«Копия» (carbon copy) и «Скрытая копия» (blind carbon copy) — стандартные функции электронной почты, которые определяют, кто получит сообщение и какую информацию сможет увидеть.
Понимать разницу между «Кому», «Копией» и «Скрытой копией» крайне важно в бизнес-контексте. Добавьте в «Копию» не того человека — и ваш клиент увидит внутреннюю переписку, предназначенную не для него. Забудьте поставить в копию лицо, принимающее решения, — и оно никогда не увидит цепочку писем, которая ему действительно необходима.
Читайте дальше, чтобы узнать, какое поле выбрать, чтобы общаться ясно (с нужными получателями), избегать лишних ответов, защищать адреса электронной почты получателей и оберегать конфиденциальную информацию.
Что означает «Копия»?
«Копия» — это сокращение от carbon copy, отсылка к временам, когда рукописные записки или письма копировали с помощью листа копировальной бумаги(новое окно).
Поле «Копия» позволяет отправить копию электронного письма нескольким получателям, которые не являются основными получателями в поле «Кому». Основной получатель увидит адреса электронной почты, которые вы ввели в поле «Копия», а также ответы этих людей. В свою очередь, те, кого вы добавили в копию, увидят ответы основного получателя (если только их не удалят из поля «Копия» или если получатель нажмет «Ответить» вместо «Ответить всем»).
Добавление копии особенно полезно при отправке деловых писем: можно добавить в письмо столько получателей, сколько нужно, и все они получат копию одного и того же письма, а также увидят адреса и ответы друг друга. Это позволяет всем быть в курсе и создает прозрачную историю цепочки писем, не требуя ответа.
(новое окно)Когда использовать «Копию» в электронных письмах
«Копия» — полезная функция, когда нужно, чтобы кто-то (или несколько человек) помимо получателя знал о цепочке писем и следил за ней.
Например, если нужно ознакомить всю проектную команду с чем-то, что затрагивает работу каждого, — например, с изменением объема задач или срока, — просто добавьте всех в копию.
Добавление в копию также полезно, когда нужно, чтобы отдельные люди могли видеть цепочку писем, не участвуя в ней. Например, отправляя клиентское коммерческое предложение, вы можете поставить в копию всех, кто напрямую задействован в проекте, чтобы они видели свою обратную связь и вашу последующую дискуссию. Если позже что-то потребует эскалации или будет упомянуто на ревью, они всегда будут вовремя в курсе.
Когда не стоит использовать «Копию» в электронных письмах
Избегайте добавления в копию, когда ваше письмо (или последующая цепочка писем) содержит конфиденциальную информацию. Когда вы отправляете конфиденциальную информацию одному человеку, есть риск, что он переслает или сохранит ее, а «Копия» увеличивает этот риск, поскольку привлекает больше получателей, среди которых нередко оказываются те, кому эта информация изначально не предназначалась.
Также не стоит использовать «Копию», когда от кого-то из получателей копии ожидается действие. Люди, добавленные в копию, часто считают, что им не нужно отвечать, что может привести к пропущенным задачам или задержкам. Этот риск растет, когда вы без необходимости ставите в копию большое число получателей, засоряя почтовые ящики посторонним шумом.
Копирование целого списка рассылки при рутинном обновлении статуса создает шум, не повышая ответственность. Рассылка всей команде письма об изменении, которое ее не касается, может вызвать путаницу.
Также следует быть осторожным с добавлением кого-либо в существующую цепочку писем без ведома или согласия другой стороны — например, добавлять нового заинтересованного участника в переписку с клиентом, не предупредив его заранее. Даже если у вас есть веская причина, это может выглядеть как расширение доступа к цепочке писем, которая может быть конфиденциальной.
Что означает «Скрытая копия»?
Скрытая копия расшифровывается как Blind Carbon Copy. Она работает так же, как «Копия», но без взаимной видимости. Функция «Скрытая копия» позволяет отправить копии одного и того же письма нескольким людям, не раскрывая, что это массовая рассылка, и не показывая другим получателям адреса электронной почты и ответы на ваше исходное письмо.
Еще одно важное отличие: если вы введете несколько контактов в поле «Скрытая копия», то при ответе их ответное письмо получите только вы. Другие получатели скрытой копии его не получат.
Когда использовать «Скрытую копию» в электронных письмах
«Скрытую копию» следует использовать всякий раз, когда нужно отправить одно и то же письмо нескольким людям, но вы не хотите, чтобы они знали об участии в массовой рассылке или видели адреса электронной почты других получателей.
Скрытая копия полезна для защиты конфиденциальности людей, которые предоставили вам свой адрес электронной почты в расчете на то, что вы не поделитесь им без их разрешения. Например, отправляя обновления о вашей компании в список рассылки, используйте функцию «Скрытая копия», чтобы каждый получатель не мог видеть адреса всех остальных, зарегистрировавшихся в этом списке рассылки.
Также можно добавлять себя в скрытую копию при отправке письма с общего командного почтового ящика, чтобы вести личный архив переписки, отправленной от имени команды.
Когда не стоит использовать «Скрытую копию» в электронных письмах
Как и в случае с «Копией», будьте осторожны со «Скрытой копией», если ваше письмо содержит конфиденциальную информацию или вы подозреваете, что возникшая в результате цепочка писем тоже будет ее содержать.
Избегайте «Скрытой копии» в ситуациях, где важна прозрачность. Скрытое добавление кого-либо в цепочку писем может подорвать доверие, если это вскроется, и считаться нарушением этикета электронной переписки. Лучше открыто поставить человека в копию или отправить отдельное письмо.
«Скрытую копию» не следует использовать в продолжающихся цепочках писем, например при активных переговорах или переписке с клиентом, — когда вы ожидаете, что человек, добавленный в скрытую копию, сможет следить за всей беседой. Поскольку получатели скрытой копии исключены из ответов, вы фактически лишаете их возможности следить за той самой беседой, за которой хотели.
В чем разница между «Кому», «Копией» и «Скрытой копией»?
| Функция | To | Копия | Скрытая копия |
| Роль | Основной адресат письма. | Для тех, кто должен быть в курсе. | Чтобы добавить людей, не уведомляя об этом остальных. |
| Видимость | Видно всем. | Видно всем. | Скрыто от всех остальных получателей. |
| Осведомленность получателей | Все знают, что являются основным контактом. | Все знают, кто еще будет проинформирован. | О присутствии в скрытой копии знаете только вы и сам получатель. |
| Поведение при «Ответить всем» | Получает все ответы. | Получает все ответы. | Исключается из последующих цепочек при «Ответить всем». |
| Ожидание | Ожидается ответ. | Только для информации. | Не участвует в цепочке писем. |
| Лучше всего подходит для | Прямые запросы, задачи и встречи один на один. | Прозрачность и командная работа. | Массовая рассылка писем, конфиденциальность и незаметный контроль. |
Что происходит, когда вы нажимаете «Ответить» или «Ответить всем»?
Поведение кнопки «Ответить» может сбивать с толку, особенно когда получателей несколько. Результат зависит от того, что вы выберете: «Ответить» или «Ответить всем».
Если вместо «Ответить» нажать «Ответить всем», внутренние комментарии и информация могут утечь к клиентам, а письмо может случайно уйти всему списку рассылки. Один неверный клик способен подорвать продуктивность вашей команды и даже навредить репутации компании.
Если вы указаны в поле «Кому» или «Копия»:
- При нажатии «Ответить» ваш ответ будет отправлен только отправителю.
- При нажатии «Ответить всем» ваш ответ будет отправлен всем, кто указан в полях «Кому» и «Копия».
Если вы указаны в поле «Скрытая копия»:
- При нажатии «Ответить» ваш ответ будет отправлен только отправителю.
- При нажатии «Ответить всем» ваш ответ будет отправлен всем, кто указан в полях «Кому» и «Копия», но не другим получателям «Скрытой копии» — однако они узнают, что вы получили письмо в скрытой копии.
Более удобный способ отправки групповых писем
Хотя функции «Копия» и «Скрытая копия» — основной способ отправить письмо нескольким людям, наш сервис зашифрованной электронной почты Proton Mail также позволяет делать это, добавив нескольких получателей в группу контактов.
Группы контактов удобны для отправки писем сразу нескольким людям, которые знакомы друг с другом, особенно если вы регулярно пишете им как одной группе. Например, команда, которая еженедельно отправляет обновления заинтересованным сторонам, может сэкономить время, используя группу контактов, вместо того чтобы каждый раз добавлять получателей вручную.
Создав группу контактов в аккаунте Proton Mail, вы сможете написать всем участникам этой группы одним письмом: введите название группы контактов в поле «Кому» и выберите нужную группу в меню автозаполнения. При этом адреса электронной почты всех контактов из этой группы будут добавлены в поле «Кому».
Если написать людям, которые состоят в одной группе контактов, они увидят адреса электронной почты друг друга, хотя не будут знать, что вы добавили их в группу контактов: название группы не появится в их почтовых ящиках. Если вы не хотите, чтобы контакты из вашей группы контактов знали адреса других участников, укажите группу контактов в поле «Скрытая копия».
Главное об использовании полей «Копия» и «Скрытая копия» в деловой переписке
- Поле «Кому:» — для тех, от кого ожидается действие.
- Поле «Копия» (carbon copy) — чтобы держать людей в курсе (для информации).
- Поле «Скрытая копия» (blind carbon copy) — для конфиденциальности (получатели скрыты от всех остальных).
Как Proton Mail защищает письма в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»
Группы контактов упрощают использование полей «Копия» и «Скрытая копия», но не защищают письма от перехвата третьей стороной. Это отдельная задача, и с ней помогает справиться шифрование Proton Mail.
Proton Mail шифрует сообщения, отправляемые между аккаунтами Proton, с помощью сквозного шифрования, а все, что хранится в вашем почтовом ящике, защищено шифрованием с нулевым доступом: даже Proton не может его прочитать — или расшифровать, даже по требованию правоохранительных органов. Вы также можете добавить защиту паролем к письмам, отправляемым на адреса не от Proton, чтобы они тоже были зашифрованы.
Ничто из этого не помешает письму попасть не к тому адресату из-за ошибочно выбранного поля «Копия» или «Скрытая копия», и не изменит того, кто чей адрес видит в этих полях. Это по-прежнему зависит от вас и правильного использования полей. А вот шифрование защищает содержимое делового письма, отправленного через «Копию» или «Скрытую копию», при передаче: коммерческое предложение клиенту или внутренний комментарий не сможет перехватить третья сторона.
Если ваша компания регулярно отправляет письма в «Копии» или «Скрытой копии» с конфиденциальным содержанием, например коммерческие предложения для клиентов и внутренние решения, корпоративный почтовый сервис Proton автоматически применяет такую защиту — команде даже не нужно об этом задумываться.
ЧАВО
Если речь идет о защите адресов электронной почты ваших контактов от других контактов, «Скрытая копия» безопаснее, чем «Копия». С «Скрытой копией» получатель никак не узнает, что он не единственный получатель письма (при условии, что все остальные получатели помечены как «Скрытая копия»), и уж тем более не узнает адреса электронной почты других получателей. По этой причине стоит использовать «Скрытую копию», когда у вас нет разрешения делиться чьим-либо адресом электронной почты с кем-либо еще.
Важно отметить, что ни «Копия», ни «Скрытая копия» не обеспечивают защиту сообщений от перехвата третьей стороной. Такая защита возможна только благодаря шифрованию, а не выбору поля.
Это зависит от того, кому вы отправляете письмо: сами механизмы вас не защищают. Поля «Копия» и «Скрытая копия» определяют лишь, кто получит копию письма, но не то, что с ней произойдет дальше. Любой получатель, указанный в поле «Копия» или «Скрытая копия», может переслать письмо, сделать его снимок экрана или сохранить его. Если вы отправляете конфиденциальную информацию, сделайте список получателей как можно короче и подумайте о шифровании самого сообщения, чтобы его содержимое оставалось защищенным, даже если письмо окажется не там, где вы планировали.
Если вы хотите продолжить переписку со всеми исходными получателями письма, лучше использовать функцию «Копия», чтобы все контакты, изначально включенные в письмо, получали все ответы. Однако если важно, чтобы адреса электронной почты ваших контактов не были видны друг другу и от них не ожидается участия в общей цепочке писем, следует использовать «Скрытую копию», чтобы скрыть контактную информацию получателей.
Нет. Получатели из поля «Копия» не видят имена и адреса тех, кто был включен в поле «Скрытая копия» в исходном письме. Контактная информация получателей «Скрытой копии» может раскрыться только в том случае, если они ответят на письмо с помощью «Ответить всем».
Поле «Кому» используется для основных получателей письма — тех, от кого вы ожидаете ответа или каких-либо действий после его получения. Как правило, основные получатели — это те, к кому обращено приветствие в начале письма.
Да. Люди, указанные в полях «Кому» и «Копия», видят друг друга, а получатели «Скрытой копии» скрыты от всех остальных. Получатели «Скрытой копии» по-прежнему видят, кто находится в полях «Кому» и «Копия», но не получают ответы от этих получателей.
Их ответ будет отправлен отправителю и всем, кто указан в полях «Кому» и «Копия». Их адрес по-прежнему не отображается как получатель «Скрытой копии», однако ответ может показать, что они были включены в исходное письмо.
Обычно нет. Получатели «Скрытой копии» скрыты от других получателей. Если вы получили письмо, но ваш адрес не указан в полях «Кому» или «Копия», скорее всего, вас добавили в «Скрытую копию».
Напрямую — нет. Однако отправка писем большому числу получателей через поля «Копия» или «Скрытая копия» может привести к срабатыванию спам-фильтров. Для больших групп лучше использовать список рассылки или сервис новостных рассылок.
