Инструменты для удаленной работы могут не казаться важным инфраструктурным решением, когда вы только начинаете масштабировать свой бизнес. Их выбор может восприниматься как относительно незначительная задача по сравнению с выплатой зарплаты, выпуском MVP или сохранением запаса средств… Но именно здесь и кроется опасность.
Инструменты для удаленной работы, которые вы выбираете в первый день, становятся инфраструктурой, с которой вам придется жить, а пробелы между ними незаметно перерастают в серьезные проблемы, которые вы не заметите, пока не станет слишком поздно. Это долг безопасности — и он встречается чаще, чем вы думаете.
Каждая четвертая компания сегмента МСП столкнулась с утечкой в прошлом году, несмотря на активные инвестиции в инструменты безопасности. Проблема заключалась не в выбранных менеджерах паролей или VPN: дело было в пробелах между ними.
Долг безопасности не дает о себе знать сразу, но накапливается в фоновом режиме до самого неподходящего момента: когда крупный корпоративный клиент просит предоставить журнал аудита, а у вас его нет. Или инвестор спрашивает, где хранятся ваши данные, и вы отвечаете, что они подпадают под юрисдикцию США. Или в опроснике по безопасности требуется перечислить всех, кто имел доступ к вашим основным системам за последние 24 месяца, и вы понимаете, что никогда этого не отслеживали.
Вот как создать надежный стек инструментов для удаленной работы, который закрывает эти пробелы и рассчитан на долгосрочную перспективу.
11 лучших инструментов для удаленной работы для вашей команды
У каждого бизнеса свои потребности, но есть определенные категории инструментов для удаленной работы, которые необходимы практически каждому. Вот 11 инструментов, которые мы рекомендуем для каждой из них.
1. Slack (лучшее решение для командного чата)
Запущенный в 2013 году, Slack стал выбором по умолчанию для команд, которым нужны чат, голосовая и видеосвязь в одном месте. Он заменил бесконечные цепочки электронных писем прошлого каналами, организованными по командам, темам или проектам, а обширная библиотека интеграций (Google Calendar, Jira и сотни других) делает его центром уведомлений для всего вашего стека. Один недостаток, который следует учесть: на некоторых тарифах администраторы могут получить доступ к истории сообщений, что может вызвать вопросы к конфиденциальности у некоторых компаний.
Чтобы узнать, какие еще есть варианты, ознакомьтесь с нашим списком лучших инструментов для внутренних коммуникаций.
2. Proton Mail (лучшее решение для корпоративной почты)
Провайдеры электронной почты с бизнес-моделями, основанными на таргетинге рекламы, не могут гарантировать, что ваши электронные письма не прочитает кто-то еще, что бы ни утверждала их Политика конфиденциальности. Сервис Proton Mail защищен сквозным шифрованием по умолчанию и охраняется строгим законодательством Швейцарии о конфиденциальности, поэтому прочитать отправленное можете только вы и ваш получатель. (Обратите внимание: электронные письма получателям, не использующим Proton, не защищены сквозным шифрованием, если вы предварительно не защитите их паролем.)
3. Loom (лучшее решение для асинхронных видео)
Если вы хоть раз были на встрече, которую вполне можно было заменить двухминутным видео, Loom может стать для вас отличным решением. Сервис позволяет создавать видеозаметки, одновременно записывая экран, лицо и голос, и делиться ими в виде ссылки. Среди популярных сценариев использования — запись вводных инструкций, отчетов об ошибках и асинхронных обновлений для команд в разных часовых поясах. (Обратите внимание, что записи Loom хранятся на собственных серверах Loom, а не в инфраструктуре вашей команды — об этом стоит помнить, если вы предпочитаете держать данные компании под собственным контролем.)
4. Proton Meet (лучшее решение для видеоконференций)
В отличие от Zoom, сервис Proton Meet защищен сквозным шифрованием по умолчанию, а значит, даже Proton не может получить доступ к тому, что говорится или демонстрируется во время звонка. Гости могут присоединиться просто по ссылке, аккаунт не требуется, а бесплатный тариф включает звонки продолжительностью до одного часа с участием до 50 человек. Один нюанс: Proton Meet отлично подходит для внутренних командных звонков, но если ваш рабочий процесс опирается на прямую интеграцию видео в CRM или инструмент службы поддержки, перед переходом стоит проверить совместимость.
5. Jira (лучшее решение для управления проектами)
Jira создана для команд разработчиков программного обеспечения, работающих по гибким методологиям: спринты, бэклоги и отслеживание задач, напрямую связанные с вашей кодовой базой через интеграции с Bitbucket или GitHub. Поэтому Jira является выбором по умолчанию для многих инженерных команд, уже использующих экосистему Atlassian. Из минусов: настройка сложнее, чем у универсальных инструментов вроде Asana, а за пределами команды разработчиков она может показаться избыточной.
6. Trello (лучшее решение для отслеживания задач)
Главная сила Trello — в простоте: управление задачами сведено к карточкам, перемещающимся по доскам с ярлыками сделать, в процессе и готово. Порог входа практически отсутствует, что делает Trello отличной отправной точкой для небольшой команды. Однако по мере роста команды эта простота может стать ограничением: формировать межпроектную отчетность здесь будет непросто.
7. Miro (лучшее решение для визуальной совместной работы)
Когда собраться вокруг обычной маркерной доски невозможно, доска Miro предлагает командам удаленный — и гораздо более гибкий — вариант: бесконечный цифровой холст для планирования, совместной работы и мозговых штурмов. Вы можете перетаскивать файлы на доски, настраивать регулярные воркшопы с шаблонами для ретроспектив и сеансов планирования. Хотя Miro отлично подходит для команд, работающих в формате живых синхронных сессий, она менее удобна для асинхронного взаимодействия в разных часовых поясах.
8. Proton Drive (лучшее решение для облачного хранения данных)
Proton Drive — это ориентированная на конфиденциальность альтернатива Dropbox и Google Drive. Хотя у него меньше прямых интеграций, чем у этих приложений, Proton Drive лучше защищает ваши данные: он шифрует файлы на вашем устройстве еще до того, как они попадут на серверы Proton, поэтому Proton не сможет расшифровать их даже по решению суда. История версий, журналы доступа и детализированные права доступа встроены по умолчанию, а срок действия общих ссылок истекает автоматически, а не остается открытым бессрочно.
9. Proton Pass (лучшее решение для управления паролями и учетными данными)
Вне контролируемой офисной среды риск утечки учетных данных резко возрастает. В отличие от большинства менеджеров паролей, Proton Pass по умолчанию шифрует каждое поле каждого сохраненного элемента: не только пароли, но и имена пользователей и заметки. Он также включает генерацию псевдонимов электронной почты, чтобы реальные адреса электронной почты вашей команды не попадали в формы регистрации. (Обратите внимание, что расширенные средства администрирования — SSO и синхронизация каталогов SCIM — доступны только на тарифе Pass Professional, но не в базовом плане.)
10. Notion (лучшее решение для создания базы знаний)
С помощью Notion вы можете систематизировать и централизовать внутренние знания и документацию вашего бизнеса на страницах, в базах данных и вики, создавая единый источник достоверной информации для своих команд и устраняя сомнения относительно актуальности версий документов. Но будьте осторожны: гибкость Notion может стать фактором риска, способствуя разрастанию неструктурированной базы знаний, если за ней никто не следит.
11. Lumo
Даже небольшим командам выгодно использовать помощь ИИ, которая позволяет быстрее составлять черновики, редактировать тексты, делать выжимки и проводить исследования без необходимости расширять штат. Lumo — это ИИ-помощник от Proton, созданный для того, чтобы предоставить все возможности ИИ без риска раскрыть вашу интеллектуальную собственность и конфиденциальные данные. Gemini и Copilot для работы требуется доступ к данным ваших документов, тогда как Lumo никогда не обучается на введенных вами данных. (Lumo доступен только на платных тарифах Proton.)
Почему даже лучшие инструменты для удаленной работы могут незаметно загнать вас в долг безопасности
Даже действительно хорошие инструменты для удаленной совместной работы образуют ненадежный стек, если каждый из них функционирует по собственной модели безопасности. В таком стеке нет единого контроля доступа, нет журнала аудита, нет суверенитета данных, а долг безопасности накапливается с самого первого дня.
Существует четыре типа долга безопасности:
- Долг по доступу: ваш стек вынуждает вас вручную предоставлять и отзывать доступ на пяти-шести различных платформах. Все держится на вашей памяти (а человеческая память далеко не на 100% надежна). Результат: подрядчик, покинувший проект полгода назад, по-прежнему может открывать ваши файлы.
- Долг по журналу аудита: контролируемый вами доступ нигде не фиксируется. Вы знаете, что кто-то получил доступ к той папке, но не можете это доказать. И когда будущий инвестор, клиент или регулирующий орган спросит вас, кто, когда и к чему имел доступ, вам будет нечего ответить.
- Юрисдикционный долг: ваши файлы хранятся на серверах, подпадающих под действие CLOUD Act. Вы не планировали этого: вы просто выбрали Dropbox.
- Долг из-за человеческого фактора: фрагментация означает больше ручных действий, что ведет к большему числу человеческих ошибок, а это ведет к… Скажем так: в прошлом году причиной 39% утечек стал человеческий фактор.
Всего этого вполне можно избежать. Каждый перечисленный нами риск гораздо проще полностью предотвратить, если с самого первого дня выбрать более унифицированный стек инструментов для удаленной совместной работы.
Как на самом деле выглядит безопасный стек для удаленной работы
Большинство компаний сегмента МСП (66%) заявляют, что демонстрация безопасности данных в облаке (особенно в отношении данных клиентов) очень или критически важна при привлечении новых клиентов. Унифицированная платформа обеспечивает это, закрывая пробелы, в которых накапливается долг безопасности:
- Единый контроль доступа: один уровень администрирования. Вместо того чтобы проверять чек-лист по шести платформам, вы можете выполнить одно действие, чтобы добавить или удалить участника команды из вашей инфраструктуры.
- Шифрование по умолчанию: ваши данные зашифрованы при передаче и при хранении. Сквозное шифрование означает, что ваш провайдер не может прочитать ваши файлы и его нельзя принудить передать их кому-либо.
- Суверенитет данных: ваши данные регулируются понятными вам законами в юрисдикции, которой вы доверяете. (А не в той, которая подпадает под действие CLOUD Act.)
- Автоматические журналы аудита: вам никогда не придется говорить инвестору (и тем более регулятору), что у вас их нет.
- Создано для безопасного масштабирования: ваши права, уровни доступа и средства администрирования работают одинаково эффективно, независимо от того, насчитывает ли ваша компания десять человек или 100. Ничего не нужно перестраивать и замедлять темпы.
Кибербезопасность для стартапов начинается раньше, чем вы думаете: чем раньше вы ее внедрите, тем меньше придется достраивать (или исправлять) впоследствии.
Ваш набор инструментов для удаленной работы на базе Proton Workspace
В этой статье мы уже познакомили вас с Proton Mail, Meet, Drive, Pass и Lumo. Но выбор лучшего инструмента для каждой задачи не закрывает пробелы между ними автоматически. Для этого вам понадобится единый стек, такой как Proton Workspace.
С Workspace критически важный уровень безопасности вашего стека находится в надежных руках — ваших. Ваши данные находятся под вашим контролем, защищены сквозным шифрованием (даже Proton не может их увидеть) и охраняются одной из самых надежных в мире юрисдикций в сфере конфиденциальности.
О соответствии стандартам можно не беспокоиться: Proton сертифицирован по стандарту ISO 27001, а также соответствует требованиям GDPR и HIPAA.
Вам потребуется дополнительно подключить инструменты для управления и командного общения. Но вы сделаете это на уже защищенном фундаменте.
- Долг по доступу: закрыт. Единая панель управления администратора. Одно действие для предоставления доступа новому участнику команды во всех сервисах Proton и одно — для его отзыва при увольнении
- Долг по журналу аудита: закрыт. История версий, журналы доступа и детализированные права доступа встроены в Proton Drive и Proton Docs по умолчанию
- Юрисдикционный долг: закрыт. Штаб-квартира находится в Швейцарии, вне юрисдикции США и ЕС
- Долг из-за человеческого фактора: закрыт. Срок действия ссылок устанавливается по умолчанию. Файлы автоматически шифруются при хранении. Безопасность обеспечивается автоматически, а не вручную
Инструменты, выбранные вами в первый же день, формируют долг безопасности, за который придется расплачиваться позже. Создавайте стек на правильном фундаменте — и вы сможете перестать беспокоиться о долге безопасности и начать использовать высокий уровень защищенности как конкурентное преимущество.
