सीसी (कार्बन कॉपी) और बीसीसी (ब्लाइंड कार्बन कॉपी) ईमेल की स्टैंडर्ड खासियतें हैं, जो तय करती हैं कि कोई संदेश किसे मिलेगा और वो कौन सी जानकारी देख पाएगा।
बिज़नेस संदर्भ में To, सीसी और बीसीसी के बीच का अंतर समझना बेहद ज़रूरी है। गलत शख्स को सीसी कर दिया तो आपका क्लाइंट वो इंटरनल बात देख सकता है जो उसे नहीं दिखनी चाहिए थी। किसी फैसला लेने वाले को सीसी करना भूल गए तो उसे वो ईमेल थ्रेड कभी नहीं दिखेगा जिसकी उसे सच में ज़रूरत थी।
आगे पढ़ें और जानें कि साफ तौर पे संवाद करने के लिए (सही प्राप्तकर्ता/प्राप्तकर्ताओं तक), बेवजह के जवाबों से बचने, प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पतों की सुरक्षा करने और संवेदनशील जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए कौन सा विकल्प चुनना चाहिए।
सीसी का क्या मतलब है?
सीसी का पूरा नाम Carbon Copy है, जो उस दौर की याद दिलाता है जब लिखित मेमो या चिट्ठियों की कार्बन पेपर की शीट से कॉपी(नई विंडो) बनाई जाती थी।
सीसी की मदद से आप किसी ईमेल की कॉपी उन कई प्राप्तकर्ताओं को भेज सकते हैं जो To फील्ड में मुख्य प्राप्तकर्ता नहीं हैं। मुख्य प्राप्तकर्ता को वो ईमेल पते दिखेंगे जो आपने सीसी फील्ड में दर्ज किए हैं, और उनकी ओर से मिले जवाब भी दिखेंगे। इसी तरह, जिसे आपने सीसी किया है, वो भी प्राप्तकर्ता के जवाब देख सकता है (सिवाय इसके कि उसे सीसी फील्ड से हटा दिया जाए, या प्राप्तकर्ता सभी को जवाब दें की जगह जवाब दें पे क्लिक करे)।
जब आप बिज़नेस ईमेल भेज रहे हों, तब सीसी करना खास तौर पे काम आता है, क्योंकि आप किसी ईमेल में अपनी मर्ज़ी से कितने भी प्राप्तकर्ता जोड़ सकते हैं, जिन सबको उसी ईमेल की कॉपी मिलेगी और जो एक-दूसरे के पते और जवाब देख सकेंगे। इससे सबको बातचीत की जानकारी रहती है और बिना जवाब मांगे बातचीत का एक पारदर्शी रिकॉर्ड बन जाता है।
(नई विंडो)ईमेल में सीसी का इस्तेमाल कब करें
सीसी एक काम की खासियत है जब आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता के अलावा कोई और शख्स (या कई लोग) किसी ईमेल थ्रेड के बारे में जाने और उसे फॉलो कर सके।
मसलन, जब आप किसी पूरी प्रोजेक्ट टीम को किसी ऐसी बात की जानकारी देना चाहते हैं जो सबके काम पे असर डालती है, जैसे स्कोप या डेडलाइन में बदलाव, तो आप बस सबको सीसी कर सकते हैं।
सीसी करना तब भी मददगार हो सकता है जब आप चाहते हैं कि कुछ खास लोग किसी ईमेल थ्रेड से अवगत रहें, बिना उनके किसी योगदान की ज़रूरत के। मसलन, क्लाइंट को प्रपोज़ल भेजते वक्त आप प्रोजेक्ट में सीधे शामिल सबको सीसी कर सकते हैं ताकि उनके सुझावों और उसके बाद की आपकी चर्चा से वो अवगत रहें। बाद में किसी रिव्यू में कोई बात उठाई जाए या उसका हवाला दिया जाए, तो उन्हें वक्त पे जानकारी रहती है।
ईमेल में सीसी का इस्तेमाल कब न करें
जब आपके ईमेल (या उसके बाद बनने वाले ईमेल थ्रेड) में संवेदनशील या गोपनीय जानकारी हो, तो सीसी करने से बचें। जब आप किसी एक शख्स को संवेदनशील जानकारी वाला ईमेल भेजते हैं, तो ये खतरा रहता है कि वो उसे फॉरवर्ड कर दे या सेव कर ले, लेकिन सीसी करने से ज़्यादा प्राप्तकर्ता जुड़ जाने की वजह से ये खतरा और बढ़ जाता है, क्योंकि अक्सर ऐसे लोग भी शामिल हो जाते हैं जो उस कंटेंट के असली दर्शक नहीं थे।
सीसी का इस्तेमाल तब भी न करें जब आप चाहते हैं कि सीसी किया गया कोई शख्स कोई काम करे। सीसी में शामिल लोग अक्सर मान लेते हैं कि उन्हें जवाब देने की ज़रूरत नहीं है, जिससे कुछ काम छूट सकते हैं या देरी हो सकती है। जब आप बिना ज़रूरत कई प्राप्तकर्ताओं को सीसी करते हैं, तो ये खतरा और बढ़ जाता है, और इससे गैर-ज़रूरी शोर से इंबॉक्स भी भर जाते हैं।
किसी रूटीन स्टेटस अपडेट पे पूरी डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट को सीसी करने से सिर्फ शोर पैदा होता है, जवाबदेही नहीं बढ़ती। अपनी पूरी टीम को किसी ऐसे बदलाव के बारे में ईमेल करना जिन पर उसका कोई असर नहीं, उलझन पैदा कर सकता है।
किसी चल रही बातचीत में दूसरी पार्टी की जानकारी या सहमति के बिना किसी को सीसी करने में भी सावधानी बरतें, जैसे कि क्लाइंट को पहले बताए बिना किसी नए स्टेकहोल्डर को क्लाइंट थ्रेड में जोड़ना। आपकी वजह सही क्यों न हो, इससे ये लग सकता है कि आप किसी संभावित रूप से गोपनीय बातचीत तक लोगों की एक्सेस बढ़ा रहे हैं।
बीसीसी का क्या मतलब है?
बीसीसी का पूरा नाम Blind Carbon Copy है। ये सीसी करने जैसा ही काम करता है, बस दिखाई नहीं देता। बीसीसी की खासियत से आप एक ही ईमेल की कॉपियां कई लोगों को भेज सकते हैं, बिना ये बताए कि वो एक बड़े ईमेल का हिस्सा हैं, या बिना दूसरे प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते या आपके मूल ईमेल पे मिले जवाब दिखाए।
एक और अहम अंतर: अगर आप बीसीसी फील्ड में कई कॉन्टैक्ट दर्ज करते हैं, तो उनके जवाब देने पे वो जवाबी ईमेल सिर्फ आपको मिलेगा। बीसीसी के किसी दूसरे प्राप्तकर्ता को वो नहीं मिलेगा।
ईमेल में बीसीसी का इस्तेमाल कब करें
बीसीसी का इस्तेमाल तब करें जब आपको कई लोगों को एक ही ईमेल भेजना हो, लेकिन आप न चाहते हों कि उन्हें पता चले कि वो एक मास ईमेल का हिस्सा हैं या वो दूसरे प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते देख सकें।
बीसीसी करना उन लोगों की निजता की सुरक्षा में काम आता है जिन्होंने आपको अपना ईमेल पता इस उम्मीद से दिया है कि आप उनकी अनुमति के बिना उसे शेयर नहीं करेंगे। मसलन, अपनी कंपनी के बारे में कोई अपडेट किसी मेल सूची को भेजते वक्त आपको बीसीसी की खासियत का इस्तेमाल करना चाहिए, ताकि अलग-अलग प्राप्तकर्ता उस मेल सूची पे साइनअप करने वाले बाकी सबके पते न देख सकें।
किसी शेयर्ड या जेनेरिक टीम इंबॉक्स से ईमेल भेजते वक्त आप खुद को भी बीसीसी कर सकते हैं, ताकि अपनी टीम की ओर से भेजे गए पत्राचार का निजी रिकॉर्ड आपके पास रहे।
ईमेल में बीसीसी का इस्तेमाल कब न करें
सीसी की तरह ही, बीसीसी में भी सावधानी बरतें जब आपके ईमेल में संवेदनशील जानकारी हो, या आपको शक हो कि आपके ईमेल से बनने वाले ईमेल थ्रेड में संवेदनशील जानकारी आ सकती है।
जिन स्थितियों में पारदर्शिता ज़रूरी है, वहां बीसीसी का इस्तेमाल न करें। चुपके से किसी को बातचीत में जोड़ना भरोसे को नुकसान पहुंचा सकता है अगर बात खुल जाए, और उसे email etiquette का उल्लंघन माना जा सकता है। बेहतर है कि आप उसे खुलकर सीसी करें या अलग से एक नोट भेजें।
बीसीसी का इस्तेमाल चल रही बातचीत के लिए न करें, जैसे कोई चालू आदान-प्रदान वाली नेगोशिएशन या क्लाइंट से बातचीत, जहां आप चाहते हैं कि बीसीसी किया गया शख्स पूरी बातचीत का पीछा कर सके। चूंकि बीसीसी प्राप्तकर्ता जवाबों से बाहर रहते हैं, इसका मतलब है कि आप उन्हें ठीक उसी बातचीत से काट रहे हैं जिसे फॉलो करना आप चाहते थे।
To, सीसी और बीसीसी में क्या अंतर है?
| खासियत | प्रति | सीसी | बीसीसी |
| भूमिका | ईमेल का इच्छित मुख्य संपर्क। | जिन लोगों को जानकारी से अवगत रहना है। | बाकी लोगों को बताए बिना किसी को शामिल करने के लिए। |
| दिखाई देना | सबको दिखाई देता है। | सबको दिखाई देता है। | बाकी सभी प्राप्तकर्ताओं से छिपा रहता है। |
| प्राप्तकर्ता की जानकारी | सबको पता होता है कि वो मुख्य संपर्क हैं। | सबको पता होता है कि और किन लोगों को जानकारी दी जा रही है। | सिर्फ आप और बीसीसी किए गए शख्स को पता होता है कि वो वहां है। |
| सभी को जवाब दें का व्यवहार | उसे सारे जवाब मिलते हैं। | उसे सारे जवाब मिलते हैं। | आने वाले “सभी को जवाब दें” थ्रेड्स से बाहर रहता है। |
| उम्मीद | जवाब की उम्मीद होती है। | सिर्फ आपकी जानकारी के लिए। | थ्रेड में हिस्सा नहीं लेना चाहिए। |
| इनके लिए बेहतरीन | सीधे अनुरोध, टास्क और 1:1 मीटिंग। | पारदर्शिता और टीम में मिलकर काम करना। | बड़े पैमाने पे ईमेल, निजता और चुपचाप निगरानी। |
जवाब दें या सभी को जवाब दें दबाने पे क्या होता है?
जवाब देने का तरीका उलझा हुआ लग सकता है, खासकर जब कई प्राप्तकर्ता शामिल हों। क्या होगा, ये इस बात पे निर्भर करता है कि आप जवाब दें चुनते हैं या सभी को जवाब दें।
गलती से जवाब दें की जगह सभी को जवाब दें दबा देने से अंदरूनी बातें और जानकारी क्लाइंट्स तक लीक हो सकती है, या पूरी डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट को गलती से ईमेल चला जा सकता है। एक गलत क्लिक आपकी टीम की प्रोडक्टिविटी को रोक सकता है और आपकी कंपनी की साख को भी खतरे में डाल सकता है।
अगर आप को या सीसी फील्ड में हैं:
- जवाब दें पे क्लिक करने से आपका जवाब सिर्फ भेजने वाले को भेजा जाता है।
- सभी को जवाब दें पे क्लिक करने से आपका जवाब को और सीसी फील्ड में मौजूद सभी को भेजा जाता है।
अगर आप बीसीसी फील्ड में हैं:
- जवाब दें पे क्लिक करने से आपका जवाब सिर्फ भेजने वाले को भेजा जाता है।
- सभी को जवाब दें पे क्लिक करने से आपका जवाब को और सीसी फील्ड में मौजूद सभी को भेजा जाता है, दूसरे बीसीसी प्राप्तकर्ताओं को नहीं, लेकिन उन्हें पता चल जाएगा कि उन्हें बीसीसी में रखा गया था
ग्रुप ईमेल भेजने का बेहतर तरीका
हालांकि कई लोगों को ईमेल भेजने का मुख्य तरीका सीसी और बीसीसी फंक्शन का इस्तेमाल करना है, हमारी एन्क्रिप्टेड ईमेल सर्विस Proton Mail से भी आप ये कर सकते हैं, जिसमें कई प्राप्तकर्ताओं को एक संपर्क ग्रुप में रखा जाता है।
संपर्क ग्रुप उन कई लोगों को ईमेल भेजने के लिए काम के हैं जो एक-दूसरे को जानते हैं, खासकर अगर आप नियमित रूप से उन्हें ग्रुप के तौर पे ईमेल भेजते हैं। उदाहरण के लिए, स्टेकहोल्डर्स को साप्ताहिक अपडेट भेजने वाली टीम हर बार प्राप्तकर्ताओं को मैन्युअली जोड़ने की जगह संपर्क ग्रुप का इस्तेमाल कर के समय बचा सकती है।
अपने Proton Mail खाते में संपर्क ग्रुप बनाने के बाद, आप को फील्ड में संपर्क ग्रुप का नाम टाइप कर के और ऑटोफिल मेन्यू से जिस संपर्क ग्रुप को बल्क ईमेल भेजना है उसे चुन कर, उस ग्रुप में मौजूद सभी को एक साथ ईमेल भेज सकते हैं। इससे उस ग्रुप में मौजूद सभी संपर्कों के ईमेल पते को फील्ड में दर्ज कर दिया जाएगा।
जब आप उन लोगों को ईमेल भेजते हैं जो एक-दूसरे के साथ एक संपर्क ग्रुप में हैं, तो वे सभी एक-दूसरे के ईमेल पते देख सकते हैं, हालांकि उन्हें ये नहीं पता चलेगा कि आपने उन्हें एक संपर्क ग्रुप में रखा है, और उस ग्रुप का नाम उनके इंबॉक्स में नहीं दिखेगा। अगर आप नहीं चाहते कि आपके संपर्क ग्रुप के संपर्क दूसरे मेंबर्स के पते जानें, तो उसकी जगह संपर्क ग्रुप को बीसीसी फील्ड में दर्ज कर सकते हैं।
प्रोफेशनल सेटिंग में सीसी और बीसीसी के इस्तेमाल की अहम बातें
- को: उन लोगों के लिए है जिनसे कोई कार्रवाई की उम्मीद होती है।
- सीसी (Carbon Copy): लोगों को जानकारी रखने के लिए है (केवल सूचनार्थ)।
- बीसीसी (Blind Carbon Copy): निजता के लिए है (प्राप्तकर्ता बाकी सबसे छिपे रहते हैं)।
Proton Mail को, सीसी और बीसीसी ईमेल संदेशों को कैसे सुरक्षित रखता है
संपर्क ग्रुप सीसी और बीसीसी का इस्तेमाल तेज़ बनाते हैं, लेकिन इन्हें किसी थर्ड पार्टी के इंटरसेप्ट होने से ज़्यादा सुरक्षित नहीं बनाते। ये एक अलग समस्या है, और इसमें Proton Mail का एन्क्रिप्शन मदद कर सकता है।
Proton Mail, Proton खातों के बीच भेजे गए संदेशों को शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्शन से एन्क्रिप्ट करता है, और आपके मेलबॉक्स में स्टोर की गई हर चीज़ को ज़ीरो-एक्सेस एन्क्रिप्शन से सुरक्षित रखता है, यानी Proton भी उसे नहीं पढ़ सकता, न ही डीक्रिप्ट कर सकता, चाहे कानून प्रवर्तन की ओर से दबाव हो। गैर-Proton पतों को भेजे गए ईमेल में भी आप पासवर्ड सुरक्षा जोड़ सकते हैं, ताकि वे भी एन्क्रिप्ट किए जाएं।
इनमें से कोई भी चीज़ गलती से सीसी या बीसीसी में रखे जाने से ईमेल का गलत शख्स तक पहुंचना नहीं रोकती, और सीसी या बीसीसी फील्ड में कौन किसका पता देख सकता है, ये भी नहीं बदलती। ये अब भी आप पे निर्भर है कि आप इन फील्ड का सही इस्तेमाल करें। एन्क्रिप्शन जो सुरक्षित करता है वो सीसी या बीसीसी किए गए बिज़नेस ईमेल की सामग्री है, ताकि क्लाइंट प्रपोज़ल या अंदरूनी बात को कोई थर्ड पार्टी इंटरसेप्ट न कर सके।
अगर आपका बिज़नेस नियमित रूप से क्लाइंट प्रपोज़ल और अंदरूनी फैसलों जैसी संवेदनशील सामग्री वाली सीसी और बीसीसी की गई पत्राचार भेजता है, तो Proton की बिज़नेस ईमेल सर्विस वो सुरक्षा अपने-आप लागू कर देती है, बिना आपकी टीम को इसके बारे में सोचने की ज़रूरत के।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अपने संपर्कों के ईमेल पते अपने दूसरे संपर्कों से बचाने की बात आए तो बीसीसी, सीसी से ज़्यादा सुरक्षित है। बीसीसी में, किसी प्राप्तकर्ता के लिए ये जानने का कोई तरीका नहीं है कि वो ईमेल का इकलौता प्राप्तकर्ता नहीं है (जब तक सभी दूसरे प्राप्तकर्ताओं को बीसीसी में मार्क किया गया हो), दूसरे प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते तो बहुत दूर की बात है। इसी वजह से, अगर आपको किसी संपर्क का ईमेल पता किसी और के साथ शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो बीसीसी का इस्तेमाल करें।
ध्यान रखने वाली बात ये है कि अपने संदेशों को किसी थर्ड पार्टी के इंटरसेप्ट होने से बचाने के मामले में सीसी या बीसीसी में से कोई भी ज़्यादा सुरक्षित नहीं है। वो सुरक्षा सिर्फ एन्क्रिप्शन से आती है, आपकी फील्ड के चुनाव से नहीं।
ये इस बात पे निर्भर करता है कि आप उसे किसे भेजते हैं: ये तरीके आपको सुरक्षित नहीं रखते। सीसी और बीसीसी तय करते हैं कि ईमेल की कॉपी किसे मिलती है, न कि उसके बाद उसके साथ क्या होता है। किसी संदेश की सीसी या बीसीसी फील्ड में शामिल कोई भी शख्स उसे फॉरवर्ड कर सकता है, उसका स्क्रीनशॉट ले सकता है या उसे स्टोर कर सकता है। अगर आप गोपनीय जानकारी भेज रहे हैं, तो अपनी प्राप्तकर्ता सूची को जितना संभव हो छोटा रखें, और संदेश को खुद एन्क्रिप्ट करने पे विचार करें ताकि सामग्री सुरक्षित रहे, चाहे वो कहीं भी पहुंचे जहां आपका इरादा नहीं था।
अगर आप अपने ईमेल के सभी मूल प्राप्तकर्ताओं के साथ बातचीत जारी रखना चाहते हैं, तो सीसी फंक्शन का इस्तेमाल करना बेहतर है, ताकि ईमेल में शुरू में शामिल सभी संपर्कों को सभी जवाब मिलें। लेकिन, अगर ये ज़रूरी है कि आपके संपर्कों के ईमेल पते एक-दूसरे के सामने न आएं, और उनसे किसी सम्मिलित ईमेल चेन को जारी रखने की उम्मीद नहीं है, तो आपको अपने प्राप्तकर्ताओं की संपर्क जानकारी छिपाने के लिए बीसीसी का इस्तेमाल करना चाहिए।
नहीं। सीसी प्राप्तकर्ता किसी भी मूल संदेश में बीसीसी के तौर पे शामिल किसी के नाम या पते नहीं देख सकते। बीसीसी प्राप्तकर्ताओं की संपर्क जानकारी सिर्फ तब सामने आती है जब वो ईमेल का जवाब “सभी को जवाब दें” का इस्तेमाल कर के दें।
को फील्ड आपके ईमेल के मुख्य प्राप्तकर्ताओं के लिए इस्तेमाल होना चाहिए, जिनसे आप जवाब देने या ईमेल मिलने के बाद किसी कार्रवाई की उम्मीद करते हैं। मुख्य प्राप्तकर्ता आमतौर पे वही होते हैं जिनके नाम पे आपके ईमेल का संबोधन होता है।
हां। को और सीसी फील्ड में मौजूद लोग एक-दूसरे को देख सकते हैं, जबकि बीसीसी प्राप्तकर्ता बाकी सबसे छिपे रहते हैं। बीसीसी प्राप्तकर्ता अब भी देख सकते हैं कि को और सीसी फील्ड में कौन है, लेकिन उन्हें उन प्राप्तकर्ताओं के जवाब नहीं मिलते।
उनका जवाब भेजने वाले और को और सीसी फील्ड में मौजूद सभी को भेजा जाता है। उनका पता अब भी बीसीसी प्राप्तकर्ता के तौर पे नहीं दिखाया जाता, लेकिन जवाब से ये उजागर हो सकता है कि वो मूल ईमेल में शामिल थे।
आमतौर पे नहीं। बीसीसी प्राप्तकर्ता दूसरे प्राप्तकर्ताओं से छिपे रहते हैं। अगर आपको ईमेल मिलता है लेकिन आपका पता को या सीसी फील्ड में नहीं दिखता, तो संभव है कि आप बीसीसी में थे।
सीधे तौर पे नहीं। हालांकि, सीसी या बीसीसी का इस्तेमाल कर के बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजने से स्पैम फिल्टर ट्रिगर हो सकते हैं। बड़े ग्रुप के लिए मेल सूची या न्यूज़लेटर सर्विस का इस्तेमाल करना बेहतर है।
