Å få betalt i tide er en av de viktigste delene av å være frilanser. Hvis du noen gang har drevet din egen virksomhet eller utført kontraktsarbeid for en klient, vet du hvor viktig det er å sende fakturaene dine i tide.

Hvis du starter en frilansjobb for første gang, er det noen ting du bør vite — som at ikke alle kunder betaler frilansarbeiderne sine i tide. For å sikre at du får betalt raskt, må du være organisert og ha oversikt over prosjektfristene dine, og det inkluderer å sende en profesjonell faktura når den forfaller.

Hvorfor den rette faktura-e-posten er viktig

Å sende en skikkelig faktura er ditt ansvar som småbedriftseier, og det kan hjelpe deg med å kommunisere de økonomiske avtalene dine profesjonelt og tydelig, uten noe pinlig frem og tilbake. De beste fakturaene reduserer betalingsforsinkelser, unngår pengeuhell og fungerer som skriftlig dokumentasjon for dine personlige økonomiske poster.

Ikke sikker på hvordan du sender en faktura til en klient, eller trenger du å friske opp din nåværende? Vi har utarbeidet fem tilpassbare maler som du kan kopiere, lime inn og redigere i en e-post, slik at du kan gå tilbake til å jobbe med ditt neste store prosjekt.

Hvordan sende en faktura

Enten det er din første faktura eller din 100., bør alle e-poster følge et lignende format. Pass på at du:

  • Bruker en tydelig emnelinje, for eksempel «Faktura #0027 — Danis grafikkstudio.»
  • Holder e-posten din kort og raskt henviser leseren til den vedlagte fakturaen.
  • Legger ved fakturaen din som en PDF for enkel lesbarhet.
  • Inkluderer alle viktige betalingsdetaljer i fakturaen din, for eksempel prosjekttittel, timepris, betalingsmåte (dette kan inkludere bankens ruting og kontonumre), og totalt beløp.
  • Bruker et firesifret tall for fakturaen din for å sette en profesjonell tone.

Tilpassbare faktura-e-postmaler


1. E-postmal for førstegangsfaktura

Når du skal bruke: Første gangs fakturering av en klient
Tone: Vennlig og profesjonell
Emnelinje: Faktura #1001 fra [ditt navn/din bedrift]

Hei [klientens navn],

Jeg har lagt ved fakturaen for [prosjekt/tjeneste] fullført [dato].

Faktura nr: 1001

Forfalt beløp:
Forfallsdato:
Betalingsmåte:

Gi meg beskjed hvis du har spørsmål. Jeg ser frem til å jobbe sammen igjen snart.

Med vennlig hilsen,

[Ditt navn]
[Ditt firmanavn]
[Telefonnummer]

2. E-postmal for gjentakende klientfaktura

Når du skal bruke: Månedlig fakturering eller tilbakevendende klienter
Tone: Profesjonell og konsekvent
Emnelinje: Månedlig faktura #2034 — [måned/tjeneste]

Hei [klientnavn],

Her er denne månedens faktura for [prosjekt eller tjeneste].

Betaling forfaller innen [dato].

Faktura nr:
Beløp:
Betalingsmåte:
Takk igjen for handelen. Gi meg beskjed hvis du har spørsmål eller bekymringer.

Hilsen,

[Ditt navn]
[Ditt firmanavn]
[Telefonnummer]

3. E-postmal for faktura ved prosjektavslutning

Når den skal brukes: Etter at du har fullført et prosjekt eller en tjeneste
Tone: Takknemlig, men direkte
Emne: Sluttfaktura for [project]

Hei [client name],

Takk igjen for muligheten til å jobbe med [project].

Jeg har lagt ved sluttfakturaen for de utførte tjenestene.

Fakturanr.:
Beløp:
Forfallsdato:

Jeg ser frem til å jobbe med deg igjen i fremtiden.

Med vennlig hilsen,

[Ditt navn]
[Ditt firmanavn]
[Telefonnummer]

4. E-postmal for forfalt faktura

Når den skal brukes: Etter at betalingen har forfalt
Tone: Bestemt, men høflig
Emne: Forfalt faktura nr. 1002 – krever umiddelbar oppmerksomhet

Hei [klientnavn],

Bare en rask påminnelse om at faktura nr. 1002 for [service/project] forfalt [date].

Det totale utestående beløpet er $[amount] og er for øyeblikket ubetalt.

Dager forfalt: [# of days]

Vennligst ordne med betaling så snart som mulig for å unngå forsinkelsesavgifter. Hvis du allerede har behandlet betalingen, kan du se bort fra denne meldingen.

Gi meg beskjed hvis det er noe problem, eller om du trenger en oppdatert faktura.

Med vennlig hilsen,

[Ditt navn]
[Ditt firmanavn]
[Telefonnummer]

5. E-postmal for forsinket utsendt faktura

Når den skal brukes: Når du er forsinket med å sende en faktura
Tone: Høflig, men formell
Emne: Faktura nr. 1004

Hei [client name],

Jeg beklager at faktura nr. 1004 sendes sent. Fakturaen gjelder tjenester levert for [project] i perioden [dates]. Jeg har lagt ved fakturaen for din gjennomgang.

Totalt utestående:
Ny forfallsdato:

Gi meg gjerne beskjed hvis du har spørsmål.

Takk igjen,

[Ditt navn]
[Ditt firmanavn]
[Telefonnummer]

Mestre fakturering for småbedrifter

Når du har valgt en mal for faktura-e-post, må du dobbeltsjekke detaljene dine før du sender. Å holde seg organisert og mestre faktureringsprosessen for frilansere er viktige skritt for å få betalt i tide.

Når du vet hvordan du sender en faktura, må du sørge for å sende den umiddelbart for å oppmuntre til rettidig betaling.

Det sier seg selv; sørg alltid for at betalingsbetingelsene dine er skriftlig avtalt før du sender fakturaen eller fullfører noen tjenester, og sørg for å følge opp konsekvent i tilfelle forsinket betaling.