Documentare ciò di cui hai discusso durante una riunione è una parte integrante della tenuta dei registri. Per le organizzazioni formali e i gruppi guidati dalla comunità, i verbali di riunione assicurano che ci sia una prova scritta delle conversazioni e delle decisioni a cui si può fare riferimento in seguito.
In questo articolo, esploreremo cosa sono i verbali di riunione, cosa includere e forniremo modelli così potrai crearne uno tuo.
Condivideremo anche come puoi scrivere i tuoi verbali di riunione utilizzando un editor di documenti che ti consente di memorizzare e condividere in modo sicuro e garantisce che nessuno possa accedervi senza il tuo permesso.
Cosa sono i verbali di riunione?
I verbali di riunione, noti anche come verbali dell’incontro, sono un registro scritto di una riunione o udienza. Forniamo un riassunto strutturato dei punti chiave trattati, delle decisioni prese e degli incarichi assegnati.
Tenere i verbali di una riunione assicura che ci sia un unico registro formale di una discussione a cui tutte le parti interessate possono fare riferimento. Possono servire come riferimento per riunioni future, aiutando a rivedere e ricordare ciò di cui hai discusso precedentemente.
Questi documenti sono comunemente utilizzati da organizzazioni che devono mantenere la responsabilità delle loro azioni, come enti legali, collegi medici e organismi simili. I consigli di amministrazione, ad esempio, utilizzano i verbali di riunione per documentare delibere, voti e decisioni prese durante una riunione di consiglio.
Sebbene i verbali di riunione siano solitamente creati per servire come aiuto all’interno di un’organizzazione, un tribunale può ordinare a un’organizzazione di consegnare i verbali di riunione come prova in una causa legale. In alcuni casi, l’assenza di verbali di riunione può fungere da prova che una riunione non si sia affatto svolta.
Non sono strettamente per organizzazioni politiche o professionali. Qualsiasi gruppo con più parti interessate che ha bisogno di coordinare nel tempo dovrebbe considerare di tenere i verbali delle proprie riunioni, inclusi gruppi di sorveglianza di quartiere, associazioni di proprietari di casa, leghe sportive amatoriali, gruppi di hobby o comitati spirituali.
Cosa includere nei verbali di riunione?
Non c’è un formato unico per i verbali di riunione. Tuttavia, la maggior parte segue una struttura simile. Un documento efficace per i verbali di riunione elenca chiaramente i contesti e le informazioni essenziali in modo che anche qualcuno che non ha partecipato alla discussione possa comprendere ciò che è avvenuto. Ecco alcune sezioni da includere:
- Informazioni di base: Inizia con la data, l’ora e il luogo della riunione. Includi anche i nomi dei partecipanti e, se notevoli, degli assenti.
- Punti dell’agenda: Elenca tutti gli argomenti trattati durante la riunione nell’ordine in cui sono stati affrontati. Questo crea una chiara struttura per i tuoi verbali.
- Note chiave: Nota i punti essenziali che sono importanti per il contesto, come informazioni di base, punti di vista differenti o argomenti che hanno influenzato le decisioni.
- Decisioni prese: Documenta le decisioni prese per ogni punto dell’agenda. Dovresti specificare chi ha preso la decisione e quali sono i prossimi passi.
- Elementi d’azione: Registra qualsiasi compito assegnato durante la riunione. Documenta chi è responsabile per ciascun compito e la scadenza per il completamento.
- Prossima riunione: Se deciso, annota la data e l’ora della prossima riunione e eventuali elementi in sospeso che potrebbero ancora necessitare di essere affrontati.
Esempio di verbale di riunione
Se non hai mai creato questo tipo di documento prima, può essere difficile capire come scrivere i verbali della riunione.
Abbiamo creato un modello per aiutarti a iniziare.
Tieni i tuoi verbali di riunione privati e sicuri
Mantenere i verbali di riunione confidenziali è spesso cruciale per proteggere informazioni sensibili discusse durante le riunioni, come decisioni strategiche, dati finanziari o questioni personali.
Per garantire sicurezza e privacy per i tuoi verbali, considera di utilizzare un editor di documenti crittografato end-to-end come Docs in Proton Drive. Con Docs, puoi registrare, condividere e accedere ai verbali di riunione in modo sicuro senza rischiare accessi non autorizzati o violazioni dei dati.
Docs consente anche di collaborare con altri in tempo reale. Vedi chi sta visualizzando il tuo documento, lascia commenti e segui i movimenti del cursore, il tutto assicurandoti che nessuno — neppure Proton — possa vedere i tuoi verbali senza il tuo permesso.
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