Tính năng email BCC giúp liên lạc nhanh chóng với nhiều người nhận trong khi vẫn duy trì quyền riêng tư của họ. Tính năng này chắc chắn lịch sự hơn việc gửi cùng một email nhiều lần đến các liên hệ khác nhau, mặc dù không minh bạch như CC. Mặc dù BCC có những lợi ích riêng, việc lạm dụng có thể dẫn đến rủi ro bảo mật nghiêm trọng.

Trên thực tế, cơ quan quản lý hàng đầu của Vương quốc Anh về quyền thông tin và quyền riêng tư dữ liệu đã liên tục xếp lỗi không sử dụng BCC đúng cách vào nhóm các vi phạm bảo mật phi mạng hàng đầu được báo cáo kể từ năm 2019(cửa sổ mới).

Theo cơ quan quản lý, Văn phòng Ủy viên Thông tin (ICO), việc sử dụng BCC không đúng cách đã dẫn đến hơn 1.000 vụ vi phạm dữ liệu(cửa sổ mới) trong khu vực công tính đến tháng mười năm 2023. Nhiều sự cố trong số này liên quan đến các trường hợp cực kỳ nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin liên lạc liên quan đến những người sống sót sau bạo lực gia đình và bệnh nhân y tế, trong đó việc để lộ thông tin người nhận có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Trong hướng dẫn này, hãy tìm hiểu cách sử dụng hiệu quả tính năng email BCC, tránh các lỗi phổ biến và bảo mật email trong khi bảo vệ quyền riêng tư của người nhận bằng Proton Mail(cửa sổ mới).

BCC trong email có nghĩa là gì?

BCC trong email có nghĩa là “blind carbon copy”. Người gửi có thể thêm bất kỳ số lượng địa chỉ nào vào trường BCC, nhưng người nhận sẽ vẫn được ẩn danh với nhau. Khác với các trường TO và CC hiển thị tất cả địa chỉ người nhận, BCC đảm bảo mỗi người nhận chỉ nhìn thấy tên của mình trong các cuộc trao đổi nhóm. Tính năng này đặc biệt được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp.

Dưới đây là sự khác biệt giữa TO, CC và BCC:

  • TO: (Các) người nhận chính — Mọi người đều nhìn thấy ai đang nhận email.
  • CC: (Các) người nhận phụ — Mọi người cũng có thể nhìn thấy.
  • BCC: Người nhận được ẩn danh với nhau.

Cả CC và BCC đều có từ kỷ nguyên trước khi có máy tính, khi việc tạo bản sao của tài liệu bằng cách chèn một tờ giấy carbon giữa các tờ giấy thường là điều phổ biến. Thư viết hoặc đánh máy trên tờ trên cùng sẽ ép qua trang giấy và in vào giấy carbon, để lại một “bản sao carbon” trên tờ bên dưới.

Khi nào nên sử dụng BCC?

BCC đặc biệt hữu ích trong các tình huống cần bảo vệ chi tiết liên hệ của người nhận và ngăn chặn tình trạng lộn xộn email không cần thiết. Một ví dụ điển hình về email BCC là gửi bản cập nhật sản phẩm cho khách hàng — chỉ cần nhập địa chỉ email của họ vào trường BCC.

Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến cho BCC:

  • Gửi email hàng loạt, lời mời sự kiện và thông báo. Thú vị là nghiên cứu(cửa sổ mới) hiển thị rằng hầu hết email BCC chỉ chứa từ 1 đến 5 người nhận, cho thấy tính năng này được sử dụng nhiều hơn cho các nhóm nhỏ hơn là danh sách gửi thư khổng lồ.
  • Gửi email nội bộ của công ty tới nhiều nhân viên hoặc các bên liên quan.
  • Giao tiếp với khách hàng và tránh các chuỗi “Trả lời tất cả” vô tình.
  • Cung cấp thông tin riêng tư cho ai đó, như chia sẻ kín đáo email với quản lý hoặc nhân sự mà không để người nhận chính biết. Hoặc, một người quản lý có thể tự BCC chính họ trong một email gửi cho khách hàng.

Các cân nhắc bảo mật khi sử dụng BCC

Mặc dù có những lợi ích khi sử dụng BCC, nhưng có những rủi ro nhất định cần lưu ý:

  • Lộ danh sách người nhận: Một sai lầm phổ biến là quên sử dụng BCC khi thực sự cần thiết, điều này có thể dẫn đến các vi phạm dữ liệu và sự cố tuân thủ theo luật bảo vệ dữ liệu như GDPR. Ví dụ, vào năm 2018, 3.000 cá nhân đã bị lộ(cửa sổ mới) dữ liệu cá nhân do người gửi sử dụng sai CC thay vì BCC. Điều này dẫn đến sáu vụ vi phạm dữ liệu lớn, trung bình có 494 người bị ảnh hưởng trên mỗi sự cố.
  • Sự cố bộ lọc thư rác: Việc gửi email với quá nhiều người nhận BCC có thể kích hoạt bộ lọc thư rác vì hành động này giống với việc gửi thư hàng loạt, vốn thường liên quan đến hành vi thư rác. Ví dụ: gói Proton Mail Free plan giới hạn gửi 50 email mỗi giờ và 150 email mỗi ngày, với mỗi địa chỉ BCC được tính là một email duy nhất. Các giới hạn gửi thư này không chỉ giúp ngăn ngừa lạm dụng mà còn đảm bảo email tiếp cận hộp thư đến của người nhận mà không bị gắn cờ là thư rác.
  • Trò lừa đảo: Tội phạm mạng thường khai thác tính năng email BCC để làm cho các cuộc tấn công lừa đảo trông thuyết phục hơn. Bằng cách ẩn danh sách người nhận, chúng có thể gửi cùng một thư đến nhiều người nhận trong khi làm cho thư có vẻ như chỉ dành riêng cho người nhận. Mục tiêu là giảm bớt sự nghi ngờ và tăng khả năng người nhận nhấp vào các liên kết độc hại hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm.

Gửi email BCC an toàn bằng Proton Mail

Proton Mail là một dịch vụ email bảo mật bảo vệ tất cả email bằng mã hóa đầu cuối, bao gồm cả những email được gửi hoặc nhận qua BCC, vì vậy chỉ người dùng mới có thể đọc chúng — thậm chí Proton cũng không có quyền truy cập.

Để giữ hộp thư đến an toàn, Proton Mail tích hợp các công cụ chống thư rác tiên tiến, chẳng hạn như PhishGuard, giúp bảo vệ chống lại các cuộc tấn công lừa đảo bằng cách phát hiện và chặn các email lừa đảo. Ngoài ra, Proton không bao giờ hiển thị quảng cáo hoặc quét email cho mục đích quảng cáo — tất cả ứng dụng Proton đều được tài trợ hoàn toàn bởi cộng đồng người đăng ký trả phí.

Nếu chưa có tài khoản Proton Mail, người dùng có thể dễ dàng chuyển toàn bộ dữ liệu, bao gồm cả email, lịch và danh bạ, bằng tính năng Easy Switch.

Proton tin rằng quyền riêng tư nên là cài đặt mặc định của internet. Đó là lý do tại sao hệ sinh thái đã mã hóa được xây dựng để bảo vệ email, mật khẩu, kết nối internet(cửa sổ mới), lưu trữ đám mây(cửa sổ mới), lịch và tài sản kỹ thuật số.