您使用大多數電子郵件提供者傳送的訊息並不安全，但有一些方法可以透過電子郵件傳送敏感資訊。
大多數電子郵件服務是為了方便而建，而不是為了保密。然而，它仍然是商業中的核心通訊工具。
但是，如果您在受監管的行業工作或處理個人、財務或法律資料，共享敏感資訊——如客戶銀行詳細資料、社會安全號碼 (SSN) 和機密客戶帳單資訊——透過電子郵件傳送它們本質上是有風險的。
攔截、未經授權的存取和意外暴露是可能的威脅。但是，當信任是您商業模式的一部分時，您如何處理敏感資訊與您傳遞什麼同樣重要。
我們在這裡提供幫助。如果您是希望了解以下內容的企業領導者，請繼續閱讀：
- 什麼被視為敏感資訊
- 透過電子郵件共享時，哪些類型的資料需要額外保護
- 為什麼標準電子郵件不是傳送敏感資訊的安全頻道
- 透過電子郵件傳送敏感資訊的 4 種方式
- 如何使用加密電子郵件來安全地傳送敏感資料
什麼是敏感資訊？
敏感資訊是指任何可能使個人或企業容易遭受詐欺、身分盜竊、財務損失或法律風險的資料。
這些資料被認為是敏感的，因為如果暴露，它可能被利用來冒充個人、存取帳號或進行財務詐欺。
在實踐中，企業經常共享敏感資料。它們可能是財務報告、合約、員工記錄或客戶資料。
透過標準電子郵件傳送此資訊會使組織面臨合規失敗、罰款和聲譽損害。
透過電子郵件共享時，哪些類型的資料需要額外保護？
大多數個人和企業每天處理個人和機密商業資訊——通常沒有意識到它在標準電子郵件工作流程中有多暴露。出於隱私或安全原因必須保護的資料通常分為三類，基於資料屬於誰及其暴露的影響：
個人資訊
包括內容：
• SSN、銀行對帳單、工作申請、履歷、聯絡詳細資訊、旅行文件。
• 高度敏感資料，例如病歷、性取向、宗教或政治派別。
重要原因：
• 識別個人並可用於身分盜竊。
• 某些屬性可能導致歧視或騷擾。
機密商業資訊
包括內容：
• 商業機密、財務資料、產品計畫。
• 客戶和委託人資料、員工記錄。
重要原因：
• 資料外洩可能導致訴訟、罰款和聲譽損害。
• 根據 GDPR 等法律要求受到保護。
政府機密資訊
包括內容：
• 為國家安全或外交關係而受保護的資料。
• 包括機密等級（機密、秘密、最高機密）和 SCI。
重要原因：
• 處理不當可能危及生命並損害外交關係。
• 適用嚴厲的法律處罰。
為什麼標準電子郵件不是敏感資訊的安全頻道？
標準電子郵件不是敏感資訊的安全頻道，因為它從未被設計來傳遞資訊，而非保護其中的資料。
那些宣傳加密的電子郵件提供者呢？大多數提供者依賴基本的傳輸加密，例如 TLS，它僅保護傳輸中的訊息。
一旦電子郵件到達提供者的伺服器，它通常以提供者可以存取的形式儲存，這使得您的敏感資訊在寄件者和收件者的控制之外可被讀取。
潛在的存取控制通常與共享資訊的敏感度不符。
即使有更進階的安全選項，它們的設定和管理也可能很複雜。企業可能需要承擔手動金鑰管理、自訂政策或他們沒有能力具備的技術專業知識。
這種差距——資料敏感度與大多數電子郵件系統實際執行的安全性之間的差距——通常會為經常處理敏感資訊的企業帶來合規風險。
那麼，是否可以透過電子郵件安全地共享資訊？可以，但前提是要有適當的保護措施。
1. 使用端對端加密電子郵件
透過電子郵件傳送敏感資訊最私密和安全的方法是使用端對端加密。
端對端加密電子郵件確保訊息在寄件者的裝置上加密，並且只能由預期的收件者解密。這意味著電子郵件的內容對其他任何人——包括電子郵件服務提供者、中介、廣告商或第三方——仍然無法讀取。
與基本傳輸加密不同，端對端加密保護傳輸中和靜態的訊息，顯著降低攔截、未經授權的存取或在發生資料外洩時暴露的風險。
安全個人使用
加密電子郵件允許個人安全地共享高度敏感的個人資訊——例如社會安全號碼、銀行詳細資料或身分文件——而不會將該資料暴露於不必要的風險中。
安全商業使用
對於企業而言，加密電子郵件提供了一種傳送機密資訊——包括財務報告、員工記錄、合約和客戶資料——的方法，同時支援隱私和資料保護要求。透過限制對訊息內容的存取，加密有助於組織在必須以電子方式共享敏感資料時降低合規風險。
2. 密碼保護您的商務電子郵件
要將敏感資訊傳送給不使用加密電子郵件服務的人，請使用密碼保護電子郵件。
密碼保護電子郵件不直接將訊息內容傳遞到收件者的收件匣，而是要求收件者在閱讀訊息之前輸入密碼。
如果電子郵件被攔截、誤傳送或透過受損帳號存取，這會增加一層保護。
密碼保護電子郵件如何運作
雖然確切步驟因提供者而異，但一般流程如下：
- 照常撰寫您的電子郵件。
- 在傳送前啟用密碼保護或安全訊息共享。
- 透過單獨的安全頻道（例如電話或加密訊息應用程式）與收件者共享密碼。
僅在無法使用更強的加密時才使用密碼保護。始終透過單獨的安全頻道共享密碼。切勿將密碼與訊息在同一封電子郵件中傳送——這樣做會抵消增加的安全性。
3. 密碼保護您的附件
當電子郵件內文本身不包含敏感資訊且風險主要在於檔案——例如獨立報告、表單或文件——時，密碼保護附件通常就足夠了。
保護檔案本身增加了一層重要的安全性。傳送敏感文件時，請在將其附加到電子郵件之前套用密碼保護。大多數常見的檔案類型——包括 Microsoft Word、Excel、PowerPoint 和 PDF——都支援內建密碼保護。
建立您的檔案，設定強密碼或助記詞，然後將其附加到您的電子郵件。
注意：加密強度因檔案類型而異，收件者必須擁有相容的軟體才能開啟受保護的檔案。如果電子郵件訊息本身包含敏感詳細資料或上下文資訊，僅保護附件可能不夠——在這種情況下，保護整個訊息是更安全的選擇。
4. 使用加密雲端儲存空間
電子郵件服務通常會限制附件大小，這使得一次傳送大型檔案或多個文件變得困難。
在這些情況下，使用帶有加密共享連結的安全雲端儲存服務是更安全、更實用的替代方案。您無需將檔案直接附加到電子郵件，而是將它們上載到安全儲存空間，並與收件者共享連結。
這種方法非常適合共享個人檔案、大型專案資料夾、客戶交付物或技術文件——而無需在收件匣中暴露檔案本身。
安全連結共享如何運作
雖然確切步驟因提供者而異，但一般流程是：
- 將您的檔案上載到安全雲端儲存服務。
- 為選取的檔案或資料夾產生私有或加密共享連結。
- 將連結新增到您的電子郵件並傳送給收件者。
- 收件者使用連結安全地下載或存取檔案。
安全連結共享與額外存取控制（例如密碼保護、過期日期或下載限制）搭配使用時最有效。這些控制有助於限制誰可以存取檔案——以及存取多長時間——如果連結被轉寄或暴露，可降低未經授權存取的風險。
當與強加密結合時，安全檔案共享連結允許團隊協作和交換敏感資訊，而完全不依賴電子郵件附件。
您可以使用密碼保護您的檔案共享連結，或設定過期日期，在此之後連結將被停用。
安全地透過電子郵件傳送敏感資料的最簡單方法
即使有 Slack、安全檔案共享工具和客戶入口網站，電子郵件仍然是日常工作中不可避免的一部分。如果您處理個人、財務或機密資訊，風險不在於您使用電子郵件——而在於您如何使用它。
有了適當的保護措施，您可以繼續使用電子郵件而不犧牲保密性或信任。但這些措施是可接受的權宜之計，而不是預設安全的系統。
端對端加密電子郵件不依賴解決方法、手動決策或完美的使用者行為，而是每次傳送時自動保護訊息。
Proton Mail 是圍繞這一原則設計的。訊息預設加密，對內容的存取嚴格限於寄件者和收件者，安全性不依賴於共享密碼、切換工具或增加日常工作流程的摩擦。
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