Je to jedna z nejpoužívanějších frází, kterou můžete použít v profesionálním e-mailu. A ačkoli není nic inherentně špatného na tom začít svou zprávu tímto způsobem, existují mnohem lepší úvody než ohraná fráze „I hope this email finds you well“ (Doufám, že vás tento e-mail zastihne v pořádku).
Pokud jste někdy obdrželi e-mail s touto úvodní frází a pomysleli jste si: „ve skutečnosti mě tento e-mail nezastihl v pořádku“, pak už víte, jak neosobně může tento oblíbený pozdrav působit.
Ale jaké jsou silné alternativy k „I hope this email finds you well“? V tomto článku si povíme o důvodu, proč tolik lidí tuto frázi vůbec používá, proč nemá takový účinek, jak si lidé myslí, a poskytneme několik poutavých a profesionálních pozdravů, které můžete použít místo toho.
Co přesně znamená „I hope this email finds you well“?
Tato nadužívaná fráze je běžná v obchodní komunikaci, protože jde o zdvořilý a profesionální způsob, jak začít e-mail.
Tato fráze technicky splňuje všechny požadavky na řádný pozdrav v obchodním e-mailu. Je přátelská, stručná a vyjadřuje zájem o blaho příjemce. Ale původní fráze „I hope this letter finds you well“ (Doufám, že tě tento dopis zastihne v pořádku) byla původně používána, když lidé mohli komunikovat pouze poštou. Před vynálezem telefonu byla komunikace přes hranice států řídká a lidé spoléhali na doručování pošty na koních nebo po železnici. Mohlo trvat dny nebo dokonce týdny, než se člověk dozvěděl, jak se daří příteli nebo členu rodiny, a tak vznikla fráze „Doufám, že tě tento dopis zastihne v pořádku“.
Dnes máme k sobě navzájem neustálý přístup, a proto může tato fráze působit genericky a samozřejmě zastarale. Ačkoli to není nejhorší způsob, jak otevřít e-mail, existuje spousta modernějších alternativ k „I hope this email finds you well“, které vytvářejí chytlavou, personalizovanou a pozornost poutající zprávu.
Jak psát úvody e-mailů
Otázka jak začít e-mail se může zdát jednoduchá, ale správný úvod může zvýšit pravděpodobnost, že čtenář odpoví. Zde je několik tipů, které vám pomohou:
Znejte své publikum. Pokud příjemce neznáte osobně, raději buďte opatrní a zvolte formální tón. Může také pomoci udělat si o příjemci malý průzkum a přizpůsobit zprávu jeho stylu. Navíc, pokud příjemce znáte, můžete upravit tón pozdravu v e-mailu tak, aby odpovídal povaze vašeho vztahu.
Buďte upřímní: Problém s „I hope this email finds you well“ je ten, že se jí nedaří působit upřímně. Místo používání běžných a nadužívaných frází zkuste navázat konverzaci způsobem, který působí přirozeně. Váš příjemce s menší pravděpodobností přejde váš pozdrav bez povšimnutí a s větší pravděpodobností bude pokračovat ve čtení e-mailu, pokud to bude znít, jako byste nad zprávou přemýšleli.
Buďte struční: Úvod nemusí být dlouhý. Dokud jste zdvořilí a profesionální, můžete udržet pozornost čtenáře tím, že půjdete rovnou k věci, aniž byste byli příliš mnohomluvní.
10 alternativ k „I hope this email finds you well“
Až budete příště v pokušení napsat „I hope this email finds you well“, pamatujte, že nejsme v dobách Pony Expressu. Nechte klišé za sebou a zkuste místo toho jeden z těchto úvodů.
- Doufám, že máte skvělý týden.
- Nejlepší pro: Neformální vyjádření zájmu, zejména pokud příjemce již znáte
- Proč: Působí uvolněněji a hodí se pro pohodová, ale přesto profesionální prostředí
- Příklad: „Ahoj Jane, doufám, že máš skvělý týden! Chtěl jsem navázat na…“
- Píši, abych se zeptal na…
- Nejlepší pro: Kontaktování kolegy, potenciálního zaměstnavatele nebo zdroje
- Proč: Okamžitě sděluje, že máte otázku, která vyžaduje odpověď
- Příklad: „Dobrý den, pane Millere, píši, abych se zeptal na volné pracovní místo v obchodním oddělení…“
- Obracím se na vás ohledně…
- Nejlepší pro: Stručnost
- Proč: Stejně jako předchozí úvod dává čtenáři vědět, že potřebujete něco vyřešit
- Příklad: „Dobrý den, Samantho, ozývám se ohledně naší schůzky příští týden…“
- Je skvělé se znovu spojit!
- Nejlepší pro: Kontaktování někoho, s kým jste již delší dobu nemluvili
- Proč: Potvrzuje váš přátelský vztah
- Příklad: „Zdravím, Sarah, je skvělé se s vámi znovu spojit! Máte čas probrat…“
- Doufám, že jste měl(a) odpočinkový víkend.
- Nejlepší pro: Začátek týdne
- Proč: Vyjadřuje zájem a čtenář se díky němu cítí uvolněně
- Příklad: „Zdravím, Time, doufám, že jste měl odpočinkový víkend. Jaký je váš odhad času pro zprávy…“
- Doufám, že váš [doplnit] proběhl hladce!
- Nejlepší pro: Budování důvěry v rámci profesionálního vztahu
- Proč: Zobrazuje, že o svém čtenáři víte více než jen povrchní informace
- Příklad: „Dobrý den, pane Smithi, doufám, že vaše stěhování proběhlo hladce. Chtěl jsem znát váš názor na…“
- Děkuji, že jste si ve svém nabitém dni udělal(a) čas na přečtení tohoto
- Nejlepší pro: Formální nastavení
- Proč: Vyjadřuje vděčnost a zobrazuje ohled na čas čtenáře
- Příklad: „Děkuji, že jste si ve svém nabitém dni udělal čas na přečtení tohoto. Nedávno jsem zjistil, že lednička v kuchyňce nefunguje… “
- Gratuluji k vašemu nedávnému [doplnit]!
- Nejlepší pro: Když znáte příjemce
- Proč: Klade důraz na příjemce a buduje důvěru
- Příklad: „Ahoj Jill, gratuluji k nedávnému povýšení! Říkal jsem si, jestli bys měla chvilku na projití těchto zpráv…“
- Ozývám se, abych navázal na…
- Nejlepší pro: Navázání na předchozí e-mail
- Proč: Je to přímé a dává čtenáři vědět, že potřebujete odpověď
- Příklad: „Zdravím, Manny, ozývám se, abych navázal na náš e-mail z minulého týdne.“
- Jen jsem se chtěl vrátit k…
- Nejlepší pro: Navázání na předchozí téma
- Proč: Je to neformální, ale přesto vybízí příjemce k odpovědi
- Příklad: „Ahoj Tiffany, jen jsem se chtěl vrátit k naší včerejší konverzaci. Máš nějakou zpětnou vazbu k…“
Proč byste měli použít alternativu k „Doufám, že vás tento e-mail zastihne v pořádku“
E-mail je nejoblíbenější formou komunikace pro profesionály v obchodu, a proto je důležité naučit se psát strukturálně správný e-mail – a to zahrnuje i úvody vašich e-mailů.
Nemusíte se však ve svých e-mailech spoléhat na klišé, abyste zněli profesionálně. Vložením osobnosti do pozdravů v e-mailu můžete na čtenáře udělat silný dojem a doufejme, že získáte odpověď, kterou jste hledali.
Pamatujte, že pokud se otřesete pokaždé, když otevřete e-mail, který začíná slovy „Doufám, že vás tento e-mail zastihne v pořádku“, pak je to pravděpodobně fráze, kterou už ve svém psacím nástroji nepotřebujete.
Chcete psát lepší profesionální e-maily? Použijte Scribe.
Napsání dobrého úvodu e-mailu je jen začátek. Pokud chcete psát silné profesionální e-maily, vestavěný nástroj pro psaní od Proton Mail vám pomůže vytvořit e-maily, které pokaždé upoutají pozornost vašeho příjemce.
Scribe byl vytvořen, aby vám pomohl rychle a efektivně vytvořit profesionální e-maily. A na rozdíl od jiných nástrojů pro psaní e-mailů vám Scribe pomáhá psát a upravit vaše e-maily pro jasnost a tón, a to vše při zachování bezpečnosti vašich osobních údajů a dat.
Chcete zapůsobit na své kolegy a klienty svou e-mailovou etiketou? Scribe usnadňuje psaní e-mailů. Zaregistrujte se k firemnímu e-mailovému účtu u Proton Mail a připojte se k milionům lidí, kteří dnes svěřují (důvěřují) Protonu svou nejdůležitější komunikaci.
