Funkcja UDW w wiadomościach e-mail pomaga szybko komunikować się z kilkoma odbiorcami, dbając o ich prywatność. Jest to z pewnością bardziej eleganckie niż wielokrotne wysyłanie tej samej wiadomości do różnych kontaktów, choć nie tak przejrzyste jak DW. Chociaż UDW ma swoje zalety, niewłaściwe korzystanie z tej opcji może prowadzić do poważnych zagrożeń bezpieczeństwa.

W rzeczywistości główny organ regulacyjny w Wielkiej Brytanii ds. praw do informacji i ochrony prywatności danych konsekwentnie klasyfikuje brak prawidłowego korzystania z UDW jako jedno z najczęstszych naruszeń bezpieczeństwa innych niż cybernetyczne, zgłoszonych od 2019 roku(nowe okno).

Według organu regulacyjnego Information Commissioner’s Office (ICO) niewłaściwe użycie UDW doprowadziło do ponad 1000 naruszeń danych(nowe okno) w sektorze publicznym do października 2023 roku. Wiele z tych incydentów dotyczyło spraw o wysokim stopniu poufności, takich jak komunikacja z ofiarami przemocy domowej i pacjentami, w przypadku których ujawnienie danych odbiorców mogło mieć poważne konsekwencje.

W tym poradniku dowiesz się, jak efektywnie korzystać z funkcji UDW w wiadomościach e-mail, unikać typowych błędów i dbać o bezpieczeństwo swoich wiadomości, chroniąc jednocześnie prywatność swoich odbiorców dzięki Proton Mail(nowe okno).

Co oznacza UDW w wiadomości e-mail?

UDW w wiadomościach e-mail oznacza „blind carbon copy” (ukrytą kopię do wiadomości). Nadawca może dodać dowolną liczbę adresów w polu UDW, ale odbiorcy pozostaną dla siebie niewidoczni. W przeciwieństwie do pól DO (TO) i DW, które wyświetlają adresy wszystkich odbiorców, UDW sprawia, że każdy odbiorca widzi tylko własną nazwę w komunikacji grupowej. Jest to stosowane szczególnie w środowisku zawodowym.

Oto różnica między DO, DW i UDW:

  • DO: główny odbiorca (odbiorcy) — wszyscy widzą, kto otrzymuje wiadomość.
  • DW: dodatkowi odbiorcy — również widoczni dla wszystkich.
  • UDW: odbiorcy pozostają ukryci przed sobą nawzajem.

Zarówno DW, jak i UDW pochodzą z ery przedkomputerowej, kiedy to powszechne było tworzenie duplikatów dokumentu poprzez wstawianie arkusza kalki (carbon) między arkusze zwykłego papieru. Listy pisane ręcznie lub na maszynie na górnym arkuszu dociskały stronę do kalki, pozostawiając „kopię kalkową” (carbon copy) na arkuszu poniżej.

Kiedy należy używać UDW?

UDW jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy chcesz chronić szczegóły kontaktu odbiorców i zapobiegać niepotrzebnemu zaśmiecaniu skrzynki odbiorczej. Klasycznym przykładem wiadomości e-mail z UDW jest wysyłanie aktualizacji produktu do klientów — wystarczy wpisać ich adresy e-mail w polu UDW.

Oto kilka typowych przypadków użycia UDW:

  • Wysyłanie masowych wiadomości e-mail, zaproszeń na wydarzenia i ogłoszeń. Co ciekawe, badania(nowe okno) pokazują, że większość wiadomości e-mail z UDW zawiera tylko od 1 do 5 odbiorców, co sugeruje, że ta funkcja jest używana częściej w przypadku mniejszych grup niż ogromnych list mailingowych.
  • Wysyłanie wewnętrznych firmowych wiadomości e-mail do wielu pracowników lub interesariuszy.
  • Komunikowanie się z klientami i unikanie przypadkowych wątków typu „Odpowiedz wszystkim”.
  • Dyskretne informowanie kogoś na bieżąco, np. poprzez udostępnienie wiadomości e-mail kierownikowi lub działowi HR bez wiedzy głównego odbiorcy. Menedżer może również dodać siebie do UDW w wiadomości e-mail wysyłanej do klienta.

Kwestie bezpieczeństwa podczas korzystania z UDW

Mimo korzyści płynących z korzystania z UDW, istnieją pewne zagrożenia, o których musisz wiedzieć:

  • Ujawnienie list odbiorców: Częstym błędem jest zapominanie o użyciu UDW, gdy jest to absolutnie konieczne, co może prowadzić do naruszenia danych i problemów ze zgodnością z przepisami o ochronie danych, takimi jak GDPR. Na przykład w 2018 roku dane osobowe 3000 osób zostały ujawnione(nowe okno) z powodu nieprawidłowego użycia przez nadawców DW zamiast UDW. Doprowadziło to do sześciu poważnych naruszeń danych, w których ucierpiało średnio 494 osób na incydent.
  • Problemy z filtrami antyspamowymi: Wysyłanie wiadomości e-mail z zbyt wieloma odbiorcami UDW może uruchomić filtry antyspamowe, ponieważ przypomina to wysyłkę masową, która często wiąże się ze spamem. Na przykład plan Free plan Proton Mail ogranicza Cię do wysyłania 50 wiadomości e-mail na godzinę i 150 wiadomości e-mail dziennie, przy czym każdy adres UDW liczy się jako osobna wiadomość. Te limity wysyłania wiadomości pomagają nie tylko zapobiegać nadużyciom, ale także zapewniają, że Twoje wiadomości e-mail trafiają do skrzynki odbiorczej odbiorcy bez oznaczania ich jako spam.
  • Wyłudzanie informacji (phishing): Cyberprzestępcy często wykorzystują funkcję UDW w wiadomościach e-mail, aby próby wyłudzenia informacji wyglądały bardziej wiarygodnie. Ukrywając listę odbiorców, mogą wysłać tę samą wiadomość do wielu odbiorców, sprawiając jednocześnie wrażenie, że jest ona przeznaczona tylko dla Ciebie. Celem jest zmniejszenie podejrzliwości i zwiększenie prawdopodobieństwa, że klikniesz złośliwe linki lub udostępnisz poufne informacje.

Bezpiecznie wysyłaj wiadomości e-mail z UDW dzięki Proton Mail

Proton Mail to bezpieczna poczta e-mail, która chroni wszystkie Twoje wiadomości dzięki szyfrowaniu end-to-end, w tym te wysyłane lub odbierane przez UDW, dzięki czemu tylko Ty możesz je czytać — nawet my nie mamy do nich dostępu.

Aby pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa Twojej skrzynki odbiorczej, Proton Mail zawiera zaawansowane narzędzia antyspamowe, takie jak PhishGuard, które chronią przed próbami wyłudzenia informacji poprzez wykrywanie i blokowanie fałszywych wiadomości e-mail. Ponadto nigdy nie wyświetlamy reklam ani nie skanujemy Twoich wiadomości w celach reklamowych — wszystkie aplikacje Proton są finansowane wyłącznie przez naszą społeczność płatnych subskrybentów.

Jeśli nie masz jeszcze konta Proton Mail, możesz łatwo przenieść wszystkie swoje dane, w tym wiadomości e-mail, kalendarze i kontakty, korzystając z funkcji Easy Switch.

Wierzymy, że prywatność powinna być domyślnym ustawieniem internetu. Dlatego stworzyliśmy zaszyfrowany ekosystem zaprojektowany w celu ochrony Twoich wiadomości e-mail, haseł, połączeń internetowych(nowe okno), przestrzeni dyskowej w chmurze(nowe okno), kalendarza i aktywów cyfrowych.