E-postalarda Kopya ne anlama gelir? Kime, Kopya ve Gizli kopya alanlarının açıklaması

Kopya (carbon copy) ve Gizli kopya (blind carbon copy), kimin iletiyi alacağını ve hangi bilgileri görebileceğini kontrol eden standart e-posta özellikleridir.

İş bağlamında Kime, Kopya ve Gizli kopya arasındaki farkı anlamak çok önemlidir. Yanlış kişiyi Kopyaya alırsanız müşteriniz, görmemesi gereken dahili bir notu görür. Karar verici bir kişiyi Kopyaya almayı unutursanız, gerçekten ihtiyaç duyduğu bir e-posta konusunu hiç göremez.

Net bir şekilde iletişim kurmak (doğru alıcıya/alıcılara), gereksiz yanıtların önüne geçmek, alıcıların e-posta adreslerini korumak ve hassas bilgileri güvence altına almak için hangi seçeneği seçmeniz gerektiğini öğrenmek üzere okumaya devam edin.

Kopya ne anlama gelir?

Kopya, carbon copy (karbon kopya) ifadesinin kısaltmasıdır ve el yazısıyla yazılmış fiziksel not veya mektupların bir karbon kağıdı sayfası kullanılarak çoğaltıldığı(yeni pencere) dönemi anımsatır.

Kopya, bir e-postanın kopyasını, Kime alanındaki birincil alıcı dışındaki birden fazla alıcıya göndermenize olanak tanır. Birincil alıcı, Kopya alanına yazdığınız e-posta adreslerini ve bu kişilerden gelen yanıtları görür. Aynı şekilde, Kopyaya eklediğiniz kişi de alıcıdan gelen yanıtları görür (kişi Kopya alanından kaldırılmadıkça ya da alıcı Yanıtla yerine Tümünü yanıtla seçeneğini seçmedikçe).

Kopyaya alma, özellikle iş e-postaları gönderirken kullanışlıdır; çünkü bir e-postaya istediğiniz kadar alıcı ekleyebilirsiniz ve bunların tümü aynı e-postanın kopyasını alır, birbirlerinin adreslerini ve yanıtlarını görür. Bu sayede herkes haberdar olur ve yanıt gerektirmeden yazışmanın şeffaf bir kaydı oluşur.

(yeni pencere)

E-postada Kopya ne zaman kullanılır

Kopya, alıcı dışındaki bir kişiye (veya birden fazla kişiye) bir e-posta konusunu bilmesi ve takip etmesi gerektiğinde kullanışlı bir işlevdir.

Örneğin, herkesin işini etkileyen bir kapsam veya teslim tarihi değişikliğinde tüm proje ekibini haberdar etmek istediğinizde, onları kolayca Kopyaya alabilirsiniz.

Belirli kişilerin bir e-posta konusunu, katkıda bulunmalarını gerektirmeden takip etmesini istediğinizde de Kopyaya almak faydalı olabilir. Örneğin bir müşteriye teklif içeren bir e-posta gönderirken, projede doğrudan görevli kişileri Kopyaya ekleyebilirsiniz; böylece geri bildirimlerini ve bunlar üzerine yaptığınız görüşmeyi takip edebilirler. Sonrasında bir incelemede bir konu ele alınır veya buna atıf yapılırsa, her zaman zamanında bilgilendirilmiş olurlar.

E-postada Kopya ne zaman kullanılmamalı

E-postanız (veya sonrasında oluşacak e-posta konusu) hassas veya gizli bilgiler içeriyorsa Kopyaya almaktan kaçınmalısınız. Bir kişiye e-postayla hassas bilgi gönderdiğinizde, ilgili kişinin bunu iletme veya saklama riski vardır; ancak Kopyaya almak, daha fazla alıcı ekleyerek bu riski artırır ve çoğu zaman içeriğin asıl hedef kitlesi olmayan kişileri de devreye sokar.

Kopyaya eklediğiniz bir kişiden eylem bekliyorsanız da Kopya kullanmaktan kaçınmalısınız. Kopyaya dahil edilen kişiler genellikle yanıt vermek zorunda olmadıklarını varsayar; bu da gözden kaçan görevlere veya gecikmelere yol açabilir. Gereksiz yere çok sayıda alıcıyı Kopyaya aldığınızda bu risk daha da artar; bu durum aynı zamanda alakasız gürültüyle gelen kutularını da doldurur.

Rutin bir durum güncellemesinde tüm bir dağıtım listesini Kopyaya almak, sorumluluk katmadan gürültü yaratır. Etkilenmeyen tüm ekibinize bir değişiklik hakkında e-posta göndermek kafa karışıklığına neden olabilir.

Ayrıca, diğer tarafın bilgisi veya onayı olmadan bir kişiyi mevcut bir yazışmaya Kopyaya alma konusunda da dikkatli olmalısınız; örneğin müşteriye haber vermeden bir müşteri yazışmasına yeni bir paydaş eklemek gibi. Meşru bir nedeniniz olsa bile, bu durum gizli olabilecek bir yazışmaya erişimi genişletiyormuş gibi görünebilir.

Gizli kopya ne anlama gelir?

Gizli kopya (BCC), Blind Carbon Copy ifadesinin kısaltmasıdır. Kopyaya benzer şekilde çalışır, ancak görünürlük olmadan. Gizli kopya işlevi, aynı e-postanın kopyalarını birden fazla kişiye göndermenize olanak tanır; bu kişilerin toplu bir e-postanın parçası oldukları, diğer alıcıların e-posta adresleri veya ilk e-postanıza gelen yanıtlar ifşa edilmez.

Önemli bir diğer fark: Gizli kopya alanına birden fazla kişi yazarsanız, bu kişiler yanıt verdiklerinde yanıtlarını yalnızca siz alırsınız. Yanıt, diğer hiçbir Gizli kopya alıcısına ulaşmaz.

E-postada Gizli kopya ne zaman kullanılır

Aynı e-postayı birden fazla kişiye göndermeniz gerektiğinde, ancak bu kişilerin toplu bir e-postanın parçası olduklarını bilmemelerini veya diğer alıcıların e-posta adreslerini görememelerini istediğinizde Gizli kopya kullanılmalıdır.

Gizli kopya, size e-posta adresini, izniniz olmadan paylaşmayacağınız beklentisiyle veren kişilerin gizliliğini korumak için kullanışlıdır. Örneğin, şirketinizle ilgili bir güncellemeyi bir e-posta listesine gönderirken, listeye hesap açan kişilerin diğer herkesin e-posta adreslerini görememesi için Gizli kopya işlevini kullanmalısınız.

Ayrıca, paylaşılan veya genel bir ekip gelen kutusundan e-posta gönderirken, ekibiniz adına gönderilen yazışmaların kişisel bir kaydını tutmak için kendinizi de Gizli kopyaya ekleyebilirsiniz.

E-postada Gizli kopya ne zaman kullanılmamalı

Kopyada olduğu gibi, e-postanız hassas bilgiler içeriyorsa veya e-postanız sonucunda oluşacak e-posta konusunun hassas bilgiler içereceğinden şüpheleniyorsanız Gizli kopya kullanırken temkinli olun.

Şeffaflığın önemli olduğu durumlarda Gizli kopya kullanmaktan kaçının. Bir kişiyi yazışmaya gizlice dahil etmek, ortaya çıktığında güvene zarar verebilir ve e-posta görgü kurallarına aykırılık olarak değerlendirilebilir. Böyle bir durumda kişiyi açıkça Kopyaya almak veya ayrı bir not göndermek daha iyidir.

Gizli kopya, süregelen yazışmalar için kullanılmamalıdır; örneğin aktif bir müzakere ya da müşteri görüşmesi gibi, Gizli kopyaya eklediğiniz kişinin tüm yazışmayı takip edebileceğinizi beklediğiniz durumlarda. Gizli kopya alıcıları yanıtların dışında tutulduğu için, bu onları tam olarak takip etmelerini istediğiniz yazışmanın dışında bırakmak anlamına gelir.

Kime, Kopya ve Gizli kopya arasındaki fark nedir?

Yanıtla veya tümüne yanıtla düğmesine bastığınızda ne olur?

Yanıtlama davranışı, özellikle birden fazla alıcı söz konusu olduğunda kafa karıştırıcı olabilir. Ne olacağı, Yanıtla’yı mı yoksa Tümüne yanıtla’yı mı seçtiğinize bağlıdır.

Yanıtla’ya basmayı düşünürken Tümüne yanıtla’ya basmak, dahili notların ve bilgilerin müşterilere sızmasına ya da bir dağıtım listesindeki herkese yanlışlıkla e-posta gönderilmesine neden olabilir. Tek bir yanlış tıklama, ekibinizin üretkenliğini baltalayabilir, hatta şirketinizin itibarını riske atabilir.

Kime veya Kopya alanındaysanız:

• Yanıtla’yı tıklamak, yanıtınızı yalnızca göndericiye gönderir.
• Tümüne yanıtla’yı tıklamak, yanıtınızı Kime ve Kopya alanlarındaki herkese gönderir.

Gizli kopya alanındaysanız:

• Yanıtla’yı tıklamak, yanıtınızı yalnızca göndericiye gönderir.
• Tümüne yanıtla’yı tıklamak, yanıtınızı Kime ve Kopya alanlarındaki herkese gönderir, diğer Gizli kopya alıcılarına göndermez, ancak onlara gizli kopyaya alındığınızı göstermiş olursunuz.

Grup e-postaları göndermenin daha iyi bir yolu

Kopya ve Gizli kopya işlevlerini kullanmak, bir e-postayı birden fazla kişiye göndermenin başlıca yoludur; ancak şifrelenmiş e-posta hizmetimiz Proton Mail, birden fazla alıcıyı bir kişi grubuna ekleyerek de bunu yapmanıza olanak tanır.

Kişi grupları, birbirini tanıyan birden fazla kişiye e-posta göndermek için faydalıdır; özellikle de bu kişilere düzenli olarak grup halinde e-posta gönderiyorsanız. Örneğin, paydaşlara haftada bir güncelleme gönderen bir ekip, her seferinde alıcıları elle eklemek yerine bir kişi grubu kullanarak zaman kazanabilir.

Proton Mail hesabınızda bir kişi grubu oluşturduktan sonra, kişi grubunun adını Kime alanına yazıp otomatik doldurma menüsünden toplu e-posta göndermek istediğiniz kişi grubunu seçerek gruptaki herkese aynı anda e-posta gönderebilirsiniz. Bu işlem, gruptaki kişilerin tüm e-posta adreslerini Kime alanına ekler.

Bir kişi grubunda yer alan kişilere e-posta gönderdiğinizde, e-posta adreslerini birbirleri görebilir; ancak sizin onları bir kişi grubuna eklediğinizi bilmezler ve grubun adı gelen kutularında görünmez. Kişi grubunuzdaki kişilerin diğer üyelerin adreslerini öğrenmesini istemiyorsanız, kişi grubunu bunun yerine Gizli kopya alanına yazabilirsiniz.

Profesyonel ortamda Kopya ve Gizli kopya kullanımına dair önemli noktalar

• Kime: işlem yapması beklenen kişiler içindir.
• Kopya (Carbon Copy): kişileri bilgi amaçlı bilgilendirmek içindir.
• Gizli kopya (Blind Carbon Copy): gizlilik içindir (alıcılar diğer herkesten gizlenir).

Proton Mail, Kime, Kopya ve Gizli kopya e-posta iletilerini nasıl korur

Kişi grupları, Kopya ve Gizli kopya özelliklerinin daha hızlı kullanılmasını sağlar, ancak üçüncü bir tarafça ele geçirilmeye karşı daha güvenli hale getirmez. Bu farklı bir sorundur ve Proton Mail’in şifrelemesinin yardımcı olabileceği bir sorundur.

Proton Mail, Proton hesapları arasında gönderilen iletileri uçtan uca şifreleme ile şifreler ve e-posta kutunuzda depolanan her şeyi sıfır erişimli şifreleme ile korur; yani Proton bile bunları okuyamaz ya da kolluk kuvvetlerinin baskısı altında olsa bile şifresini çözemez. Ayrıca, Proton olmayan adreslere gönderilen e-postalara parola koruması ekleyebilir, böylece onların da şifrelenmesini sağlayabilirsiniz.

Bunların hiçbiri, yanlış yere konulan bir Kopya veya Gizli kopya nedeniyle bir e-postanın yanlış kişiye ulaşmasını engellemez ve Kopya ya da Gizli kopya alanında kimin kime ait adresi görebileceğini de değiştirmez. Bu tamamen alanları doğru kullanmanıza bağlıdır. Şifrelemenin asıl koruduğu şey, iletim halindeki Kopya’ya veya Gizli kopyaya alınmış bir iş e-postasının içeriğidir; böylece bir müşteri teklifi ya da dahili bir not üçüncü bir tarafça ele geçirilemez.

İşletmeniz, müşteri teklifleri ve dahili kararlar gibi hassas içerikler içeren Kopya’ya ve Gizli kopyaya alınmış yazışmaları düzenli olarak gönderiyorsa, Proton’un iş e-posta hizmeti bu korumayı ekibinizin buna hiç kafa yormasına gerek kalmadan otomatik olarak uygular.

SSS