Cc (carbon copy) en bcc (blind carbon copy) zijn standaardfuncties van e-mail die bepalen wie een bericht ontvangt en welke informatie deze personen kunnen zien.
In een zakelijke context is het cruciaal om het verschil tussen aan, cc en bcc te begrijpen. Zet u de verkeerde persoon in cc, dan ziet uw klant een interne opmerking die niet voor deze persoon bestemd was. Vergeet u een beslisser in cc te zetten, dan ziet diegene een discussiedraad die echt nodig was nooit.
Lees verder om te ontdekken welke optie u moet selecteren om duidelijk te communiceren (met de juiste ontvanger(s)), onnodige antwoorden te vermijden, de e-mailadressen van ontvangers te beschermen en gevoelige informatie te beveiligen.
Wat betekent cc?
Cc staat voor carbon copy, een verwijzing naar een tijd waarin fysieke, handgeschreven memo’s of brieven werden gekopieerd met behulp van een vel carbonpapier(nieuw venster).
Met cc kunt u een kopie van een e-mail verzenden naar meerdere ontvangers die niet de primaire ontvanger in het veld Aan zijn. De primaire ontvanger ziet de e-mailadres(sen) die u in het cc-veld hebt ingevoerd, evenals eventuele antwoorden van hen. Zo ziet ook de persoon die u in cc hebt gezet eventuele antwoorden van de ontvanger (tenzij die uit het cc-veld wordt verwijderd, of de ontvanger op Beantwoorden klikt in plaats van op Allen beantwoorden).
Cc is vooral handig bij het verzenden van zakelijke e-mails, omdat u aan een e-mail zoveel ontvangers kunt toevoegen als u wilt. Iedereen ontvangt een kopie van dezelfde e-mail en ziet elkaars adressen en antwoorden. Zo blijft iedereen op de hoogte en ontstaat er een transparant overzicht van het gesprek zonder dat een antwoord nodig is.
(nieuw venster)Wanneer cc gebruiken in een e-mail
Cc is een handige functie wanneer iemand (of meerdere personen) anders dan de ontvanger op de hoogte moet zijn van een discussiedraad en deze moet kunnen volgen.
Als u bijvoorbeeld een heel projectteam bij iets wilt betrekken die het werk van iedereen beïnvloedt, zoals een wijziging in de scope of deadline, zet u alle teamleden gewoon in cc.
Cc kan ook handig zijn wanneer u wilt dat bepaalde personen een discussiedraad kunnen volgen zonder dat hun invoer nodig is. Wanneer u bijvoorbeeld een voorstel naar een klant e-mailt, wilt u wellicht iedereen die rechtstreeks bij het project betrokken is in cc zetten, zodat deze personen op de hoogte zijn van hun feedback en uw daaropvolgende discussie. Mocht er later iets worden geëscaleerd of in een evaluatie worden aangehaald, dan zijn ze altijd tijdig geïnformeerd.
Wanneer cc niet gebruiken in een e-mail
Vermijd cc wanneer uw e-mail (of de daaropvolgende discussiedraad) gevoelige of vertrouwelijke informatie bevat. Als u gevoelige informatie naar één persoon e-mailt, bestaat het risico dat die persoon de informatie doorstuurt of opslaat, maar met cc wordt dat risico groter omdat er meer ontvangers bijkomen, vaak mensen voor wie de inhoud in de eerste plaats niet bedoeld was.
Vermijd cc ook wanneer u verwacht dat iemand die u in cc zet actie onderneemt. Personen in cc gaan er vaak van uit dat ze niet hoeven te reageren, wat kan leiden tot gemiste taken of vertraging. Dit risico wordt groter wanneer u onnodig veel ontvangers in cc zet, wat ook inboxes volzet met irrelevante ruis.
Een hele distributielijst in cc zetten bij een routineupdate zorgt voor ruis zonder dat dit de verantwoordelijkheid vergroot. Uw hele team e-mailen over een wijziging die hen niet aangaat kan tot verwarring leiden.
Wees ook voorzichtig met het in cc zetten van iemand bij een bestaand gesprek zonder medeweten of toestemming van de andere partij – zoals bijvoorbeeld een nieuwe stakeholder toevoegen aan een discussiedraad met een klant zonder de klant eerst in te lichten. Ook als u een geldige reden hebt, kan het lijken alsof u de toegang tot een mogelijk vertrouwelijk gesprek verbreedt.
Wat betekent bcc?
Bcc staat voor blind carbon copy. Het werkt zoals cc, maar dan zonder zichtbaarheid. Met de functie bcc kunt u kopieën van dezelfde e-mail naar meerdere personen verzenden zonder te onthullen dat ze deel uitmaken van een massale e-mail, of zonder de e-mailadressen van de andere ontvangers of hun antwoorden op uw originele e-mail prijs te geven.
Nog een belangrijk verschil: als u meerdere contacten in het bcc-veld invoert, ontvangt alleen u hun antwoordmail wanneer ze reageren. Andere bcc-ontvangers ontvangen die niet.
Wanneer bcc gebruiken in een e-mail
Gebruik bcc wanneer u meerdere personen dezelfde e-mail moet sturen, maar niet wilt dat ze weten dat ze deel uitmaken van een massale e-mail of dat ze de e-mailadressen van de andere ontvangers kunnen zien.
Bcc is nuttig om de privacy te beschermen van personen die u hun e-mailadres hebben gegeven in de verwachting dat u het niet zonder hun toestemming deelt. Als u bijvoorbeeld een update over uw bedrijf naar een adressenlijst stuurt, gebruikt u de functie bcc om ervoor te zorgen dat de afzonderlijke ontvangers de adressen van alle anderen die zich voor die adressenlijst hebben ingeschreven, niet kunnen zien.
U kunt uzelf ook in bcc zetten wanneer u een e-mail verzendt vanuit een gedeelde of generieke teaminbox, om persoonlijk een overzicht te bewaren van correspondentie die namens uw team is verzonden.
Wanneer bcc niet gebruiken in een e-mail
Net als bij cc geldt: wees voorzichtig met bcc wanneer uw e-mail gevoelige informatie bevat, of wanneer u vermoedt dat de discussiedraad die uit uw e-mail voortvloeit gevoelige informatie zal bevatten.
Vermijd bcc in situaties waarin transparantie belangrijk is. Iemand heimelijk aan het gesprek toevoegen kan het vertrouwen schaden als het aan het licht komt en worden beschouwd als een schending van de e-mail etiquette. Het is beter om die persoon openlijk in cc te zetten of een aparte notitie te sturen.
Gebruik bcc niet voor lopende gesprekken, zoals een actieve onderhandeling of klantgesprek met heen en weer gaande berichten – waarbij u verwacht dat wie u in bcc hebt gezet het hele gesprek kan volgen. Omdat bcc-ontvangers worden uitgesloten van antwoorden, betekent dit dat u ze juist uit het gesprek knipt dat u hen wilt laten volgen.
Wat is het verschil tussen aan, cc en bcc?
| Functie | Aan | Cc | Bcc |
| Functie | Het beoogde hoofdcontact van de e-mail. | Voor personen die op de hoogte moeten blijven. | Om personen toe te voegen zonder dat anderen het weten. |
| Zichtbaarheid | Zichtbaar voor iedereen. | Zichtbaar voor iedereen. | Verborgen voor alle andere ontvangers. |
| Bewustzijn bij ontvangers | Iedereen weet dat deze persoon het hoofdcontact is. | Iedereen weet wie er nog meer op de hoogte wordt gehouden. | Alleen u en de persoon in bcc weten dat deze er is. |
| Gedrag bij Allen beantwoorden | Ontvangt alle antwoorden. | Ontvangt alle antwoorden. | Uitgesloten van toekomstige discussiedraden via “Allen beantwoorden”. |
| Verwachting | Er wordt een antwoord verwacht. | Alleen ter informatie (FYI). | Neemt niet deel aan de discussiedraad. |
| Meest geschikt voor | Directe verzoeken, taken en 1-op-1-gesprekken. | Transparantie en teamsamenwerking. | Massa-e-mails, privacy en discrete controle. |
Wat gebeurt er als u klikt op beantwoorden of allen beantwoorden?
Het gedrag bij beantwoorden kan verwarrend zijn, vooral als er meerdere ontvangers bij betrokken zijn. Wat er gebeurt, hangt ervan af of u kiest voor beantwoorden of allen beantwoorden.
Als u klikt op allen beantwoorden terwijl u beantwoorden bedoelde, kunnen interne opmerkingen en informatie naar klanten lekken, of wordt per ongeluk een hele distributielijst gemaild. Eén verkeerde klik kan de productiviteit van uw team fnuiken en zelfs de reputatie van uw bedrijf schaden.
Als u in het veld Aan of cc staat:
- Als u klikt op beantwoorden, wordt uw antwoord alleen naar de afzender verzonden.
- Als u klikt op allen beantwoorden, wordt uw antwoord naar iedereen in de velden Aan en cc verzonden.
Als u in het veld bcc staat:
- Als u klikt op beantwoorden, wordt uw antwoord alleen naar de afzender verzonden.
- Als u klikt op allen beantwoorden, wordt uw antwoord naar iedereen in de velden Aan en cc verzonden, niet naar andere bcc-ontvangers – maar u onthult hen wel dat u in het bcc-veld stond
Een betere manier om groepse-mails te verzenden
Hoewel het gebruik van de functies cc en bcc de gebruikelijkste manier is om een e-mail naar meerdere personen te verzenden, biedt onze versleutelde e-mailservice Proton Mail hier ook de mogelijkheid toe, door meerdere ontvangers in een contactgroep te zetten.
Contactgroepen zijn handig om naar meerdere personen die elkaar kennen te e-mailen, vooral als u hen regelmatig als groep mailt. Zo kan een team dat wekelijks updates naar stakeholders stuurt tijd besparen door een contactgroep te gebruiken in plaats van telkens handmatig ontvangers toe te voegen.
Nadat u een contactgroep hebt aangemaakt in uw Proton Mail-account, kunt u iedereen in die groep tegelijk e-mailen door de naam van de contactgroep te typen in het veld Aan en in het menu voor automatisch aanvullen de contactgroep te selecteren die u in zijn geheel wilt mailen. Hiermee worden alle e-mailadressen van de contacten in die groep in het veld Aan ingevoerd.
Als u e-mailt naar personen die samen in een contactgroep zitten, kunnen zij elkaars e-mailadressen zien, maar zij weten niet dat u hen in een contactgroep hebt gezet en de naam van die groep verschijnt niet in hun inbox. Als u niet wilt dat de contacten in uw contactgroep de adressen van de andere leden kennen, kunt u de contactgroep in plaats daarvan in het veld bcc invoeren.
Belangrijkste punten over het gebruik van cc en bcc in een professionele omgeving
- Aan: is voor de personen van wie wordt verwacht dat ze actie ondernemen.
- CC (Carbon Copy): is bedoeld om personen op de hoogte te houden (FYI).
- BCC (Blind Carbon Copy): is voor privacy (ontvangers zijn verborgen voor alle anderen).
Hoe Proton Mail aan-, cc- en bcc-e-mailberichten beschermt
Contactgroepen maken het gebruik van cc en bcc sneller, maar maken ze niet veiliger tegen onderschepping door een derde partij. Dat is een ander probleem, en daarbij kan de versleuteling van Proton Mail helpen.
Proton Mail versleutelt berichten die tussen Proton-accounts worden verzonden met end-to-end versleuteling en beschermt alles wat in uw postvak IN is opgeslagen met zero-access-versleuteling, wat betekent dat zelfs Proton het niet kan lezen – of ontsleutelen, zelfs niet onder dwang van justitie. U kunt ook wachtwoordbeveiliging toevoegen aan e-mails die naar niet-Proton-adressen worden verzonden, zodat die ook versleuteld zijn.
Dit alles voorkomt niet dat een e-mail door een verkeerd geplaatste cc of bcc bij de verkeerde persoon terechtkomt, en het verandert ook niet wie wiens adres kan zien in een cc- of bcc-veld. Dat blijft afhankelijk van een juist gebruik van de velden. Wat versleuteling wél beschermt, is de inhoud van een zakelijke e-mail met cc of bcc onderweg, zodat een voorstel voor een klant of een interne opmerking niet door een derde partij kan worden onderschept.
Als uw bedrijf regelmatig correspondentie met cc en bcc verstuurt die gevoelige inhoud bevat zoals voorstellen voor klanten en interne beslissingen, past de zakelijke e-mailservice van Proton die bescherming automatisch toe, zonder dat uw team erover hoeft na te denken.
Veelgestelde vragen
Als het gaat om het beschermen van de e-mailadressen van uw contacten tegen uw andere contacten, is bcc veiliger dan cc. Met bcc is er geen manier om te weten dat u niet de enige ontvanger van een e-mail bent (zolang alle andere ontvangers als bcc zijn gemarkeerd), laat staan dat u de e-mailadressen van andere ontvangers te weten komt. Daarom moet u bcc gebruiken als u geen toestemming hebt om het e-mailadres van een contact met iemand anders te delen.
Het is belangrijk om te weten dat noch cc noch bcc veiliger is als het gaat om het beschermen van uw berichten tegen onderschepping door een derde partij. Die bescherming komt alleen met versleuteling, niet door uw keuze van veld.
Dit hangt ervan af naar wie u het stuurt: de mechanismen beschermen u niet. Met cc en bcc bepaalt u wie een kopie van een e-mail ontvangt, niet wat er daarna mee gebeurt. Iedereen die in het cc- of bcc-veld van een bericht staat, kan het doorsturen, een schermafbeelding maken of het opslaan. Als u vertrouwelijke informatie verstuurt, houd uw lijst met ontvangers dan zo klein mogelijk en overweeg om het bericht zelf te versleutelen, zodat de inhoud beschermd blijft, zelfs als het terechtkomt op een plek waar u niet aan had gedacht.
Als u een gesprek wilt voortzetten met alle oorspronkelijke ontvangers van uw e-mail, is het beter om de cc-functie te gebruiken, zodat alle contacten die aanvankelijk in de e-mail waren opgenomen alle antwoorden ontvangen. Maar als het belangrijk is dat de e-mailadressen van uw contacten niet aan elkaar worden blootgesteld, en niet wordt verwacht dat ze een e-mailketen waarin iedereen betrokken is voortzetten, dan moet u bcc gebruiken om de contactgegevens van uw ontvangers te verbergen.
Nee. Ontvangers in cc kunnen de namen of adressen van niemand zien die in het oorspronkelijke bericht als bcc was opgenomen. De contactgegevens van bcc-ontvangers worden alleen zichtbaar als zij op de e-mail antwoorden met “allen beantwoorden”.
Het veld Aan moet worden gebruikt voor de hoofdontvanger(s) van uw e-mail, van wie u verwacht dat die reageren of een of andere actie ondernemen na ontvangst van uw e-mail. De hoofdontvangers zijn meestal de personen die in de aanhef van uw e-mail worden aangesproken.
Ja. Personen in de velden Aan en cc kunnen elkaar zien, terwijl bcc-ontvangers verborgen zijn voor alle anderen. Bcc-ontvangers kunnen wel zien wie er in de velden Aan en cc staat, maar zij ontvangen geen antwoorden van die ontvangers.
Het antwoord wordt verzonden naar de afzender en iedereen in de velden Aan en cc. Het adres wordt nog steeds niet getoond als bcc-ontvanger, maar het antwoord kan onthullen dat de persoon bij de oorspronkelijke e-mail was betrokken.
Meestal niet. Bcc-ontvangers zijn verborgen voor andere ontvangers. Als u een e-mail ontvangt maar uw adres niet in de velden Aan of cc staat, was u waarschijnlijk in bcc geplaatst.
Niet rechtstreeks. Het verzenden van e-mails naar grote aantallen ontvangers met cc of bcc kan echter spamfilters activeren. Voor grote groepen is het beter om een adressenlijst of nieuwsbriefdienst te gebruiken.
