Palkan saaminen ajallaan on yksi tärkeimmistä osista freelancerina olemisessa. Jos olette koskaan pyörittäneet omaa yritystä tai tehneet sopimustyötä asiakkaalle, tiedätte kuinka tärkeää on lähettää laskunne ajoissa.
Jos olette aloittamassa freelance-keikkaa ensimmäistä kertaa, on joitakin asioita, jotka teidän tulisi tietää — kuten se, että kaikki asiakkaat eivät maksa freelance-työntekijöilleen ajallaan. Sen varmistaminen, että saatte maksun viipymättä, tarkoittaa järjestelmällisyyttä ja projektin määräaikojen noudattamista, ja siihen sisältyy ammattimaisen laskun lähettäminen, kun se erääntyy.
Miksi oikea laskusähköposti on tärkeä
Asianmukaisen laskun lähettäminen on vastuullanne pienyrityksen omistajana, ja se voi auttaa teitä viestimään taloudellisista sopimuksistanne ammattimaisesti ja selkeästi, ilman kiusallista edestakaisin vääntämistä. Parhaat laskut vähentävät maksuviivästyksiä, välttävät rahasähläyksiä ja toimivat kirjallisena dokumentaationa henkilökohtaisille taloustiedoillenne.
Ettekö ole varmoja, kuinka lähettää lasku asiakkaalle tai tarvitsetteko päivitystä nykyiseen? Olemme laatineet viisi muokattavaa mallia, jotka voitte kopioida, liittää ja muokata sähköpostiksi, jotta voitte palata työskentelemään seuraavan suuren projektinne parissa.
Kuinka lähettää lasku
Olipa kyseessä ensimmäinen laskunne tai sadas, kaikkien sähköpostien tulisi noudattaa samankaltaista muotoa. Varmistakaa, että:
- Käytätte selkeää aiheriviä, kuten ”Lasku nro 0027 — Danin Grafiikkastudio.”
- Pidätte sähköpostinne lyhyenä ja ohjaatte lukijan nopeasti liitteenä olevaan laskuun.
- Liitätte laskunne PDF-tiedostona helppoa luettavuutta varten.
- Sisällytätte kaikki olennaiset maksutiedot laskuunne, kuten projektin nimen, tuntihinnan, maksutavan (tähän voi kuulua pankkinne reititys- ja tilinumerot) ja kokonaissumman.
- Käytätte nelinumeroista numeroa laskussanne luodaksenne ammattimaisen sävyn.
Muokattavat laskusähköpostimallit
1. Ensimmäisen kerran laskusähköpostimalli
Milloin käyttää: Laskutettaessa asiakasta ensimmäistä kertaa
Sävy: Ystävällinen ja ammattimainen
Aihe: Lasku nro 1001 lähettäjältä [nimenne/yrityksenne]
Hei [asiakkaan nimi],
Olen liittänyt laskun [projekti/palvelu] varten, joka valmistui [päivämäärä].
Lasku nro: 1001
Maksettava summa:
Eräpäivä:
Maksutapa:
Ilmoittakaa minulle, jos teillä on kysyttävää. Odotan innolla yhteistyötä jälleen pian.
Ystävällisin terveisin,
[Nimenne]
[Yrityksenne nimi]
[Puhelinnumero]
2. Toistuvan asiakkaan laskusähköpostimalli
Milloin käyttää: Kuukausilaskutus tai toistuvat asiakkaat
Sävy: Ammattimainen ja johdonmukainen
Aihe: Kuukausilasku nro 2034 — [kuukausi/palvelu]
Hei [asiakkaan nimi],
Tässä on tämän kuun lasku [projektista tai palvelusta].
Maksu erääntyy [päivämäärä].
Lasku nro:
Summa:
Maksutapa:
Kiitos jälleen liiketoiminnastanne. Ilmoittakaa minulle, jos teillä on kysyttävää tai huolenaiheita.
Terveisin,
[Nimenne]
[Yrityksenne nimi]
[Puhelinnumero]
3. Projektin valmistumisen laskusähköpostimalli
Käyttötilanne: Kun olet saanut projektin tai palvelun täysin valmiiksi
Sävy: Arvostava mutta suora
Aihe: Loppulasku projektista [project]
Hei [asiakkaan nimi],
Kiitos vielä mahdollisuudesta työskennellä projektin [project] parissa.
Olen liittänyt mukaan loppulaskun suoritetuista palveluista.
Laskun nro:
Summa:
Eräpäivä:
Odotan innolla yhteistyötä kanssanne tulevaisuudessa.
Ystävällisin terveisin,
[Nimenne]
[Yrityksenne nimi]
[Puhelinnumero]
4. Erääntyneen laskun sähköpostimalli
Käyttötilanne: Kun maksu on erääntynyt
Sävy: Tiukka mutta kohtelias
Aihe: Erääntynyt lasku #1002 – vaatii välitöntä huomiota
Hei [asiakkaan nimi],
Vain nopea muistutus, että lasku #1002 [palvelu/projekti] erääntyi [päivämäärä].
Maksettava kokonaissumma on [määrä] $ ja se on tällä hetkellä maksamatta.
Päiviä myöhässä: [päivien lkm]
Järjestättehän maksun mahdollisimman pian viivästysmaksujen välttämiseksi. Jos olette jo suorittaneet maksun, jättäkää tämä viesti huomiotta.
Ilmoittakaa minulle, jos ilmenee ongelmia tai tarvitsette päivitetyn laskun.
Ystävällisin terveisin,
[Nimenne]
[Yrityksenne nimi]
[Puhelinnumero]
5. Myöhässä olevan laskun sähköpostimalli
Käyttötilanne: Kun olet myöhässä laskun lähettämisessä
Sävy: Kohtelias mutta virallinen
Aihe: Lasku #1004
Hei [asiakkaan nimi],
Pahoitteluni laskun #1004 myöhäisestä lähettämisestä. Lasku koskee palveluita, jotka on suoritettu projektille [project] ajanjaksolla [päivämäärät]. Olen liittänyt laskun tarkistettavaksenne.
Loppusumma:
Uusi eräpäivä:
Ilmoittakaa minulle, jos teillä on kysyttävää.
Kiitos vielä,
[Nimenne]
[Yrityksenne nimi]
[Puhelinnumero]
Hallitse pienyrityksen laskutus
Kun olet valinnut laskun sähköpostimallin, muista tarkistaa tietosi kahdesti ennen lähettämistä. Järjestelmällisyys ja freelance-laskutusprosessin hallinta ovat tärkeitä vaiheita maksujen saamisessa ajallaan.
Kun tiedät, miten lasku lähetetään, varmista, että lähetät sen viipymättä kannustaaksesi maksamaan ajallaan.
On sanomattakin selvää, että maksuehdoista on aina sovittava kirjallisesti ennen laskun lähettämistä tai palveluiden suorittamista, ja muista seurata tilannetta johdonmukaisesti maksuviivästysten sattuessa.
