Klasifikasi data membantu bisnis berhenti memperlakukan setiap informasi seolah-olah memiliki risiko yang sama. Email pemasok, catatan proses internal, catatan pembayaran pelanggan, dan kode pemulihan admin tidak boleh berpindah di dalam bisnis dengan aturan yang sama.
Data sensitif tersimpan di seluruh jaringan bisnis: Data tersebut bergerak melalui CRM, kotak masuk, penyimpanan cloud, spreadsheet, sistem SDM, platform dukungan, perangkat lunak keuangan, dan alat vendor. Tanpa sistem bersama untuk mengklasifikasikannya, tim sering kali mengandalkan naluri: jika sesuatu tampak aman untuk dibagikan, atau mungkin memerlukan persetujuan, mereka akan mengambil rute yang lebih cepat dan lebih mudah.
Ini mungkin berhasil untuk sementara waktu, tetapi tidak dapat diskalakan. Kebijakan klasifikasi data yang jelas memberikan bahasa yang sama bagi bisnis untuk memutuskan informasi mana yang dapat bersifat publik, mana yang harus tetap internal, mana yang memerlukan kontrol yang lebih ketat, dan mana yang seharusnya hanya tersedia untuk peran tertentu.
Mengapa klasifikasi data itu penting
Kerangka kerja klasifikasi data yang sederhana
Contoh klasifikasi data untuk tim bisnis
Bagaimana klasifikasi mendorong kontrol akses
Membagikan data terklasifikasi dengan aman
Cara membuat kebijakan klasifikasi data
Bagaimana Proton Pass for Business mendukung klasifikasi data
Jadikan klasifikasi sebagai bagian dari perlindungan data sehari-hari
Apa itu klasifikasi data?
Klasifikasi data adalah proses pelabelan data bisnis berdasarkan tingkat sensitivitasnya dan seberapa besar bahaya yang dapat ditimbulkannya jika terekspos, diubah, hilang, atau disalahgunakan. Dalam praktiknya, ini berarti mengelompokkan informasi ke dalam tingkat yang jelas sehingga orang tahu cara menyimpan, membagikan, melindungi, dan pada akhirnya menghapusnya.
Sistem klasifikasi yang berguna sesuai dengan pekerjaan sehari-hari. Ini memberikan cara cepat bagi karyawan untuk memahami kapan informasi dapat bergerak bebas, kapan memerlukan persetujuan, dan kapan akses harus dibatasi untuk grup kecil. Tujuannya adalah membuat keputusan yang lebih aman menjadi jelas sebelum data disalin, dibagikan, diekspor, atau disimpan di tempat yang tidak seharusnya.
Panduan National Cyber Security Centre Inggris tentang manajemen aset(jendela baru) memperlakukan informasi sebagai aset yang memerlukan visibilitas, kepemilikan, dan perlindungan. Ini adalah cara yang berguna untuk menyusun klasifikasi: sebelum memutuskan siapa yang dapat mengakses data sensitif, perlu diketahui apa data tersebut dan di mana letaknya.
Mengapa klasifikasi data itu penting
Tidak dapat melindungi apa yang belum diidentifikasi oleh bisnis. Hal ini terutama berlaku bagi UKM, yang biasanya tidak memiliki sumber daya untuk melindungi setiap sistem dan setiap jenis informasi dengan tingkat kontrol yang sama. Sebelum bisnis dapat memutuskan siapa yang harus mengakses data sensitif, sistem mana yang memerlukan perlindungan lebih kuat, atau di mana MFA dan pembagian yang aman paling mendesak, bisnis perlu mengetahui informasi apa yang dimilikinya dan data mana yang paling penting.
Klasifikasi data adalah langkah pertama dalam strategi perlindungan pembobolan data yang praktis. Ini memisahkan informasi bisnis rutin dari data yang dapat menimbulkan bahaya nyata jika terekspos, diubah, hilang, atau dibagikan kepada orang yang salah.
Hal ini sangat berguna karena informasi tersebar di berbagai CRM, kotak masuk, penyimpanan cloud, sistem SDM, alat dukungan, perangkat lunak keuangan, ekspor, dan platform vendor. Klasifikasi memberikan sinyal yang jelas kepada karyawan: apa yang dapat ditangani secara normal, apa yang memerlukan persetujuan, dan apa yang seharusnya hanya tersedia untuk peran tertentu.
Hal ini juga mendukung kepatuhan. Information Commissioner’s Office (ICO) Inggris, otoritas yang bertanggung jawab atas penegakan perlindungan data dan panduan GDPR Inggris(jendela baru), mengharapkan organisasi untuk menerapkan langkah-aspek teknis dan organisasional yang tepat. Klasifikasi membantu menjadikannya praktis dengan mencocokkan perlindungan dengan sensitivitas data.
Untuk pencegahan pembobolan, prinsipnya sederhana: data sensitif tidak boleh diakses oleh lebih banyak orang daripada yang diperlukan. Panduan Proton tentang pencegahan hilangnya data untuk bisnis menjelaskan bagaimana pengurangan paparan yang tidak perlu sebelum insiden dapat membatasi kerusakan setelahnya.
Kerangka kerja klasifikasi data yang sederhana
Kerangka kerja klasifikasi tidak perlu rumit. Empat tingkat biasanya cukup untuk bisnis kecil dan menengah:
- Publik
- Internal
- Rahasia
- Terbatas
Publik
Data publik adalah informasi yang disetujui untuk penggunaan eksternal. Versi rilis dari artikel yang sedang dibaca ini, misalnya, adalah data Publik: dapat dibaca, aman untuk dibagikan secara terbuka, dan diindeks tanpa menimbulkan risiko keamanan atau privasi yang berarti.
Contoh lainnya meliputi:
- Salinan situs web
- Siaran pers
- Deskripsi pekerjaan publik
- Materi penjualan yang disetujui
- Halaman produk
- Deskripsi perusahaan publik.
Informasi publik tetap memerlukan akurasi dan tinjauan merek, tetapi biasanya tidak memerlukan kontrol akses yang ketat setelah disetujui.
Internal
Data internal hanya ditujukan bagi karyawan dan kolaborator yang disetujui, bukan untuk distribusi publik. Paparan mungkin tidak menyebabkan kerusakan parah, tetapi dapat menimbulkan kebingungan, risiko reputasi, atau isu operasional.
Beberapa contohnya meliputi:
- Dokumen proses internal
- Catatan tim
- Prosedur operasi standar
- Materi pelatihan
- Rencana proyek non-sensitif
- Kalender internal
- Daftar kontak vendor umum.
Data internal harus tetap berada di sistem bisnis yang disetujui. Sebagai contoh, draf ringkasan kampanye, daftar tugas orientasi, atau catatan dari rapat perencanaan tim mungkin tidak sangat sensitif, tetapi semua itu tetap menjadi bagian dari ruang kerja perusahaan yang disetujui, bukan di folder pribadi, kotak masuk pribadi, atau unduhan yang tidak dikelola.
Rahasia
Data rahasia adalah bisnis sensitif atau informasi yang dapat diidentifikasi secara pribadi (PII) yang dapat merugikan perusahaan, pelanggan, karyawan, atau mitra jika terekspos. Akses harus dibatasi pada peran yang disetujui dengan kebutuhan bisnis yang jelas.
Beberapa contohnya meliputi:
- Catatan pelanggan
- File karyawan
- Kontrak
- Ketentuan komersial
- Laporan keuangan
- Rincian pipeline penjualan
- Tiket dukungan yang berisi data pribadi
- Rencana bisnis yang belum diterbitkan
- Perjanjian vendor non-publik
Data rahasia seharusnya hanya dapat diakses oleh peran yang disetujui. Data tersebut tidak boleh berada di drive pribadi, folder bersama yang terbuka, spreadsheet yang tidak dikelola, atau kotak masuk yang aksesnya tidak ditinjau oleh siapa pun. Jika perlu dibagikan secara eksternal, bisnis harus menggunakan penyimpanan cloud bisnis yang terenkripsi secara end-to-end (E2EE) dan membatasi pembagian kepada penerima yang berwenang dengan tujuan bisnis yang jelas.
Terbatas
Data terbatas adalah kategori yang paling sensitif. Jika terekspos, disalahgunakan, atau diubah, bisnis dapat menghadapi konsekuensi keuangan, hukum, operasional, atau keamanan yang serius.
Beberapa contohnya meliputi:
- Kredensial admin
- Kode pemulihan
- Rahasia autentikasi
- Rincian pembayaran pelanggan
- Catatan SDM yang sangat sensitif
- File sengketa hukum
- Laporan insiden keamanan
- Log akses istimewa
- Kunci enkripsi
- Rincian akses cadangan
Data terbatas membutuhkan kontrol terkuat: akses terbatas, autentikasi kuat dan manajemen kredensial, penyimpanan cloud terenkripsi secara end-to-end, pembagian yang aman, dan kemampuan audit.
| Tingkat klasifikasi | Sensitivitas | Contoh | Tingkat akses | Aturan pembagian |
| Publik | Rendah | Artikel yang diterbitkan, salinan situs web, siaran pers, postingan pekerjaan publik, materi penjualan yang disetujui | Disetujui untuk penggunaan eksternal | Dapat dibagikan secara publik setelah ditinjau dan disetujui |
| Internal | Sedang | Catatan tim, draf ringkasan kampanye, daftar tugas orientasi, dokumen proses internal | Karyawan dan kolaborator yang disetujui | Simpan di dalam sistem bisnis yang disetujui |
| Rahasia | Tinggi | Catatan pelanggan, file karyawan, kontrak, laporan keuangan, tiket dukungan dengan data pribadi | Hanya peran yang disetujui | Bagikan hanya kepada penerima yang berwenang dan tujuan bisnis yang jelas |
| Terbatas | Tertinggi | Kredensial admin, kode pemulihan, rincian pembayaran, laporan insiden keamanan, log akses istimewa | Pengguna terdaftar atau grup yang dikontrol dengan ketat | Jangan bagikan melalui email, obrolan, tangkapan layar, atau dokumen yang tidak dikelola |
Contoh klasifikasi data untuk tim bisnis
Klasifikasi menjadi lebih mudah ketika tim dapat mengenalinya dalam pekerjaan sendiri. Tim keuangan mungkin menganggap halaman harga publik sebagai publik, sedangkan faktur, file penggajian, dokumen pajak, dan catatan pembayaran biasanya bersifat rahasia. Kredensial perbankan dan akses admin platform pembayaran harus dibatasi karena dapat mengekspos informasi, mengubah pengaturan, atau memindahkan uang.
Dalam praktiknya, akses tersebut harus dikontrol melalui izin berbasis peran, autentikasi yang kuat, tinjauan akses berkala, dan pengelola kata sandi bisnis yang membantu tim mengelola dan mengontrol kredensial di balik sistem yang sensitif.
Data SDM mengikuti pola serupa. Lowongan kerja dapat bersifat publik, sedangkan kontrak kerja, informasi gaji, catatan sakit, rincian tunjangan, dan data kandidat biasanya bersifat rahasia. Investigasi sensitif, kredensial admin SDM, dan akses luas ke catatan karyawan harus dibatasi.
Ini bukan anomali historis: denda ICO tahun 2022 terhadap Interserve(jendela baru), dengan total £4,4 juta, adalah peringatan keras bahwa data karyawan harus diklasifikasikan dan dilindungi sebagai informasi bisnis yang sensitif, bukan diperlakukan seperti dokumentasi internal biasa.
Tim penjualan, kesuksesan pelanggan, pemasaran, dan TI juga memerlukan batasan yang jelas. Catatan pelanggan dan tiket dukungan yang berisi informasi pribadi atau tingkat akun sering kali bersifat rahasia. Pekerjaan segmentasi internal, perencanaan kampanye, dan laporan kinerja dapat bersifat internal atau rahasia, tergantung pada apakah laporan tersebut menyertakan data tingkat pelanggan, sensitivitas komersial, atau strategi bisnis non-publik.
Dokumentasi vendor harus diklasifikasikan berdasarkan apa yang dikandungnya, terutama jika mencakup rincian akses, ketentuan komersial, atau informasi keamanan. Kumpulan data pelanggan yang diekspor, akses admin CRM, akses admin ke platform periklanan seperti Google Ads atau Meta Business Manager, kredensial cadangan, kode pemulihan, log akses istimewa, dan kredensial alat keamanan harus dibatasi karena satu file atau akun yang terekspos dapat memengaruhi jauh lebih banyak daripada satu orang.
Bagaimana klasifikasi mendorong kontrol akses
Setelah data diklasifikasikan, akses tidak lagi menjadi pengaturan izin umum dan menjadi keputusan bisnis. Pertanyaannya bukan lagi sekadar apakah seseorang dapat membuka sistem, melainkan apakah perannya membenarkan akses ke informasi di dalamnya.
Tim dukungan mungkin memerlukan percakapan pelanggan, tetapi tidak semua file pelanggan yang diekspor. Bagian keuangan mungkin membutuhkan catatan pembayaran dan akuntansi, tetapi tidak untuk investigasi SDM. Kontraktor mungkin memerlukan akses ke satu ruang kerja proyek, bukan arsip lengkap file klien milik perusahaan.
Untuk data rahasia dan terbatas, akses harus meninggalkan jejak audit. Bisnis harus mengetahui siapa yang mengakses apa, mengapa akses tersebut ada, dan apakah izin dicabut segera setelah perubahan peran atau offboarding.
Pengelola kata sandi untuk tim TI mendukung manajemen terpusat, pembagian yang aman, kebijakan, pelaporan dan log admin, penyediaan SCIM, serta integrasi SSO. Ini membantu tim membatasi akses ke kredensial yang membuka sistem sensitif, alih-alih meninggalkan kata sandi di peramban, spreadsheet, atau utas obrolan.
Membagikan data terklasifikasi dengan aman
Aturan pembagian harus mengikuti sensitivitas informasi. Aset yang diterbitkan dapat beredar bebas setelah disetujui, tetapi kontrak, file pelanggan, catatan pembayaran, atau kode pemulihan memerlukan kontrol lebih besar. Semakin sensitif data tersebut, semakin sedikit orang yang menerimanya, dan metode pembagiannya harus dilakukan dengan lebih matang.
Hal ini sangat penting untuk email. Banyak bisnis masih mengirimkan informasi sensitif melalui lampiran, tangkapan layar, atau teks yang disalin, lalu kehilangan jejak ke mana informasi tersebut pergi. Panduan Proton tentang cara mengirimkan informasi sensitif secara aman melalui email menjelaskan cara yang lebih aman untuk menangani informasi sensitif ketika email diperlukan.
Kredensial dan rahasia memerlukan aturan yang lebih ketat daripada dokumen biasa. Kata sandi, kode pemulihan, kunci sandi, dan rincian akses admin tidak boleh dikirim melalui email, obrolan, tangkapan layar, atau dokumen bersama. Semua itu harus disimpan dan dibagikan melalui pengelola kata sandi bisnis seperti Proton Pass for Business di mana akses dapat dikontrol, ditinjau, dan dicabut dengan lebih aman.
Mulai dengan audit data
Sebelum menulis kebijakan klasifikasi data, petakan di mana data bisnis sudah berada. Audit pertama tidak harus sempurna. Ini hanya perlu menunjukkan sistem mana yang menyimpan informasi sensitif, siapa yang dapat mengaksesnya, dan di mana salinan yang tidak terkontrol mungkin ada.
Mulai dengan lokasi sehari-hari seperti CRM, platform SDM, perangkat lunak keuangan, penyimpanan cloud, kotak masuk email, drive bersama, alat dukungan, pengelola kata sandi, portal vendor, unduhan, ekspor, dan cadangan.
| Kolom | Apa yang harus dicatat |
| Lokasi | Di mana data tersebut berada |
| Jenis data | Data pelanggan, karyawan, keuangan, kredensial, atau operasional |
| Tingkat klasifikasi | Publik, internal, rahasia, atau terbatas |
| Pemilik | Orang atau tim yang bertanggung jawab |
| Akses | Siapa yang dapat melihat, mengedit, mengekspor, atau membagikannya |
| MFA | Apakah autentikasi multifaktor diaktifkan |
| Pembagian vendor | Apakah pihak ketiga dapat mengaksesnya |
| Status retensi | Simpan, tinjau, hapus, atau anonimkan |
Cara membuat kebijakan klasifikasi data
Kebijakan klasifikasi data harus cukup singkat untuk digunakan oleh karyawan dan cukup spesifik untuk memandu keputusan nyata. Kebijakan ini harus menetapkan tingkat klasifikasi, menjelaskan siapa pemilik data sensitif, dan menghubungkan setiap tingkat dengan akses, penyimpanan, pembagian, retensi, dan tinjauan.
Kebijakan sederhana dapat mencakup:
- Tujuan dan cakupan: Apa yang dicakup oleh kebijakan dan kepada siapa kebijakan tersebut berlaku.
- Tingkat klasifikasi: Publik, internal, rahasia, dan terbatas, beserta contohnya.
- Kepemilikan: Siapa yang menyetujui akses dan menangani tinjauan untuk kategori data sensitif.
- Aturan akses: Siapa yang dapat mengakses setiap tingkat dan bagaimana akses disetujui atau dihapus.
- Aturan pembagian: Kanal mana yang disetujui untuk setiap tingkat klasifikasi.
- Penyimpanan dan retensi: Di mana setiap jenis data harus berada dan berapa lama data tersebut harus disimpan.
- Frekuensi tinjauan: Seberapa sering kebijakan dan aturan akses ditinjau.
- Proses penahanan hukum: Kapan aturan penghapusan atau retensi harus dijeda selama investigasi aktif, perselisihan, atau litigasi.
Kebijakan juga harus memberikan ruang untuk penilaian. Tidak semua dokumen akan cocok sepenuhnya ke dalam suatu kategori. Jika ragu, karyawan harus tahu kepada siapa harus bertanya dan pengaturan bawaan apa yang harus diikuti. Untuk data sensitif, pengaturan bawaan yang lebih aman biasanya adalah membatasi akses sampai pemilik yang tepat memberikan konfirmasi sebaliknya.
Bagaimana Proton Pass for Business mendukung klasifikasi data
Klasifikasi data memberi tahu bisnis informasi mana yang membutuhkan perlindungan lebih kuat. Kontrol akses mengubah keputusan tersebut menjadi praktik sehari-hari.
Kredensial adalah bagian dari lapisan akses tersebut. Jika kata sandi memberikan akses ke data terbatas, seperti pengaturan admin, ekspor pelanggan, sistem keuangan, kode pemulihan, atau log keamanan, kredensial tersebut memerlukan penanganan yang lebih ketat daripada masuk untuk layanan internal berisiko rendah.
Pengelola kata sandi bisnis yang aman seperti Proton Pass for Business membantu tim menerapkan keputusan akses tersebut dalam praktik. Kredensial dapat disimpan dalam brankas terenkripsi, diatur berdasarkan tim atau fungsi, dan dibagikan hanya kepada orang yang membutuhkannya.
Admin juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap akses kredensial melalui pelaporan dan log, sementara kebijakan, integrasi SSO, dan penyediaan SCIM membantu tim TI mengelola orientasi dan offboarding secara lebih konsisten.
Hal ini membuat klasifikasi lebih mudah diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Kredensial keuangan dapat tetap berada di bagian keuangan. Akses admin SDM dapat tetap berada di tangan pimpinan SDM yang berwenang. Kode pemulihan cadangan dan masuk admin dengan hak istimewa dapat dibatasi untuk orang yang bertanggung jawab atas pemulihan dan keamanan.
Jadikan klasifikasi sebagai bagian dari perlindungan data sehari-hari
Klasifikasi data bukanlah pekerjaan administratif semata. Ini adalah cara untuk membuat perlindungan pembobolan data lebih mudah diikuti dalam pekerjaan sehari-hari.
Begitu bisnis mengetahui data mana yang paling sensitif, langkah berikutnya adalah mengontrol siapa yang dapat menjangkaunya. Pengelola kata sandi dapat membantu tim mengontrol dan memantau kredensial yang membuka sistem sensitif dan data terbatas.
Kontrol akses ke data terklasifikasi di seluruh organisasi dengan pengelola kata sandi bisnis.
