Kopi (carbon copy) og Blindkopi (blind carbon copy) er standardfunksjoner i e-post som styrer hvem som mottar en melding, og hvilken informasjon de kan se.
Å forstå forskjellen mellom Til, Kopi og Blindkopi er avgjørende i en forretningssammenheng. Setter du en feil person i kopi, ser kunden en intern kommentar de ikke skulle ha sett. Glemmer du å sette en beslutningstaker i kopi, får de aldri sett en e-posttråd de virkelig trengte.
Les videre for å finne ut hvilket alternativ du bør velge for å kommunisere tydelig (til riktig(e) mottaker(e)), unngå unødvendige svar, beskytte mottakernes e-postadresser og ivareta sensitiv informasjon.
Hva betyr Kopi?
Kopi er en forkortelse for «carbon copy», en referanse til en tid da fysiske, håndskrevne notater eller brev ble reprodusert ved hjelp av et ark karbonpapir(nytt vindu).
Kopi lar deg sende en kopi av en e-post til flere mottakere som ikke er hovedmottaker i Til-feltet. Hovedmottakeren ser e-postadressen(e) du har angitt i Kopi-feltet, og eventuelle svar fra dem. På samme måte ser personen du har satt i kopi, eventuelle svar fra mottakeren (med mindre vedkommende fjernes fra Kopi-feltet, eller mottakeren klikker på Svar i stedet for Svar alle).
Det er særlig nyttig å sette folk i kopi når du sender forretnings-e-poster, fordi du kan legge til så mange mottakere du vil i en e-post, og alle mottar en kopi av samme e-post og ser hverandres adresser og svar. Dette holder alle i bildet og gir en gjennomsiktig oversikt over samtalen, uten at noen må svare.
(nytt vindu)Når du bør bruke Kopi i e-post
Kopi er en nyttig funksjon når du trenger at noen (eller flere) i tillegg til mottakeren skal kjenne til og følge med på en e-posttråd.
Hvis du for eksempel vil ha hele prosjektteamet med på noe som påvirker alles arbeid, for eksempel en endring i omfang eller frist, kan du enkelt sette dem i kopi.
Å sette folk i kopi kan også være nyttig når du ønsker at bestemte personer skal ha oversikt over en e-posttråd uten å måtte bidra. Sender du for eksempel et forslag til en kunde, kan det være lurt å sette alle som er direkte involvert i prosjektet i kopi, slik at de ser tilbakemeldingene og den påfølgende diskusjonen. Hvis noe blir eskalert eller referert til i en gjennomgang senere, er de alltid informert i tide.
Når du ikke bør bruke Kopi i e-post
Du bør unngå å bruke Kopi når e-posten (eller den påfølgende e-posttråden) inneholder sensitiv eller konfidensiell informasjon. Sender du sensitiv informasjon til én person, er det en risiko for at vedkommende videresender eller lagrer den, men å sette folk i kopi øker risikoen ved å legge til flere mottakere, ofte personer som ikke var den tiltenkte målgruppen for innholdet fra starten av.
Du bør også unngå å bruke Kopi når du forventer at noen du setter i kopi skal gjøre noe. Personer som er satt i kopi, antar ofte at de ikke trenger å svare, noe som kan føre til oppgaver som blir oversett eller forsinkelser. Denne risikoen øker når du setter unødvendig mange mottakere i kopi, noe som også fyller innboksene med unødvendig støy.
Å sette en hel distribusjonsliste i kopi på en rutinemessig statusoppdatering skaper støy uten å øke ansvarliggjøringen. Å sende e-post til hele teamet om en endring som ikke påvirker dem, kan skape forvirring.
Du bør også være forsiktig med å sette noen i kopi i en pågående samtale uten at den andre parten vet om det eller har samtykket – for eksempel å legge til en ny interessent i en kundetråd uten å si det til kunden først. Selv om du har en gyldig grunn, kan det se ut som om du utvider tilgangen til en samtale som kan være konfidensiell.
Hva betyr Blindkopi?
Blindkopi er en forkortelse for «blind carbon copy». Det fungerer som å sette folk i kopi, men uten synligheten. Funksjonen Blindkopi lar deg sende kopier av samme e-post til flere personer uten å avsløre at de er en del av en masseutsendelse, eller uten å vise de andre mottakernes e-postadresser eller svarene på den opprinnelige e-posten.
En annen viktig forskjell: Hvis du angir flere kontakter i Blindkopi-feltet, er det bare du som mottar svar-e-posten deres. Ingen av de andre Blindkopi-mottakerne får den.
Når du bør bruke Blindkopi i e-post
Blindkopi bør brukes når du trenger å sende samme e-post til flere personer, men ikke vil at de skal vite at de er en del av en masseutsendelse, eller at de skal kunne se de andre mottakernes e-postadresser.
Blindkopi er nyttig for å beskytte personvernet til personer som har gitt deg e-postadressen sin i den tro at du ikke deler den uten deres tillatelse. Sender du for eksempel en oppdatering om selskapet til en e-postliste, bør du bruke funksjonen Blindkopi for å sikre at de enkelte mottakerne ikke kan se adressene til alle andre som har registrert seg på e-postlisten.
Du kan også sette deg selv i blindkopi når du sender e-post fra en delt eller generell teaminnboks, for å ha et personlig arkiv over korrespondansen som er sendt på teamets vegne.
Når du ikke bør bruke Blindkopi i e-post
Som med kopi bør du være forsiktig med å bruke blindkopi når e-posten inneholder sensitiv informasjon, eller når du mistenker at e-posttråden som følger av e-posten vil inneholde sensitiv informasjon.
Unngå å bruke Blindkopi i situasjoner der transparanse er viktig. Å legge noen til i samtalen i det skjulte kan skade tilliten hvis det kommer frem, og kan betraktes som et brudd på e-postetiketten. Det er bedre å sette personen åpenlyst i kopi eller sende en egen melding.
Blindkopi bør ikke brukes i pågående samtaler, for eksempel en aktiv forhandlings- eller kundesamtale – der du forventer at den du har satt i blindkopi skal kunne følge hele samtalen. Siden Blindkopi-mottakere er utelatt fra svar, betyr dette at du kutter dem ut av akkurat den samtalen du ville at de skulle følge.
Hva er forskjellen mellom Til, Kopi og Blindkopi?
| Funksjon | Til | Kopi | Blindkopi |
| Rolle | Den tiltenkte hovedkontakten for e-posten. | For personer som må holdes informert. | For å ta med personer uten at andre får vite det. |
| Synlighet | Synlig for alle. | Synlig for alle. | Skjult for alle andre mottakere. |
| Mottakernes kjennskap | Alle vet at de er hovedkontakten. | Alle vet hvem andre som holdes informert. | Bare du og personen i blindkopi vet at vedkommende er med. |
| Virkemåte ved Svar alle | Mottar alle svar. | Mottar alle svar. | Utelatt fra fremtidige «Svar alle»-tråder. |
| Forventning | Svar forventes. | Kun for din informasjon (FYI). | Skal ikke delta i tråden. |
| Best egnet for | Direkte forespørsler, oppgaver og 1:1-møter | Åpenhet og teamsamarbeid | Masseutsendelse av e-post, personvern og diskret tilsyn |
Hva skjer når du trykker Svar eller Svar alle?
Måten Svar fungerer på, kan virke forvirrende, særlig når det er flere mottakere involvert. Hva som skjer, avhenger av om du velger Svar eller Svar alle.
Å trykke Svar alle når du egentlig ville trykke Svar, kan føre til lekkasje av interne kommentarer og informasjon til kunder, eller at en hel distribusjonsliste sendes e-post ved en feil. Ett feiltrykk kan hemme teamets produktivitet og til og med true selskapets omdømme.
Hvis du står i Til- eller Kopi-feltet:
- Når du klikker Svar, sendes svaret ditt bare til avsenderen.
- Når du klikker Svar alle, sendes svaret ditt til alle i Til- og Kopi-feltene.
Hvis du står i Blindkopi-feltet:
- Når du klikker Svar, sendes svaret ditt bare til avsenderen.
- Når du klikker Svar alle, sendes svaret ditt til alle i Til- og Kopi-feltene, men ikke til andre blindkopimottakere – mottakerne får dermed vite at du ble lagt i blindkopi
En bedre måte å sende gruppe-e-poster på
Selv om Kopi- og Blindkopi-funksjonene er den vanligste måten å sende e-post til flere personer på, lar vår krypterte e-posttjeneste Proton Mail deg også gjøre dette ved å legge flere mottakere i en kontaktgruppe.
Kontaktgrupper er nyttige når du skal sende e-post til flere personer som kjenner hverandre, særlig hvis du jevnlig sender dem e-post som en gruppe. Et team som sender ukentlige oppdateringer til interessenter, kan for eksempel spare tid ved å bruke en kontaktgruppe i stedet for å legge til mottakerne manuelt hver gang.
Når du har opprettet en kontaktgruppe i Proton Mail-kontoen din, kan du sende e-post til alle i gruppen samtidig ved å skrive navnet på kontaktgruppen i Til-feltet og velge kontaktgruppen du vil sende masse-e-post til, fra autofyllmenyen. Da angis alle e-postadressene til kontaktene i gruppen i Til-feltet.
Når du sender e-post til personer som er i en kontaktgruppe sammen, kan alle se hverandres e-postadresser, men de får ikke vite at du har lagt dem i en kontaktgruppe, og gruppenavnet vises ikke i innboksene deres. Hvis du ikke vil at kontaktene i kontaktgruppen skal kjenne de andre medlemmenes adresser, kan du i stedet angi kontaktgruppen i Blindkopi-feltet.
Viktigste poeng om bruk av Kopi og Blindkopi i en profesjonell sammenheng
- Til: er for personene som forventes å gjøre noe.
- Kopi (Carbon Copy): er for å holde folk informert (til orientering).
- Blindkopi (Blind Carbon Copy): er for personvern (mottakerne skjules for alle andre).
Hvordan Proton Mail beskytter e-postmeldinger i Til, Kopi og Blindkopi
Kontaktgrupper gjør det raskere å bruke Kopi og Blindkopi, men de gjør dem ikke tryggere mot avskjæring fra en tredjepart. Det er et annet problem, og et som Proton Mails kryptering kan hjelpe med.
Proton Mail krypterer meldinger som sendes mellom Proton-kontoer med ende-til-ende-kryptering, og beskytter alt som er lagret i innboksen din med nulltilgangskryptering, noe som betyr at selv Proton ikke kan lese den – eller dekryptere den, selv under tvang fra rettsvesenet. Du kan også legge til passordbeskyttelse på e-poster som sendes til adresser utenfor Proton, slik at de også blir kryptert.
Ingen av dette hindrer at en e-post når feil person på grunn av en feilplassert Kopi eller Blindkopi, og det endrer ikke hvem som kan se andres adresser i et Kopi- eller Blindkopi-felt. Det avhenger fortsatt av at du bruker feltene riktig. Det kryptering faktisk beskytter, er innholdet i en bedrifts-e-post med Kopi eller Blindkopi underveis, slik at et kundeforslag eller en intern kommentar ikke kan avskjæres av en tredjepart.
Hvis bedriften din jevnlig sender korrespondanse med Kopi og Blindkopi som inneholder sensitivt innhold som kundeforslag og interne beslutninger, bruker Protons bedrifts-e-posttjeneste denne beskyttelsen automatisk, uten at teamet ditt trenger å tenke på det.
FAQ
Når det gjelder å beskytte kontaktenes e-postadresser mot dine andre kontakter, er Blindkopi tryggere enn Kopi. Med Blindkopi er det umulig for en mottaker å vite at vedkommende ikke er den eneste mottakeren av en e-post (så lenge alle andre mottakere er markert med Blindkopi), og enda mindre å finne ut hva de andre mottakernes e-postadresser er. Derfor bør du bruke Blindkopi når du ikke har tillatelse til å dele en kontakts e-postadresse med noen andre.
Det er viktig å merke seg at verken Kopi eller Blindkopi er tryggere når det gjelder å beskytte meldingene dine mot avskjæring fra en tredjepart. Den beskyttelsen kommer bare med kryptering, ikke gjennom valg av felt.
Dette avhenger av hvem du sender det til: mekanismene beskytter deg ikke. Kopi og Blindkopi styrer hvem som mottar en kopi av en e-post, ikke hva som skjer med den etterpå. Alle som er lagt inn i Kopi- eller Blindkopi-feltet for en melding, kan videresende den, ta skjermbilde av den eller lagre den. Hvis du sender konfidensiell informasjon, bør du holde mottakerlisten så liten som mulig og vurdere å kryptere selve meldingen, slik at innholdet forblir beskyttet selv om det havner et sted du ikke hadde tenkt deg.
Hvis du vil opprettholde en samtale med alle de opprinnelige mottakerne av e-posten din, er det bedre å bruke Kopi-funksjonen, slik at alle kontaktene som opprinnelig ble inkludert i e-posten, mottar alle svarene. Men hvis det er viktig at kontaktenes e-postadresser ikke eksponeres overfor hverandre, og de ikke forventes å fortsette en inkluderende e-postkjede, bør du bruke Blindkopi for å skjule mottakernes kontaktinformasjon.
Nei. Mottakere i Kopi kan ikke se navnene eller adressene til noen som ble lagt inn som Blindkopi på den opprinnelige meldingen. Den eneste gangen blindkopimottakernes kontaktinformasjon avsløres, er hvis de svarer på e-posten med «svar alle».
Til-feltet bør brukes til hovedmottakerne av e-posten din, som du forventer skal svare eller gjøre noe etter å ha mottatt den. Hovedmottakerne vil vanligvis være de personene e-posten henvendes til i hilsenen.
Ja. Personer i Til- og Kopi-feltene kan se hverandre, mens blindkopimottakere er skjult for alle andre. Blindkopimottakere kan fortsatt se hvem som er i Til- og Kopi-feltene, men de mottar ikke svar fra disse mottakerne.
Svaret deres sendes til avsenderen og alle i Til- og Kopi-feltene. Adressen deres vises fortsatt ikke som en blindkopimottaker, men svaret kan avsløre at de ble inkludert i den opprinnelige e-posten.
Vanligvis nei. Blindkopimottakere er skjult for andre mottakere. Hvis du mottar en e-post, men adressen din ikke vises i Til- eller Kopi-feltet, var du sannsynligvis lagt i blindkopi.
Ikke direkte. Det kan imidlertid utløse søppelpostfiltre å sende e-post til et stort antall mottakere ved bruk av Kopi eller Blindkopi. For store grupper er det bedre å bruke en e-postliste eller en nyhetstjeneste.
