ほとんどのメールプロバイダーで送信するメッセージは安全ではありませんが、メールで機密情報を送信する方法はあります。
ほとんどのメールサービスは、機密性ではなく利便性のために構築されました。しかし、それは依然としてビジネスにおける中核的なコミュニケーションツールです。
しかし、規制産業で働いている場合や、個人、金融、法的なデータを扱う場合、機密情報（顧客の銀行詳細、社会保障番号（SSN）、機密のクライアント請求情報など）を共有する際、それらをメールで送信することは本質的に危険です。
傍受、不正アクセス、偶発的な漏洩はあり得る脅威です。しかし、信頼がビジネスモデルの一部である場合、機密情報の扱い方は、何を提供するのかと同じくらい重要です。
私たちがお手伝いします。以下について理解したいと考えているビジネスリーダーの方は、読み進めてください。
- 何が機密情報に該当するか
- メールで共有する場合にさらなる保護が必要なデータの種類
- なぜ標準的なメールは機密情報にとって安全なチャンネルではないのか
- メールで機密情報を送信する4つの方法
- 暗号化済みメールを使用して機密データを安全に送信する方法
機密情報とは？
機密情報とは、個人や企業を詐欺、なりすまし、金銭的損失、法的責任に対して脆弱にする可能性のあるあらゆるデータのことです。
このデータが機密と見なされるのは、もし漏洩した場合、個人のなりすまし、アカウントへのアクセス、あるいは金融詐欺に悪用される可能性があるからです。
実際、企業は日常的に機密資料を共有しています。それは財務報告書、契約書、従業員記録、あるいは顧客データかもしれません。
この情報を標準的なメールで送信すると、組織はコンプライアンス違反、罰金、評判の低下にさらされます。
メールで共有する場合にさらなる保護が必要なデータの種類は？
ほとんどの個人や企業は、個人情報や企業の機密情報を毎日扱っていますが、標準的なメールワークフローにおいてそれらがいかに危険にさらされているかに気づいていないことがよくあります。プライバシーやセキュリティ上の理由から保護しなければならないデータは、誰のデータか、そして漏洩の影響に基づいて、一般的に3つのカテゴリに分類されます。
個人情報
含まれるもの：
• SSN、銀行取引明細書、求職申込書、履歴書、連絡先の詳細、渡航書類。
• 病歴、性的指向、宗教、政治的所属などの極めて機密性の高いデータ。
重要である理由：
• 個人を特定し、なりすましに使用される可能性があります。
• 一部の属性は差別や嫌がらせにつながる可能性があります。
企業の機密情報
含まれるもの：
• 企業秘密、財務データ、製品プラン。
• 顧客およびクライアントのデータ、従業員記録。
重要である理由：
• 侵害は訴訟、罰金、評判の低下を引き起こす可能性があります。
• GDPRなどの法律の下で保護することが求められます。
政府の機密情報
含まれるもの：
• 国家安全保障や外交関係のために保護されているデータ。
• 機密レベル（Confidential、Secret、Top Secret）とSCIが含まれます。
重要である理由：
• 取り扱いを誤ると生命を危険にさらしたり、外交関係を損なったりする可能性があります。
• 厳しい法的罰則が適用されます。
なぜ標準的なメールは機密情報にとって安全なチャンネルではないのか？
標準的なメールが機密情報にとって安全なチャンネルではない理由は、それが情報を届けるために設計されたものであり、中のデータを保護するためではなかったからです。
暗号化を宣伝しているメールプロバイダーはどうでしょうか？ほとんどのプロバイダーは、TLSのような基本的な転送時の暗号化に依存しており、これは転送中のメッセージしか保護しません。
メールがプロバイダーのサーバーに届くと、通常はプロバイダーがアクセスできる形式で保管されるため、機密情報は差出人と宛先の管理外で読み取り可能になります。
基礎となるアクセス制御は、共有される情報の機密性と一致しないことがよくあります。
より高度なセキュリティオプションが利用可能な場合でも、設定や管理が複雑になることがあります。企業は手動での鍵管理、カスタムポリシー、あるいは技術的専門知識を引き受ける必要があるかもしれませんが、それだけの能力がない場合もあります。
データの機密性とほとんどのメールシステムが実際に強制するセキュリティとの間のこのギャップは、機密情報を定期的に扱う企業にコンプライアンスリスクをもたらすことがよくあります。
では、メールを通じて情報を安全に共有することは可能でしょうか？はい、ですが適切な保護措置が講じられている場合に限ります。
1. エンドツーエンド暗号化メールを使用する
メールで機密情報を送信する最もプライベートで安全な方法は、エンドツーエンド暗号化を使用することです。
エンドツーエンド暗号化メールは、メッセージが差出人のデバイス上で暗号化され、意図された宛先によってのみ復号化できることを保証します。つまり、メールプロバイダー、仲介者、広告主、サードパーティを含む他の誰も、メールの内容を読むことはできません。
基本的な転送時の暗号化とは異なり、エンドツーエンド暗号化は転送中と保存時の両方でメッセージを保護し、傍受、不正アクセス、あるいは侵害が発生した場合の漏洩リスクを大幅に低減します。
安全な個人利用
暗号化済みメールにより、個人は社会保障番号、銀行の詳細、身分証明書などの極めて機密性の高い個人情報を、データを不必要なリスクにさらすことなく安全に共有できます。
安全なビジネス利用
企業にとって、暗号化済みメールは、プライバシーとデータ保護の要件をサポートしながら、財務報告書、従業員記録、契約書、クライアントデータなどの機密情報を送信する方法を提供します。メッセージ内容へのアクセスを制限することで、暗号化は機密データを電子的に共有しなければならない場合の組織のコンプライアンスリスクを低減するのに役立ちます。
2. ビジネスメールをパスワードで保護する
暗号化済みメールサービスを使用していない相手に機密情報を送信するには、パスワードで保護されたメールを使用します。
メッセージの内容を宛先の受信トレイに直接配信する代わりに、パスワードで保護されたメールでは、宛先がメッセージを読む前にパスワードを入力する必要があります。
これにより、メールが傍受されたり、誤配信されたり、侵害されたアカウントを通じてアクセスされたりした場合の保護層が追加されます。
パスワードで保護されたメールの仕組み
正確な手順はプロバイダーによって異なりますが、一般的なプロセスは次のとおりです。
- 通常通りメールを作成します。
- 送信する前にパスワード保護または安全なメッセージ共有を有効にします。
- 別の安全なチャンネル（電話や暗号化済みメッセージングアプリなど）を通じてパスワードを宛先と共有します。
より強力な暗号化が利用できない場合にのみ、パスワード保護を使用してください。パスワードは必ず別の安全なチャンネルで共有してください。メッセージと同じメールでパスワードを送信しないでください。そうすると、追加されたセキュリティが無効になってしまいます。
3. 添付ファイルをパスワードで保護する
メール本文自体に機密情報が含まれておらず、リスクが主にファイル（独立したレポート、フォーム、文書など）にある場合は、添付ファイルをパスワードで保護するだけで十分なことがよくあります。
ファイル自体を保護することは、重要なセキュリティ層を追加します。機密文書を送信する場合は、メールに添付する前にパスワード保護を適用してください。Microsoft Word、Excel、PowerPoint、PDFなどの最も一般的なファイルタイプは、組み込みのパスワード保護をサポートしています。
ファイルを作成し、強力なパスワードまたはパスフレーズを設定してから、メールに添付します。
注：暗号化の強度はファイルタイプによって異なり、宛先は保護されたファイルを開くために互換性のあるソフトウェアを持っている必要があります。メールメッセージ自体に機密の詳細や文脈情報が含まれている場合、添付ファイルのみを保護するだけでは不十分かもしれません。そのような場合は、メッセージ全体を保護する方が安全な選択肢です。
4. 暗号化済みクラウドストレージを使用する
メールサービスは添付ファイルのサイズを制限していることが多く、大きなファイルや複数の文書を一度に送信するのが難しい場合があります。
このような場合、暗号化済み共有リンクを備えた安全なクラウドストレージサービスを使用することが、より安全で実用的な代替手段となります。ファイルをメールに直接添付するのではなく、安全なストレージ容量にアップロードし、宛先とリンクを共有します。
このアプローチは、個人ファイル、大規模なプロジェクトフォルダー、クライアントへの成果物、技術文書などを共有するのに適しており、ファイルそのものを受信トレイで危険にさらすことはありません。
安全なリンク共有の仕組み
正確な手順はプロバイダーによって異なりますが、一般的なプロセスは以下のとおりです。
- ファイルを安全なクラウドストレージサービスにアップロードします。
- 選択したファイルまたはフォルダーに対して、プライベートまたは暗号化済み共有リンクを生成します。
- リンクをメールに追加し、宛先に送信します。
- 宛先はリンクを使用してファイルを安全にダウンロードまたはアクセスします。
安全なリンク共有は、パスワード保護、有効期限、ダウンロード制限などの追加のアクセス制御と組み合わせると最も効果的です。これらの制御は、誰がファイルにアクセスできるか、そしていつまでアクセスできるかを制限するのに役立ち、リンクが転送されたり公開されたりした場合の不正アクセスのリスクを低減します。
強力な暗号化と組み合わせることで、安全なファイル共有リンクにより、チームはメールの添付ファイルに全く頼ることなく協力し、機密情報を交換することができます。
ファイル共有リンクをパスワードで保護したり、リンクが無効化される有効期限を設定したりできます。
機密データをメールで安全に送信する最も簡単な方法
Slack、安全なファイル共有ツール、クライアントポータルがあっても、メールは依然として日常業務の避けられない部分です。個人、金融、または機密情報を扱う場合、リスクはメールを使用することではなく、その使い方にあります。
適切な保護措置を講じれば、機密性や信頼を犠牲にすることなくメールを使い続けることができます。しかし、これらの対策は許容できる一時しのぎであり、デフォルトで安全なシステムではありません。
回避策、手動での決定、あるいは完璧なユーザー行動に頼る代わりに、エンドツーエンド暗号化メールはメッセージが送信されるたびに自動的に保護します。
Proton Mailはこの原則に基づいて設計されています。メッセージはデフォルトで暗号化され、内容へのアクセスは差出人と宛先に厳格に制限されており、セキュリティはパスワードの共有やツールの切り替え、日常のワークフローへの手間の追加に依存しません。
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