這是再常見不過的情況：團隊在每週會議中對某件事達成共識，但一週後才發現沒有人記錄下來，也沒有人後續跟進。

重點明確、可付諸行動的會議記錄，能為團隊建立決策與職責的共享紀錄，並包含足夠的背景資訊，讓錯過討論的人也能了解來龍去脈。

在本指南中，我們將分享如何：

  • 在會議記錄與正式會議紀要之間做選擇
  • 為會議做好準備，並記錄主要討論重點、決策與行動
  • 整理、共享並後續跟進你的筆記
  • 評估 AI 會議助理的隱私保護，並檢查其摘要是否準確

什麼是會議記錄？它與會議紀要有何不同？

會議記錄會摘要討論的內容、做出的決策，以及誰同意接下來負責什麼。

對於需要正式紀錄的會議，例如董事會或委員會會議，則應使用會議紀要。會議紀要依循正式格式，記錄動議、表決與決議等議事過程，以及各項決策與指派的行動。

會議記錄會議紀要
格式非正式、彈性正式，依循固定範本
目標對象內部，團隊成員與協作者利害關係人、董事會、法遵
功能為內部團隊提供可付諸行動的參考可供稽核與法律用途的正式議事紀錄
常見內容記錄參與者、議程、討論重點、共識與行動項目出席情況、動議、表決、決議與指派的行動
最適合用途一對一會議、專案啟動會議、腦力激盪工作階段董事會會議、正式委員會會議、公聽會

歡迎參閱我們的會議紀要撰寫指南，內含九個免費範本，讓你輕鬆上手。

會議記錄應包含的內容

請加入具描述性的標題與會議日期，並為類似的會議採用一致的版面配置。主要內容可依四大 A 來組織：

  • 議程：列出會議預計涵蓋的主題。
  • 出席情況：記錄出席者，並視情況記錄缺席者。
  • 共識：說明達成的決策及其主要理由。
  • 行動項目：記錄議定的任務，並為每項任務指定負責人與截止期限。

如何撰寫會議記錄

以下步驟可協助你做好準備、記錄重點，並將其整理成團隊可運用的文件。

1. 準備議程

請召集人在會議前共享議程，讓參與者有時間準備問題、研究相關主題，並提出其他需要討論的事項。

請在筆記文件中加入具描述性的標題、日期，並將每個議程項目設為標題。在下方保留空間記錄討論重點、決策與行動，這樣對話一開始，你就能立即記錄。

如果沒有議程，請詢問召集人這場會議要達成什麼目標。討論可行做法與團隊必須從中擇一的會議，所需的記錄方式並不相同。

2. 記錄出席情況

記錄出席會議的人員，並視情況記錄其角色或所屬團隊。也請納入原預計出席但未能參加的同事，以便會後知道需要向誰更新資訊。

出席名單可協助讀者了解誰參與了某項決策，以及可向誰進一步詢問背景資訊。若有外部與會者，請一併記錄其所屬組織，讓同事了解其參與情形。

會議開始時請核對名單，若有人稍後加入，請更新名單。若某人錯過了會影響其工作的討論，請在共享筆記時標示相關結論。

3. 記錄共識

討論過程中，請聚焦於重點、做出的決策及其原因。你不必把每個人的發言全部寫下。簡短詞語與項目符號有助於掌握資訊，同時不會讓你跟不上對話。

選擇適合該會議的筆記方法：

  • 康乃爾筆記法：將頁面分為三個區塊：兩個欄位，下方保留摘要空間。會議期間只在右側欄位書寫。會後請重新閱讀筆記，並完成另外兩個區塊：
    • 右側筆記欄：利用較寬的欄位記錄討論重點、決策與行動。
    • 左側提示欄：在每段筆記旁加上關鍵字或簡短問題，標示該段內容。例如，關於產品發布延後的筆記，可寫下「發布日期」或「發布為何延後？」
    • 底部摘要區：用兩、三句話總結會議，從筆記中歸納主要決策與後續步驟。
  • 大綱法：以議程項目作為標題，下方以項目符號記錄相關討論、決策與行動。當會議依明確的主題順序進行時，這種方法特別好用。
  • 象限法：將頁面分成四個區塊：筆記、行動項目、問題與重要決策。將這些內容分開記錄，有助於您在準備共享文件時找到所需資訊。

無論您使用哪種方法，都要清楚說明團隊的決定。如果有人建議延後推出，但沒有人同意，就不要寫成推出已延後。請註明曾討論過延後，但未達成任何變更的共識，並記錄所有已議定的後續事項，例如確認測試何時完成。

會議結束前，請讀出您記錄的決策，並請參與者確認內容正確。

4. 定義行動項目

請在會議結束前確認每個行動。讓負責人有機會同意該任務，並提出任何可能妨礙他們完成的問題。

每個行動都應包含：

  • 負責人：指名一位負責推動任務的人員。其他同事可以協助，但每個人都應知道該向誰聯絡以取得最新進度。
  • 內容：說明工作項目以及完成的標準。「草擬三個推出訊息的選項，並與團隊共享」比「研究推出訊息」更能讓負責人清楚了解任務。
  • 時間：請使用明確的日期，而不是「這週稍後」或「盡快」，這樣無論何時有人閱讀筆記，都能清楚知道截止期限。

也要記錄任何相依事項。負責準備成本比較的人需要知道修訂後的供應商報價何時提供。請註明由誰提供以及何時提供，讓任務負責人知道自己正在等待什麼。

如何整理、共享及追蹤會議記錄

會議結束後，您的筆記需要成為一份清楚、可供他人據以行動的記錄。

檢視並整理您的筆記

會議結束後請盡快檢視筆記，趁您還記得討論內容時。請依序完成下列檢查：

  • 釐清筆記內容：將速記補充完整，並向相關人員確認不清楚的決策或職責。
  • 歸納相關重點：依主題標題整理文件。如果團隊多次回到預算這個主題，請將這些重點集中在同一處。
  • 移除不必要的細節：刪除重複的論點、離題的內容，以及無助於說明結果的意見。保留決策背後的理由和任何尚未解決的問題。
  • 讓文件易於掃描：使用簡短的段落和項目符號，並將行動項目放在獨立的清單或表格中。
  • 檢查是否缺少背景資訊：請從未出席者的角度閱讀文件。說明不熟悉的引用內容，並補充任何理解討論所需的資訊。

共享您的筆記

請在 24 小時內共享完成的筆記。將文件存放在可共享且可搜尋的工作區，並採用一致的命名格式，例如「2026-10-12 — 電子郵件供應商續約」。

請傳送直接連結，而不要分別傳送附件，讓所有人都參照同一個版本。如果您的筆記包含機密的業務或客戶資訊，您可以 透過 Proton Drive 安全地共享這些筆記；Proton Drive 採用 端對端加密，並讓您為連結加上密碼和過期日期。

傳送前：

  • 檢查存取權限：確保預定的讀者能開啟文件，並將機密資訊限制在需要知道的人員範圍內。
  • 加入相關的缺席者：將未出席會議但需要這些資訊，或被分派工作的同事加入。
  • 強調結果：在訊息中納入主要決策和即將到來的截止期限。
  • 標註行動負責人：引導每個人前往其被分派的任務。
  • 視需要要求確認：對於關鍵行動，請負責人確認他們已看到任務和截止期限。

如果讀者發現筆記有誤，請更正共享文件，並通知工作受到影響的人。

追蹤行動與決策

在下次相關會議之前，請負責人更新其任務。記錄哪些已完成、哪些受阻，以及任何修訂後的截止期限。

對於停滯的工作，找出阻礙進度的原因，並將尚未解決的阻礙事項加入下次議程。例如，缺少核准必須先處理，任務才能繼續。

如果團隊改變先前的決策，請記錄新的共識，並連結到它所取代的筆記。在原始文件中加入指向更新後決策的連結，讓讀者能辨識哪一項共識是目前有效的。

有效會議記錄範例

下列範例將四大 A 要素整合成一份完成的文件，包括團隊做出最終決定前所需完成的工作。

會議：電子郵件供應商續約
日期：2026年10月12日
參與者：美雅，營運部；艾力克斯，IT；普莉亞，財務部
缺席：山姆，採購部

議程：決定是否在 10月30日 續約期限前續約目前的電子郵件供應商。

討論：團隊檢視了建議的續約價格、目前的使用量，以及更換供應商所涉及的工作。財務部需要確定的年度費用，而 IT 則需查核取消通知期限、資料匯出流程，以及替代供應商的安全防護措施。

共識：在做出續約決定前，先索取修訂後的報價，並與一家替代供應商比較。

行動項目：

擁有者行動截止期限
美雅向目前的供應商索取修訂後的年度報價。2026年10月14日
艾力克斯確認取消通知期限，並記錄資料匯出步驟。2026年10月15日
艾力克斯查核替代供應商是否符合團隊的安全要求，並共享評估結果。2026年10月16日
Priya將修訂後的報價與替代方案比較，並共享費用摘要。2026年10月19日

後續會議：2026年10月21日，檢視成本比較與安全性評估，接著決定要續約還是更換供應商。

您該用 AI 來做會議記錄嗎？

AI 會議記錄工具會錄製並轉錄討論內容，而 商務 AI 助理 則能根據書面筆記準備摘要，並整理出行動項目。

在使用工具錄製或轉錄會議內容前，請先徵求與會者同意，並在錄音或上傳筆記前，了解該服務會如何處理您的資料。錄音內容可能包含客戶資訊、內部計畫或員工的疑慮，即使您未將這些細節寫進最終摘要。針對您正在考慮的每項服務，請先了解：

  • 您需要共享的內容：工具是否需要完整的錄音或逐字稿，以及您是否能略過敏感的詳細資料。
  • 資訊的用途：錄音、逐字稿或摘要是否會被用來訓練模型，或用於製作會議記錄以外的用途。
  • 誰可以存取：您的團隊、服務供應商，以及其他參與處理或審查這些內容的公司。承諾不用您的資料訓練 AI，並不代表已確認誰能讀取內容。
  • 儲存了什麼：該服務會保留錄音、逐字稿、摘要和處理日誌多久，以及您可以刪除哪些內容。
  • 如何受到保護：加密涵蓋哪些範圍，以及服務供應商是否持有讀取已儲存資訊所需的金鑰。

如果您的會議記錄含有機密資訊，Lumo for Business 提供的 AI 協助不會用您的對話來訓練模型。已儲存的聊天記錄採用零存取加密保護，即使是 Proton 也無法讀取。

AI 確實可能出錯。產生摘要後，請先對照原始筆記或錄音檢查，再共享出去。請特別留意以下幾點：

  • 決策：確認建議或尚未有結論的討論，沒有被呈現為已達成的共識。
  • 職責：確認每位被指名的負責人都已接受該任務。
  • 詳細資料：對照原始討論內容，核對姓名、數字和期限。
  • 缺少的背景資訊：確認摘要說明了重要決策背後的原因。

您的會議記錄速查表

做好會議記錄，代表要記下決策、指派明確的行動，並追蹤進度。準備好付諸實行了嗎？我們為您準備了一份快速檢查清單，方便您在下次會議前、會議中及會議後隨時參考：

  • 會議前：先確認由誰負責記錄，並準備一份包含標題、日期和議程標題的文件。
  • 會議中：記錄出席情形、決策及其原因，以及註明負責人和期限的行動項目。
  • 在大家離席前：確認各項決策，並請行動項目的負責人確認接受任務。
  • 24 小時內：檢查並整理筆記，然後與需要的人共享連結。
  • 下次會議前：檢視進度、找出阻礙，並將尚未解決的問題加入議程。

不過請留意，會議記錄的私密程度取決於它所來自的會議。Proton Meet 提供端對端加密的 視訊會議，有助於確保機密對話不外洩。