Nástroje pro práci na dálku nemusí působit jako zásadní rozhodnutí o infrastruktuře, když právě začínáte rozšiřovat své podnikání. Mohou se zdát jako relativně drobný úkol ve srovnání se zpracováním mezd, vydáním MVP nebo udržením finanční rezervy… V tom ale právě spočívá nebezpečí.
Nástroje pro práci na dálku, které si vyberete hned na začátku, se stanou infrastrukturou, u které zůstanete, a mezery mezi těmito nástroji se tiše střádají do závažných problémů, kterých si všimnete, až když bude příliš pozdě. Tomu se říká bezpečnostní dluh – a je běžnější, než si myslíte.
Jeden ze čtyř malých a středních podniků zaznamenal v loňském roce úniky informací, a to i přes aktivní investice do bezpečnostních nástrojů. Problémem nebyli správci hesel ani VPN, které si zvolily: byly to mezery mezi nimi.
Bezpečnostní dluh vás nezasáhne okamžitě, ale sčítá se na pozadí až do nejhoršího možného okamžiku: když firemní zákazník požádá o váš auditní záznam a vy žádný nemáte. Nebo se investor zeptá, kde jsou vaše data uložena, a vy mu sdělíte, že spadají pod jurisdikci USA. Nebo když vás bezpečnostní dotazník vyzve k uvedení všech, kdo měli za posledních 24 měsíců přístup k vašim klíčovým systémům, a vy si uvědomíte, že jste to nikdy nesledovali.
Zde je návod, jak vytvořit bezpečný soubor nástrojů pro práci na dálku, který tyto mezery uzavře a je vytvořen tak, aby vydržel.
11 nejlepších nástrojů pro práci na dálku pro váš tým
Každá firma má jiné potřeby, existují však určité kategorie nástrojů pro práci na dálku, které musí pokrýt téměř každá společnost. Zde je 11 nástrojů, které pro jednotlivé oblasti doporučujeme.
1. Slack (nejlepší pro týmový chat)
Slack, který byl spuštěn v roce 2013, se stal výchozí volbou pro týmy, které chtějí chat, hlasové hovory a video na jednom místě. Nahradil nekonečná e-mailová vlákna z minulosti kanály uspořádanými podle týmů, témat nebo projektů a jeho rozsáhlá knihovna integrací (Google Kalendář, Jira a stovky dalších) z něj dělá centrum oznámení pro celou vaši technologickou sadu. Jedna nevýhoda, kterou je třeba zvážit: u některých plánů mohou mít správci přístup k historii zpráv, což může pro některé firmy představovat obavu o soukromí.
Chcete-li zjistit, jaké jsou další možnosti, přečtěte si náš seznam nejlepších nástrojů pro interní komunikaci.
2. Proton Mail (nejlepší pro firemní e-mail)
Poskytovatelé e-mailu s ekonomickými modely postavenými na cílení reklamy nemohou zaručit, že vaše e-maily nebude číst nikdo jiný, bez ohledu na to, co tvrdí jejich Zásady ochrany osobních údajů. Proton Mail je ve výchozím nastavení koncově šifrovaný a chráněný přísnými švýcarskými zákony na ochranu soukromí, takže odeslané zprávy můžete číst pouze vy a váš příjemce. (Upozornění: e-maily příjemcům, kteří nepoužívají Proton, nejsou koncově šifrované, pokud je předem neochráníte heslem.)
3. Loom (nejlepší pro asynchronní video)
Pokud jste někdy byli na schůzce, která mohla být jednoduše dvouminutovým videem, Loom by pro vás mohl být řešením. Umožňuje vytvářet videopoznámky, nahrávat obrazovku, obličej i hlas dohromady a sdílet je jako odkaz. Mezi oblíbené případy použití patří nahrávání onboardingových průvodců, hlášení chyb a asynchronních aktualizací napříč časovými pásmy. (Vezměte na vědomí, že nahrávky Loom jsou uloženy na vlastních serverech společnosti Loom, nikoli na infrastruktuře vašeho týmu, což je užitečné vědět, pokud dáváte přednost tomu mít firemní data pod vlastní kontrolou.)
4. Proton Meet (nejlepší pro videokonference)
Na rozdíl od platformy Zoom je Proton Meet ve výchozím nastavení koncově šifrovaný, což znamená, že ani Proton nemá přístup k tomu, co se během hovoru říká nebo sdílí. Hosté se připojují jednoduše pomocí odkazu bez nutnosti mít účet a bezplatný plán pokrývá hodinové hovory až s 50 účastníky. Jedno upozornění: Proton Meet funguje skvěle pro interní týmové hovory, ale pokud vaše pracovní postupy spoléhají na integraci videa přímo do CRM nebo nástroje podpory, měli byste si před přechodem zkontrolovat kompatibilitu.
5. Jira (nejlepší pro řízení projektů)
Jira je navržena pro softwarové týmy s agilními pracovními postupy: představte si sprinty, backlogy a sledování problémů, které se díky integraci s Bitbucketem nebo GitHubem přímo pojí s vaší kódovou základnou. Jira je tak výchozí volbou pro mnoho vývojářských týmů, které již využívají ekosystém Atlassian. Nevýhodou je, že vyžaduje náročnější konfiguraci než univerzální nástroje jako Asana a mimo vývojářský tým může působit až příliš robustně.
6. Trello (nejlepší pro sledování úkolů)
Předností Trella je jednoduchost, která správu úkolů redukuje na karty pohybující se po nástěnkách se štítky k vyřízení, v řešení a hotovo. Není třeba se téměř nic učit, díky čemuž je Trello přirozeným výchozím bodem pro malý tým. Jakmile se však váš tým rozroste, může se tato jednoduchost stát omezením: vytvářet v něm přehledy napříč více projekty už nebude tak snadné.
7. Miro (nejlepší pro vizuální spolupráci)
Když není možné sejít se u fyzické tabule, nabízí nástěnka Miro týmům vzdálenou – a mnohem flexibilnější – možnost: nekonečné digitální plátno pro plánování, spolupráci a brainstorming. Na nástěnky můžete soubory přetahovat pomocí funkce táhnout a pustit a nastavovat opakované workshopy pomocí šablon pro retrospektivy a plánovací relace. Přestože je Miro skvělé pro týmy, které mohou pracovat v živých, synchronních relacích, je méně užitečné pro týmy pracující asynchronně napříč časovými pásmy.
8. Proton Drive (nejlepší pro cloudové úložiště)
Proton Drive je alternativa k platformám Dropbox a Google Drive se zaměřením na ochranu soukromí. Ačkoli nabízí méně přímých integrací než tyto aplikace, lépe chrání vaše data: šifruje soubory přímo ve vašem zařízení dříve, než dorazí na servery Protonu, takže je Proton nemůže nikdy dešifrovat, a to ani na základě soudního příkazu. Historie verzí, protokoly přístupů a podrobná oprávnění jsou součástí systému a platnost sdílených odkazů ve výchozím nastavení vyprší, místo aby zůstaly otevřené neomezeně.
9. Proton Pass (nejlepší pro správu hesel / přihlašovacích údajů)
Riziko úniku přihlašovacích údajů mimo kontrolované kancelářské prostředí prudce roste. Na rozdíl od většiny správců hesel šifruje Proton Pass ve výchozím nastavení každé pole každé uložené položky: nejen hesla, ale také uživatelská jména a poznámky. Zahrnuje také generování e-mailových aliasů, aby se skutečné e-mailové adresy vašeho týmu nedostaly do registračních formulářů. (Upozorňujeme, že pokročilé ovládací prvky pro správce – SSO a synchronizace adresářů SCIM – jsou vyhrazeny pro úroveň Pass Professional, nikoli pro základní plán.)
10. Notion (nejlepší pro vytvoření databáze znalostí)
S Notionem můžete organizovat a centralizovat interní znalosti a dokumentaci své firmy na stránkách, v databázích a wiki systémech, čímž vytvoříte jediný spolehlivý zdroj informací pro své týmy a odstraníte pochybnosti o tom, které verze dokumentů jsou aktuální. Mějte se však na pozoru: flexibilita Notionu se může stát rizikem, které umožní vznik nestrukturované wiki, jež se bude nekontrolovaně rozrůstat, pokud na ni někdo nebude dohlížet.
11. Lumo
I malé týmy těží z asistence umělé inteligence, která jim umožňuje rychleji vytvářet koncepty, upravovat, shrnovat a vyhledávat informace bez nutnosti navyšovat počet zaměstnanců. Lumo je asistent AI od Protonu, který nabízí veškerý výkon umělé inteligence, aniž by došlo ke kompromitaci vašeho duševního vlastnictví a citlivých dat. Gemini a Copilot potřebují ke svému fungování přístup k datům vašich dokumentů, Lumo se však na vašich vstupech nikdy netrénuje. (Lumo je k dispozici pouze v prémiových plánech Proton.)
Proč vás i ty nejlepší nástroje pro práci na dálku mohou uvrhnout do bezpečnostního dluhu, aniž byste o tom věděli
I skutečně dobré nástroje pro vzdálenou spolupráci vytvoří nestabilní celek, pokud každý z nich funguje podle vlastního bezpečnostního modelu. Sadu bez jednotného řízení přístupu, bez auditních záznamů, bez datové suverenity a s bezpečnostním dluhem, který narůstá od prvního dne.
Bezpečnostní dluh má čtyři podoby:
- Dluh v oblasti přístupů: Váš systém nástrojů vás nutí ručně udělovat a odebírat přístup na pěti nebo šesti různých platformách. Je na vás, abyste na to nezapomněli (a paměť není ani zdaleka 100% spolehlivá). Výsledek: externí spolupracovník, který od vás odešel před šesti měsíci, může stále otevírat vaše soubory.
- Dluh v oblasti auditních záznamů: Přístup, který spravujete, se nikde nezaznamenává. Víte, že do dané složky někdo přistoupil, ale nemůžete to dokázat. A když se budoucí investor, zákazník nebo regulační orgán zeptá, kdo měl k čemu a kdy přístup, nemáte uspokojivou odpověď.
- Dluh v oblasti jurisdikce: Vaše soubory jsou uloženy na serverech, které spadají pod zákon CLOUD Act. Nechtěli jste, aby se to stalo: pouze jste si vybrali Dropbox.
- Dluh v oblasti lidského faktoru: Roztříštěnost znamená více manuálních kroků, což znamená více lidských chyb, což znamená…? Řekněme jen, že 39 % úniků informací v loňském roce bylo způsobeno lidskou chybou.
Nic z toho není nevyhnutelné. Každému z uvedených rizik se lze snadněji a spolehlivě vyhnout, pokud si hned od prvního dne zvolíte jednotnější sadu nástrojů pro vzdálenou spolupráci.
Jak ve skutečnosti vypadá bezpečný soubor nástrojů pro práci na dálku
Většina malých a středních podniků (66 %) uvádí, že prokázání zabezpečení cloudových dat (zejména pokud jde o data klientů) je velmi nebo kriticky důležité při získávání nových zakázek. Jednotná platforma vám to umožní – uzavřením mezer, kde se hromadí bezpečnostní dluh:
- Jednotné řízení přístupu: Jedna vrstva pro správce. Místo procházení kontrolního seznamu pro šest platforem vám stačí provést jednu akci pro přidání a odebrání člena týmu z vaší infrastruktury.
- Šifrování ve výchozím nastavení: Vaše data jsou šifrována při přenosu i v klidovém stavu. Koncové šifrování znamená, že váš poskytovatel nemůže číst vaše soubory a nelze jej donutit k jejich předání.
- Datová suverenita: Vaše data se řídí zákony, kterým rozumíte, v jurisdikci, které důvěřujete. (Nikoli v takové, která spadá pod zákon CLOUD Act.)
- Automatické auditní záznamy: Abyste nikdy nemuseli investorovi (a tím méně regulačnímu orgánu) říkat, že žádné nemáte.
- Vytvořeno pro bezpečné škálování: Vaše oprávnění, úrovně přístupu i ovládací prvky pro správce fungují bez ohledu na to, zda má vaše firma deset, nebo 100 lidí. Není třeba nic znovu budovat ani zpomalovat.
Kybernetická bezpečnost pro start-upy začíná dříve, než si myslíte – čím dříve ji začleníte, tím méně ji budete muset dodatečně doplňovat (nebo napravovat chyby) později.
Vaše sada nástrojů pro práci na dálku postavená na platformě Proton Workspace
V tomto článku jsme vám již představili Proton Mail, Meet, Drive, Pass a Lumo. Výběr toho nejlepšího nástroje pro každý úkol však automaticky neuzavře mezery mezi těmito nástroji. K tomu potřebujete jednotnou platformu, jako je Proton Workspace.
S řešením Workspace je bezpečnostně kritická vrstva vaší technologické sady v bezpečných rukou: ve vašich. Vaše data jsou pod vaší kontrolou, koncově šifrovaná (ani Proton k nim nemá přístup) a chráněná v rámci jedné z nejpřísnějších jurisdikcí na ochranu soukromí na světě.
Soulad s předpisy nepředstavuje žádný problém: Proton má certifikaci ISO 27001 a splňuje požadavky GDPR i HIPAA.
Pro řízení a týmovou komunikaci budete muset přidat další nástroje. Učiníte tak však na základech, které jsou již zabezpečené.
- Dluh v oblasti přístupů: vyřešen. Jeden ovládací panel pro správce. Jedna akce k nastavení přístupu novému členovi týmu ve všech službách Proton a jedna k jeho odebrání při odchodu
- Dluh v oblasti auditních záznamů: vyřešen. Historie verzí, protokoly přístupů a podrobná oprávnění jsou ve službách Proton Drive a Proton Docs integrovány ve výchozím nastavení
- Dluh v oblasti jurisdikce: vyřešen. Sídlo ve Švýcarsku, mimo jurisdikci USA a EU
- Dluh v oblasti lidského faktoru: vyřešen. Datum vypršení platnosti je u odkazů nastaveno ve výchozím nastavení. Soubory se v úložišti automaticky šifrují. Zabezpečení je vynucováno automaticky, nikoli ručně
Nástroje, které si vyberete hned na začátku, vytvářejí bezpečnostní dluh, který budete splácet později. Stavějte na správných základech a můžete se přestat obávat bezpečnostního dluhu – a začít úroveň svého zabezpečení využívat jako prodejní argument.
