Thư gửi bằng hầu hết các nhà cung cấp email đều không an toàn, nhưng vẫn có cách để gửi thông tin nhạy cảm qua email.
Hầu hết các dịch vụ email được xây dựng vì sự tiện lợi chứ không phải tính bảo mật. Tuy nhiên, đây vẫn là một công cụ giao tiếp cốt lõi trong kinh doanh.
Nhưng nếu làm việc trong một ngành được quản lý hoặc xử lý dữ liệu cá nhân, tài chính hoặc pháp lý, việc chia sẻ thông tin nhạy cảm — như chi tiết ngân hàng của khách hàng, số An sinh Xã hội (SSN) và thông tin thanh toán bảo mật của khách hàng — và gửi qua email vốn dĩ rất rủi ro.
Can thiệp, truy cập trái phép và vô tình để lộ dữ liệu là những mối đe dọa có thể xảy ra. Nhưng khi sự tin cậy là một phần của mô hình kinh doanh, cách xử lý thông tin nhạy cảm cũng quan trọng như những gì mang lại.
Bài viết này sẵn sàng hỗ trợ. Hãy tiếp tục đọc nếu là nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn tìm hiểu:
- Thế nào là thông tin nhạy cảm
- Những loại dữ liệu nào cần được bảo vệ bổ sung khi chia sẻ qua email
- Tại sao email tiêu chuẩn không phải là một kênh an toàn cho thông tin nhạy cảm
- 4 cách để gửi thông tin nhạy cảm qua email
- Cách sử dụng email được mã hóa để gửi dữ liệu nhạy cảm một cách bảo mật
Thông tin nhạy cảm là gì?
Thông tin nhạy cảm là bất kỳ dữ liệu nào có thể khiến cá nhân hoặc doanh nghiệp dễ bị lừa đảo, đánh cắp danh tính, tổn thất tài chính hoặc chịu trách nhiệm pháp lý.
Dữ liệu này được coi là nhạy cảm vì nếu bị lộ, dữ liệu đó có thể bị lợi dụng để mạo danh cá nhân, truy cập tài khoản hoặc thực hiện hành vi lừa đảo tài chính.
Trong thực tế, các doanh nghiệp thường xuyên chia sẻ tài liệu nhạy cảm. Đó có thể là báo cáo tài chính, hợp đồng, hồ sơ nhân viên hoặc dữ liệu khách hàng.
Gửi thông tin này qua email tiêu chuẩn khiến các tổ chức dễ gặp phải các vi phạm tuân thủ, bị phạt tiền và tổn hại danh tiếng.
Những loại dữ liệu nào cần được bảo vệ bổ sung khi chia sẻ qua email?
Hầu hết các cá nhân và doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân và thông tin kinh doanh bảo mật hàng ngày — thường mà không nhận ra mức độ dễ bị lộ của thông tin đó trong quy trình làm việc bằng email tiêu chuẩn. Dữ liệu phải được bảo vệ vì lý do quyền riêng tư hoặc bảo mật thường được nhóm thành ba danh mục, dựa trên đối tượng sở hữu dữ liệu và tác động của việc để lộ dữ liệu:
Thông tin cá nhân
Bao gồm những gì:
• SSN, sao kê ngân hàng, đơn xin việc, CV, chi tiết liên hệ, giấy tờ du lịch.
• Dữ liệu cực kỳ nhạy cảm như lịch sử y tế, xu hướng tình dục, tôn giáo hoặc liên kết chính trị.
Tại sao việc này quan trọng:
• Thông tin nhận dạng cá nhân (PII) giúp xác định danh tính của một cá nhân và có thể bị lợi dụng để đánh cắp danh tính.
• Một số thuộc tính có thể dẫn đến sự phân biệt đối xử hoặc quấy rối.
Thông tin kinh doanh bảo mật
Bao gồm những gì:
• Bí mật thương mại, dữ liệu tài chính, kế hoạch sản phẩm.
• Dữ liệu khách hàng và đối tác, hồ sơ nhân viên.
Tại sao việc này quan trọng:
• Các vi phạm có thể dẫn đến kiện tụng, phạt tiền và tổn hại danh tiếng.
• Yêu cầu phải được bảo vệ theo các luật như GDPR.
Thông tin mật của chính phủ
Bao gồm những gì:
• Dữ liệu được bảo vệ vì an ninh quốc gia hoặc quan hệ ngoại giao.
• Bao gồm các cấp độ bảo mật (Hạn chế, Mật, Tối mật) và SCI.
Tại sao việc này quan trọng:
• Xử lý sai cách có thể gây nguy hiểm đến tính mạng và tổn hại đến quan hệ ngoại giao.
• Áp dụng các hình phạt pháp lý nghiêm trọng.
Tại sao email tiêu chuẩn không phải là một kênh an toàn cho thông tin nhạy cảm?
Email tiêu chuẩn không phải là một kênh an toàn cho thông tin nhạy cảm vì vốn dĩ không được thiết kế để vừa truyền tải thông tin vừa bảo vệ dữ liệu bên trong chúng.
Còn các nhà cung cấp email quảng cáo tính năng mã hóa thì sao? Hầu hết các nhà cung cấp đều dựa trên mã hóa truyền tải cơ bản, chẳng hạn như TLS, vốn chỉ bảo vệ thư khi đang truyền đi.
Khi email đến máy chủ của nhà cung cấp, email thường được lưu trữ dưới dạng mà nhà cung cấp có thể truy cập, khiến thông tin nhạy cảm có thể đọc được ngoài tầm kiểm soát của người gửi và người nhận.
Các biện pháp kiểm soát truy cập cơ bản thường không phù hợp với mức độ nhạy cảm của thông tin đang được chia sẻ.
Ngay cả khi có sẵn các tùy chọn bảo mật nâng cao hơn, chúng vẫn có thể phức tạp để cấu hình và quản lý. Doanh nghiệp có thể phải tự quản lý khóa thủ công, áp dụng các chính sách tùy chỉnh hoặc sử dụng kiến thức kỹ thuật chuyên môn vốn vượt quá khả năng của mình.
Khoảng cách này — giữa tính chất nhạy cảm của dữ liệu và mức độ bảo mật thực tế mà hầu hết các hệ thống email thực thi — thường mang lại những rủi ro về tuân thủ cho các doanh nghiệp thường xuyên xử lý thông tin nhạy cảm.
Vậy, có thể chia sẻ thông tin một cách an toàn qua email không? Có, nhưng chỉ khi áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp.
1. Sử dụng email được mã hóa đầu cuối
Cách riêng tư và bảo mật nhất để gửi thông tin nhạy cảm qua email là sử dụng mã hóa đầu cuối.
Email được mã hóa đầu cuối đảm bảo rằng các thư được mã hóa trên thiết bị của người gửi và chỉ có thể được giải mã bởi người nhận được chỉ định. Điều này có nghĩa là nội dung email vẫn không thể đọc được đối với bất kỳ ai khác — bao gồm cả nhà cung cấp dịch vụ email, bên trung gian, nhà quảng cáo hoặc bên thứ ba.
Khác với mã hóa truyền tải cơ bản, mã hóa đầu cuối bảo vệ các thư cả khi đang truyền và khi lưu trữ, giúp giảm đáng kể rủi ro bị can thiệp, truy cập trái phép hoặc rò rỉ trong trường hợp xảy ra vi phạm.
Sử dụng cá nhân bảo mật
Email được mã hóa cho phép các cá nhân chia sẻ thông tin cá nhân cực kỳ nhạy cảm một cách an toàn — chẳng hạn như số An sinh Xã hội, chi tiết ngân hàng hoặc giấy tờ tùy thân — mà không để lộ dữ liệu đó trước những rủi ro không cần thiết.
Sử dụng doanh nghiệp bảo mật
Đối với các doanh nghiệp, email được mã hóa cung cấp một phương thức để gửi thông tin bảo mật — bao gồm báo cáo tài chính, hồ sơ nhân viên, hợp đồng và dữ liệu khách hàng — đồng thời hỗ trợ các yêu cầu về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu. Bằng cách giới hạn quyền truy cập vào nội dung thư, việc mã hóa giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro tuân thủ khi thông tin nhạy cảm phải được chia sẻ trực tuyến.
Tìm hiểu thêm về mã hóa đầu cuối
2. Bảo vệ email doanh nghiệp bằng mật khẩu
Để gửi thông tin nhạy cảm cho người không sử dụng dịch vụ email được mã hóa, hãy sử dụng email được bảo vệ bằng mật khẩu.
Thay vì chuyển nội dung thư trực tiếp đến hộp thư đến của người nhận, email được bảo vệ bằng mật khẩu yêu cầu người nhận nhập mật khẩu trước khi có thể đọc thư.
Điều này giúp tăng thêm một lớp bảo vệ nếu email bị can thiệp, gửi nhầm hoặc bị truy cập thông qua một tài khoản bị xâm nhập.
Cách hoạt động của email được bảo vệ bằng mật khẩu
Mặc dù các bước chính xác có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng quy trình chung sẽ như sau:
- Soạn email như bình thường.
- Kích hoạt tính năng bảo vệ bằng mật khẩu hoặc chia sẻ thư bảo mật trước khi gửi.
- Chia sẻ mật khẩu với người nhận qua một kênh bảo mật, riêng biệt (chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin được mã hóa).
Chỉ sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu khi không có phương thức mã hóa mạnh hơn. Luôn chia sẻ mật khẩu qua một kênh bảo mật, riêng biệt. Không bao giờ gửi mật khẩu trong cùng một email chứa thư — làm như vậy sẽ hủy bỏ tính năng bảo mật được tăng thêm.
Tìm hiểu thêm về cách bảo vệ email bằng mật khẩu
3. Bảo vệ các tập tin đính kèm bằng mật khẩu
Bảo vệ tập tin đính kèm bằng mật khẩu thường là đủ khi bản thân nội dung email không chứa thông tin nhạy cảm và rủi ro chủ yếu nằm ở tệp — chẳng hạn như một báo cáo, biểu mẫu hoặc tài liệu độc lập.
Bảo vệ chính tệp tin giúp tăng thêm một lớp bảo mật quan trọng. Khi gửi tài liệu nhạy cảm, hãy áp dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trước khi đính kèm vào email. Hầu hết các loại tệp phổ biến — bao gồm Microsoft Word, Excel, PowerPoint và các tệp PDF — đều hỗ trợ tính năng bảo vệ bằng mật khẩu được tích hợp sẵn.
Tạo tệp, đặt mật khẩu hoặc cụm mật khẩu mạnh, sau đó đính kèm vào email.
Lưu ý: Độ mạnh của tính năng mã hóa khác nhau tùy theo loại tệp và người nhận phải có phần mềm tương thích để mở các tệp được bảo vệ. Nếu bản thân thư email bao gồm các chi tiết nhạy cảm hoặc thông tin ngữ cảnh, việc chỉ bảo vệ tập tin đính kèm có thể là không đủ — trong những trường hợp đó, bảo mật toàn bộ thư là tùy chọn an toàn hơn.
Tìm hiểu cách gửi tài liệu một cách bảo mật qua email
4. Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây được mã hóa
Các dịch vụ email thường giới hạn kích thước tập tin đính kèm, gây khó khăn cho việc gửi các tệp lớn hoặc nhiều tài liệu cùng một lúc.
Trong những trường hợp này, sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây bảo mật với các liên kết chia sẻ được mã hóa là một giải pháp thay thế an toàn và thiết thực hơn. Thay vì đính kèm tệp trực tiếp vào email, có thể tải chúng lên không gian lưu trữ bảo mật và chia sẻ liên kết với người nhận.
Cách tiếp cận này hoạt động hiệu quả khi chia sẻ các tệp cá nhân, thư mục dự án lớn, sản phẩm bàn giao cho khách hàng hoặc tài liệu kỹ thuật — mà không làm lộ chính các tệp đó trong hộp thư đến.
Cách thức hoạt động của tính năng chia sẻ liên kết bảo mật
Mặc dù các bước chính xác có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp, quy trình chung là:
- Tải các tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây bảo mật.
- Tạo một liên kết chia sẻ riêng tư hoặc được mã hóa cho các tệp hoặc thư mục đã chọn.
- Thêm liên kết vào email và gửi cho người nhận.
- Người nhận sử dụng liên kết để tải xuống hoặc truy cập các tệp một cách bảo mật.
Chia sẻ liên kết bảo mật đạt hiệu quả cao nhất khi kết hợp với các biện pháp kiểm soát truy cập bổ sung, chẳng hạn như bảo vệ bằng mật khẩu, ngày hết hạn hoặc hạn chế tải xuống. Các biện pháp kiểm soát này giúp giới hạn những ai có thể truy cập tệp — và trong bao lâu — giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép nếu liên kết bị chuyển tiếp hoặc bị lộ.
Khi kết hợp với tính năng mã hóa mạnh mẽ, các liên kết chia sẻ tệp bảo mật cho phép các nhóm cộng tác và trao đổi thông tin nhạy cảm mà không cần phụ thuộc vào các tập tin đính kèm email.
Có thể bảo vệ liên kết chia sẻ tệp bằng mật khẩu hoặc đặt ngày hết hạn, sau thời gian đó liên kết sẽ bị vô hiệu hóa.
Tìm hiểu thêm về chia sẻ tệp bảo mật
Cách dễ nhất để gửi dữ liệu nhạy cảm qua email một cách bảo mật
Ngay cả khi có Slack, các công cụ chia sẻ tệp bảo mật và cổng thông tin khách hàng, email vẫn là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Nếu xử lý thông tin cá nhân, tài chính hoặc bảo mật, rủi ro không phải là việc sử dụng email — mà là cách sử dụng email đó.
Với các biện pháp bảo vệ phù hợp, có thể tiếp tục sử dụng email mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật hoặc sự tin cậy. Tuy nhiên, các biện pháp này chỉ là giải pháp tạm thời được chấp nhận, chứ không phải là một hệ thống bảo mật theo mặc định.
Thay vì phụ thuộc vào các giải pháp thay thế, quyết định thủ công hoặc hành vi hoàn hảo của người dùng, email được mã hóa đầu cuối sẽ tự động bảo vệ thư mỗi khi được gửi đi.
Proton Mail được thiết kế dựa trên nguyên tắc này. Thư được mã hóa theo mặc định, quyền truy cập vào nội dung bị giới hạn nghiêm ngặt chỉ dành cho người gửi và người nhận, đồng thời tính năng bảo mật không phụ thuộc vào việc chia sẻ mật khẩu, chuyển đổi công cụ hoặc gây thêm trở ngại cho quy trình làm việc hàng ngày.
Nếu muốn hỗ trợ tầm nhìn này, hãy đăng ký gói trả phí. Cùng nhau, chúng ta có thể xây dựng một internet tốt đẹp hơn, nơi quyền riêng tư là mặc định.
