Dalle candidature di lavoro ai contratti commerciali, usiamo quotidianamente l’email per inviare e ricevere documenti sensibili. Tuttavia, come ogni tecnologia, l’email presenta alcune vulnerabilità. Se ricevi email, devi assicurarti che siano autentiche e non potenziali attacchi di phishing o ransomware. E se invii email, specialmente quelle che contengono informazioni sensibili, vuoi essere sicuro che quei messaggi non possano essere scansionati o condivisi senza il tuo permesso.
Fortunatamente, esistono modi semplici per inviare e ricevere documenti in modo sicuro tramite servizio di posta elettronica privata. In questo articolo, esaminiamo i tipi di documenti che puoi inviare in modo sicuro tramite email e come puoi proteggere meglio i file conservati nella tua casella di posta.
Quali tipi di documenti puoi inviare tramite email?
Indipendentemente dal provider di email che utilizzi, dovresti essere in grado di inviare documenti e file come allegati email. Puoi inviare qualsiasi file tramite email a condizione che non superi il limite massimo di dimensioni del file impostato dal tuo provider di email. Ecco alcuni tipi di file popolari e le loro estensioni:
- File di testo (.doc, .docx, .txt)
- Documenti PDF (.pdf)
- Presentazioni (.ppt, .pptx)
- Fogli di calcolo (.xls, .xlsx)
- Immagini (.jpeg, .png, .gif)
- File audio (.mp3, .m4a)
- File video (.mp4, .mov, .avi)
- eBook (.mobi, .epub)
Alcuni documenti potrebbero contenere informazioni sensibili su di te, come il tuo indirizzo o il conto bancario. E quasi tutti i documenti digitali hanno dei metadati, che sono dettagli sul file stesso, come quando e dove è stato creato o quale dispositivo è stato utilizzato. Ad esempio, se inviassi un’immagine come allegato email, il tuo provider di email potrebbe facilmente vedere dove e quando la foto è stata scattata.
Utilizzando i contenuti della tua casella di posta, il tuo provider di email può tracciare le tue abitudini online e persino offline, permettendogli di costruire un profilo intimo della tua vita. Questi dati possono poi essere venduti a terze parti o utilizzati per proporti pubblicità mirata. Per questo motivo, dovresti sempre assicurarti che nessuno possa accedere ai tuoi documenti oltre a te e al tuo destinatario.
Invio di documenti in modo sicuro tramite email
Il modo più sicuro per inviare un documento a qualcuno è consegnarlo di persona. Tuttavia, questa è raramente un’opzione, quindi è molto più comodo inviare documenti in formato digitale. Ecco quattro passaggi che puoi seguire per proteggere l’integrità dei tuoi file quando li invii o ricevi via email.
Passo 1: Pratica una buona igiene digitale
La prima linea di difesa per proteggere i file sensibili nella tua casella di posta è praticare una buona igiene digitale. Uno dei modi più semplici per farlo è usare una password forte e unica o una frase segreta per proteggere il tuo account. Se hai difficoltà a creare una password forte, puoi utilizzare un gestore di password. Un gestore di password genera e memorizza le credenziali di accesso associate agli account online, inclusi gli account email.
Passo 2: Proteggi il tuo file con una password forte
A seconda del tipo di file che stai inviando, potresti essere in grado di proteggerlo con una password. Software come Microsoft Office e Adobe Acrobat ti consentono di proteggere con password determinati documenti e file PDF prima di inviarli.
Come proteggere con password un documento Microsoft Office
Per proteggere con password un documento Microsoft Word:
- Apri il documento che desideri proteggere.
- Seleziona File → Informazioni → Proteggi documento → Cifra con password.
- Digita una password, poi ridigita per confermare.
- Salva il file affinché la password abbia effetto.
Come proteggere con password un documento PDF
- Apri il PDF che desideri proteggere con password in Adobe Acrobat.
- Seleziona Strumenti → Proteggi.
- Puoi scegliere di limitare la modifica del file con una password o di cifrare l’intero file con un certificato o una password.
- Clicca OK e seleziona Salva.
Come proteggere con password una presentazione in Microsoft PowerPoint
Impostare una password in una presentazione impedisce ad altre persone di aprirla o modificarla. Per aggiungere una password:
- Apri la presentazione.
- Seleziona File → Informazioni → Proteggi presentazione → Cifra con password.
- Inserisci la password, clicca OK, poi salva il file.
Una volta protetto con una password, puoi inviare il tuo file in modo sicuro al destinatario come allegato email. Tuttavia, questo metodo potrebbe non funzionare se il destinatario non ha accesso allo stesso software. In questo caso, dovresti inviare il tuo documento come un allegato cifrato.
Passo 3: Invia il tuo file come un allegato cifrato
Quando cifri un allegato, il file non può essere intercettato o accessibile da nessuno, tranne che dal destinatario previsto. Tuttavia, gli allegati comuni sono protetti solo da una crittografia di base, come TLS. TLS protegge una email durante il trasferimento tra i fornitori di servizi email, il che significa che il tuo allegato potrebbe essere accessibile da una terza parte una volta che raggiunge la posta in arrivo del destinatario.
Inoltre, una connessione TLS sicura richiede che sia tu che il tuo destinatario utilizziate fornitori di servizi email che supportano TLS. Se il provider di email del tuo destinatario non supporta TLS, gli intercettatori potrebbero leggere il tuo messaggio e accedere al tuo allegato mentre l’email è in transito.
Scegli un provider di posta elettronica privata e sicuro per inviare il tuo allegato
Per inviare documenti in modo sicuro via email, devi scegliere un provider di posta elettronica di fiducia che supporti una crittografia avanzata. Il modo più semplice per farlo è utilizzare Proton Mail. Proton Mail protegge automaticamente tutti i tuoi messaggi e allegati con crittografia end-to-end (E2EE) e crittografia a zero accesso. La crittografia avviene in modo trasparente in background, offrendoti la tranquillità che i tuoi messaggi e file siano automaticamente protetti.
Se invii una email dalla tua casella di Proton Mail a un destinatario che non utilizza Proton Mail, puoi comunque cifrare il tuo messaggio e allegato utilizzando la funzionalità Email Protette da Password. Con le Email Protette da Password, il tuo destinatario deve inserire una password concordata in precedenza per aprire il messaggio. Puoi anche utilizzare il timer di scadenza del messaggio per assicurarti che il messaggio e i suoi allegati vengano automaticamente cancellati una volta esaurito il timer.
Passaggio 4: Utilizza una soluzione di archiviazione cloud crittografata
Se il documento che stai inviando supera il limite massimo di dimensioni del file del tuo provider di servizi email, puoi optare per inviarlo utilizzando una soluzione di archiviazione cloud crittografata. Per inviare il documento al tuo destinatario, carica semplicemente il file e copia e incolla il link di download nella tua email.
Sebbene ci siano molte soluzioni di archiviazione cloud sul mercato, non tutte sono equivalenti. Alcune soluzioni di condivisione di file, come Dropbox, non utilizzano la crittografia end-to-end per proteggere i tuoi file. Infatti, Dropbox ha rivelato nel 2016 di essere stato hackerato(nuova finestra), risultando in una grave violazione della sicurezza che ha esposto i dati e le password di più di 68 milioni di utenti su internet. Dropbox detiene anche le chiavi di crittografia dei tuoi file, il che significa che l’azienda può decifrare e leggere i tuoi documenti sensibili.
Invia i tuoi documenti utilizzando Proton Drive
Il modo più sicuro per inviare i tuoi documenti in modo sicuro è iscriverti a un account Proton Drive gratuito. Proton Drive è l’ultima aggiunta al nostro ecosistema predefinito privato e utilizza la stessa crittografia end-to-end di Proton Mail per proteggere i tuoi file. Con Proton Drive:
- Tutti i file che carichi sono cifrati sul tuo dispositivo prima di essere archiviati sui nostri server.
- Tutti i metadati dei file sono crittografati, inclusi il nome, l’estensione del file, la miniatura e altro ancora.
- Nessuno può accedere al tuo file a meno che tu non abbia inviato loro un link sicuro per la condivisione dei file.
Per condividere un file in modo sicuro, accedi a Proton Drive e caricalo. Quindi, crea un link condivisibile sicuro. Una volta condiviso il link con il tuo destinatario, verrà indirizzato a una pagina dove potrà scaricare il file o la cartella. Il file che hai condiviso rimane criptato fino a quando non raggiunge il dispositivo del destinatario.
Puoi anche aggiungere una password per proteggere il tuo documento o impostare un timer di scadenza. Questo ti assicura il pieno controllo su chi può accedere al tuo documento e per quanto tempo.
In Proton, mantenere i tuoi dati al sicuro è la nostra massima priorità. Per questo abbiamo sviluppato servizi che mettono la privacy al primo posto come Proton Mail e Proton Drive per aiutarti a inviare file in modo sicuro attraverso internet. Se desideri supportare la nostra missione di costruire un internet migliore, considera l’abbonamento a un piano a pagamento.
