Instrumentele pentru munca la distanță s-ar putea să nu pară o decizie majoră de infrastructură atunci când tocmai ați început extinderea afacerii dvs. Pot părea o sarcină relativ minoră în comparație cu plata salariilor, lansarea MVP-ului sau menținerea sustenabilității resurselor financiare… Dar tocmai aici se ascunde pericolul.
Instrumentele pentru munca la distanță pe care le alegeți în prima zi devin infrastructura cu care rămâneți blocat, iar lacunele dintre aceste instrumente se acumulează discret în probleme grave pe care nu le veți observa până când nu este prea târziu. Aceasta este datoria de securitate — și este mai frecventă decât ați crede.
Unul din patru IMM-uri s-a confruntat cu o încălcare a securității anul trecut, în ciuda faptului că a investit activ în instrumente de securitate. Problema nu au fost managerii de parole sau serviciul VPN ales: au fost lacunele dintre ele.
Datoria de securitate nu vă afectează imediat, dar se acumulează în fundal până în cel mai nefavorabil moment posibil: când un client enterprise vă solicită jurnalul de audit și nu aveți unul. Sau când un investitor întreabă unde vă sunt stocate datele și îi spuneți că intră sub jurisdicția SUA. Sau când un chestionar de securitate vă cere să listați toate persoanele care au avut acces la sistemele dvs. principale în ultimele 24 de luni și vă dați seama că nu ați monitorizat niciodată acest lucru.
Iată cum să construiți o suită securizată de instrumente pentru munca la distanță care închide aceste lacune și este concepută să reziste în timp.
11 dintre cele mai bune instrumente de lucru la distanță pentru echipa dvs
Fiecare afacere are nevoi diferite, dar există anumite categorii de instrumente pentru munca la distanță pe care aproape orice afacere trebuie să le acopere. Iată cele 11 instrumente pe care le recomandăm pentru fiecare categorie.
1. Slack (Cel mai bun pentru chat de echipă)
Lansat în 2013, Slack a devenit alegerea implicită pentru echipele care doresc chat, voce și video într-un singur loc. A înlocuit vechile fire nesfârșite de e-mailuri cu canale organizate pe echipe, subiecte sau proiecte, iar biblioteca sa extinsă de integrări (Google Calendar, Jira și sute de altele) îl transformă într-un centru de notificări pentru întreaga dvs. suită. Un dezavantaj de luat în considerare: în cadrul anumitor planuri, administratorii pot accesa istoricul mesajelor, o potențială îngrijorare privind confidențialitatea pentru unele companii.
Pentru a afla ce alte opțiuni există, citiți lista noastră cu cele mai bune instrumente de comunicare internă.
2. Proton Mail (Cel mai bun pentru e-mail de afaceri)
Furnizorii de e-mail cu modele economice bazate pe direcționarea reclamelor nu pot garanta că e-mailurile dvs. nu vor fi citite de nimeni altcineva, indiferent de ceea ce susține politica de confidențialitate a acestora. Proton Mail este criptat de la un capăt la altul în mod implicit și protejat de stricta legislație elvețiană privind confidențialitatea, astfel încât numai dvs. și destinatarul dvs. puteți citi ceea ce trimiteți. (Rețineți: e-mailurile către destinatarii non-Proton nu sunt criptate de la un capăt la altul decât dacă le protejați mai întâi cu o parolă.)
3. Loom (Cel mai bun pentru video asincron)
Dacă ați participat vreodată la o ședință care ar fi putut fi foarte bine un videoclip de două minute, Loom ar putea fi soluția potrivită pentru dvs. Vă permite să creați notițe video, înregistrându-vă ecranul, chipul și vocea împreună, pentru a fi partajate printr-un link. Printre cazurile de utilizare frecvente se numără înregistrarea ghidurilor de integrare (onboarding), rapoartelor de erori și actualizărilor asincrone între diferite fusuri orare. (Rețineți că înregistrările Loom sunt stocate pe serverele proprii Loom, mai degrabă decât pe infrastructura echipei dvs., un detaliu important dacă preferați să păstrați datele companiei sub propriul control.)
4. Proton Meet (Cel mai bun pentru videoconferințe)
Spre deosebire de Zoom, Proton Meet este criptat de la un capăt la altul în mod implicit, ceea ce înseamnă că nici măcar Proton nu poate accesa ceea ce se spune sau se partajează într-un apel. Invitații se alătură folosind doar un link, fără a fi necesar un cont, iar planul gratuit acoperă apeluri de o oră cu până la 50 de participanți. O mențiune: Proton Meet funcționează excelent pentru apelurile interne ale echipei, dar dacă fluxul dvs. de lucru depinde de integrarea funcției video direct într-un instrument CRM sau de asistență, ar trebui să verificați compatibilitatea înainte de a face schimbarea.
5. Jira (Cel mai bun pentru gestionarea proiectelor)
Jira este conceput pentru echipele de software care folosesc fluxuri de lucru agile: gândiți-vă la sprinturi, backlog-uri și urmărirea problemelor conectate direct la baza dvs. de cod prin integrări cu Bitbucket sau GitHub. Ca atare, Jira este alegerea implicită pentru multe echipe de inginerie care folosesc deja ecosistemul Atlassian. Pe de altă parte, necesită o configurare mai complexă decât instrumentele de uz general precum Asana, iar în afara unei echipe de dezvoltare poate părea excesiv de complicat.
6. Trello (Cel mai bun pentru urmărirea sarcinilor)
Simplitatea este punctul forte al Trello, rezumând gestionarea sarcinilor la carduri mutate pe panouri etichetate de făcut, în lucru și finalizate. Curba de învățare este aproape inexistentă, ceea ce face din Trello un punct de pornire firesc pentru o echipă mică. Totuși, pe măsură ce echipa crește, această simplitate poate deveni o limitare: nu vă va fi la fel de ușor să realizați rapoarte pentru mai multe proiecte simultan.
7. Miro (Cel mai bun pentru colaborare vizuală)
Atunci când reunirea în jurul unei table albe fizice este imposibilă, o tablă Miro oferă echipelor o opțiune la distanță — și mult mai flexibilă: o pânză digitală infinită pentru planificare, colaborare și brainstorming. Puteți trage și plasa fișiere pe panouri și puteți configura ateliere recurente cu șabloane pentru retrospective și sesiuni de planificare. Deși Miro este excelent pentru echipele care pot lucra în sesiuni sincrone, în direct, este mai puțin util pentru echipele care lucrează asincron pe fusuri orare diferite.
8. Proton Drive (Cel mai bun pentru stocare în cloud)
Proton Drive este alternativa axată pe confidențialitate la Dropbox și Google Drive. Deși are mai puține integrări directe decât aceste aplicații, Proton Drive vă protejează mai bine datele, criptând fișierele pe dispozitivul dvs. înainte ca acestea să ajungă pe serverele Proton, astfel încât Proton să nu le poată decripta niciodată, chiar și în baza unui ordin judecătoresc. Istoricul versiunilor, jurnalele de acces și permisiunile granulare sunt integrate, iar linkurile partajate expiră în mod implicit în loc să rămână deschise la nesfârșit.
9. Proton Pass (Cel mai bun pentru gestionarea parolelor/acreditărilor)
Riscul de divulgare a acreditărilor crește considerabil în afara unui mediu de birou controlat. Spre deosebire de majoritatea managerilor de parole, Proton Pass criptează fiecare câmp al fiecărui element salvat în mod implicit: nu doar parolele, ci și numele de utilizator și notițele. De asemenea, include generarea de aliasuri de e-mail pentru a ține adresele reale de e-mail ale echipei dvs. departe de formularele de înregistrare. (Rețineți că opțiunile avansate de control pentru administratori — sincronizarea SSO și de directoare SCIM — sunt rezervate pentru nivelul Pass Professional, nu pentru planul de bază.)
10. Notion (Cel mai bun pentru construirea unei baze de cunoștințe)
Cu Notion, puteți organiza și centraliza cunoștințele interne și documentația afacerii dvs. în pagini, baze de date și wiki-uri, construind o sursă unică de informare pentru echipele dvs. și eliminând orice dubiu cu privire la versiunile actuale ale documentelor. Dar atenție: flexibilitatea Notion poate deveni un risc, permițând crearea unui wiki nestructurat care se extinde haotic dacă nimeni nu îl monitorizează.
11. Lumo
Chiar și echipele mici beneficiază de asistență AI care le permite să redacteze ciorne, să editeze, să rezume și să cerceteze mai rapid fără a fi nevoie să mărească numărul de angajați. Lumo este asistentul AI de la Proton, creat pentru a oferi întreaga putere a inteligenței artificiale fără a vă compromite IP-ul și datele sensibile. Gemini și Copilot au nevoie de acces la datele din documentele dvs. pentru a funcționa, dar Lumo nu se antrenează niciodată pe baza datelor introduse de dvs. (Lumo este disponibil doar pe planurile Proton premium.)
De ce chiar și cele mai bune instrumente de lucru la distanță vă pot împinge într-o datorie de securitate fără să știți
Chiar și instrumentele de colaborare la distanță cu adevărat bune formează o suită vulnerabilă atunci când fiecare funcționează conform propriului model de securitate. O suită fără un control unificat al accesului, fără un jurnal de audit, fără suveranitate asupra datelor și cu o datorie de securitate care se acumulează încă din prima zi.
Datoria de securitate se împarte în patru tipuri:
- Datoria de acces: Suita dvs. vă obligă să acordați și să revocați manual accesul pe cinci sau șase platforme diferite. Depinde de dvs. să vă amintiți (iar memoria este departe de a fi 100% sigură). Rezultat: colaboratorul extern care a plecat în urmă cu șase luni vă poate deschide în continuare fișierele.
- Datoria privind jurnalul de audit: Accesul pe care îl controlați nu este înregistrat nicăieri. Știți că cineva a accesat acel folder, dar nu puteți dovedi. Iar când un viitor investitor, client sau organism de reglementare vă va întreba cine a avut acces, la ce și când, nu veți avea un răspuns adecvat.
- Datoria de jurisdicție: Fișierele dvs. se află pe servere care intră sub incidența CLOUD Act. Nu ați intenționat să se întâmple acest lucru: pur și simplu ați ales Dropbox.
- Datoria erorii umane: Fragmentarea înseamnă mai mulți pași manuali, ceea ce înseamnă mai multe erori umane, ceea ce înseamnă…? Să spunem doar că 39% dintre încălcări de anul trecut au fost cauzate de erori umane.
Nimic din toate acestea nu este inevitabil. Fiecare risc menționat este mai ușor de evitat complet dacă alegeți o suită mai unificată de instrumente de colaborare la distanță încă din prima zi.
Cum arată de fapt o suită securizată de instrumente pentru munca la distanță
Majoritatea IMM-urilor (66%) afirmă că demonstrarea securității datelor din cloud (în special în ceea ce privește datele clienților) este foarte importantă sau critică atunci când atrag clienți noi. O platformă unificată vă oferă acest lucru — închizând lacunele în care se acumulează datoria de securitate:
- Control unificat al accesului: Un singur nivel de administrare. În loc să parcurgeți o listă de verificare pe șase platforme diferite, trebuie să puteți efectua o singură acțiune pentru adăugarea și eliminarea unui membru al echipei din infrastructura dvs.
- Criptare implicită: Datele dvs. sunt criptate în tranzit și în repaus. Criptarea de la un capăt la altul înseamnă că furnizorul dvs. nu vă poate citi fișierele și nu poate fi obligat să le predea.
- Suveranitatea datelor: Datele dvs. sunt reglementate de legi pe care le înțelegeți, într-o jurisdicție în care aveți încredere. (Nu într-una care intră sub incidența CLOUD Act.)
- Jurnale de audit automate: Astfel încât să nu fie nevoie niciodată să spuneți unui investitor (și cu atât mai puțin unui organism de reglementare) că nu aveți unul.
- Conceput pentru o scalare sigură: Permisiunile, nivelurile de acces și controalele de administrator funcționează indiferent dacă firma dvs. are zece persoane sau 100. Nu este nevoie să reconstruiți, nu este nevoie să încetiniți ritmul.
Securitatea cibernetică pentru startup-uri începe mai devreme decât credeți — cu cât o integrați mai devreme, cu atât mai puține soluții improvizate (sau remedieri) va trebui să aplicați mai târziu.
Setul dvs. de instrumente pentru munca la distanță, construit pe Proton Workspace
V-am prezentat deja Proton Mail, Meet, Drive, Pass și Lumo în acest articol. Însă selectarea celui mai bun instrument pentru fiecare sarcină nu închide automat lacunele dintre aceste instrumente. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de o suită unificată precum Proton Workspace.
Cu Workspace, nivelul critic de securitate al suitei dvs. este pe mâini bune: ale dvs. Datele dvs. sunt sub controlul dvs., criptate de la un capăt la altul (nici măcar Proton nu le poate vedea) și protejate în una dintre jurisdicțiile cu cea mai strictă confidențialitate din lume.
Conformitatea nu este o problemă: Proton este certificat ISO 27001 și conform cu GDPR și HIPAA.
Va trebui să adăugați instrumente suplimentare pentru gestionare și mesagerie de echipă. Dar veți face acest lucru pe o bază deja sigură.
- Datoria de acces: rezolvată. Un singur tablou de control pentru administratori. O singură acțiune pentru alocarea accesului unui nou membru al echipei în toate serviciile Proton, una singură pentru eliminarea acestuia la plecare
- Datoria privind jurnalul de audit: rezolvată. Istoricul versiunilor, jurnalele de acces și permisiunile granulare sunt integrate în mod implicit în Proton Drive și Proton Docs
- Datoria de jurisdicție: rezolvată. Cu sediul central în Elveția, în afara jurisdicției SUA și UE
- Datoria erorii umane: rezolvată. Datele de expirare sunt setate pe linkuri în mod implicit. Fișierele sunt criptate automat în stocare. Securitatea este aplicată automat, nu manual
Instrumentele pe care le alegeți în prima zi creează datoria de securitate pe care o veți plăti mai târziu. Construiți pe o bază solidă și puteți înceta să vă mai faceți griji cu privire la datoria de securitate — începând să vă folosiți nivelul de securitate ca argument de vânzare.
