As ferramentas de trabalho remoto podem não parecer uma decisão importante em termos de infraestrutura quando acabou de começar a expandir o seu negócio. Podem parecer uma tarefa relativamente secundária em comparação com o processamento de salários, o lançamento do seu MVP ou a manutenção da sua viabilidade financeira… Mas é aí que reside o perigo.
As ferramentas de trabalho remoto que escolhe logo no início tornam-se na infraestrutura à qual fica preso, e as lacunas entre essas ferramentas acumulam-se silenciosamente em problemas graves que não irá notar até ser tarde demais. Isso é dívida de segurança — e é mais comum do que pensa.
Uma em cada quatro PME sofreu um incidente no ano passado, apesar de investir ativamente em ferramentas de segurança. O problema não foram os gestores de palavras-passe ou a VPN que escolheram: foram as lacunas entre eles.
A dívida de segurança não o atinge imediatamente, mas acumula-se em segundo plano até ao pior momento possível: quando um cliente empresarial solicita o seu registo de auditoria e você não tem nenhum. Ou quando um investidor pergunta onde os seus dados estão armazenados e você responde que estão sob a jurisdição dos EUA. Ou quando um questionário de segurança pede para listar todas as pessoas que acederam aos seus sistemas centrais nos últimos 24 meses e percebe que nunca monitorizou isso.
Eis como criar um conjunto seguro de ferramentas de trabalho remoto que fecha essas lacunas e é feito para durar.
11 das melhores ferramentas de trabalho remoto para a sua equipa
Cada empresa tem necessidades diferentes, mas existem certas categorias de ferramentas de trabalho remoto que praticamente todas as empresas precisam de preencher. Eis as 11 ferramentas que recomendamos para cada uma.
1. Slack (A melhor para conversas em equipa)
Lançado em 2013, o Slack tornou-se a escolha por predefinição para equipas que pretendem chat, voz e vídeo num único local. Substituiu os infindáveis tópicos de e-mail do passado por canais organizados por equipa, tópico ou projeto, e a sua vasta biblioteca de integrações (Google Calendar, Jira e centenas de outras) torna-o num centro de notificações para todo o seu conjunto de ferramentas. Uma desvantagem a considerar: em alguns planos, os administradores podem aceder ao histórico de mensagens, uma potencial preocupação de privacidade para algumas empresas.
Para saber que outras opções existem, leia a nossa lista das melhores ferramentas de comunicação interna.
2. Proton Mail (O melhor para correio profissional)
Os fornecedores de e-mail com modelos económicos baseados na segmentação de anúncios não podem garantir que os seus e-mails não serão lidos por mais ninguém, independentemente do que afirma a respetiva política de privacidade. O Proton Mail é encriptado de ponto a ponto por predefinição e protegido pela rigorosa legislação de privacidade suíça, pelo que apenas você e o seu destinatário podem ler o que é enviado. (Tenha em atenção: os e-mails para destinatários que não utilizam o Proton não são encriptados de ponto a ponto, a menos que os proteja previamente com uma palavra-passe.)
3. Loom (O melhor para vídeo assíncrono)
Se já participou numa reunião que poderia facilmente ter sido um vídeo de dois minutos, o Loom pode ser a solução ideal para si. Permite criar notas em vídeo, gravando o seu ecrã, rosto e voz em conjunto, para serem partilhadas através de uma ligação. Os casos de utilização comuns incluem a gravação de tutoriais de integração, relatórios de erros e atualizações assíncronas entre diferentes fusos horários. (Tenha em atenção que as gravações do Loom são armazenadas nos próprios servidores do Loom e não na infraestrutura da sua equipa, o que é importante saber se preferir manter os dados da empresa sob o seu próprio controlo.)
4. Proton Meet (O melhor para videoconferências)
Ao contrário do Zoom, o Proton Meet é encriptado de ponto a ponto por predefinição, o que significa que nem mesmo a Proton pode aceder ao que é dito ou partilhado numa chamada. Os convidados participam apenas com uma ligação, sem necessidade de conta, e o Free plan abrange chamadas de uma hora com até 50 participantes. Uma ressalva: o Proton Meet funciona bem para chamadas internas de equipa, mas se o seu fluxo de trabalho depender da integração direta de vídeo num CRM ou ferramenta de apoio ao cliente, deve verificar a compatibilidade antes de mudar.
5. Jira (O melhor para gestão de projetos)
O Jira foi concebido para equipas de software com fluxos de trabalho ágeis: pense em sprints, backlogs e monitorização de problemas diretamente associados à sua base de código através de integrações com o Bitbucket ou GitHub. Como tal, o Jira é a escolha por predefinição de muitas equipas de engenharia já inseridas no ecossistema da Atlassian. O ponto negativo é que exige mais configuração do que ferramentas de uso geral como a Asana e, fora de uma equipa de desenvolvimento, pode parecer excessivo.
6. Trello (O melhor para monitorizar tarefas)
A simplicidade é o ponto forte do Trello, reduzindo a gestão de tarefas a cartões que se movem em quadros com as etiquetas a fazer, a decorrer e concluído. Praticamente não há curva de aprendizagem, o que faz do Trello um ponto de partida natural para uma equipa pequena. No entanto, assim que a sua equipa cresce, essa simplicidade pode tornar-se uma limitação: não será tão fácil criar relatórios transversais a vários projetos.
7. Miro (O melhor para colaboração visual)
Quando não é possível juntar todos em torno de um quadro branco físico, um quadro do Miro dá às equipas uma opção remota — e muito mais flexível: uma tela digital infinita para planeamento, colaboração e brainstorming. Pode arrastar e largar ficheiros nos quadros e configurar workshops recorrentes com modelos para retrospetivas e sessões de planeamento. Embora o Miro seja excelente para equipas que trabalham em sessões síncronas e em direto, é menos útil para equipas que trabalham de forma assíncrona em diferentes fusos horários.
8. Proton Drive (O melhor para armazenamento na nuvem)
O Proton Drive é a alternativa focada na privacidade ao Dropbox e ao Google Drive. Embora tenha menos integrações diretas do que essas aplicações, o Proton Drive protege melhor os seus dados, encriptando os ficheiros no seu dispositivo antes mesmo de chegarem aos servidores da Proton, para que a Proton nunca os possa desencriptar, mesmo mediante ordem judicial. O histórico de versões, os registos de acesso e as permissões detalhadas estão integrados, e as ligações partilhadas expiram por predefinição em vez de ficarem acessíveis indefinidamente.
9. Proton Pass (O melhor para gestão de palavras-passe/credenciais)
O risco de fuga de credenciais aumenta drasticamente fora de um ambiente de escritório controlado. Ao contrário da maioria dos gestores de palavras-passe, o Proton Pass encripta todos os campos de cada item guardado por predefinição: não apenas as palavras-passe, mas também os nomes de utilizador e as notas. Também inclui a geração de alias de e-mail para manter os endereços de e-mail reais da sua equipa fora dos formulários de registo. (Tenha em atenção que os controlos de administrador avançados — sincronização de diretórios por SSO e SCIM — estão reservados para o nível Pass Professional, e não para o plano base.)
10. Notion (O melhor para criar uma base de conhecimento)
Com o Notion, pode organizar e centralizar o conhecimento interno e a documentação da sua empresa em páginas, bases de dados e wikis, criando uma fonte única de verdade para as suas equipas e eliminando dúvidas sobre quais as versões de documentos que estão atualizadas. Mas atenção: a flexibilidade do Notion pode tornar-se um risco, ativando a criação de uma wiki desestruturada que se dispersa a menos que alguém a supervisione.
11. Lumo
Até as equipas pequenas beneficiam da assistência por IA que lhes permite redigir rascunhos, editar, resumir e pesquisar mais rapidamente sem precisarem de aumentar o número de funcionários. O Lumo é o assistente de IA da Proton, concebido para oferecer todo o poder da IA sem comprometer o seu IP e dados confidenciais. O Gemini e o Copilot precisam de aceder aos dados dos seus documentos para funcionar, mas o Lumo nunca aprende com as informações que introduz. (O Lumo está disponível apenas nos planos premium da Proton.)
Por que motivo até as melhores ferramentas de trabalho remoto podem deixá-lo com dívidas de segurança sem saber
Mesmo ferramentas de colaboração remota genuinamente boas resultam num conjunto instável quando cada uma opera sob o seu próprio modelo de segurança. Um conjunto sem controlo de acesso unificado, sem registo de auditoria, sem soberania de dados e com dívida de segurança acumulada desde o primeiro dia.
A dívida de segurança divide-se em quatro tipos:
- Dívida de acesso: o seu conjunto de ferramentas obriga-o a conceder e a revogar o acesso manualmente em cinco ou seis plataformas diferentes. Cabe a si lembrar-se (e a memória está longe de ser 100% fiável). Resultado: o prestador de serviços que saiu há seis meses ainda pode abrir os seus ficheiros.
- Dívida de registo de auditoria: o acesso que controla não fica registado em lado nenhum. Sabe que alguém acedeu àquela pasta, mas não consegue prová-lo. E quando um futuro investidor, cliente ou regulador perguntar quem teve acesso ao quê e quando, não terá uma boa resposta.
- Dívida de jurisdição: os seus ficheiros estão em servidores que recaem sob o CLOUD Act. Não era essa a sua intenção: apenas escolheu o Dropbox.
- Dívida de erro humano: fragmentação significa mais etapas manuais, o que significa mais erros humanos, o que significa…? Digamos apenas que 39% dos incidentes no ano passado foram causados por erro humano.
Nada disto é inevitável. Todos os riscos que listámos são mais fáceis de evitar claramente se escolher um conjunto mais unificado de ferramentas de colaboração remota logo desde o primeiro dia.
Como é, na verdade, um conjunto seguro de ferramentas de trabalho remoto
A maioria das PME (66%) afirma que demonstrar a segurança dos dados na nuvem (especialmente no que diz respeito aos dados dos clientes) é muito ou criticamente importante para conquistar novos negócios. Uma plataforma unificada oferece isso mesmo — ao fechar as lacunas onde a dívida de segurança se acumula:
- Controlo de acesso unificado: uma única camada de administrador. Em vez de ter de percorrer uma lista de verificação em seis plataformas, precisa de poder realizar uma única ação para adicionar e remover um membro da equipa da sua infraestrutura.
- Encriptação por predefinição: os seus dados são encriptados em trânsito e em repouso. A encriptação ponto a ponto significa que o seu fornecedor não pode ler os seus ficheiros nem ser obrigado a entregá-los.
- Soberania de dados: os seus dados são regidos por leis que compreende, numa jurisdição de confiança. (Não numa que recaia sob o CLOUD Act.)
- Registos de auditoria automáticos: para que nunca tenha de dizer a um investidor (muito menos a um regulador) que não tem nenhum.
- Criado para expandir em segurança: as suas permissões, níveis de acesso e controlos de administrador funcionam quer a sua empresa tenha dez pessoas ou 100. Não é necessário reconstruir, nem abrandar o ritmo.
A cibersegurança para empresas em fase de arranque começa mais cedo do que pensa — quanto mais cedo a integrar, menos terá de improvisar (ou corrigir) mais tarde.
O seu conjunto de ferramentas de trabalho remoto, concebido no Proton Workspace
Já apresentámos o Proton Mail, o Meet, o Drive, o Pass e o Lumo neste artigo. Mas selecionar a melhor ferramenta para cada tarefa não fecha automaticamente as lacunas entre essas ferramentas. Para isso, precisa de um conjunto unificado como o Proton Workspace.
Com o Workspace, a camada crítica para a segurança do seu conjunto de ferramentas está em boas mãos: nas suas. Os seus dados estão sob o seu controlo, encriptados de ponto a ponto (nem mesmo a Proton os pode ver) e protegidos por uma das jurisdições de privacidade mais rigorosas do mundo.
A conformidade não é uma preocupação: a Proton tem certificação ISO 27001 e está em conformidade com o GDPR e a HIPAA.
Terá de adicionar outras ferramentas para gestão e mensagens de equipa. Mas fará isso sobre uma base que já é segura.
- Dívida de acesso: resolvida. Um único painel de controlo de administrador. Uma única ação para aprovisionar um novo membro da equipa em todos os serviços Proton e uma para o remover quando sai
- Dívida de registo de auditoria: resolvida. O histórico de versões, os registos de acesso e as permissões detalhadas estão integrados no Proton Drive e no Proton Docs por predefinição
- Dívida de jurisdição: resolvida. Sediada na Suíça, fora da jurisdição dos EUA e da UE
- Dívida de erro humano: resolvida. As datas de expiração são definidas nas ligações por predefinição. Os ficheiros são automaticamente encriptados no armazenamento. A segurança é aplicada automaticamente, não manualmente
As ferramentas que escolhe no primeiro dia criam a dívida de segurança que pagará mais tarde. Construa sobre a base certa e poderá deixar de se preocupar com a dívida de segurança — e começar a usar a sua postura de segurança como um ponto de venda.
