Co znamená Kopie v e-mailech? Vysvětlení polí Komu, Kopie a Skrytá kopie

Kopie (carbon copy) a Skrytá kopie (blind carbon copy) jsou standardní funkce e-mailu, pomocí nichž určujete, kdo zprávu obdrží a jaké informace může vidět.

V obchodním prostředí je zásadní znát rozdíl mezi Komu, Kopie a Skrytou kopií. Přidáte-li do kopie špatnou osobu, klient uvidí interní poznámku, kterou vidět neměl. Zapomenete-li uvést rozhodující osobu do kopie, nikdy se nedozví o vláknu, které opravdu potřebovala.

Přečtěte si dál a zjistěte, kterou možnost vybrat, abyste komunikovali jasně se správnými příjemci, předešli zbytečným odpovědím, chránili e-mailové adresy příjemců a uchovali citlivé informace v bezpečí.

Co znamená Kopie?

Název Kopie pochází z anglického carbon copy a odkazuje na doby, kdy se ručně psané zápisy nebo dopisy duplikovaly pomocí listu uhlíkového papíru(nové okno).

Pole Kopie umožňuje odeslat kopii e-mailu více příjemcům, kteří nejsou hlavními příjemci v poli Komu. Hlavní příjemce uvidí e-mailové adresy, které jste zadali do pole Kopie, i případné odpovědi těchto osob. Stejně tak osoba uvedená v kopii uvidí odpovědi hlavního příjemce, pokud ji neodstraníte z pole Kopie, nebo pokud hlavní příjemc odpoví volbou Odpovědět místo Odpovědět všem.

Do kopie je užitečné vkládat především při odesílání obchodních e-mailů, protože do e-mailu můžete přidat libovolný počet příjemců. Všichni obdrží kopii téhož e-mailu a uvidí vzájemně své adresy i odpovědi. Tím má každý přehled a konverzace vytváří transparentní záznam, aniž by bylo nutné odpovídat.

(nové okno)

Kdy použít Kopii v e-mailu

Kopie je užitečná funkce, pokud potřebujete, aby o vlákně e-mailu věděla a sledovala ho jedna či více osob kromě příjemce.

Pokud například chcete, aby celý projektový tým věděl o něčem, co ovlivňuje práci všech, například o změně rozsahu nebo termínu, stačí tým uvést do kopie.

Do kopie je také vhodné vkládat osoby, které mají o vláknu e-mailu přehled, ale jejich vstup se nevyžaduje. Když například posíláte klientovi návrh, můžete do kopie přidat všechny, kdo jsou přímo zapojeni do projektu, aby měli přehled o své zpětné vazbě a o vaší následné diskusi. Pokud se cokoli později eskaluje nebo zmíní v revizi, jsou vždy včas informováni.

Kdy nepoužívat Kopii v e-mailu

Vyhněte se poli Kopie, pokud váš e-mail nebo následné vlákno obsahuje citlivé či důvěrné informace. Když citlivé informace zašlete e-mailem jedné osobě, existuje riziko, že je přepošle nebo uloží. Uvedení do kopie toto riziko zvyšuje, protože přibývají další příjemci, často včetně lidí, pro které obsah nikdy nebyl určen.

Vyhněte se Kopii také tehdy, když očekáváte, že osoba uvedená v kopii podnikne určitý krok. Lidé uvedení v kopii často předpokládají, že odpovídat nemusí, což může vést k zmeškaným úkolům nebo zpožděním. Toto riziko roste, pokud do kopie zbytečně přidáváte velké množství příjemců, což rovněž zahlcuje doručenou poštu nedůležitým šumem.

Vkládání celé distribuční listiny do kopie u rutinní aktualizace stavu vytváří jen šum bez prohloubení odpovědnosti. Posílání e-mailu celému týmu o změně, která se ho netýká, může vést k zmatku.

Obezřetní buďte také při vkládání někoho do stávající konverzace bez vědomí či souhlasu druhé strany, například když do vlákna s klientem přidáte nového zainteresovaného a klienta na to neupozorníte předem. I když máte legitimní důvod, může to vypadat, že rozšiřujete okruh osob přistupujících ke konverzaci, která může být důvěrná.

Co znamená Skrytá kopie?

Skrytá kopie je zkratka pro blind carbon copy. Funguje stejně jako Kopie, jen bez viditelnosti. Funkce Skrytá kopie umožňuje odeslat kopie téhož e-mailu více osobám, aniž by bylo prozrazeno, že jsou součástí hromadného e-mailu, a aniž by se odhalily e-mailové adresy ostatních příjemců nebo odpovědi na váš původní e-mail.

Další zásadní rozdíl: Pokud zadáte do pole Skrytá kopie více kontaktů, po jejich odpovědi obdržíte e-mail s odpovědí pouze vy. Žádný další příjemce skryté kopie ji neobdrží.

Kdy použít Skrytou kopii v e-mailu

Skrytou kopii používejte vždy, když potřebujete odeslat stejný e-mail více osobám, ale nechcete, aby věděly, že jsou součástí hromadného e-mailu, nebo aby mohly vidět e-mailové adresy ostatních příjemců.

Skrytá kopie je užitečná pro ochranu soukromí osob, které vám daly svou e-mailovou adresu s tím, že ji bez jejich souhlasu nesdílíte. Když například posíláte aktualizaci o své firmě na e-mailový seznam, použijte funkci Skrytá kopie, abyste zajistili, že jednotliví příjemci neuvidí adresy všech ostatních, kdo se na daný e-mailový seznam zaregistrovali.

Skrytou kopii můžete použít i na sebe, když odesíláte e-mail ze sdílené nebo obecné týmové doručené pošty, abyste měli osobní záznam korespondence odeslané jménem svého týmu.

Kdy nepoužívat Skrytou kopii v e-mailu

Stejně jako u Kopie buďte obezřetní i u Skryté kopie, pokud váš e-mail obsahuje citlivé informace, nebo pokud máte podezření, že následné vlákno e-mailu bude obsahovat citlivé informace.

Vyhněte se Skryté kopii v situacích, kdy záleží na transparentnosti. Tajné přidání někoho do konverzace může, pokud vyjde najevo, poškodit důvěru a může být považováno za porušení e-mailové etikety. Lepší je danou osobu otevřeně uvést do kopie nebo jí poslat samostatnou zprávu.

Skrytá kopie by se neměla používat u probíhajících konverzací, například aktivního vyjednávání nebo konverzace s klientem, u nichž očekáváte, že osoba uvedená ve skryté kopii bude moci sledovat celou konverzaci. Protože příjemci skryté kopie jsou z odpovědí vyloučeni, vystřihnete je právě z konverzace, kterou měli sledovat.

Jaký je rozdíl mezi Komu, Kopie a Skrytou kopií?

Co se stane, když kliknete na Odpovědět nebo Odpovědět všem?

Chování odpovědí může být matoucí, zvlášť když je do e-mailu zapojeno více příjemců. To, co se stane, závisí na tom, zda zvolíte Odpovědět nebo Odpovědět všem.

Neúmyslné kliknutí na Odpovědět všem místo Odpovědět může vést k úniku interních poznámek a informací ke klientům, nebo k omylu, kdy e-mail obdrží celý distribuční seznam. Jeden špatný klik může utlumit produktivitu vašeho týmu a dokonce ohrozit reputaci vaší firmy.

Pokud jste uvedeni v poli Komu nebo Kopie:

• Kliknutím na Odpovědět odešlete svou odpověď pouze odesílateli.
• Kliknutím na Odpovědět všem odešlete svou odpověď všem, kdo jsou uvedeni v polích Komu a Kopie.

Pokud jste uvedeni v poli Skrytá kopie:

• Kliknutím na Odpovědět odešlete svou odpověď pouze odesílateli.
• Kliknutím na Odpovědět všem odešlete svou odpověď všem, kdo jsou uvedeni v polích Komu a Kopie, ale ne ostatním příjemcům Skryté kopie – tím jim však odhalíte, že jste byli uvedeni ve Skryté kopii

Lepší způsob odesílání skupinových e-mailů

Používání funkcí Kopie a Skrytá kopie je sice hlavním způsobem odeslání e-mailu více lidem, ale naše šifrovaná e-mailová služba Proton Mail to umožňuje také tím, že více příjemců umístíte do skupiny kontaktů.

Skupiny kontaktů se hodí pro e-mailovou komunikaci s více lidmi, kteří se navzájem znají, zvlášť pokud jim pravidelně posíláte e-maily jako skupině. Tým, který zainteresovaným stranám posílá týdenní aktualizace, tak může ušetřit čas díky skupině kontaktů místo ručního přidávání příjemců pokaždé znovu.

Jakmile si ve svém účtu Proton Mail vytvoříte skupinu kontaktů, můžete poslat e-mail všem jejím členům najednou tak, že do pole Komu zadáte název skupiny kontaktů a v nabídce automatického vyplňování vyberete skupinu kontaktů, které chcete hromadný e-mail odeslat. Tím se do pole Komu zadají všechny e-mailové adresy kontaktů v dané skupině.

Pokud lidem posíláte e-maily a tito lidé jsou spolu ve skupině kontaktů, mohou všichni vidět e-mailové adresy ostatních, i když nevědí, že jste je zařadili do skupiny kontaktů, a název této skupiny se jim nezobrazí v doručené poště. Pokud nechcete, aby kontakty ve vaší skupině kontaktů znaly adresy ostatních členů, můžete skupinu kontaktů místo toho zadat do pole Skrytá kopie.

Shrnutí zásad používání polí Kopie a Skrytá kopie v profesionálním prostředí

• Pole Komu: je určeno pro osoby, které mají odpovědět nebo podniknout nějaký krok.
• Pole Kopie (Carbon Copy): slouží k informování osob (pro vaši informaci).
• Pole Skrytá kopie (Blind Carbon Copy): slouží k ochraně soukromí (příjemci jsou před ostatními skryti).

Jak Proton Mail chrání e-mailové zprávy v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie

Skupiny kontaktů usnadňují a zrychlují používání polí Kopie a Skrytá kopie, ale nezvyšují ochranu proti zachycení třetí stranou. To je jiný problém, se kterým vám může pomoci šifrování v Proton Mail.

Proton Mail šifruje zprávy odesílané mezi účty Proton pomocí koncového šifrování a chrání vše, co je uloženo ve vaší e-mailové schránce, pomocí šifrování s nulovým přístupem, což znamená, že ji nemůže přečíst ani dešifrovat ani samotný Proton, a to ani pod nátlakem ze strany donucovacích orgánů. U e-mailů zasílaných na adresy mimo Proton navíc můžete nastavit ochranu heslem, takže jsou také šifrované.

Ani to vám však nezabrání v tom, aby se e-mail kvůli chybně použitým polím Kopie nebo Skrytá kopie dostal ke špatné osobě, ani nezmění to, kdo může vidět čí adresu v poli Kopie nebo Skrytá kopie. Správné použití obou polí zůstává na vás. Šifrování však chrání obsah firemního e-mailu odeslaného pomocí polí Kopie nebo Skrytá kopie během přenosu, takže klientská nabídka nebo interní poznámka nemůže být zachycena třetí stranou.

Pokud vaše firma pravidelně posílá korespondenci obsahující citlivé informace, jako jsou klientské nabídky a interní rozhodnutí, prostřednictvím polí Kopie a Skrytá kopie, podniková e-mailová služba od Protonu tuto ochranu používá automaticky, aniž by se tím musel zabývat váš tým.

Často kladené otázky