CC (carbon copy) dan BCC (blind carbon copy) adalah fitur email standar yang mengatur siapa yang menerima pesan dan informasi apa yang dapat mereka lihat.
Memahami perbedaan antara To, CC, dan BCC sangat penting dalam konteks bisnis. Salah memasukkan penerima di kolom CC bisa membuat klien melihat catatan internal yang semestinya tidak mereka baca. Lupa memasukkan pengambil keputusan di kolom CC, dan orang tersebut tidak akan pernah melihat utas email yang sebenarnya sangat dibutuhkan.
Lanjutkan membaca untuk mengetahui opsi mana yang harus dipilih agar dapat berkomunikasi dengan jelas (ke penerima yang tepat), menghindari balasan yang tidak perlu, melindungi alamat email penerima, serta mengamankan informasi sensitif.
Apa arti CC?
CC merupakan singkatan dari Carbon Copy, istilah yang berasal dari masa ketika memo atau surat tulisan tangan fisik diduplikasi menggunakan lembar kertas karbon(jendela baru).
CC memungkinkan Anda mengirim salinan email ke beberapa penerima yang bukan penerima utama di kolom To. Penerima utama akan melihat alamat email yang Anda masukkan ke kolom CC, serta balasan dari mereka. Demikian pula, orang yang Anda CC akan melihat balasan apa pun dari penerima (kecuali mereka dihapus dari kolom CC, atau penerima mengeklik Reply, bukan Reply all).
CC sangat berguna saat mengirim email bisnis, karena Anda bisa menambahkan sebanyak mungkin penerima ke dalam sebuah email, dan semuanya akan menerima salinan email yang sama serta melihat alamat dan balasan satu sama lain. Dengan begitu, semua pihak tetap mendapatkan informasi terbaru dan tercipta catatan percakapan yang transparan tanpa harus membalas.
(jendela baru)Kapan harus menggunakan CC dalam email
CC berguna saat Anda membutuhkan seseorang (atau beberapa orang) selain penerima untuk mengetahui dan mengikuti utas email.
Misalnya, saat Anda ingin melibatkan seluruh tim proyek dalam hal yang memengaruhi pekerjaan semua orang, seperti perubahan ruang lingkup atau tenggat waktu, Anda cukup memasukkan mereka ke kolom CC.
CC juga dapat membantu saat Anda ingin individu tertentu mengetahui isi utas email tanpa perlu memberikan input. Misalnya, saat mengirim proposal ke klien, Anda mungkin ingin memasukkan semua orang yang terlibat langsung dalam proyek ke kolom CC agar mereka mengetahui masukan mereka dan diskusi selanjutnya. Jika suatu saat ada eskalasi atau hal yang dirujuk dalam tinjauan, mereka selalu mendapatkan informasi tepat waktu.
Kapan sebaiknya tidak menggunakan CC dalam email
Sebaiknya hindari CC saat email Anda (atau utas email selanjutnya) berisi informasi sensitif atau rahasia. Saat mengirim informasi sensitif ke satu orang, ada risiko mereka meneruskan atau menyimpannya, tetapi CC menambah risiko tersebut dengan menambah lebih banyak penerima, yang sering kali mencakup orang-orang yang sejak awal bukan target audiens konten tersebut.
Anda juga sebaiknya menghindari CC saat Anda mengharapkan orang yang di-CC melakukan tindakan. Orang yang masuk dalam CC sering menganggap mereka tidak perlu membalas, sehingga bisa menyebabkan tugas terlewat atau penundaan. Risiko ini meningkat jika Anda memasukkan terlalu banyak penerima ke kolom CC tanpa perlu, karena juga membuat kotak masuk penuh dengan gangguan yang tidak relevan.
Memasukkan seluruh daftar distribusi ke kolom CC untuk pembaruan status rutin hanya menimbulkan kebisingan tanpa menambah akuntabilitas. Mengirim email ke seluruh tim tentang perubahan yang tidak memengaruhi mereka bisa menimbulkan kebingungan.
Anda juga perlu berhati-hati memasukkan seseorang ke kolom CC dalam percakapan yang sudah berjalan tanpa sepengetahuan atau persetujuan pihak lain — misalnya, menambahkan pemangku kepentingan baru ke utas klien tanpa memberi tahu klien terlebih dahulu. Meskipun Anda punya alasan yang sah, tindakan itu bisa terlihat seperti memperluas akses ke percakapan yang mungkin bersifat rahasia.
Apa arti BCC?
BCC merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy. Cara kerjanya seperti CC, tetapi tanpa visibilitas. Fitur BCC memungkinkan Anda mengirim salinan email yang sama ke beberapa orang tanpa mengungkapkan bahwa mereka bagian dari email massal, atau mengungkapkan alamat email penerima lain serta balasan mereka terhadap email asli Anda.
Perbedaan utama lainnya: Jika Anda memasukkan beberapa kontak ke kolom BCC, saat mereka membalas, hanya Anda yang akan menerima email balasan tersebut. Penerima BCC lainnya tidak akan menerimanya.
Kapan harus menggunakan BCC dalam email
BCC sebaiknya digunakan setiap kali Anda perlu mengirim email yang sama ke beberapa orang, tetapi Anda tidak ingin mereka mengetahui bahwa mereka bagian dari email massal atau melihat alamat email penerima lain.
BCC berguna untuk melindungi privasi orang-orang yang memberikan alamat email mereka kepada Anda dengan harapan tidak dibagikan tanpa izin. Misalnya, saat mengirim pembaruan tentang perusahaan Anda ke sebuah milis, gunakan fitur BCC agar masing-masing penerima tidak dapat melihat alamat orang lain yang mendaftar ke milis tersebut.
Anda juga bisa memasukkan diri sendiri ke kolom BCC saat mengirim email dari kotak masuk tim bersama atau umum, agar tetap memiliki catatan pribadi korespondensi yang dikirim atas nama tim.
Kapan sebaiknya tidak menggunakan BCC dalam email
Seperti halnya CC, berhati-hatilah menggunakan BCC saat email Anda berisi informasi sensitif, atau saat Anda menduga utas email yang muncul dari email tersebut akan berisi informasi sensitif.
Hindari menggunakan BCC dalam situasi yang mengutamakan transparansi. Menambahkan seseorang secara diam-diam ke dalam percakapan dapat merusak kepercayaan jika ketahuan dan dianggap melanggar etiket email. Lebih baik masukkan orang tersebut ke kolom CC secara terbuka atau kirim pesan terpisah.
BCC tidak sebaiknya digunakan untuk percakapan berkelanjutan, seperti negosiasi bolak-balik yang sedang berjalan atau percakapan dengan klien — yaitu saat Anda mengharapkan orang yang di-BCC dapat mengikuti seluruh percakapan. Karena penerima BCC dikecualikan dari balasan, mereka justru terpotong dari percakapan yang seharusnya ingin mereka ikuti.
Apa bedanya To, CC, dan BCC?
| Fitur | Kepada | CC | BCC |
| Peran | Kontak utama yang dituju oleh email. | Untuk orang yang perlu tetap mendapatkan informasi. | Untuk menyertakan orang tanpa diketahui orang lain. |
| Visibilitas | Terlihat oleh semua orang. | Terlihat oleh semua orang. | Disembunyikan dari semua penerima lain. |
| Kesadaran Penerima | Semua orang tahu mereka adalah kontak utama. | Semua orang tahu siapa saja yang turut mendapatkan informasi. | Hanya Anda dan orang yang di-BCC yang tahu mereka ada di sana. |
| Perilaku Balas Semua | Menerima semua balasan. | Menerima semua balasan. | Dikecualikan dari utas “Balas Semua” selanjutnya. |
| Harapan | Diharapkan untuk membalas. | Hanya untuk informasi Anda (FYI). | Tidak seharusnya ikut serta dalam utas. |
| Paling cocok untuk | Permintaan langsung, tugas, dan rapat 1:1. | Transparansi dan kolaborasi tim. | Email massal, privasi, dan pengawasan yang diskret. |
Apa yang terjadi saat Anda menekan balas atau balas semua?
Perilaku balas bisa membingungkan, terutama saat beberapa penerima terlibat. Hasilnya bergantung pada apakah Anda memilih Balas atau Balas semua.
Menekan Balas semua padahal bermaksud menekan Balas dapat menyebabkan catatan internal dan informasi bocor ke klien, atau seluruh daftar distribusi ikut dikirim email karena kesalahan. Satu klik yang salah dapat menghambat produktivitas tim Anda dan bahkan membahayakan reputasi perusahaan.
Jika Anda berada di kolom Kepada atau CC:
- Menekan Balas hanya mengirim tanggapan Anda kepada pengirim.
- Menekan Balas semua mengirim tanggapan Anda kepada semua orang di kolom Kepada dan CC.
Jika Anda berada di kolom BCC:
- Menekan Balas hanya mengirim tanggapan Anda kepada pengirim.
- Menekan Balas semua mengirim tanggapan Anda kepada semua orang di kolom Kepada dan CC, tidak kepada penerima BCC lainnya, tetapi Anda akan mengungkapkan kepada mereka bahwa Anda adalah penerima BCC
Cara yang lebih baik untuk mengirim email grup
Meskipun menggunakan fungsi CC dan BCC adalah cara utama mengirim email ke beberapa orang, layanan email terenkripsi kami, Proton Mail, juga memungkinkan Anda melakukannya dengan memasukkan beberapa penerima ke dalam grup kontak.
Grup kontak berguna untuk mengirim email ke beberapa orang yang saling mengenal, terutama jika Anda rutin mengirim email kepada mereka sebagai satu grup. Misalnya, tim yang mengirim perbaruan mingguan ke pemangku kepentingan dapat menghemat waktu dengan menggunakan grup kontak, bukan menambahkan penerima secara manual setiap kali.
Setelah membuat grup kontak di akun Proton Mail Anda, Anda dapat mengirim email ke semua orang di grup tersebut sekaligus dengan mengetikkan nama grup kontak di kolom Kepada dan memilih grup kontak yang ingin dikirim email massal dari menu isi otomatis. Semua alamat email kontak di grup tersebut akan otomatis dimasukkan ke kolom Kepada.
Saat Anda mengirim email ke orang-orang yang tergabung dalam satu grup kontak, mereka semua dapat melihat alamat email satu sama lain, meskipun mereka tidak akan tahu bahwa Anda memasukkan mereka ke dalam grup kontak, dan nama grup tersebut tidak akan muncul di kotak masuk mereka. Jika Anda tidak ingin kontak di grup kontak Anda mengetahui alamat anggota lainnya, Anda dapat memasukkan grup kontak ke kolom BCC sebagai gantinya.
Poin utama penggunaan CC dan BCC dalam lingkungan profesional
- Kepada: untuk orang-orang yang diharapkan mengambil tindakan.
- CC (Carbon Copy): untuk memberi tahu orang-orang (untuk diketahui).
- BCC (Blind Carbon Copy): untuk menjaga privasi (penerima disembunyikan dari semua orang lain).
Cara Proton Mail melindungi pesan email Kepada, CC, dan BCC
Grup kontak membuat CC dan BCC lebih cepat digunakan, tetapi tidak membuatnya lebih aman dari intersepsi pihak ketiga. Itu adalah masalah yang berbeda, dan enkripsi Proton Mail dapat membantu mengatasinya.
Proton Mail mengenkripsi pesan yang dikirim antar akun Proton dengan enkripsi end-to-end, dan melindungi semua yang tersimpan di kotak surat Anda dengan enkripsi zero-access, artinya bahkan Proton pun tidak dapat membacanya atau mendekripsinya, meskipun dipaksa oleh aparat penegak hukum. Anda juga dapat menambahkan perlindungan kata sandi pada email yang dikirim ke alamat non-Proton agar email tersebut juga terenkripsi.
Semua itu tidak mencegah email sampai ke orang yang salah karena CC atau BCC yang salah tempat, dan tidak mengubah siapa yang dapat melihat alamat siapa di kolom CC atau BCC. Hal itu tetap bergantung pada penggunaan kolom yang benar oleh Anda. Yang dilindungi oleh enkripsi adalah konten email bisnis yang menerima CC atau BCC saat sedang transit, sehingga proposal klien atau catatan internal tidak dapat dicegat oleh pihak ketiga.
Jika bisnis Anda rutin mengirim korespondensi yang menerima CC dan BCC dengan konten sensitif seperti proposal klien dan keputusan internal, layanan email bisnis milik Proton menerapkan perlindungan tersebut secara otomatis, tanpa tim Anda perlu memikirkannya.
FAQ
Untuk melindungi alamat email kontak Anda dari kontak lainnya, BCC lebih aman daripada CC. Dengan BCC, penerima tidak akan tahu bahwa mereka bukan satu-satunya penerima sebuah email (selama semua penerima lain ditandai BCC), apalagi mengetahui alamat email penerima lainnya. Karena itu, gunakan BCC saat Anda tidak memiliki izin untuk membagikan alamat email kontak kepada siapa pun.
Perlu diperhatikan bahwa CC maupun BCC sama-sama tidak lebih aman dalam melindungi pesan Anda dari intersepsi pihak ketiga. Perlindungan tersebut hanya diberikan oleh enkripsi, bukan dari pilihan kolom Anda.
Ini bergantung kepada siapa Anda mengirimkannya: mekanisme tersebut tidak melindungi Anda. CC dan BCC mengontrol siapa yang menerima salinan email, bukan apa yang terjadi setelahnya. Siapa pun yang berada di kolom CC atau BCC sebuah pesan dapat meneruskannya, mengambil tangkapan layar, atau menyimpannya. Jika Anda mengirim informasi rahasia, buat daftar penerima sekecil mungkin, dan pertimbangkan untuk mengenkripsi pesan itu sendiri agar kontennya tetap terlindungi meskipun berakhir di tempat yang tidak Anda inginkan.
Jika Anda ingin melanjutkan percakapan dengan semua penerima asli email Anda, lebih baik gunakan fungsi CC agar semua kontak yang awalnya disertakan dalam email menerima semua tanggapan. Namun, jika penting agar alamat email kontak Anda tidak terlihat satu sama lain, dan mereka tidak diharapkan melanjutkan rantai email yang melibatkan semua orang, gunakan BCC untuk menyembunyikan informasi kontak penerima Anda.
Tidak. Penerima CC tidak dapat melihat nama atau alamat siapa pun yang disertakan sebagai BCC dalam pesan asli. Informasi kontak penerima BCC hanya akan terungkap jika mereka menanggapi email tersebut menggunakan “balas semua”.
Kolom Kepada harus digunakan untuk penerima utama email Anda, yaitu orang yang Anda harapkan menanggapi atau mengambil tindakan tertentu setelah menerima email Anda. Penerima utama biasanya adalah pihak yang disebut dalam sapaan pembuka email Anda.
Ya. Orang-orang di kolom Kepada dan CC dapat melihat satu sama lain, sedangkan penerima BCC disembunyikan dari semua orang lain. Penerima BCC tetap dapat melihat siapa yang berada di kolom Kepada dan CC, tetapi mereka tidak menerima balasan dari penerima tersebut.
Balasan mereka dikirim ke pengirim dan semua orang di kolom Kepada dan CC. Alamat mereka tetap tidak ditampilkan sebagai penerima BCC, tetapi balasan tersebut dapat mengungkapkan bahwa mereka disertakan dalam email asli.
Biasanya tidak. Penerima BCC disembunyikan dari penerima lain. Jika Anda menerima email tetapi alamat Anda tidak muncul di kolom Kepada atau CC, kemungkinan besar Anda dikirim sebagai BCC.
Tidak secara langsung. Namun, mengirim email ke sejumlah besar penerima menggunakan CC atau BCC dapat memicu filter spam. Untuk grup besar, lebih baik menggunakan milis atau layanan buletin.
