DW (carbon copy) i UDW (blind carbon copy) to standardowe funkcje wiadomości, które określają, kto je otrzymuje i jakie informacje mogą zobaczyć.
W kontekście biznesowym kluczowe jest zrozumienie różnicy między polami Do, DW i UDW. Dodanie do DW niewłaściwej osoby sprawi, że klient zobaczy wewnętrzną wymianę zdań, która nie powinna była do niego trafić. Zapomnienie o dodaniu do DW osoby decyzyjnej sprawi, że nigdy nie zobaczy ona wątku, którego naprawdę potrzebowała.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, którą opcję wybrać, aby jasno się komunikować (z właściwym odbiorcą/odbiorcami), unikać niepotrzebnych odpowiedzi, chronić adresy e-mail odbiorców i zabezpieczyć poufne informacje.
Co oznacza DW?
DW to skrót od carbon copy (kopia węglowa), nawiązujący do czasów, gdy fizyczne, pisane odręcznie notatki lub listy powielano za pomocą arkusza papieru węglowego(nowe okno).
DW umożliwia wysłanie kopii wiadomości do wielu odbiorców, którzy nie są głównym odbiorcą w polu Do. Główny odbiorca zobaczy adresy e-mail wpisane w pole DW oraz wszelkie odpowiedzi od nich. Podobnie osoba dodana do DW zobaczy odpowiedzi od odbiorcy (chyba że zostanie usunięta z pola DW albo odbiorca kliknie Odpowiedz zamiast Odpowiedz wszystkim).
Dodawanie do DW jest szczególnie przydatne przy wysyłaniu służbowych wiadomości, ponieważ do wiadomości można dodać dowolną liczbę odbiorców — wszyscy otrzymają kopię tej samej wiadomości i zobaczą adresy oraz odpowiedzi pozostałych osób. Dzięki temu każdy jest na bieżąco i powstaje przejrzysty zapis wątku, który nie wymaga odpowiedzi.
(nowe okno)Kiedy używać DW w wiadomości
DW to przydatna funkcja, gdy chcesz, aby ktoś inny niż odbiorca (lub kilka osób) wiedział o wątku wiadomości i śledził jego przebieg.
Na przykład gdy chcesz, aby cały zespół projektowy był na bieżąco z czymś, co wpływa na pracę wszystkich, na przykład ze zmianą zakresu lub terminu, wystarczy dodać jego członków do pola DW.
Dodawanie do DW może być też pomocne, gdy chcesz, aby konkretne osoby miały wgląd w wątek wiadomości, bez potrzeby wnoszenia danych wejściowych. Wysyłając klientowi propozycję, możesz na przykład dodać do DW wszystkie osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt, aby miały wgląd w ich opinie i waszą kolejną dyskusję. Jeśli coś zostanie później eskalowane lub przywołane podczas przeglądu, zawsze będą poinformowane na czas.
Kiedy nie używać DW w wiadomości
Unikaj dodawania do DW, gdy wiadomość (lub powstały później wątek) zawiera informacje poufne lub wrażliwe. Gdy wysyłasz poufne informacje jednej osobie, istnieje ryzyko, że przekaże je dalej lub zapisze, ale dodawanie do DW zwiększa to ryzyko, ponieważ dochodzi więcej odbiorców — często osób, które z założenia nie były adresatami tych treści.
Unikaj też pola DW, gdy oczekujesz, że osoba dodana do DW podejmie jakieś działanie. Osoby umieszczone w polu DW często zakładają, że nie muszą odpowiadać, co może prowadzić do pominiętych zadań lub opóźnień. Ryzyko to rośnie, gdy niepotrzebnie dodajesz do DW wielu odbiorców, co zaśmieca też skrzynki odbiorcze nieistotnym szumem.
Dodawanie do DW całej listy dystrybucyjnej przy rutynowej aktualizacji stanu tworzy szum bez zwiększania odpowiedzialności. Wysyłanie całemu zespołowi wiadomości o zmianie, która go nie dotyczy, może powodować zamieszanie.
Ostrożnie dodawaj też do DW kogoś do istniejącego wątku bez wiedzy lub zgody drugiej strony — na przykład dodając nowego interesariusza do wątku z klientem bez wcześniejszego poinformowania klienta. Nawet jeśli masz uzasadniony powód, może to wyglądać jak rozszerzanie dostępu do wątku, który może być poufny.
Co oznacza UDW?
UDW to skrót od blind carbon copy (ukryta kopia). Działa jak dodawanie do DW, ale bez wglądu. Funkcja UDW pozwala wysłać kopie tej samej wiadomości do wielu osób bez ujawniania, że są częścią masowej wiadomości, oraz bez pokazywania adresów e-mail innych odbiorców ani odpowiedzi na oryginalną wiadomość.
Kolejna kluczowa różnica: jeśli wpiszesz kilka kontaktów w pole UDW, po ich odpowiedzi tylko Ty ją otrzymasz. Żaden inny odbiorca UDW nie dostanie tej wiadomości.
Kiedy używać UDW w wiadomości
UDW należy używać zawsze wtedy, gdy potrzebujesz wysłać tę samą wiadomość wielu osobom, ale nie chcesz, żeby wiedziały, że są częścią masowej wiadomości, albo żeby mogły zobaczyć adresy e-mail innych odbiorców.
UDW jest przydatne do ochrony prywatności osób, które podały Ci swój adres e-mail w oczekiwaniu, że nie udostępnisz go bez ich zgody. Na przykład wysyłając aktualizację o swojej firmie na listę mailingową, użyj funkcji UDW, aby mieć pewność, że poszczególni odbiorcy nie zobaczą adresów wszystkich innych osób zapisanych na tej liście mailingowej.
Możesz też dodać do UDW siebie przy wysyłaniu wiadomości ze wspólnej lub ogólnej skrzynki odbiorczej zespołu, aby zachować osobisty zapis korespondencji wysłanej w imieniu zespołu.
Kiedy nie używać UDW w wiadomości
Podobnie jak w przypadku DW, ostrożnie korzystaj z UDW, gdy wiadomość zawiera poufne informacje albo podejrzewasz, że wątek wiadomości wynikający z Twojej wiadomości będzie zawierał poufne informacje.
Unikaj UDW w sytuacjach, w których ważna jest przejrzystość. Potajemne dodanie kogoś do wątku może nadwerężyć zaufanie, jeśli wyjdzie na jaw, i zostać uznane za naruszenie etykiety mailowej. Lepiej dodać taką osobę jawnie do DW lub wysłać osobną wiadomość.
UDW nie należy używać w trwających wątkach, na przykład podczas aktywnej negocjacji lub rozmowy z klientem — czyli wtedy, gdy oczekujesz, że osoba dodana do UDW będzie w stanie śledzić cały wątek. Ponieważ odbiorcy UDW są wykluczeni z odpowiedzi, oznacza to odcięcie ich od dokładnie tego wątku, który mieli śledzić.
Jaka jest różnica między polami Do, DW i UDW?
| Funkcja | To | DW | UDW |
| Rola | Zamierzony główny kontakt wiadomości. | Dla osób, które muszą być na bieżąco. | Aby dodać osoby bez wiedzy pozostałych. |
| Widoczność | Widoczne dla wszystkich. | Widoczne dla wszystkich. | Ukryte przed wszystkimi innymi odbiorcami. |
| Świadomość odbiorców | Wszyscy wiedzą, że są głównym kontaktem. | Wszyscy wiedzą, kto jeszcze jest informowany. | Tylko Ty i osoba dodana do UDW wiecie o jej obecności. |
| Działanie opcji Odpowiedz wszystkim | Otrzymuje wszystkie odpowiedzi. | Otrzymuje wszystkie odpowiedzi. | Wykluczone z przyszłych wątków „Odpowiedz wszystkim”. |
| Oczekiwanie | Oczekuje się odpowiedzi. | Tylko do informacji (FYI). | Nie uczestniczy w wątku. |
| Najlepsze do | Bezpośrednie prośby, zadania i rozmowy 1:1. | Przejrzystość i współpraca zespołowa. | Masowe wiadomości, prywatność i dyskretny nadzór. |
Co się dzieje, gdy klikniesz Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim?
Zachowanie opcji Odpowiedz i Odpowiedz wszystkim może być mylące, zwłaszcza gdy wiadomość ma wielu odbiorców. To, co się stanie, zależy od wybrania opcji Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim.
Kliknięcie opcji Odpowiedz wszystkim zamiast Odpowiedz może doprowadzić do tego, że wewnętrzne uwagi i informacje trafią do klientów, albo do omyłkowego wysłania wiadomości do całej listy dystrybucyjnej. Jedno pomyłkowe kliknięcie może obniżyć produktywność zespołu, a nawet zagrozić reputacji firmy.
Jeśli znajdujesz się w polu Do lub DW:
- Po kliknięciu opcji Odpowiedz odpowiedź zostanie wysłana tylko do nadawcy.
- Po kliknięciu opcji Odpowiedz wszystkim odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich osób w polach Do i DW.
Jeśli znajdujesz się w polu UDW:
- Po kliknięciu opcji Odpowiedz odpowiedź zostanie wysłana tylko do nadawcy.
- Po kliknięciu opcji Odpowiedz wszystkim odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich osób w polach Do i DW, a nie do innych odbiorców z pola UDW — ale w ten sposób ujawnisz im, że Twój adres znajduje się w polu UDW
Lepszy sposób na wysyłanie grupowych wiadomości
Chociaż korzystanie z funkcji DW i UDW to główny sposób wysyłania wiadomości do wielu osób, nasza szyfrowana poczta elektroniczna Proton Mail umożliwia też umieszczenie wielu odbiorców w grupie kontaktów.
Grupy kontaktów przydają się do wysyłania wiadomości do wielu osób, które się znają, zwłaszcza jeśli regularnie piszesz do nich jako grupa. Na przykład zespół, który co tydzień wysyła aktualizacje interesariuszom, może zaoszczędzić czas dzięki grupie kontaktów zamiast ręcznie dodawać odbiorców za każdym razem.
Po utworzeniu grupy kontaktów w koncie Proton Mail możesz wysłać wiadomość do wszystkich osób w tej grupie jednocześnie, wpisując nazwę grupy kontaktów w polu Do i wybierając grupę kontaktów, do której chcesz wysłać masową wiadomość, z menu autouzupełniania. Do pola Do zostaną wpisane wszystkie adresy e-mail kontaktów z tej grupy.
Gdy wysyłasz wiadomość do osób znajdujących się razem w grupie kontaktów, wszystkie mogą widzieć nawzajem swoje adresy e-mail, choć nie będą wiedzieć, że zostały dodane do grupy kontaktów, a nazwa tej grupy nie pojawi się w ich skrzynkach odbiorczych. Jeśli nie chcesz, aby kontakty z Twojej grupy kontaktów znały adresy pozostałych członków, zamiast tego możesz wpisać grupę kontaktów w pole UDW.
Najważniejsze wskazówki dotyczące używania DW i UDW w środowisku zawodowym
- Pole Do: służy do osób, które mają podjąć działanie.
- DW (do wiadomości): służy do informowania osób (dla Twojej wiadomości).
- UDW (ukryty do wiadomości): służy do zachowania prywatności (odbiorcy są ukryci przed wszystkimi pozostałymi).
Jak Proton Mail chroni wiadomości z pól Do, DW i UDW
Grupy kontaktów przyspieszają korzystanie z DW i UDW, ale nie czynią ich bezpieczniejszymi w przypadku przechwycenia przez osobę trzecią. To inny problem — i temu może zaradzić szyfrowanie Proton Mail.
Proton Mail szyfruje wiadomości wysyłane między kontami Proton za pomocą szyfrowania end-to-end i chroni wszystko, co jest przechowywane w Twojej skrzynce pocztowej, dzięki szyfrowaniu z zerowym dostępem, co oznacza, że nawet Proton nie może tego przeczytać ani odszyfrować, nawet pod przymusem ze strony organów ścigania. Możesz też dodać ochronę hasłem do wiadomości wysyłanych na adresy spoza Proton, dzięki czemu będą one również zaszyfrowane.
Żadne z tych rozwiązań nie zapobiega trafieniu wiadomości do niewłaściwej osoby przez omyłkowe użycie DW lub UDW ani nie zmienia tego, kto widzi czyj adres w polach DW i UDW. To nadal zależy od tego, czy poprawnie korzystasz z tych pól. Szyfrowanie chroni natomiast treść firmowej wiadomości wysyłanej z użyciem DW lub UDW w trakcie przesyłania, dzięki czemu propozycja dla klienta czy wewnętrzna uwaga nie może zostać przechwycona przez osobę trzecią.
Jeśli Twoja firma regularnie wysyła korespondencję z użyciem DW i UDW zawierającą poufne treści, takie jak propozycje dla klientów i decyzje wewnętrzne, firmowa usługa poczty elektronicznej Proton automatycznie zapewnia taką ochronę, bez konieczności zastanawiania się nad tym w zespole.
FAQ
Jeśli chodzi o ochronę adresów e-mail Twoich kontaktów przed pozostałymi kontaktami, UDW jest bezpieczniejsze niż DW. Przy UDW odbiorca nie ma możliwości sprawdzenia, że nie jest jedynym odbiorcą wiadomości (o ile wszyscy pozostali odbiorcy są oznaczeni jako UDW), tym bardziej poznać adresów e-mail innych odbiorców. Z tego powodu UDW powinno być używane, gdy nie masz zgody na udostępnianie adresu e-mail kontaktu nikomu innemu.
Warto pamiętać, że ani DW, ani UDW nie zwiększa bezpieczeństwa wiadomości w przypadku przechwycenia przez osobę trzecią. Taką ochronę zapewnia wyłącznie szyfrowanie, a nie wybór pola.
To zależy od tego, komu wysyłasz wiadomość: te mechanizmy Cię nie chronią. DW i UDW decydują o tym, kto otrzyma kopię wiadomości, a nie o tym, co stanie się z nią później. Każda osoba uwzględniona w polu DW lub UDW może przekazać wiadomość dalej, zrobić jej zrzut ekranu albo zapisać ją. Wysyłając poufne informacje, ogranicz listę odbiorców do minimum i rozważ zaszyfrowanie samej wiadomości, aby jej treść była chroniona nawet wtedy, gdy trafi w miejsce, w którym nie powinna się znaleźć.
Jeśli chcesz prowadzić wątek ze wszystkimi pierwotnymi odbiorcami wiadomości, lepiej skorzystać z funkcji DW, dzięki której wszystkie kontakty uwzględnione w wiadomości od początku otrzymają wszystkie odpowiedzi. Jeżeli natomiast ważne jest, aby adresy e-mail Twoich kontaktów nie były widoczne dla siebie nawzajem, a nie mają oni kontynuować wspólnego wątku, użyj UDW, aby ukryć dane kontaktowe odbiorców.
Nie. Odbiorcy z pola DW nie widzą nazwisk ani adresów nikogo, kto został uwzględniony jako UDW w pierwotnej wiadomości. Dane kontaktowe odbiorców UDW zostaną ujawnione tylko wtedy, gdy odpowiedzą na wiadomość za pomocą opcji „odpowiedz wszystkim”.
Pole Do powinno być używane dla głównych odbiorców wiadomości, od których oczekujesz odpowiedzi lub podjęcia jakiegoś działania po jej otrzymaniu. Główni odbiorcy to zazwyczaj osoby, do których skierowana jest wiadomość w powitaniu.
Tak. Osoby z pól Do i DW widzą się nawzajem, a odbiorcy UDW są ukryci przed wszystkimi pozostałymi. Odbiorcy UDW nadal widzą, kto znajduje się w polach Do i DW, ale nie otrzymują od nich odpowiedzi.
Odpowiedź zostaje wysłana do nadawcy i wszystkich osób w polach Do i DW. Adres tej osoby nadal nie jest widoczny jako odbiorca UDW, ale odpowiedź może ujawnić, że znalazła się wśród odbiorców pierwotnej wiadomości.
Zazwyczaj nie da się tego stwierdzić. Odbiorcy UDW są ukryci przed pozostałymi odbiorcami. Jeśli otrzymujesz wiadomość, ale Twój adres nie pojawia się w polach Do ani DW, najprawdopodobniej jesteś odbiorcą UDW.
Nie bezpośrednio. Wysyłanie wiadomości do dużej liczby odbiorców z użyciem DW lub UDW może jednak aktywować filtry antyspamowe. W przypadku dużych grup lepiej korzystać z listy mailingowej lub usługi newslettera.
