समय पे पैसा मिलना फ्रीलांसर होने के सबसे ज़रूरी हिस्सों में से एक है। अगर आपने कभी अपना व्यवसाय चलाया है या किसी क्लाइंट के लिए कॉन्ट्रैक्ट का काम किया है, तो आप जानते हैं कि अपने इनवॉइस सही समय पे भेजना कितना ज़रूरी है।
अगर आप पहली बार कोई फ्रीलांस काम शुरू कर रहे हैं, तो कुछ बातें आपको पता होनी चाहिए — जैसे कि सभी क्लाइंट अपने फ्रीलांसर को समय पे पैसा नहीं देते। इस बात को पक्का करने के लिए कि आपको समय पे पैसा मिले, ज़रूरी है कि आप संगठित रहें और अपने प्रोजेक्ट की डेडलाइन का ध्यान रखें, और इसमें वक्त आने पे एक प्रोफेशनल इनवॉइस भेजना भी शामिल है।
सही इनवॉइस ईमेल क्यों ज़रूरी है
छोटे व्यवसाय के मालिक के तौर पे सही इनवॉइस भेजना आपकी ज़िम्मेदारी है, और ये आपको बिना किसी अजीब बहस के अपने फाइनैंशियल समझौतों को प्रोफेशनल और साफ तौर पे समझाने में मदद करता है। सबसे अच्छे इनवॉइस पैसे मिलने में देरी को कम करते हैं, पैसों की गड़बड़ियों से बचाते हैं, और आपके पर्सनल फाइनैंस रिकॉर्ड के लिए लिखित दस्तावेज़ का काम करते हैं।
पता नहीं कि क्लाइंट को इनवॉइस कैसे भेजें, या अपने मौजूदा इनवॉइस को नया रूप देना चाहते हैं? हमने पांच कस्टमाइज़ेबल टेम्पलेट बनाए हैं, जिन्हें आप कॉपी करके, ईमेल में पेस्ट करके और अपनी मर्ज़ी से बदलें सकते हैं, ताकि आप अपने अगले बड़े प्रोजेक्ट पे दोबारा काम करने में जुट सकें।
इनवॉइस कैसे भेजें
चाहे ये आपका पहला इनवॉइस हो या 100वां, सभी ईमेल का फॉर्मेट एक जैसा होना चाहिए। इन बातों का ध्यान रखें:
- साफ विषय पंक्ति का इस्तेमाल करें, जैसे “इनवॉइस #0027 — डैनी का ग्राफिक्स स्टूडियो”।
- अपना ईमेल छोटा रखें और पढ़ने वाले का ध्यान तुरंत संलग्न इनवॉइस की तरफ दिलाएं।
- आसानी से पढ़ने के लिए अपना इनवॉइस PDF फॉर्मेट में अटैच करें।
- अपने इनवॉइस में भुगतान की सभी ज़रूरी जानकारी शामिल करें, जैसे प्रोजेक्ट का नाम, प्रति घंटे की दर, भुगतान तरीका (इसमें आपके बैंक के रूटिंग और खाता नंबर शामिल हो सकते हैं) और कुल रकम।
- प्रोफेशनल असर देने के लिए अपने इनवॉइस के लिए चार अंकों का नंबर इस्तेमाल करें।
कस्टमाइज़ेबल इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट
1. पहली बार का इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट
कब इस्तेमाल करें: क्लाइंट को पहली बार बिल भेजते वक्त
टोन: दोस्ताना और प्रोफेशनल
विषय पंक्ति: [आपका नाम/व्यवसाय] की तरफ से इनवॉइस #1001
नमस्ते [क्लाइंट का नाम],
मैंने [तारीख] को पूरे हुए [प्रोजेक्ट/सर्विस] का इनवॉइस अटैच किया है।
इनवॉइस #: 1001
देय रकम:
देय तारीख:
भुगतान तरीका:
अगर आपके पास कोई सवाल है, तो कृपया मुझे बताएं। मुझे उम्मीद है कि हम जल्द ही फिर से साथ काम करेंगे।
साभार,
[आपका नाम]
[आपकी कंपनी का नाम]
[फोन नंबर]
2. नियमित क्लाइंट का इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट
कब इस्तेमाल करें: महीने का बिल या बार-बार आने वाले क्लाइंट
टोन: प्रोफेशनल और एक समान
विषय पंक्ति: महीने का इनवॉइस #2034 — [महीना/सर्विस]
नमस्ते [क्लाइंट का नाम],
ये रहा [प्रोजेक्ट या सर्विस] के लिए इस महीने का इनवॉइस।
भुगतान [तारीख] तक देय है।
इनवॉइस #:
रकम:
भुगतान तरीका:
आपके व्यवसाय के लिए एक बार फिर धन्यवाद। अगर आपके पास कोई सवाल या शंका है, तो कृपया मुझे बताएं।
सादर,
[आपका नाम]
[आपकी कंपनी का नाम]
[फोन नंबर]
3. प्रोजेक्ट पूरा होने पर इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट
कब इस्तेमाल करें: जब आपने कोई प्रोजेक्ट या सर्विस पूरी तरह पूरा कर ली हो
टोन: आभारी लेकिन सीधी
विषय पंक्ति: [प्रोजेक्ट] का फाइनल इनवॉइस
नमस्ते [क्लाइंट का नाम],
[प्रोजेक्ट] पे काम करने का मौका देने के लिए एक बार फिर शुक्रिया।
पूरी हुई सर्विसेज़ का फाइनल इनवॉइस मैंने अटैच किया है।
इनवॉइस #:
रकम:
देय तारीख:
आगे फिर से आपके साथ काम करने का इंतज़ार रहेगा।
शुभकामनाओं सहित,
[आपका नाम]
[आपकी कंपनी का नाम]
[फोन नंबर]
4. देय तारीख गुज़र चुके इनवॉइस का ईमेल टेम्पलेट
कब इस्तेमाल करें: भुगतान की देय तारीख निकल जाने के बाद
टोन: सख्त लेकिन विनम्र
विषय पंक्ति: देय तारीख गुज़र चुका इनवॉइस #1002 — तुरंत ध्यान देने की ज़रूरत है
नमस्ते [क्लाइंट का नाम],
ये एक छोटा रिमाइंडर है कि [सर्विस/प्रोजेक्ट] के लिए इनवॉइस #1002 की देय तारीख [तारीख] थी।
कुल देय रकम $[amount] है और फिलहाल भुगतान नहीं हुआ है।
देरी के दिन: [# दिन]
लेट फीस से बचने के लिए कृपया जल्द से जल्द भुगतान की व्यवस्था करें। अगर आप पहले ही भुगतान कर चुके हैं, तो कृपया ये संदेश नज़रअंदाज़ करें।
अगर कोई समस्या है या आपको अपडेट हुआ इनवॉइस चाहिए, तो मुझे बताएं।
साभार,
[आपका नाम]
[आपकी कंपनी का नाम]
[फोन नंबर]
5. देर से भेजे गए इनवॉइस का ईमेल टेम्पलेट
कब इस्तेमाल करें: जब इनवॉइस भेजने में देर हो जाए
टोन: विनम्र लेकिन आधिकारिक
विषय पंक्ति: इनवॉइस #1004
नमस्ते [क्लाइंट का नाम],
इनवॉइस #1004 देर से भेजने के लिए क्षमा चाहते हैं। ये इनवॉइस [तारीखों] के दौरान [प्रोजेक्ट] के लिए दी गई सर्विसेज़ के लिए है। आपकी जांच के लिए इनवॉइस अटैच किया है।
कुल देय रकम:
नई देय तारीख:
अगर आपके पास कोई सवाल है, तो कृपया मुझे बताएं।
एक बार फिर धन्यवाद,
[आपका नाम]
[आपकी कंपनी का नाम]
[फोन नंबर]
छोटे व्यवसाय की बिलिंग में महारत हासिल करें
जैसे ही आप एक इनवॉइस ईमेल टेम्पलेट चुन लें, भेजने से पहले अपनी जानकारी एक बार ज़रूर जांच लें। संगठित रहना और फ्रीलांस बिलिंग प्रोसेस में महारत हासिल करना समय पे पैसा पाने के ज़रूरी कदम हैं।
जैसे ही आपको पता चले कि इनवॉइस कैसे भेजें, सही समय पे भुगतान के लिए इसे जल्द से जल्द भेजें।
कहने की ज़रूरत नहीं, हमेशा पक्का करें कि इनवॉइस भेजने या कोई सर्विस पूरा करने से पहले आपकी भुगतान की शर्तों पे लिखित में सहमति बन गई हो, और अगर भुगतान में देरी हो, तो लगातार फॉलो अप करते रहें।
