutti riceveranno una copia della stessa email e potranno vedere gli indirizzi email e le risposte degli altri.
(new window)Quando usare CC
CC è una funzione utile quando hai bisogno che qualcuno (o più persone) oltre al destinatario principale sappia di e segua uno scambio di email.
Ad esempio, se stai inviando una fattura a un nuovo cliente, potresti voler includere in CC il tuo contabile affinché possano aggiornare i loro registri. Il tuo contabile riceverà anche qualsiasi email di conferma che il cliente invia in risposta. In questo esempio, non ci si aspetta che il tuo contabile risponda allo scambio di email; è semplicemente incluso in copia per poter tenere traccia del processo di fatturazione.
In che modo CC differisce da A?
Poiché puoi inserire più indirizzi nel campo A del tuo compositore di email, potresti chiederti quale sia lo scopo di avere una funzione CC. La differenza principale tra CC e A è che le persone che includi in CC in un’email non sono tenute a prendere alcuna azione o rispondere al messaggio. Al contrario, se inserisci più indirizzi nel campo A, ciascuna di queste persone diventa un destinatario e potrebbe sentirsi in dovere di rispondere al tuo messaggio.
Quindi, se non hai bisogno che tutti rispondano, riserva il campo A per il/i tuo/i destinatario/i principale/i e usa il campo CC per tutti coloro che devono essere informati.
Quando usare A
Il campo A dovrebbe essere usato per il/i destinatario/i principale/i della tua email, da cui ti aspetti una risposta o qualche tipo di azione dopo aver ricevuto la tua email. I destinatari principali saranno solitamente quelli a cui l’email è indirizzata nel saluto della tua email. Ad esempio, se la tua email inizia con “Ciao, Sally!”, l’indirizzo email di Sally dovrebbe essere quello nel campo A del tuo compositore.
Cosa significa CCN?
CCN sta per Copia Carbone Nascosta. La funzione CCN ti consente di inviare copie della stessa email a più persone senza rivelare che sono parte di un’email di massa, né gli indirizzi email degli altri destinatari o le loro risposte alla tua email originale.
Se inserisci più contatti nel campo CCN, quando risponderanno solo tu riceverai la loro email di risposta — non sarà ricevuta da altri destinatari CCN.
Quando usare CCN
Dovresti usare CCN ogni volta che devi inviare la stessa email a più persone, ma non vuoi che sappiano di far parte di un’email di massa o che vedano gli indirizzi email degli altri destinatari.
Quando qualcuno è un destinatario CCN di un’email, gli sembrerà di essere l’unico destinatario di quel messaggio e, se risponde, gli altri destinatari non riceveranno la sua risposta.
Ad esempio, se vuoi inviare un aggiornamento sulla tua azienda a un elenco di persone che si sono iscritte a una mailing list, puoi usare la funzione CCN per assicurarti che i destinatari individuali non vedano gli indirizzi degli altri iscritti alla lista. Se uno dei tuoi contatti risponde all’aggiornamento, solo tu riceverai quella risposta.
Questo è importante per proteggere la privacy delle persone che ti hanno fornito il loro indirizzo email, poiché ci si aspetta che tu non lo condivida senza il loro permesso.
Puoi usare CC e CCN contemporaneamente?
Se usi le funzioni CC e CCN contemporaneamente, i destinatari CCN potranno vedere l’indirizzo email che hai inserito nel campo CC, ma i destinatari nei campi A e CC non potranno vedere gli indirizzi di eventuali contatti inseriti nel campo CCN.
Poiché gli altri destinatari non possono vedere gli indirizzi email dei contatti CCN, questi ultimi non riceveranno eventuali risposte alla tua email originale dagli altri destinatari.
Inoltre, il contatto che hai inserito nel campo CC non riceverà gli indirizzi email né eventuali risposte dai contatti inseriti come CCN. Se ci sono risposte nella catena di email che vuoi che il tuo destinatario CCN conosca, dovrai inoltrargliele separatamente.
Attenzione a rispondere a tutti
I destinatari CCN possono comunque “rispondere a tutti” a un’email, contattando quelli nei campi A e CC. Ciò li inserirà nella catena di email con gli altri destinatari della tua email originale, rivelando così che inizialmente erano nascosti nel campo CCN.
Invia email a più persone con i gruppi di contatti
Anche se l’uso delle funzioni CC e CCN sono i principali modi per inviare un’email a più persone, puoi anche usare Proton Mail per inviare email a più persone inserendole in un gruppo di contatti.
Se hai creato un gruppo di contatti(new window) nel tuo account Proton Mail, puoi inviare un’email a tutti i membri di quel gruppo inserendo il nome del gruppo di contatti nel campo A e selezionando il gruppo di contatti che vuoi contattare in massa dal menu a comparsa. Questo inserirà tutti gli indirizzi email dei contatti di quel gruppo nel campo A.
Quando invii email a persone che fanno parte di un gruppo di contatti, possono tutti vedere gli indirizzi email degli altri, anche se non sapranno che li hai inseriti in un gruppo di contatti e il nome di quel gruppo non apparirà nelle loro caselle di posta. Se non vuoi che i contatti del tuo gruppo di contatti conoscano gli indirizzi degli altri membri, puoi inserire il gruppo di contatti nel campo CCN.
Quando usare i gruppi di contatti
I gruppi di contatti sono utili per inviare email a più persone che si conoscono, specialmente se le contatti regolarmente come gruppo.
Ad esempio, se hai una lega di calcio regolare e invii ai partecipanti ogni settimana i punteggi e i punti aggiornati, creare un gruppo di contatti per tutti gli indirizzi email dei partecipanti ti farà risparmiare tempo rispetto all’inserimento di ciascuno di questi indirizzi nel compositore.
Domande frequenti
CCN è più sicuro di CC perché protegge gli indirizzi email dei tuoi contatti dall’essere esposti ad altri contatti. Dovresti usare CCN quando non hai il permesso di condividere l’indirizzo email di un contatto con altre persone. CCN è sicuro perché non c’è modo per il destinatario di sapere che non è l’unico ricevente di una email (purché tutti gli altri destinatari siano anch’essi segnati CCN), e tanto meno scoprire gli indirizzi email degli altri destinatari.
Se metti in CCN un contatto in una email e allo stesso tempo metti in CC un altro contatto, il contatto originale in CCN può rivelarsi al contatto in CC rispondendo con una email e selezionando “rispondi a tutti”.
Se vuoi mantenere una conversazione con tutti i destinatari originali della tua email, è meglio utilizzare la funzione CC, così che tutti i contatti inizialmente inclusi nella email ricevano tutte le risposte. Tuttavia, se è importante che gli indirizzi email dei tuoi contatti non siano esposti gli uni agli altri, e non si prevede di continuare una catena di email inclusiva, allora dovresti usare CCN per nascondere le informazioni di contatto dei tuoi destinatari.
No. I destinatari CC non possono vedere i nomi o gli indirizzi di nessuno che sia stato incluso come CCN in nessun messaggio originale. L’unico momento in cui le informazioni di contatto dei destinatari CCN saranno esposte è se rispondono alla email utilizzando “rispondi a tutti”.
