Dibayar tepat waktu adalah salah satu bagian terpenting menjadi seorang pekerja lepas. Jika Anda pernah menjalankan bisnis sendiri atau melakukan pekerjaan kontrak untuk klien, maka Anda tahu betapa pentingnya mengirimkan faktur Anda tepat waktu.
Jika Anda memulai pekerjaan lepas untuk pertama kalinya, ada beberapa hal yang harus Anda ketahui — seperti tidak semua klien membayar pekerja lepas mereka tepat waktu. Memastikan Anda dibayar dengan segera berarti harus terorganisasi dan selalu memantau tenggat waktu proyek, dan itu termasuk mengirimkan faktur profesional saat jatuh tempo.
Mengapa email faktur yang tepat itu penting
Mengirimkan faktur yang layak adalah tanggung jawab Anda sebagai pemilik bisnis kecil, dan hal ini dapat membantu Anda mengomunikasikan perjanjian keuangan Anda secara profesional dan jelas, tanpa ada komunikasi bolak-balik yang canggung. Faktur terbaik mengurangi keterlambatan pembayaran, menghindari kesalahan keuangan, dan berfungsi sebagai dokumentasi tertulis untuk catatan keuangan pribadi Anda.
Bingung bagaimana cara mengirimkan faktur kepada klien atau perlu memperbarui faktur yang ada sekarang? Kami telah menyusun lima templat yang dapat disesuaikan yang dapat Anda salin, tempel, dan edit ke dalam email sehingga Anda dapat kembali mengerjakan proyek besar Anda berikutnya.
Cara mengirimkan faktur
Baik itu faktur pertama Anda atau yang ke-100, semua email harus mengikuti format yang serupa. Pastikan untuk:
- Gunakan baris subjek yang jelas, seperti “Faktur #0027 — Dani’s Graphics Studio.”
- Buat email Anda tetap singkat dan segera arahkan pembaca ke faktur yang dilampirkan.
- Lampirkan faktur Anda sebagai PDF agar mudah dibaca.
- Sertakan semua rincian pembayaran penting dalam faktur Anda, seperti judul proyek, tarif per jam, metode pembayaran (ini mungkin mencakup nomor perutean dan nomor akun bank Anda), dan jumlah total.
- Gunakan nomor empat digit untuk faktur Anda guna memberikan kesan profesional.
Templat email faktur yang dapat disesuaikan
1. Templat email faktur pertama kali
Kapan digunakan: Pertama kali menagih klien
Nada: Ramah dan profesional
Baris subjek: Faktur #1001 dari [nama/bisnis Anda]
Halo [nama klien],
Saya telah melampirkan faktur untuk [proyek/layanan] yang diselesaikan pada [tanggal].
Faktur #: 1001
Jumlah jatuh tempo:
Tanggal jatuh tempo:
Metode pembayaran:
Silakan beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Saya berharap dapat bekerja sama lagi segera.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Nama perusahaan Anda]
[Nomor telepon]
2. Templat email faktur klien berulang
Kapan digunakan: Penagihan bulanan atau klien tetap
Nada: Profesional dan konsisten
Baris subjek: Faktur bulanan #2034 — [bulan/layanan]
Halo [nama klien],
Berikut adalah faktur bulan ini untuk [proyek atau layanan].
Pembayaran jatuh tempo paling lambat tanggal [tanggal].
Faktur #:
Jumlah:
Metode pembayaran:
Terima kasih atas kerja samanya. Harap beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau kendala.
Salam,
[Nama Anda]
[Nama perusahaan Anda]
[Nomor telepon]
3. Templat email faktur penyelesaian proyek
Waktu penggunaan: Setelah menyelesaikan proyek atau layanan sepenuhnya
Nada: Apresiatif tetapi langsung
Baris subjek: Faktur akhir untuk [project]
Halo [client name],
Terima kasih sekali lagi atas kesempatan untuk mengerjakan [project].
Terlampir faktur akhir untuk layanan yang telah diselesaikan.
No. Faktur:
Jumlah:
Tenggat waktu:
Berharap dapat bekerja sama lagi dengan Anda di masa mendatang.
Salam hangat,
[Nama Anda]
[Nama perusahaan Anda]
[Nomor telepon]
4. Templat email faktur jatuh tempo
Waktu penggunaan: Setelah pembayaran jatuh tempo
Nada: Tegas tetapi sopan
Baris subjek: Faktur jatuh tempo #1002 — memerlukan perhatian segera
Halo [nama klien],
Sekadar pengingat bahwa faktur #1002 untuk [service/project] telah jatuh tempo pada [date].
Total jumlah yang harus dibayar adalah $[amount] dan saat ini belum dibayar.
Hari keterlambatan: [# of days]
Harap segera lakukan pembayaran untuk menghindari biaya keterlambatan. Jika sudah memproses pembayaran, harap abaikan pesan ini.
Beri tahu jika ada isu atau jika memerlukan faktur yang diperbarui.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Nama perusahaan Anda]
[Nomor telepon]
5. Templat email faktur terlambat
Waktu penggunaan: Saat terlambat mengirimkan faktur
Nada: Sopan tetapi resmi
Baris subjek: Faktur #1004
Halo [client name],
Mohon maaf karena terlambat mengirimkan faktur #1004. Faktur ini untuk layanan yang diberikan untuk [project] selama [dates]. Faktur telah dilampirkan untuk ditinjau.
Total jatuh tempo:
Tanggal jatuh tempo baru:
Silakan beri tahu jika ada pertanyaan.
Terima kasih sekali lagi,
[Nama Anda]
[Nama perusahaan Anda]
[Nomor telepon]
Kuasai penagihan bisnis kecil
Setelah memilih templat email faktur, pastikan untuk memeriksa kembali rincian sebelum mengirimkannya. Tetap teratur dan menguasai proses penagihan pekerja lepas adalah langkah penting untuk menerima pembayaran tepat waktu.
Setelah mengetahui cara mengirim faktur, pastikan untuk segera mengirimkannya guna mendorong pembayaran tepat waktu.
Tentu saja, selalu pastikan ketentuan pembayaran disetujui secara tertulis sebelum mengirim faktur atau menyelesaikan layanan apa pun, dan pastikan to menindaklanjuti secara konsisten jika terjadi keterlambatan pembayaran.
