Cum să configurați o colaborare securizată pe documente pentru echipa dvs. — fără a vă divulga IP-ul

Chiar acum, în unitatea dvs. partajată există un fișier numit ceva de genul v3_final_FINAL_FINAL.docx. Nu știți cine l-a editat ultima dată. Nu știți dacă este versiunea pe care CTO-ul dvs. a aprobat-o. Nu sunteți pe deplin sigur cine are acces la el.

Acesta este „haosul versiunilor”: o problemă mult prea comună pentru echipele care se dezvoltă la distanță. Este neplăcut, nu-i așa? Probabil că nu destul de neplăcut. Deoarece nu este doar o sursă de enervare dezordonată: este o vulnerabilitate gravă de securitate.

Accesul necontrolat înseamnă că foștii angajați și contractanții își păstrează permisiunile care nu au fost niciodată revocate. Versiunile neurmărite înseamnă că informațiile sensibile ajung în locuri greșite în momente nepotrivite. Iar instrumentele de colaborare pe documente pe care le utilizați procesează în mod silențios și constant conținutul documentelor dvs. pentru a-și alimenta caracteristicile AI și indexarea de căutare.

But nu trebuie să fie așa. Iată un ghid pas cu pas pentru utilizarea instrumentelor de colaborare pe documente fără a vă expune la o divulgare a IP-ului.

Cum greșesc majoritatea echipelor în privința colaborării pe documente

Colaborarea conectată pe documente este o parte esențială a desfășurării afacerilor. Este rapidă, eficientă și nu contează unde se află forța dvs. de muncă (atât timp cât are Wi-Fi).

Problema este că multe echipe aflate în stadii incipiente tind să apeleze la ceea ce este cel mai rapid de implementat — Google Docs, Notion, Dropbox — și încep imediat să le folosească fără a se opri pentru a construi un sistem în jurul lor. Fără arhitectură de foldere, convenții de acces sau protocol de control al versiunilor.

Pentru o echipă de startup care se mișcă rapid, acest lucru poate părea în regulă. Dar chiar nu este în regulă, în special pentru o echipă ale cărei documente conțin IP care merită protejat. De fapt, securitatea cibernetică pentru startup-uri ar trebui să înceapă mult mai devreme decât credeți.

Problemele rezultate tind să se concentreze în jurul a trei aspecte:

• Haosul versiunilor: Fără un sistem implementat, documentele se multiplică și nu există o singură sursă de adevăr de care să vă agățați. Oamenii lucrează pe fișiere învechite. Modificările se pierd în amestec. Există cinci versiuni ușor diferite ale aceleiași foi de parcurs pe unitatea dvs., fără nicio modalitate de a confirma care este cea actuală.
• Răspândirea accesului: Gestionarea permisiunilor consumă mult timp, astfel încât fișierele sunt partajate la scară largă în loc să fie gestionate în mod specific. Contractanții, foștii angajați și colaboratorii externi acumulează acces. În curând veți pierde evidența a cine ce poate vedea.
• Expunerea neobservată a datelor: Instrumentele de colaborare destinate consumatorilor scanează de obicei documentele pentru a-și alimenta indexarea de căutare, sugestiile AI și publicitatea personalizată. Nimic nu stă pur și simplu în siguranță în folderul dvs. din cloud — este citit de un robot.

Cum arată o bună colaborare pe documente

Înainte chiar de a analiza instrumentele de colaborare pe documente, asigurați-vă că aveți o viziune clară asupra a ceea ce încercați să obțineți mai întâi.

O configurație bună de colaborare pe documente vă oferă cinci lucruri:

1. Co-editare în timp real: În loc să trebuiască să jucați tenis prin e-mail cu documentele, mai multe persoane pot edita același document în același timp, modificările fiind vizibile pe măsură ce apar
2. Istoric versiuni: O înregistrare fiabilă, cu marcaj temporal, a cine ce a modificat și când, ceea ce vă scutește de a fi nevoit să vă bazați pe notele dvs. adezive sau pe memoria mai puțin adezivă
3. Controale granulare ale accesului: Puteți seta permisiuni la nivel de folder, document și utilizator (opusul unei politici „oricine are linkul”)
4. Partajare externă securizată: Puteți partaja documente în afara organizației dvs. fără a deschide porțile către orice altceva din unitatea dvs.
5. Confidențialitate reală a datelor: Sunteți sigur că datele dvs. bazate pe documente nu sunt scanate, extrase sau procesate de o terță parte (iar aceasta include furnizorul dvs. de stocare în cloud pentru companii)

Cu cele mai populare instrumente de colaborare (acele instrumente la care echipele apelează fără a sta pe gânduri), s-ar putea să obțineți două dintre acestea. Platforma potrivită vă poate oferi toate cele cinci.

But indiferent de ceea ce utilizați, veți avea totuși nevoie de un sistem care să le facă să funcționeze.

Cum să configurați colaborarea pe documente pentru echipa dvs.: un cadru pas cu pas

Pasul 1: Auditați ceea ce aveți

Nu puteți construi un sistem curat și securizat pentru colaborarea pe documente peste unul dezordonat și nesecurizat. Așadar, începeți cu un audit onest al lucrărilor pe care le aveți deja.

Listați fiecare instrument în care se află în prezent documentele dvs. (Google Drive, Notion, Dropbox, atașamente de e-mail, Slack). Apoi aflați cine are acces la aceste instrumente, cine controlează accesul la ele și ce se întâmplă cu un document odată ce a părăsit sistemul dvs.

Căutați în unitățile dvs. „fișiere problematice” care vor avea nevoie de o atenție specială: documente care există în mai multe versiuni, fără un proprietar clar, foldere partajate cu persoane care nu mai au nevoie de acces și fișiere sensibile din punct de vedere comercial (de exemplu, foi de parcurs, modele financiare, specificații tehnice) care se află în instrumente cu controale de acces slabe sau inexistente.

Pasul 2: Proiectați o arhitectură de foldere care să aibă sens (și să nu fie prea complexă)

Indiferent de ceea ce faceți în continuare, nu migrați mai întâi și organizați mai târziu. Acest lucru nu face decât să amplifice haosul: mutarea aceleiași dezordini într-un loc nou și mai puțin familiar.

În schimb, respirați adânc… apoi proiectați structura dvs. de foldere. Pentru a vă ghida, iată o arhitectură de foldere simplă și scalabilă, care se va potrivi majorității startup-urilor:

• Companie: procese-verbale ale ședințelor consiliului de administrație, acorduri între acționari, materiale de strângere de fonduri, contracte legale
• Produs: foi de parcurs, specificații ale caracteristicilor, fișiere de proiectare, cercetare
• Inginerie: documentație tehnică, decizii de arhitectură, ghiduri pentru instrumente interne, specificații tehnice
• Operațiuni: politici de resurse umane, finanțe, contracte cu furnizorii
• Clienți: câte un subfolder pentru fiecare client, care conține tot ce are legătură cu acea relație.

Rețineți: păstrați lucrurile simple și la suprafață. Structurile complexe de fișiere tind să fie ignorate — oamenii pun la grămadă fișierele la nivelul superior și se produce haosul. Ca regulă generală: trei niveluri de imbricare și nimic mai mult. Dacă vă aflați în situația de a crea un al patrulea nivel, structura trebuie simplificată.

Pasul 3: Potriviți nivelurile dvs. de acces cu sensibilitatea datelor

Nu toată lumea are nevoie de acces la tot. Protecția datelor de afaceri începe cu stabilirea a trei niveluri de acces înainte de a vă invita echipa.

• La nivel de companie: documente operaționale nesensibile, cum ar fi ghidurile echipei, notele de la ședințele generale, ghidurile de proces
• Acces la nivel de echipă: activități departamentale care sunt accesibile doar echipei respective
• Acces restricționat: orice este sensibil din punct de vedere comercial, protejat prin lege sau acoperit de confidențialitatea clienților. Acest lucru atrage o răspundere competitivă sau juridică dacă (să zicem) documentele de strângere de fonduri, foile de parcurs, specificațiile tehnice, datele clienților sau contractele cu clienții sunt văzute sau partajate de persoana greșită

Aplicația noastră Workspace gestionează toate acestea dintr-un singur tablou de control de administrator. Puteți controla membrii, permisiunile și accesul la aplicație într-un singur loc, indiferent de mărimea echipei.

Pasul 4: Stabiliți cele patru reguli de aur ale controlului versiunilor

Acum că arhitectura dvs. de foldere este implementată, trebuie să stabiliți patru convenții simple pentru a vă asigura că nu veți mai vedea niciodată un fișier într-unul dintre acele foldere numit v3_final_FINAL_FINAL2_FINAL3.docx. Și nu va fi asta mai plăcut pentru toată lumea?

Aceste patru reguli se aplică tuturor celor din echipa dvs. (asigurați-vă că o știu):

• Toate documentele active există într-un singur loc: fără copii locale, fără atașamente de e-mail
• Fără numere de versiune în numele fișierelor: instrumentul dvs. ar trebui să ofere un istoric al versiunilor adecvat și să urmărească fiecare modificare. Partajați documentele prin link, mai degrabă decât prin atașament, pentru a evita confuzia. Dacă trebuie să partajați o exportare statică, puneți data în nota însoțitoare, nu în numele fișierului.
• Istoricul versiunilor este singura sursă de adevăr: dacă doriți să știți cine ce a modificat și când, uitați-vă doar în istoricul versiunilor.
• Nu ștergeți — arhivați: mutați documentele înlocuite într-un folder de arhivă etichetat în mod clar. Nu doriți să ștergeți un document de care dvs. (sau un organism de reglementare) veți avea nevoie mai târziu.

Pasul 5: Definiți-vă protocolul privind partajarea externă

Partajarea externă este locul în care controlul accesului eșuează cel mai adesea. Un contractant primește un link către un întreg folder de proiect, în loc de doar ceea ce este relevant (fără nicio dată de expirare a acelui acces). Un potențial investitor își păstrează accesul la camera dvs. de date pentru strângerea de fonduri mult timp după ce a decis să nu investească. Este o lume periculoasă în afara perimetrului dvs.

Pentru minimizarea acestui pericol, stabiliți un protocol înainte de a partaja orice în exterior. Trei reguli:

• Acordați un acces minim doar pentru anumite documente sau foldere (nu pentru întregi spații de lucru sau unități)
• Setați date de expirare pentru toate linkurile
• Revocați accesul la sfârșitul proiectului ca pas standard de offboarding

Instrumentele potrivite de productivitate și colaborare aplică automat astfel de reguli pentru dvs. Proton Drive setează implicit date de expirare pentru linkurile partajate — astfel încât accesul expiră fără ca cineva să fie nevoit să își amintească să îl revoce.

Pasul 6: Alegeți o platformă care poate aplica cerințele dvs. de securitate

Majoritatea echipelor evaluează platformele de colaborare doar pe baza ușurinței în utilizare. Desigur, ușurința în utilizare contează. Dar securitatea nu poate fi o idee secundară.

Proprietatea intelectuală este în prezent cel mai costisitor tip de date de pierdut într-o încălcare a securității datelor (la 178 USD per înregistrare compromisă, conform IBM(fereastră nouă)). Dacă documentele dvs. conțin IP care merită protejat, platforma dvs. de colaborare trebuie să fie securizată în mod implicit, nu prin configurare.

Când selectați un instrument de colaborare, trebuie să știți:

• Poate furnizorul să acceseze conținutul documentelor dvs.?
• Unde sunt stocate datele dvs. și ce jurisdicții se aplică? Sunt datele dvs. suverane?
• Este criptarea de la un capăt la altul sau doar în tranzit?
• Sunt controalele de administrator centralizate și suficient de granulare pentru a aplica politica de acces?

Iată o comparație între patru instrumente conectate de colaborare pe documente:

*Google Docs, Notion și Confluence au sediul în SUA și sunt supuse jurisdicției SUA, inclusiv CLOUD Act. Proton are sediul în Elveția, în afara jurisdicției SUA și a UE.

Pentru echipele care gestionează IP-uri sensibile, Proton Docs permite echipei dvs. să efectueze o editare în colaborare în timp real fără a risca expunerea datelor.

Face parte din Proton Workspace, o suită de colaborare securizată care adaugă stocare criptată în cloud pentru companii, videoconferințe securizate și controale centralizate de administrator pentru colaborarea pe documente. Totul este construit pe criptare de la un capăt la altul și protejat de legile stricte de confidențialitate din Elveția.

Faceți cunoștință cu pachetul dvs. de colaborare eficient și securizat

Pentru a avea un control real asupra documentelor dvs. — și liniște sufletească în ceea ce privește securitatea acestora — trebuie să aveți implementat sistemul potrivit și platforma potrivită.

V-am arătat cum să construiți sistemul potrivit. Platforma care să îl aplice este Proton Workspace.

Peste 100.000 de organizații (inclusiv agenții guvernamentale, furnizori de servicii medicale și firme de avocatură) au încredere în Proton pentru a le securiza cele mai sensibile date. Documentele dvs. merită același standard de protecție.