Сообщения, которые вы отправляете через большинство провайдеров электронной почты, не защищены, но есть способы отправить конфиденциальную информацию по электронной почте.
Большинство почтовых сервисов создавались для удобства, а не для конфиденциальности. Тем не менее, она остается основным инструментом коммуникации в бизнесе.
Но если вы работаете в регулируемой отрасли или обрабатываете личные, финансовые или юридические данные, передача конфиденциальной информации — такой как банковские реквизиты клиентов, номера социального страхования (SSN) и конфиденциальная информация о счетах клиентов — по электронной почте по своей сути рискованна.
Перехват, несанкционированный доступ и случайное раскрытие являются вероятными угрозами. Но когда доверие является частью вашей бизнес-модели, то, как вы обращаетесь с конфиденциальной информацией, имеет такое же значение, как и то, что вы предоставляете.
Мы здесь, чтобы помочь. Читайте дальше, если вы руководитель бизнеса и хотите понять:
- Что квалифицируется как конфиденциальная информация
- Какие типы данных требуют дополнительной защиты при передаче по электронной почте
- Почему стандартная электронная почта не является безопасным каналом для конфиденциальной информации
- 4 способа отправить конфиденциальную информацию по электронной почте
- Как можно использовать зашифрованную электронную почту для безопасной отправки конфиденциальных данных
Что такое конфиденциальная информация?
Конфиденциальная информация — это любые данные, которые могут сделать человека или бизнес уязвимыми для мошенничества, кражи личных данных, финансовых потерь или юридической ответственности.
Эти данные считаются конфиденциальными, потому что в случае раскрытия их можно использовать для выдачи себя за другого человека, доступа к аккаунтам или совершения финансового мошенничества.
На практике компании регулярно обмениваются конфиденциальными материалами. Это могут быть финансовые отчеты, контракты, личные дела сотрудников или данные клиентов.
Отправка этой информации по стандартной электронной почте подвергает организации риску несоблюдения требований, штрафов и репутационного ущерба.
Какие типы данных требуют дополнительной защиты при передаче по электронной почте?
Большинство людей и компаний ежедневно работают с личной и конфиденциальной деловой информацией — часто не осознавая, насколько она уязвима в стандартных рабочих процессах электронной почты. Данные, которые должны быть защищены по соображениям конфиденциальности или безопасности, обычно группируются в три категории в зависимости от того, кому принадлежат данные, и последствий их раскрытия:
Личная информация
Что включает:
• Номера социального страхования (SSN), банковские выписки, заявления о приеме на работу, резюме, контактные данные, проездные документы.
• Особо чувствительные данные, такие как история болезни, сексуальная ориентация, религия или политическая принадлежность.
Почему это важно:
• Идентифицирует личность и может быть использовано для кражи личных данных.
• Некоторые атрибуты могут привести к дискриминации или преследованию.
Конфиденциальная деловая информация
Что включает:
• Коммерческие тайны, финансовые данные, планы продуктов.
• Данные клиентов, личные дела сотрудников.
Почему это важно:
• Утечки могут привести к судебным искам, штрафам и репутационному ущербу.
• Подлежит защите в соответствии с законами, такими как GDPR.
Государственная секретная информация
Что включает:
• Данные, защищаемые в целях национальной безопасности или международных отношений.
• Включает уровни классификации (Конфиденциально, Секретно, Совершенно секретно) и SCI.
Почему это важно:
• Неправильное обращение может поставить под угрозу жизни и навредить дипломатическим отношениям.
• Применяются суровые юридические наказания.
Почему стандартная электронная почта не является безопасным каналом для конфиденциальной информации?
Стандартная электронная почта не является безопасным каналом для конфиденциальной информации, потому что она никогда не разрабатывалась для защиты данных внутри нее, а только для передачи информации.
Как насчет провайдеров электронной почты, которые рекламируют шифрование? Большинство провайдеров полагаются на базовое транспортное шифрование, такое как TLS, которое защищает сообщения только во время их передачи.
Как только электронное письмо достигает серверов провайдера, оно обычно сохраняется в форме, к которой провайдер может получить доступ, делая вашу конфиденциальную информацию читаемой вне контроля отправителя и получателя.
Базовые средства контроля доступа часто не соответствуют степени конфиденциальности передаваемой информации.
Даже когда доступны более продвинутые опции безопасности, они могут быть сложными в настройке и управлении. Компаниям может потребоваться взять на себя ручное управление ключами, пользовательские политики или техническую экспертизу, для чего у них нет ресурсов.
Этот разрыв — между чувствительностью данных и безопасностью, которую на самом деле обеспечивают большинство почтовых систем, — часто создает риски несоблюдения требований для компаний, которые регулярно работают с конфиденциальной информацией.
Итак, можно ли безопасно передавать информацию по электронной почте? Да, но только при наличии правильных мер защиты.
1. Используйте электронную почту со сквозным шифрованием
Самый конфиденциальный и безопасный способ отправить конфиденциальную информацию по электронной почте — использовать сквозное шифрование.
Электронная почта со сквозным шифрованием гарантирует, что сообщения шифруются на устройстве отправителя и могут быть расшифрованы только предполагаемым получателем. Это означает, что содержимое письма остается нечитаемым для кого-либо еще — включая провайдера почтовых услуг, посредников, рекламодателей или третьих лиц.
В отличие от базового транспортного шифрования, сквозное шифрование защищает сообщения как при передаче, так и при хранении, значительно снижая риск перехвата, несанкционированного доступа или раскрытия в случае утечки.
Безопасное личное использование
Зашифрованная электронная почта позволяет людям безопасно делиться очень чувствительной личной информацией — такой как номера социального страхования, банковские реквизиты или документы, удостоверяющие личность, — не подвергая эти данные ненужному риску.
Безопасное использование в бизнесе
Для компаний зашифрованная электронная почта предоставляет способ отправлять конфиденциальную информацию — включая финансовые отчеты, личные дела сотрудников, контракты и данные клиентов, — поддерживая требования конфиденциальности и защиты данных. Ограничивая доступ к содержимому сообщений, шифрование помогает организациям снизить риск несоблюдения требований, когда конфиденциальные данные должны передаваться в электронном виде.
Узнайте больше о сквозном шифровании
2. Защитите свои рабочие письма паролем
Чтобы отправить конфиденциальную информацию тому, кто не использует сервис зашифрованной электронной почты, используйте защищенное паролем письмо.
Вместо того чтобы доставлять содержимое сообщения непосредственно в почтовый ящик получателя, защищенные паролем письма требуют, чтобы получатель ввел пароль, прежде чем он сможет прочитать сообщение.
Это добавляет уровень защиты, если письмо перехвачено, доставлено по ошибке или доступ к нему получен через скомпрометированный аккаунт.
Как работают защищенные паролем письма
Хотя точные шаги зависят от провайдера, общий процесс выглядит так:
- Напишите письмо как обычно.
- Включите защиту паролем или безопасный обмен сообщениями перед отправкой.
- Поделитесь паролем с получателем через отдельный безопасный канал (например, по телефону или через зашифрованное приложение для обмена сообщениями).
Используйте защиту паролем только тогда, когда более надежное шифрование недоступно. Всегда передавайте пароль через отдельный безопасный канал. Никогда не отправляйте пароль в том же письме, что и сообщение — это сводит на нет дополнительную безопасность.
Узнайте больше о защите писем паролем
3. Защитите свои вложения паролем
Защиты вложений паролем часто достаточно, когда само тело письма не содержит конфиденциальной информации, а риск заключается в основном в файле — например, отдельном отчете, форме или документе.
Защита самого файла добавляет важный уровень безопасности. При отправке конфиденциального документа примените защиту паролем перед прикреплением его к письму. Большинство распространенных типов файлов — включая Microsoft Word, Excel, PowerPoint и PDF — поддерживают встроенную защиту паролем.
Создайте файл, установите надежный пароль или кодовую фразу, а затем прикрепите его к письму.
Примечание: Надежность шифрования зависит от типа файла, и у получателей должно быть совместимое программное обеспечение для открытия защищенных файлов. Если само сообщение электронной почты содержит конфиденциальные детали или контекстную информацию, защиты только вложения может быть недостаточно — в таких случаях защита всего сообщения является более безопасным вариантом.
Узнайте, как безопасно отправлять документы по электронной почте
4. Используйте зашифрованное облачное хранилище
Почтовые сервисы часто ограничивают размер вложений, что затрудняет отправку больших файлов или нескольких документов одновременно.
В таких случаях использование безопасного облачного хранилища с зашифрованными ссылками для обмена является более безопасной и практичной альтернативой. Вместо того чтобы прикреплять файлы непосредственно к письму, вы загружаете их в безопасное хранилище и делитесь ссылкой с получателем.
Этот подход хорошо работает для обмена личными файлами, большими папками проектов, клиентскими материалами или техническими документами — не подвергая сами файлы риску в почтовом ящике.
Как работает безопасный обмен ссылками
Хотя точные шаги зависят от провайдера, общий процесс таков:
- Загрузите свои файлы в безопасное облачное хранилище.
- Сгенерируйте частную или зашифрованную ссылку для обмена выбранными файлами или папками.
- Добавьте ссылку в свое письмо и отправьте его получателю.
- Получатель использует ссылку для безопасной загрузки или доступа к файлам.
Безопасный обмен ссылками наиболее эффективен в сочетании с дополнительными средствами контроля доступа, такими как защита паролем, сроки действия или ограничения на загрузку. Эти средства контроля помогают ограничить, кто может получить доступ к файлам — и как долго, — снижая риск несанкционированного доступа, если ссылка будет переслана или раскрыта.
В сочетании с надежным шифрованием безопасные ссылки для обмена файлами позволяют командам сотрудничать и обмениваться конфиденциальной информацией, вообще не полагаясь на вложения электронной почты.
Вы можете защитить свою ссылку для обмена файлами паролем или установить дату истечения срока действия, после которой ссылка будет отключена.
Узнайте больше о безопасном обмене файлами
Самый простой способ безопасно отправить конфиденциальные данные по электронной почте
Даже при наличии Slack, инструментов безопасного обмена файлами и клиентских порталов электронная почта остается неизбежной частью повседневной работы. Если вы работаете с личной, финансовой или конфиденциальной информацией, риск заключается не в том, что вы используете электронную почту, а в том, как вы ее используете.
При наличии правильных мер защиты вы можете продолжать использовать электронную почту, не жертвуя конфиденциальностью или доверием. Но эти меры являются приемлемыми временными решениями, а не системой, безопасной по умолчанию.
Вместо того чтобы полагаться на обходные пути, ручные решения или идеальное поведение пользователей, электронная почта со сквозным шифрованием защищает сообщения автоматически, каждый раз, когда они отправляются.
Proton Mail разработан на основе этого принципа. Сообщения шифруются по умолчанию, доступ к содержимому строго ограничен отправителем и получателем, а безопасность не зависит от обмена паролями, переключения инструментов или добавления сложностей в повседневные рабочие процессы.
Если вы хотите поддержать наше видение, подпишитесь на платный тариф. Вместе мы можем построить лучший Интернет, где конфиденциальность является стандартом по умолчанию.
