Att få betalt i tid är en av de viktigaste delarna av att vara frilansare. Om du någonsin har drivit ditt eget företag eller utfört kontraktsarbete för en kund, vet du hur viktigt det är att skicka dina fakturor i tid.

Om du påbörjar ett frilansuppdrag för första gången finns det några saker du bör veta – som att inte alla kunder betalar sina frilansare i tid. Att se till att du får betalt snabbt innebär att vara organiserad och ha koll på dina projektdeadlines, och det inkluderar att skicka en professionell faktura när det är dags.

Varför rätt e-post med fakturan spelar roll

Att skicka en korrekt faktura är ditt ansvar som småföretagare, och det kan hjälpa dig att kommunicera dina finansiella överenskommelser professionellt och tydligt, utan besvärliga diskussioner fram och tillbaka. De bästa fakturorna minskar betalningsförseningar, undviker pengastrul och fungerar som skriftlig dokumentation för din privata ekonomi.

Är du osäker på hur man ska skicka en faktura till en kund eller behöver du fräscha upp din nuvarande? Vi har tagit fram fem anpassningsbara mallar som du kan kopiera, klistra in och redigera i ett e-postmeddelande så att du kan återgå till att arbeta med ditt nästa stora projekt.

Hur du ska skicka en faktura

Oavsett om det är din första faktura eller din hundrade, bör alla e-postmeddelanden följa ett liknande format. Se till att:

  • Använd en tydlig ämnesrad, som ”Faktura #0027 – Danis grafikstudio”.
  • Håll ditt e-postmeddelande kort och hänvisa snabbt läsaren till den bifogade fakturan.
  • Bifoga din faktura som en PDF för enkel läsbarhet.
  • Inkludera alla väsentliga betalningsdetaljer i din faktura, såsom projekttitel, timpris, betalningsmetod (detta kan inkludera din banks clearing- och kontonummer) och totalbelopp.
  • Använd ett fyrsiffrigt nummer för din faktura för att sätta en professionell ton.

Anpassningsbara e-postmallar för fakturor


1. E-postmall för förstagångsfaktura

När den ska användas: Första gången du fakturerar en kund
Ton: Vänlig och professionell
Ämnesrad: Faktura #1001 från [ditt namn/företag]

Hej [kundens namn],

Jag har bifogat fakturan för [projektet/tjänsten] som slutfördes den [datum].

Faktura #: 1001

Belopp att betala:
Förfallodatum:
Betalningsmetod:

Låt mig veta om du har några frågor. Jag ser fram emot att arbeta tillsammans igen snart.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]
[Ditt företagsnamn]
[Telefonnummer]

2. E-postmall för faktura till återkommande kund

När den ska användas: Månatlig fakturering eller återkommande kunder
Ton: Professionell och konsekvent
Ämnesrad: Månadsfaktura #2034 – [månad/tjänst]

Hej [kundens namn],

Här är den här månadens faktura för [projekt eller tjänst].

Betalning ska ske senast den [datum].

Faktura #:
Belopp:
Betalningsmetod:
Tack igen för affärerna. Låt mig veta om du har några frågor eller funderingar.

Hälsningar,

[Ditt namn]
[Ditt företagsnamn]
[Telefonnummer]

3. E-postmall för faktura vid projektslut

När den ska användas: När du har slutfört ett projekt eller en tjänst helt
Ton: Uppskattande men rakt på sak
Ämnesrad: Slutfaktura för [project]

Hej [client name],

Tack än en gång för möjligheten att få arbeta med [project].

Jag har bifogat slutfakturan för de utförda tjänsterna.

Faktura nr:
Belopp:
Förfallodatum:

Jag ser fram emot att arbeta med dig igen i framtiden.

Med vänlig hälsning,

[Ditt namn]
[Ditt företagsnamn]
[Telefonnummer]

4. E-postmall för förfallen faktura

När den ska användas: Efter förfallodatum
Ton: Bestämd men artig
Ämnesrad: Förfallen faktura nr 1002 – kräver omedelbar åtgärd

Hej [kundens namn],

Bara en snabb påminnelse om att faktura nr 1002 för [service/project] förföll den [date].

Det totala beloppet att betala är [amount] $ och är för närvarande obetalt.

Dagar försenad: [antal dagar]

Vänligen ordna med betalning så snart som möjligt för att undvika förseningsavgifter. Om du redan har genomfört betalningen kan du bortse från detta meddelande.

Låt mig veta om det uppstår några problem eller om du behöver en uppdaterad faktura.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]
[Ditt företagsnamn]
[Telefonnummer]

5. E-postmall för sen faktura

När den ska användas: När du är sen med att skicka en faktura
Ton: Artig men officiell
Ämnesrad: Faktura nr 1004

Hej [client name],

Jag ber om ursäkt för att jag skickar faktura nr 1004 sent. Fakturan avser tjänster som utförts för [project] under [dates]. Jag har bifogat fakturan för granskning.

Totalt att betala:
Nytt förfallodatum:

Hör gärna av dig om du har några frågor.

Tack än en gång,

[Ditt namn]
[Ditt företagsnamn]
[Telefonnummer]

Bemästra fakturering för småföretag

När du har valt en e-postmall för fakturor ska du se till att dubbelkolla dina detaljer innan du skickar den. Att vara organiserad och bemästra faktureringsprocessen för frilansare är viktiga steg för att få betalt i tid.

När du vet hur man skickar en faktura ska du se till att skicka den omgående för att uppmuntra till betalning i tid.

Det säger sig självt att du alltid ska se till att dina betalningsvillkor är skriftligen överenskomna innan du skickar fakturan eller slutför några tjänster, och se till att följa upp konsekvent vid försenad betalning.