Receber o pagamento a tempo é uma das partes mais importantes de ser um freelancer. Se já geriu o seu próprio negócio ou fez trabalho contratado para um cliente, sabe quão importante é enviar as suas faturas atempadamente.

Se está a começar um trabalho freelance pela primeira vez, há algumas coisas que deve saber — como o facto de nem todos os clientes pagarem aos seus trabalhadores independentes a tempo. Garantir que recebe o pagamento prontamente significa ser organizado e manter-se a par dos prazos do seu projeto, e isso inclui enviar uma fatura profissional quando é devida.

Porque é que o e-mail de fatura certo importa

Enviar uma fatura adequada é da sua responsabilidade como proprietário de uma pequena empresa, e pode ajudá-lo a comunicar os seus acordos financeiros profissionalmente e com clareza, sem trocas de mensagens embaraçosas. As melhores faturas reduzem atrasos de pagamento, evitam contratempos monetários e servem como documentação escrita para os seus registos de finanças pessoais.

Não tem a certeza de como enviar uma fatura a um cliente ou precisa de atualizar a sua atual? Elaborámos cinco modelos personalizáveis que pode copiar, colar e editar num e-mail para que possa voltar a trabalhar no seu próximo grande projeto.

Como enviar uma fatura

Quer seja a sua primeira fatura ou a centésima, todos os e-mails devem seguir um formato semelhante. Certifique-se de que:

  • Utiliza uma linha de assunto clara, como «Fatura n.º 0027 — Estúdio Gráfico da Dani».
  • Mantém o seu e-mail breve e direciona rapidamente o leitor para a fatura em anexo.
  • Anexa a sua fatura como PDF para facilitar a leitura.
  • Inclui todos os detalhes de pagamento essenciais na sua fatura, como título do projeto, tarifa horária, método de pagamento (isto pode incluir os números de encaminhamento e de conta do seu banco) e montante total.
  • Utiliza um número de quatro dígitos para a sua fatura para definir um tom profissional.

Modelos de e-mail de fatura personalizáveis


1. Modelo de e-mail de primeira fatura

Quando utilizar: Primeira vez a faturar um cliente
Tom: Amigável e profissional
Linha de assunto: Fatura n.º 1001 de [o seu nome/empresa]

Olá [nome do cliente],

Anexei a fatura referente ao [projeto/serviço] concluído em [data].

Fatura n.º: 1001

Montante a pagar:
Data de vencimento:
Método de pagamento:

Por favor, informe-me se tiver alguma dúvida. Espero trabalhar consigo novamente em breve.

Com os melhores cumprimentos,

[O seu nome]
[Nome da sua empresa]
[Número de telefone]

2. Modelo de e-mail de fatura para cliente recorrente

Quando utilizar: Faturação mensal ou clientes repetidos
Tom: Profissional e consistente
Linha de assunto: Fatura mensal n.º 2034 — [mês/serviço]

Olá [nome do cliente],

Aqui está a fatura deste mês para [projeto ou serviço].

O pagamento deve ser efetuado até [data].

Fatura n.º:
Montante:
Método de pagamento:
Obrigado novamente pela sua preferência. Por favor, informe-me se tiver alguma dúvida ou preocupação.

Cumprimentos,

[O seu nome]
[Nome da sua empresa]
[Número de telefone]

3. Modelo de e-mail de fatura de conclusão de projeto

Quando utilizar: Depois de ter concluído totalmente um projeto ou serviço
Tom: Apreciativo mas direto
Assunto: Fatura final de [projeto]

Olá [nome do cliente],

Obrigado mais uma vez pela oportunidade de trabalhar em [projeto].

Anexei a fatura final dos serviços concluídos.

Fatura n.º:
Montante:
Data de vencimento:

Espero voltar a trabalhar consigo no futuro.

Com os melhores cumprimentos,

[O seu nome]
[Nome da sua empresa]
[Número de telefone]

4. Modelo de e-mail de fatura vencida

Quando utilizar: Após o vencimento do pagamento
Tom: Firme mas cortês
Assunto: Fatura n.º 1002 vencida — atenção imediata necessária

Olá [nome do cliente],

Apenas um breve lembrete de que a fatura n.º 1002 referente a [serviço/projeto] venceu a [data].

O montante total em dívida é de [montante] e permanece atualmente por pagar.

Dias de atraso: [n.º de dias]

Por favor, providencie o pagamento o mais rapidamente possível para evitar taxas de atraso. Se já processou o pagamento, por favor ignore esta mensagem.

Diga-me se houver algum problema ou se precisar de uma fatura atualizada.

Com os melhores cumprimentos,

[O seu nome]
[Nome da sua empresa]
[Número de telefone]

5. Modelo de e-mail de fatura atrasada

Quando utilizar: Quando se atrasa no envio de uma fatura
Tom: Educado mas oficial
Assunto: Fatura n.º 1004

Olá [nome do cliente],

As minhas desculpas pelo atraso no envio da fatura n.º 1004. A fatura refere-se aos serviços prestados para [projeto] durante [datas]. Anexei a fatura para a sua revisão.

Total em dívida:
Nova data de vencimento:

Por favor, diga-me se tiver alguma dúvida.

Obrigado mais uma vez,

[O seu nome]
[Nome da sua empresa]
[Número de telefone]

Domine a faturação de pequenas empresas

Depois de escolher um modelo de e-mail de fatura, certifique-se de que verifica novamente os seus detalhes antes de enviar. Manter a organização e dominar o processo de faturação independente são passos importantes para receber a tempo.

Depois de saber como enviar uma fatura, certifique-se de que a envia prontamente para incentivar o pagamento atempado.

Escusado será dizer que deve sempre certificar-se de que os seus termos de pagamento são acordados por escrito antes de enviar a fatura ou concluir quaisquer serviços, e certifique-se de que faz um acompanhamento consistente no caso de um pagamento atrasado.