Co je skrytá kopie v e-mailu? Jak ji bezpečně používat

Funkce skryté kopie v e-mailu pomáhá rychle komunikovat s několika příjemci při zachování jejich soukromí. Je to jistě elegantnější než opakované odesílání stejného e-mailu různým kontaktům, ačkoli to není tak transparentní jako kopie. Přestože má skrytá kopie své výhody, její nesprávné použití může vést k vážným bezpečnostním rizikům.

Britský nejvyšší regulační orgán pro informační práva a ochranu soukromí ve skutečnosti soustavně řadí nesprávné použití skryté kopie mezi nejčastější nekybernetické úniky informací nahlášené od roku 2019(nové okno).

Podle tohoto regulačního úřadu, Information Commissioner’s Office (ICO), vedlo nesprávné použití skryté kopie k více než 1 000 úniků informací(nové okno) ve veřejném sektoru k říjnu 2023. Mnoho z těchto incidentů se týkalo vysoce citlivých případů, jako byla komunikace s oběťmi domácího násilí a s pacienty, kde by odhalení informací o příjemcích mohlo mít vážné následky.

V této příručce se dozvíte, jak efektivně používat funkci skryté kopie v e-mailu, jak se vyhnout běžným chybám a jak udržet své e-maily v bezpečí a zároveň chránit soukromí svých příjemců pomocí služby Proton Mail(nové okno).

Co znamená skrytá kopie v e-mailu?

Skrytá kopie v e-mailu znamená „blind carbon copy“ (slepá kopie). Odesílatel může do pole skryté kopie přidat libovolný počet adres, ale příjemci před sebou navzájem zůstanou skrytí. Na rozdíl od polí Komu a Kopie, která zobrazují adresy všech příjemců, skrytá kopie zajišťuje, že každý příjemce vidí ve skupinové komunikaci pouze své vlastní jméno. Používá se zejména v profesionálním prostředí.

Zde je rozdíl mezi poli Komu, Kopie a Skrytá kopie:

• Komu: Primární příjemce (příjemci) – všichni vidí, kdo e-mail obdrží.
• Kopie: Sekundární příjemce (příjemci) – jsou také viditelní pro všechny.
• Skrytá kopie: Příjemci zůstávají před sebou navzájem skrytí.

Jak kopie, tak skrytá kopie pocházejí z doby před počítači, kdy bylo běžné vytvářet duplikáty dokumentů vložením kopírovacího papíru mezi listy běžného papíru. Dopisy psané rukou nebo na stroji na horním listu se propisovaly přes stránku a přes kopírovací papír zanechávaly „kopii“ na listu pod ním.

Kdy byste měli skrytou kopii používat?

Skrytá kopie je obzvláště užitečná v situacích, kdy chcete chránit kontaktní údaje příjemců a předcházet zbytečnému zahlcení e-mailových schránek. Klasickým příkladem e-mailu se skrytou kopií je odeslání aktualizace produktu zákazníkům – stačí zadat jejich e-mailové adresy do pole pro skrytou kopii.

Zde jsou některé běžné případy použití skryté kopie:

• Odesílání hromadných e-mailů, pozvánek na události a oznámení. Zajímavé je, že výzkumy(nové okno) ukazují, že většina e-mailů se skrytou kopií obsahuje pouze 1 až 5 příjemců, což naznačuje, že se používá spíše pro menší skupiny než pro obrovské e-mailové seznamy.
• Odesílání interních firemních e-mailů více zaměstnancům nebo zúčastněným stranám.
• Komunikace s klienty a předcházení nechtěným vláknům po kliknutí na „Odpovědět všem“.
• Soukromé udržování někoho v obraze, jako je diskrétní sdílení e-mailu s manažerem nebo HR oddělením bez vědomí hlavního příjemce. Nebo si manažer může sám poslat skrytou kopii e-mailu odeslaného klientovi.

Bezpečnostní aspekty při používání skryté kopie

Navzdory výhodám používání skryté kopie existují určitá rizika, kterých byste si měli být vědomi:

• Odhalení seznamů příjemců: Častou chybou je zapomenutí použití skryté kopie v případech, kdy je to naprosto nezbytné, což může vést k únikům informací a problémům se souladem s právními předpisy o ochraně osobních údajů, jako je GDPR. Například v roce 2018 došlo k odhalení(nové okno) osobních údajů 3 000 osob kvůli tomu, že odesílatelé nesprávně použili kopii namísto skryté kopie. To vedlo k šesti závažným únikům informací, přičemž na jeden incident připadlo v průměru 494 zasažených osob.
• Problémy s filtrováním spamu: Odeslání e-mailu s příliš mnoha příjemci ve skryté kopii může aktivovat filtry spamu, protože se podobá hromadnému rozesílání, které je často spojováno se spamem. Bezplatný tarif Proton Mail Free plan vás například omezuje na odeslání 50 e-mailů za hodinu a 150 e-mailů za den, přičemž každá adresa ve skryté kopii se počítá jako samostatný e-mail. Tyto limity odeslání pomáhají nejen předcházet zneužití, ale také zajišťují, že vaše e-maily dorazí do doručené pošty příjemce, aniž by byly označeny jako spam.
• Phishingové podvody: Kyberzločinci často zneužívají funkci skryté kopie v e-mailech, aby phishingové útoky vypadaly přesvědčivěji. Skrytím seznamu příjemců mohou odeslat stejnou zprávu více příjemcům a zároveň vyvolat dojem, že je určena právě vám. Cílem je snížit podezření a zvýšit pravděpodobnost, že kliknete na škodlivé odkazy nebo budete sdílet citlivé informace.

Bezpečné odesílání e-mailů se skrytou kopií pomocí Proton Mail

Proton Mail je zabezpečená e-mailová služba, která chrání všechny vaše e-maily pomocí koncového šifrování, včetně těch odeslaných nebo přijatých prostřednictvím skryté kopie, takže si je můžete přečíst pouze vy – dokonce ani my k nim nemáme přístup.

Pro zajištění bezpečnosti vaší doručené pošty obsahuje Proton Mail advanced anti-spam tools, jako je PhishGuard, který chrání před phishingovými útoky tím, že detekuje a blokuje podvodné e-maily. Navíc nikdy nezobrazujeme reklamy ani neskenujeme vaše e-maily pro reklamní účely – všechny aplikace Proton jsou financovány výhradně naší komunitou platících předplatitelů.

Pokud ještě nemáte účet Proton Mail, můžete snadno převést všechna svá data, včetně e-mailů, kalendářů a kontaktů, pomocí funkce Easy Switch.

Věříme, že soukromí by mělo být výchozím nastavením internetu. Proto jsme vybudovali šifrovaný ekosystém navržený tak, aby chránil vaše e-maily, hesla, internetové připojení(nové okno), cloudové úložiště(nové okno), kalendář a digitální aktiva.