대부분의 이메일 제공 업체를 통해 보내는 메시지는 안전하지 않지만, 이메일로 민감한 정보를 보내는 방법이 있습니다.
대부분의 이메일 서비스는 기밀성이 아니라 편의를 위해 구축되었습니다. 그러나 여전히 비즈니스에서 핵심적인 커뮤니케이션 도구로 남아 있습니다.
하지만 규제 산업에 종사하거나 개인, 금융 또는 법률 데이터를 다루는 경우, 고객 은행 세부사항, 사회 보장 번호(SSN), 기밀 고객 청구 정보와 같은 민감한 정보를 공유하고 이를 이메일로 보내는 것은 본질적으로 위험합니다.
가로채기, 무단 접근, 우발적인 노출은 가능성 높은 위협입니다. 하지만 신뢰가 비즈니스 모델의 일부일 때, 민감한 정보를 다루는 방식은 전달하는 내용만큼이나 중요합니다.
우리가 도와드리겠습니다. 다음 내용을 이해하고자 하는 비즈니스 리더라면 계속 읽어보세요.
- 무엇이 민감한 정보에 해당하는지
- 이메일로 공유할 때 추가 보호가 필요한 데이터 유형
- 표준 이메일이 민감한 정보에 안전한 채널이 아닌 이유
- 이메일로 민감한 정보를 보내는 4가지 방법
- 암호화된 이메일을 사용하여 민감한 데이터를 안전하게 보내는 방법
민감한 정보란 무엇인가요?
민감한 정보는 개인이나 기업을 사기, 신원 도용, 금전적 손실 또는 법적 노출에 취약하게 만들 수 있는 모든 데이터입니다.
이 데이터가 노출되면 개인을 사칭하거나, 계정에 접근하거나, 금융 사기를 저지르는 데 악용될 수 있기 때문에 민감한 것으로 간주됩니다.
실제로 기업은 일상적으로 민감한 자료를 공유합니다. 재무 보고서, 계약서, 직원 기록 또는 고객 데이터일 수 있습니다.
표준 이메일로 이러한 정보를 보내면 조직은 규정 준수 실패, 벌금 및 평판 손상에 노출됩니다.
이메일로 공유할 때 추가 보호가 필요한 데이터 유형은 무엇인가요?
대부분의 개인과 기업은 매일 개인 및 기밀 비즈니스 정보를 다루지만, 표준 이메일 워크플로에서 이것이 얼마나 노출될 수 있는지 깨닫지 못하는 경우가 많습니다. 개인정보 보호나 보안상의 이유로 보호해야 하는 데이터는 데이터의 소유자와 노출 시 영향에 따라 일반적으로 세 가지 범주로 분류됩니다.
개인 정보
포함 내용:
• SSN, 은행 명세서, 입사 지원서, 이력서, 연락처 정보, 여행 서류.
• 병력, 성적 지향, 종교 또는 정치적 성향과 같은 매우 민감한 데이터.
중요한 이유:
• 개인을 식별하며 신원 도용에 사용될 수 있음.
• 일부 속성은 차별이나 괴롭힘으로 이어질 수 있음.
기밀 비즈니스 정보
포함 내용:
• 영업 비밀, 재무 데이터, 제품 계획.
• 고객 및 클라이언트 데이터, 직원 기록.
중요한 이유:
• 보안 사고는 소송, 벌금 및 평판 손상을 초래할 수 있음.
• GDPR과 같은 법률에 따라 보호해야 함.
정부 기밀 정보
포함 내용:
• 국가 안보 또는 외교 관계를 위해 보호되는 데이터.
• 분류 등급(대외비, 비밀, 일급비밀) 및 SCI 포함.
중요한 이유:
• 잘못 취급하면 생명을 위험에 빠뜨리고 외교 관계를 해칠 수 있음.
• 엄중한 법적 처벌이 적용됨.
왜 표준 이메일은 민감한 정보에 안전한 채널이 아닌가요?
표준 이메일은 정보를 전달하도록 설계되었지 그 안의 데이터를 보호하도록 설계되지 않았기 때문에 민감한 정보에 안전한 채널이 아닙니다.
암호화를 광고하는 이메일 제공 업체는 어떨까요? 대부분의 제공 업체는 TLS와 같은 기본 전송 암호화에 의존하는데, 이는 메시지가 전송되는 동안에만 보호합니다.
이메일이 제공 업체의 서버에 도달하면 일반적으로 제공 업체가 접근할 수 있는 형태로 저장되므로, 보낸 사람과 수신인의 통제 범위를 벗어나 민감한 정보를 읽을 수 있게 됩니다.
기본적인 접근 통제는 공유되는 정보의 민감도와 일치하지 않는 경우가 많습니다.
더 고급 보안 옵션을 사용할 수 있는 경우에도 구성하고 관리하기 복잡할 수 있습니다. 기업은 수동 키 관리, 사용자 지정 정책 또는 역량이 없는 기술 전문 지식을 맡아야 할 수도 있습니다.
데이터의 민감도와 대부분의 이메일 시스템이 실제로 시행하는 보안 사이의 이러한 격차는 민감한 정보를 정기적으로 다루는 기업에 종종 규정 준수 위험을 초래합니다.
그렇다면 이메일을 통해 정보를 안전하게 공유할 수 있을까요? 네, 하지만 올바른 안전장치가 마련되어 있어야만 가능합니다.
1. 종단 간 암호화 이메일 사용
이메일로 민감한 정보를 보내는 가장 비공개적이고 안전한 방법은 종단 간 암호화를 사용하는 것입니다.
종단 간 암호화된 이메일은 메시지가 보낸 사람의 기기에서 암호화되고 의도한 수신인만 복호화할 수 있도록 보장합니다. 즉, 이메일 제공 업체, 중개자, 광고주 또는 제3자를 포함하여 다른 누구도 이메일 내용을 읽을 수 없습니다.
기본 전송 암호화와 달리 종단 간 암호화는 전송 중일 때와 저장되어 있을 때 모두 메시지를 보호하여 가로채기, 무단 접근 또는 침해 시 노출 위험을 크게 줄입니다.
안전한 개인 사용
암호화된 이메일을 사용하면 불필요한 위험에 데이터를 노출시키지 않고 사회 보장 번호, 은행 세부사항 또는 신분 증명서와 같은 매우 민감한 개인 정보를 안전하게 공유할 수 있습니다.
안전한 비즈니스 사용
기업의 경우 암호화된 이메일은 재무 보고서, 직원 기록, 계약서 및 고객 데이터를 포함한 기밀 정보를 보내는 동시에 개인정보 보호 및 데이터 보호 요구 사항을 지원하는 방법을 제공합니다. 메시지 내용에 대한 접근을 제한함으로써 암호화는 민감한 데이터를 전자적으로 공유해야 할 때 조직의 규정 준수 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.
2. 비즈니스 이메일 비밀번호 보호
암호화된 이메일 서비스를 사용하지 않는 사람에게 민감한 정보를 보내려면 비밀번호로 보호된 이메일을 사용하세요.
메시지 내용을 수신인의 받은 편지함으로 직접 전달하는 대신, 비밀번호로 보호된 이메일은 수신인이 메시지를 읽기 전에 비밀번호를 입력해야 합니다.
이는 이메일이 가로채지거나, 잘못 전달되거나, 침해된 계정을 통해 접근될 경우 보호 계층을 추가합니다.
비밀번호로 보호된 이메일의 작동 방식
정확한 단계는 제공 업체마다 다르지만 일반적인 과정은 다음과 같습니다.
- 평소처럼 이메일을 작성합니다.
- 보내기 전에 비밀번호 보호 또는 보안 메시지 공유를 활성화합니다.
- 별도의 보안 채널(예: 전화 통화 또는 암호화된 메시지 앱)을 통해 수신인과 비밀번호를 공유합니다.
더 강력한 암호화를 사용할 수 없을 때만 비밀번호 보호를 사용하세요. 항상 별도의 보안 채널을 통해 비밀번호를 공유하세요. 메시지와 동일한 이메일에 비밀번호를 절대 보내지 마세요. 그렇게 하면 추가된 보안 효과가 상쇄됩니다.
3. 첨부 파일 비밀번호 보호
이메일 본문에 민감한 정보가 없고 독립형 보고서, 양식 또는 문서와 같이 주로 파일에 위험이 있는 경우 첨부 파일을 비밀번호로 보호하는 것으로 충분한 경우가 많습니다.
파일 자체를 보호하면 중요한 보안 계층이 추가됩니다. 민감한 문서를 보낼 때 이메일에 첨부하기 전에 비밀번호 보호를 적용하세요. Microsoft Word, Excel, PowerPoint 및 PDF를 포함한 대부분의 일반적인 파일 유형은 내장된 비밀번호 보호 기능을 지원합니다.
파일을 생성하고 강력한 비밀번호나 패스프레이즈를 설정한 다음 이메일에 첨부하세요.
참고: 암호화 강도는 파일 유형에 따라 다르며, 수신인은 보호된 파일을 열기 위해 호환되는 소프트웨어가 있어야 합니다. 이메일 메시지 자체에 민감한 세부사항이나 문맥 정보가 포함된 경우 첨부 파일만 보호하는 것으로는 충분하지 않을 수 있으며, 이러한 경우 전체 메시지를 보호하는 것이 더 안전한 옵션입니다.
4. 암호화된 클라우드 스토리지 사용
이메일 서비스는 종종 첨부 파일 크기를 제한하여 대용량 파일이나 여러 문서를 한 번에 보내기 어렵게 만듭니다.
이러한 경우 암호화된 공유 링크가 있는 보안 클라우드 스토리지 서비스를 사용하는 것이 더 안전하고 실용적인 대안입니다. 파일을 이메일에 직접 첨부하는 대신 보안 저장공간에 업로드하고 수신인과 링크를 공유합니다.
이 접근 방식은 받은 편지함에 파일 자체를 노출하지 않고 개인 파일, 대규모 프로젝트 폴더, 클라이언트 결과물 또는 기술 문서를 공유하는 데 효과적입니다.
보안 링크 공유 작동 방식
정확한 단계는 제공 업체마다 다르지만 일반적인 과정은 다음과 같습니다.
- 파일을 보안 클라우드 스토리지 서비스에 업로드합니다.
- 선택한 파일 또는 폴더에 대한 개인 또는 암호화된 공유 링크를 생성합니다.
- 이메일에 링크를 추가하고 수신인에게 보냅니다.
- 수신인은 링크를 사용하여 파일을 안전하게 다운로드하거나 접근합니다.
보안 링크 공유는 비밀번호 보호, 유효기간 또는 다운로드 제한과 같은 추가 접근 제어와 결합될 때 가장 효과적입니다. 이러한 제어는 파일에 접근할 수 있는 사람과 기간을 제한하여 링크가 전달되거나 노출될 경우 무단 접근의 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.
강력한 암호화와 결합된 보안 파일 공유 링크를 사용하면 팀은 이메일 첨부 파일에 전혀 의존하지 않고 협업하고 민감한 정보를 교환할 수 있습니다.
파일 공유 링크를 비밀번호로 보호하거나 링크가 비활성화되는 유효기간을 설정할 수 있습니다.
민감한 데이터를 이메일로 안전하게 보내는 가장 쉬운 방법
Slack, 보안 파일 공유 도구 및 클라이언트 포털이 있어도 이메일은 일상 업무에서 피할 수 없는 부분으로 남아 있습니다. 개인 정보, 금융 정보 또는 기밀 정보를 다루는 경우, 위험은 이메일을 사용하는 것 자체가 아니라 이메일을 사용하는 방식에 있습니다.
적절한 안전 장치를 사용하면 기밀성이나 신뢰를 희생하지 않고 이메일을 계속 사용할 수 있습니다. 그러나 이러한 조치는 허용 가능한 임시방편일 뿐, 기본적으로 안전한 시스템은 아닙니다.
해결 방법, 수동 결정 또는 완벽한 사용자 행동에 의존하는 대신, 종단간 암호화된 이메일은 메시지가 전송될 때마다 자동으로 보호합니다.
Proton Mail은 이러한 원칙을 바탕으로 설계되었습니다. 메시지는 기본적으로 암호화되고, 내용에 대한 접근은 보낸 사람과 수신인으로 엄격히 제한되며, 보안은 비밀번호 공유, 도구 전환 또는 일상적인 업무 흐름에 마찰을 추가하는 것에 의존하지 않습니다.
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