CC (bản sao) và BCC (bản sao ẩn) là hai tính năng email tiêu chuẩn giúp kiểm soát ai nhận được thư và họ có thể xem thông tin nào.
Nắm rõ sự khác biệt giữa To, CC và BCC là rất quan trọng trong môi trường kinh doanh. CC nhầm người và khách hàng của bạn sẽ thấy phần nội dung nội bộ mà họ không nên nhìn thấy. Quên CC người ra quyết định và họ sẽ không bao giờ thấy một chuỗi email mà họ thực sự cần biết.
Tiếp tục đọc để biết nên chọn lựa chọn nào để truyền đạt thông tin rõ ràng (đến đúng người nhận), tránh những câu trả lời không cần thiết, bảo vệ địa chỉ email của người nhận và bảo mật thông tin nhạy cảm.
CC nghĩa là gì?
CC là viết tắt của Carbon Copy (bản sao), một khái niệm từ thời các bản ghi nhớ hoặc thư viết tay còn được sao chép bằng một tờ giấy than(cửa sổ mới).
CC cho phép bạn gửi bản sao của một email đến nhiều người nhận không phải là người nhận chính trong trường To. Người nhận chính sẽ thấy các địa chỉ email bạn đã nhập vào trường CC, cũng như mọi câu trả lời từ họ. Tương tự, người được CC sẽ thấy mọi câu trả lời từ người nhận (trừ khi họ bị xóa khỏi trường CC, hoặc người nhận nhấp vào Trả lời thay vì Trả lời tất cả).
Việc dùng CC đặc biệt hữu ích khi gửi email công việc, vì bạn có thể thêm bao nhiêu người nhận vào một email tùy ý, và tất cả họ đều nhận được bản sao của cùng một email cũng như thấy địa chỉ và câu trả lời của nhau. Điều này giúp mọi người luôn nắm bắt thông tin và tạo bản ghi minh bạch về hội thoại mà không đòi hỏi phải trả lời.
(cửa sổ mới)Khi nào nên dùng CC trong email
CC là một chức năng hữu ích khi bạn cần người khác (hoặc nhiều người) ngoài người nhận biết và theo dõi một chuỗi email.
Ví dụ, khi bạn muốn cả nhóm dự án cùng nắm thông tin về một việc ảnh hưởng đến công việc của tất cả mọi người, chẳng hạn như thay đổi phạm vi hoặc thời hạn, bạn chỉ cần CC họ vào.
Dùng CC cũng hữu ích khi bạn muốn một số cá nhân cụ thể theo dõi một chuỗi email mà không cần họ đóng góp ý kiến. Ví dụ, khi gửi đề xuất cho khách hàng, bạn có thể muốn CC tất cả những ai trực tiếp tham gia dự án để họ nắm được phản hồi của họ và cuộc thảo luận sau đó của bạn. Nếu sau này có bất kỳ vấn đề nào được đưa lên cấp trên hoặc nhắc đến trong một buổi đánh giá, họ luôn được thông tin kịp thời.
Khi nào không nên dùng CC trong email
Nên tránh dùng CC khi email của bạn (hoặc chuỗi email phát sinh sau đó) chứa thông tin nhạy cảm hoặc bảo mật. Khi bạn gửi thông tin nhạy cảm cho một người, có rủi ro là họ có thể chuyển tiếp hoặc lưu lại, nhưng dùng CC làm tăng rủi ro đó bằng cách thêm nhiều người nhận hơn, thường bao gồm cả những người không phải là đối tượng dự kiến của nội dung ngay từ đầu.
Bạn cũng nên tránh dùng CC khi bạn mong đợi người được CC sẽ thực hiện một hành động. Những người được CC thường cho rằng mình không cần phải trả lời, điều này có thể dẫn đến bỏ sót công việc hoặc chậm trễ. Rủi ro này tăng lên khi bạn CC quá nhiều người nhận một cách không cần thiết, làm hộp thư đến bị nhiễu loạn bởi những thông tin không liên quan.
CC cả một danh sách phân phối về một bản cập nhật trạng thái định kỳ chỉ tạo ra nhiễu loạn mà không tăng thêm trách nhiệm. Gửi email cho cả nhóm về một thay đổi không ảnh hưởng đến họ có thể gây nhầm lẫn.
Bạn cũng nên cẩn thận khi CC ai đó vào một hội thoại hiện có mà bên kia không hề hay biết hoặc chưa đồng ý — ví dụ như thêm một bên liên quan mới vào chuỗi email với khách hàng mà không báo trước cho khách hàng. Dù bạn có lý do chính đáng, điều đó vẫn có thể khiến bạn trông như đang mở rộng quyền truy cập vào một hội thoại có thể là bảo mật.
BCC nghĩa là gì?
BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy (bản sao ẩn). Cách hoạt động giống như CC nhưng không hiển thị. Chức năng BCC cho phép bạn gửi bản sao của cùng một email đến nhiều người mà không tiết lộ rằng họ nằm trong một email gửi hàng loạt, cũng như không tiết lộ địa chỉ email của các người nhận khác hay câu trả lời đối với email gốc của bạn.
Một điểm khác biệt quan trọng nữa: nếu bạn nhập nhiều liên hệ vào trường BCC, khi họ trả lời, chỉ có bạn nhận được thư trả lời của họ. Không người nhận BCC nào khác sẽ nhận được.
Khi nào nên dùng BCC trong email
Nên dùng BCC bất cứ khi nào bạn cần gửi cùng một email cho nhiều người, nhưng không muốn họ biết mình nằm trong một email gửi hàng loạt hay thấy địa chỉ email của những người nhận khác.
Dùng BCC hữu ích để bảo vệ quyền riêng tư của những người đã cung cấp địa chỉ email cho bạn với mong muốn bạn sẽ không chia sẻ nếu không có sự cho phép của họ. Ví dụ, khi gửi bản cập nhật về công ty của bạn cho một danh sách gửi thư, bạn nên dùng chức năng BCC để đảm bảo từng người nhận không thể thấy địa chỉ của những người khác đã đăng ký nhận danh sách gửi thư đó.
Bạn cũng có thể BCC chính mình khi gửi email từ một hộp thư đến dùng chung hoặc hộp thư chung của nhóm, để lưu lại bản ghi cá nhân về thư từ được gửi thay mặt nhóm.
Khi nào không nên dùng BCC trong email
Giống như khi dùng CC, hãy thận trọng với BCC khi email của bạn chứa thông tin nhạy cảm, hoặc khi bạn nghi ngờ chuỗi email phát sinh từ email đó sẽ chứa thông tin nhạy cảm.
Tránh dùng BCC trong những tình huống mà tính minh bạch rất quan trọng. Thêm bí mật ai đó vào hội thoại có thể làm tổn hại lòng tin nếu bị phát hiện và bị coi là vi phạm phép tắc giao tiếp qua email. Tốt hơn là CC họ một cách công khai hoặc gửi một lời nhắn riêng.
Không nên dùng BCC cho các hội thoại đang diễn ra, chẳng hạn như một cuộc đàm phán hoặc hội thoại với khách hàng đang qua lại — nơi bạn mong đợi người được BCC có thể theo dõi toàn bộ hội thoại. Vì người nhận BCC bị loại khỏi các câu trả lời, điều này có nghĩa là cắt họ khỏi đúng cuộc hội thoại mà bạn muốn họ theo dõi.
Sự khác biệt giữa To, CC và BCC là gì?
| Tính năng | Đến | CC | BCC |
| Vai trò | Người liên hệ chính dự kiến của email. | Dành cho những người cần luôn nắm bắt thông tin. | Để đưa thêm người vào mà người khác không biết. |
| Mức độ hiển thị | Hiển thị với mọi người. | Hiển thị với mọi người. | Ẩn khỏi tất cả những người nhận khác. |
| Mức độ nhận biết của người nhận | Mọi người đều biết mình là người liên hệ chính. | Mọi người đều biết ai khác cũng được thông tin. | Chỉ bạn và người được BCC mới biết họ có trong email. |
| Hành vi khi nhấn Trả lời tất cả | Nhận tất cả các câu trả lời. | Nhận tất cả các câu trả lời. | Bị loại khỏi các chuỗi “Trả lời tất cả” sau này. |
| Kỳ vọng | Kỳ vọng sẽ có câu trả lời. | Chỉ để tham khảo (FYI). | Không nên tham gia vào chuỗi email. |
| Phù hợp nhất với | Yêu cầu trực tiếp, công việc và các cuộc họp 1:1. | Sự minh bạch và cộng tác trong nhóm. | Gửi email hàng loạt, quyền riêng tư và giám sát kín đáo. |
Điều gì xảy ra khi bạn bấm trả lời hoặc trả lời tất cả?
Hành vi trả lời có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt khi có nhiều người nhận. Kết quả sẽ phụ thuộc vào việc bạn chọn Trả lời hay Trả lời tất cả.
Bấm Trả lời tất cả trong khi ý định là bấm Trả lời có thể khiến các trao đổi nội bộ và thông tin bị rò rỉ cho khách hàng, hoặc gửi email nhầm cho toàn bộ danh sách gửi thư. Chỉ một cú nhấp sai có thể làm giảm năng suất của nhóm và thậm chí đe dọa uy tín công ty.
Nếu bạn nằm trong trường Đến hoặc CC:
- Khi bấm Trả lời, phản hồi của bạn chỉ được gửi đến người gửi.
- Khi bấm Trả lời tất cả, phản hồi của bạn được gửi đến mọi người trong trường Đến và CC.
Nếu bạn nằm trong trường BCC:
- Khi bấm Trả lời, phản hồi của bạn chỉ được gửi đến người gửi.
- Khi bấm Trả lời tất cả, phản hồi của bạn được gửi đến mọi người trong trường Đến và CC, nhưng không gửi đến những người nhận BCC khác — tuy nhiên bạn sẽ để họ biết rằng mình đã bị ẩn trong BCC
Cách tốt hơn để gửi email nhóm
Mặc dù sử dụng chức năng CC và BCC là cách chính để gửi email cho nhiều người, dịch vụ email được mã hóa của chúng tôi Proton Mail cũng cho phép bạn làm điều này bằng cách đưa nhiều người nhận vào một nhóm liên hệ.
Nhóm liên hệ hữu ích khi bạn cần gửi email cho nhiều người quen biết nhau, đặc biệt nếu bạn thường xuyên gửi email cho họ theo nhóm. Ví dụ, một nhóm gửi bản cập nhật hàng tuần cho các bên liên quan có thể tiết kiệm thời gian bằng cách dùng nhóm liên hệ thay vì thêm người nhận thủ công mỗi lần.
Sau khi tạo nhóm liên hệ trong tài khoản Proton Mail, bạn có thể gửi email cho tất cả mọi người trong nhóm đó cùng một lúc bằng cách nhập tên nhóm liên hệ vào trường Đến rồi chọn nhóm liên hệ muốn gửi email hàng loạt từ menu tự động điền. Thao tác này sẽ nhập tất cả địa chỉ email của các liên hệ trong nhóm đó vào trường Đến.
Khi bạn gửi email cho những người thuộc cùng một nhóm liên hệ, tất cả họ đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau, tuy nhiên họ sẽ không biết bạn đã đưa họ vào một nhóm liên hệ và tên nhóm đó sẽ không xuất hiện trong hộp thư đến của họ. Nếu không muốn các liên hệ trong nhóm liên hệ biết địa chỉ của những thành viên khác, bạn có thể nhập nhóm liên hệ vào trường BCC thay thế.
Những điều cần nhớ khi sử dụng CC và BCC trong môi trường chuyên nghiệp
- Đến: dành cho những người cần thực hiện hành động.
- CC (Carbon Copy): dành cho việc cập nhật thông tin cho mọi người (FYI).
- BCC (Blind Carbon Copy): dành cho quyền riêng tư (người nhận bị ẩn khỏi mọi người khác).
Cách Proton Mail bảo vệ email ở các trường Đến, CC và BCC
Nhóm liên hệ giúp việc dùng CC và BCC nhanh hơn, nhưng không làm cho chúng an toàn hơn trước việc bị bên thứ ba chặn lấy. Đó là một vấn đề khác, và mã hóa của Proton Mail có thể giúp giải quyết vấn đề đó.
Proton Mail mã hóa các thư gửi giữa các tài khoản Proton bằng mã hóa đầu cuối và bảo vệ mọi thứ được lưu trữ trong hộp thư của bạn bằng mã hóa truy cập bằng không, nghĩa là ngay cả Proton cũng không thể đọc hoặc giải mã nội dung đó, kể cả khi bị cơ quan thực thi pháp luật ép buộc. Bạn cũng có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu cho email gửi đến địa chỉ không phải Proton để những email này cũng được mã hóa.
Tất cả những điều này không ngăn được email đến tay nhầm người do đặt nhầm CC hoặc BCC, và cũng không thay đổi việc ai có thể nhìn thấy địa chỉ của ai trong trường CC hoặc BCC. Việc đó vẫn phụ thuộc vào bạn sử dụng các trường đúng cách. Điều mà mã hóa thực sự bảo vệ là nội dung email kinh doanh được CC hoặc BCC trong quá trình truyền, để đề xuất cho khách hàng hay trao đổi nội bộ không thể bị bên thứ ba chặn lấy.
Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên gửi thư từ được CC và BCC có chứa nội dung nhạy cảm như đề xuất cho khách hàng và quyết định nội bộ, dịch vụ email doanh nghiệp của Proton sẽ tự động áp dụng lớp bảo vệ đó mà nhóm của bạn không cần phải bận tâm.
Câu hỏi thường gặp
Về việc bảo vệ địa chỉ email của liên hệ khỏi các liên hệ khác của bạn, BCC an toàn hơn CC. Với BCC, người nhận không thể biết mình không phải là người nhận duy nhất của một email (miễn là tất cả những người nhận khác được đánh dấu BCC), chứ đừng nói đến việc tìm ra địa chỉ email của những người nhận khác. Vì lý do này, bạn nên dùng BCC khi không được phép chia sẻ địa chỉ email của một liên hệ với bất kỳ ai khác.
Cần lưu ý rằng cả CC lẫn BCC đều không an toàn hơn trong việc bảo vệ thư của bạn khỏi bị bên thứ ba chặn lấy. Lớp bảo vệ đó chỉ đến từ mã hóa, chứ không phải từ việc bạn chọn trường nào.
Điều này phụ thuộc vào người bạn gửi tới: bản thân các cơ chế này không bảo vệ bạn. CC và BCC kiểm soát ai nhận bản sao của email chứ không kiểm soát điều gì xảy ra với email sau đó. Bất kỳ ai nằm trong trường CC hoặc BCC của một thư đều có thể chuyển tiếp, chụp màn hình hoặc lưu trữ nó. Nếu bạn đang gửi thông tin mật, hãy giữ danh sách người nhận càng nhỏ càng tốt và cân nhắc mã hóa chính thư đó để nội dung vẫn được bảo vệ ngay cả khi nó rơi vào nơi bạn không mong muốn.
Nếu bạn muốn duy trì hội thoại với tất cả người nhận ban đầu của email, tốt hơn là dùng chức năng CC để tất cả các liên hệ được đưa vào email ngay từ đầu đều nhận được mọi phản hồi. Tuy nhiên, nếu điều quan trọng là địa chỉ email của các liên hệ không bị lộ cho nhau và họ không được kỳ vọng tiếp tục chuỗi email chung, thì bạn nên dùng BCC để che giấu thông tin liên hệ của người nhận.
Không. Người nhận CC không thể nhìn thấy tên hoặc địa chỉ của bất kỳ ai được đưa vào BCC trong thư gốc. Thông tin liên hệ của người nhận BCC chỉ bị lộ khi họ phản hồi email bằng “trả lời tất cả”.
Trường Đến nên dùng cho người nhận chính của email, tức những người mà bạn kỳ vọng sẽ phản hồi hoặc thực hiện một hành động nào đó sau khi nhận email. Người nhận chính thường là những người được nhắc đến trong lời chào mở đầu của email.
Có. Những người trong trường Đến và CC có thể nhìn thấy nhau, trong khi người nhận BCC bị ẩn khỏi mọi người khác. Người nhận BCC vẫn có thể nhìn thấy ai đang ở trong trường Đến và CC nhưng sẽ không nhận được phản hồi từ những người nhận đó.
Phản hồi của họ được gửi đến người gửi và mọi người trong trường Đến và CC. Địa chỉ của họ vẫn không được hiển thị với tư cách người nhận BCC, nhưng phản hồi đó có thể để lộ việc họ từng được đưa vào email gốc.
Thường thì không. Người nhận BCC bị ẩn khỏi những người nhận khác. Nếu bạn nhận được một email nhưng địa chỉ của mình không xuất hiện trong trường Đến hoặc CC, rất có thể bạn đã bị BCC.
Không trực tiếp. Tuy nhiên, việc gửi email cho số lượng lớn người nhận bằng CC hoặc BCC có thể kích hoạt bộ lọc thư rác. Với các nhóm lớn, tốt hơn là dùng danh sách gửi thư hoặc dịch vụ bản tin.
