Como configurar a colaboração segura em documentos para a sua equipa — sem fuga do seu IP

Neste momento, existe um ficheiro na sua unidade partilhada com um nome semelhante a v3_final_FINAL_FINAL.docx. Não sabe quem o editou pela última vez. Não sabe se é a versão que o seu CTO aprovou. Não tem a certeza absoluta de quem tem acesso a ele.

Isto é o «caos das versões»: um problema demasiado comum para equipas que crescem remotamente. É desagradável, não é? Possivelmente não o suficiente. Porque não é apenas um incómodo desorganizado: é um sério risco de segurança.

O acesso não controlado significa que ex-funcionários e contratados externos mantêm permissões que nunca foram revogadas. As versões não monitorizadas significam que as informações confidenciais acabam nos locais errados nos momentos errados. E as ferramentas de colaboração de documentos que utiliza estão, silenciosa e constantemente, a processar o conteúdo dos seus documentos para alimentar as suas funcionalidades de IA e indexação de pesquisa.

Mas não tem de ser assim. Eis um guia passo a passo para utilizar ferramentas de colaboração de documentos sem se expor a uma fuga de IP.

Como a maioria das equipas erra na colaboração de documentos

Colaboração online em documentos é uma parte essencial de fazer negócios. É rápida, eficiente, e não importa onde a sua força de trabalho está (desde que tenha Wi-Fi).

O problema é que muitas equipas em fase inicial tendem a recorrer ao que é mais rápido de implementar — Google Docs, Notion, Dropbox — e começam imediatamente a utilizá-los sem parar para construir um sistema em seu redor. Sem arquitetura de pastas, convenções de acesso ou protocolo de controlo de versões.

Para uma empresa em fase de arranque que se move rapidamente, isto pode parecer aceitável. Mas na verdade não é aceitável, especialmente para uma equipa cujos documentos contêm IP que vale a pena proteger. De facto, a cibersegurança para empresas em fase de arranque deve começar muito mais cedo do que pensa.

Os problemas resultantes tendem a concentrar-se em três aspetos:

• Caos de versões: sem um sistema implementado, os documentos multiplicam-se e não há uma única fonte de verdade à qual recorrer. As pessoas trabalham a partir de ficheiros desatualizados. As alterações perdem-se no meio da confusão. Existem deparadamente cinco versões ligeiramente diferentes do mesmo roteiro na sua unidade sem qualquer forma de confirmar qual é a atual.
• Dispersão de acessos: gerir as permissões consome muito tempo, pelo que os ficheiros acabam por ser partilhados de forma generalizada em vez de serem geridos especificamente. Contratados, ex-funcionários e colaboradores externos acumulam acessos. Em breve perderá o controlo de quem pode ver o quê.
• Exposição de dados despercebida: as ferramentas de colaboração de consumo comummente digitalizam documentos para alimentar a sua indexação de pesquisa, sugestões de IA e publicidade personalizada. Nada fica simplesmente guardado de forma segura na sua pasta na nuvem — está a ser lido por um robô.

Como deve ser uma boa colaboração em documentos

Antes de sequer analisar as ferramentas de colaboração em documentos, saiba claramente o que está a tentar alcançar primeiro.

Uma boa configuração de colaboração em documentos oferece-lhe cinco coisas:

1. Coedição em tempo real: em vez de ter de andar num constante vaivém de e-mails com documentos, várias pessoas podem editar o mesmo documento ao mesmo tempo, sendo as alterações visíveis à medida que acontecem
2. Histórico de versões: um registo fiável com carimbo de data/hora de quem alterou o quê e quando, o que evita ter de confiar nas suas notas adesivas ou numa memória menos fiável
3. Controlos de acesso granulares: pode definir permissões ao nível da pasta, do documento e do utilizador (o oposto de uma política de «qualquer pessoa com a ligação»)
4. Partilha externa segura: pode partilhar documentos fora da sua organização sem abrir as portas a tudo o resto na sua unidade
5. Verdadeira privacidade de dados: tem a certeza de que os seus dados baseados em documentos não estão a ser digitalizados, explorados ou processados por terceiros (e isso inclui o seu fornecedor de armazenamento na nuvem empresarial)

Com a maioria das ferramentas de colaboração mais populares (aquelas a que as equipas recorrem sem pensar duas vezes), poderá obter duas destas vantagens. A plataforma certa pode dar-lhe as cinco.

Mas independentemente do que utilizar, continuará a precisar de um sistema para as fazer funcionar.

Como configurar a colaboração em documentos para a sua equipa: uma estrutura passo a passo

Passo 1: Audite o que tem

Não pode construir um sistema limpo e seguro para colaboração em documentos sobre um sistema desorganizado e inseguro. Por isso, comece com uma auditoria honesta ao que já tem.

Liste todas as ferramentas onde os seus documentos se encontram atualmente (Google Drive, Notion, Dropbox, anexos de e-mail, Slack). Depois, descubra quem tem acesso a estas ferramentas, quem controla o acesso às mesmas e o que acontece a um documento após este sair do seu sistema.

Vasculhe as suas unidades em busca de «ficheiros problemáticos» que necessitem de atenção especial: documentos que existem em múltiplas versões sem um proprietário claro, pastas partilhadas com pessoas que já não precisam de acesso e ficheiros comercialmente confidenciais (por exemplo, roteiros, modelos financeiros, especificações técnicas) guardados em ferramentas com controlos de acesso fracos ou inexistentes.

Passo 2: Desenhe uma arquitetura de pastas que faça sentido (e que não seja demasiado complexa)

Faça o que fizer a seguir, não migre primeiro para organizar mais tarde. Isso seria apenas agravar o caos: mover a mesma desorganização para uma localização nova e menos familiar.

Em vez disso, respire fundo… e depois desenhe a sua estrutura de pastas. Para o orientar, eis uma arquitetura de pastas simples e escalável que se adequa à maioria das empresas em fase de arranque:

• Empresa: atas de reuniões do conselho de administração, acordos de acionistas, materiais de angariação de fundos, contratos legais
• Produto: roteiros, especificações de funcionalidades, ficheiros de design, investigação
• Engenharia: documentação técnica, decisões de arquitetura, guias de ferramentas internas, especificações técnicas
• Operações: políticas de RH, finanças, contratos de fornecedores
• Clientes: uma subpasta por cliente, contendo tudo o que esteja relacionado com essa relação.

Lembre-se: mantenha as coisas simples e superficiais. As estruturas de ficheiros complexas tendem a ser ignoradas — as pessoas acumulam ficheiros no nível superior e o caos instala-se. Como regra geral: três níveis de pastas no máximo. Se der por si a criar um quarto nível, a estrutura precisa de ser simplificada.

Passo 3: Faça corresponder os seus níveis de acesso à sensibilidade dos dados

Nem toda a gente precisa de acesso a tudo. A proteção de dados empresariais começa com a definição de três níveis de acesso antes de convidar a sua equipa.

• A nível da empresa: documentos operacionais não confidenciais, tais como manuais de equipa, notas de reuniões gerais, guias de processos
• Acesso ao nível da equipa: trabalho departamental que está acessível apenas à equipa relevante
• Acesso restrito: qualquer conteúdo comercialmente confidencial, legalmente protegido ou abrangido pela confidencialidade do cliente. Este é o nível mais importante a proteger: se (por exemplo) documentos de angariação de fundos, roteiros, especificações técnicas, dados de clientes ou contratos de clientes forem vistos ou partilhados pela pessoa errada, isso significará uma responsabilidade legal ou competitiva

A nossa aplicação Workspace gere tudo isto a partir de um único painel de controlo do administrador. Pode controlar membros, permissões e o acesso à aplicação num único local, independentemente do tamanho da equipa.

Passo 4: Estabeleça as quatro regras de ouro do controlo de versões

Agora que a sua arquitetura de pastas está implementada, precisa de estabelecer quatro convenções simples para garantir que nunca mais verá um ficheiro numa dessas pastas com o nome v3_final_FINAL_FINAL2_FINAL3.docx. E não será isso muito melhor para todos?

Estas quatro regras aplicam-se a todos os membros da sua equipa (certifique-se de que as conhecem):

• Todos os documentos ativos existem num único local: sem cópias locais, sem anexos de e-mail
• Sem números de versão nos nomes dos ficheiros: a sua ferramenta deve fornecer um histórico de versões adequado e acompanhar todas as alterações. Partilhe documentos através de uma ligação em vez de anexo para evitar confusões. Se precisar de partilhar uma exportação estática, coloque a data na nota de acompanhamento, não no nome do ficheiro.
• O histórico de versões é a única fonte de verdade: se quiser saber quem alterou o quê e quando, basta consultar o histórico de versões.
• Não elimine — arquive: mova os documentos obsoletos para uma pasta de arquivo claramente identificada. Não quererá eliminar um documento de que possa precisar mais tarde (ou de que um regulador necessite).

Passo 5: Defina o seu protocolo em relação à partilha externa

A partilha externa é onde o controlo de acesso mais frequentemente falha. Um prestador de serviços recebe uma ligação para uma pasta de projeto inteira, em vez de apenas para o que é relevante (sem data de expiração para esse acesso). Um potencial investidor mantém o acesso à sua sala de dados de angariação de fundos muito depois de decidir não investir. É um mundo perigoso fora do seu perímetro.

Para minimizar esse perigo, defina um protocolo antes de partilhar qualquer conteúdo externamente. Três regras:

• Conceda o acesso mínimo apenas para documentos ou pastas específicos (not para áreas de trabalho ou unidades inteiras)
• Defina datas de expiração em todas as ligações
• Revogue o acesso no final do projeto como um passo padrão de offboarding

As ferramentas certas de produtividade e colaboração aplicam automaticamente regras como esta por si. O Proton Drive define datas de expiração em ligações partilhadas por predefinição — assim, o acesso expira sem que ninguém se tenha de lembrar de o revogar.

Passo 6: Escolha uma plataforma que possa aplicar os seus requisitos de segurança

A maioria das equipas avalia as plataformas de colaboração apenas com base na facilidade de utilização. A facilidade de utilização é importante, claro. Mas a segurança não pode ser deixada para segundo plano.

A propriedade intelectual é atualmente o tipo de dados mais caro de perder num incidente de dados (a 178 $ por registo comprometido, de acordo com a IBM(nova janela)). Se os seus documentos contêm IP que vale a pena proteger, a sua plataforma de colaboração precisa de ser segura por predefinição, e não por configuração.

Ao selecionar uma ferramenta de colaboração, precisa de saber:

• O fornecedor pode aceder ao conteúdo do seu documento?
• Onde estão os seus dados armazenados e quais as jurisdições que se aplicam? Os seus dados são soberanos?
• A encriptação é ponto a ponto ou apenas em trânsito?
• Os controlos de administrador são centralizados e suficientemente granulares para aplicar a política de acesso?

Eis como se comparam quatro ferramentas de colaboração online de documentos:

*O Google Docs, o Notion e o Confluence têm sede nos EUA e estão sujeitos à jurisdição dos EUA, incluindo a lei CLOUD Act. A Proton tem sede na Suíça, fora da jurisdição dos EUA e da UE.

Para equipas que lidam com IP confidencial, o Proton Docs permite à sua equipa realizar uma edição colaborativa em tempo real sem o risco de exposição de dados.

Faz parte do Proton Workspace, um conjunto de colaboração seguro que adiciona armazenamento na nuvem empresarial encriptado, videoconferências seguras e controlos de administrador centralizados à colaboração em documentos. Tudo construído com encriptação ponto a ponto e protegido pelas rigorosas leis de privacidade da Suíça.

Conheça o seu conjunto de ferramentas de colaboração eficiente e seguro

Para ter um controlo real sobre os seus documentos — e paz de espírito em relação à segurança dos mesmos —, precisa de ter o sistema certo implementado e a plataforma certa.

Mostrámos-lhe como construir o sistema certo. A plataforma para o aplicar é o Proton Workspace.

Mais de 100.000 organizações (incluindo agências governamentais, prestadores de cuidados de saúde e escritórios de advogados) confiam na Proton para proteger os seus dados mais confidenciais. Os seus documentos merecem o mesmo padrão de proteção.