Verktøy for fjernarbeid føles kanskje ikke som en stor infrastrukturavgjørelse når du nettopp har begynt å skalere virksomheten din. De kan føles som en relativt liten oppgave sammenlignet med å betale ut lønn, lansere en MVP eller holde likviditetsreserven i live… Men det er der faren ligger.
Verktøyene for fjernarbeid du velger på dag én, blir til en infrastruktur du blir sittende fast med, og hullene mellom disse verktøyene bygger seg stille og rolig opp til alvorlige problemer du ikke vil legge merke til før det er for sent. Det er sikkerhetsgjeld – og det er vanligere enn du skulle tro.
Én av fire små og mellomstore bedrifter opplevde et brudd i fjor, til tross for at de aktivt investerte i sikkerhetsverktøy. Problemet var ikke passordappene eller VPN-en de valgte: Det var hullene mellom dem.
Sikkerhetsgjeld rammer deg ikke umiddelbart, men den vokser i bakgrunnen frem til det verst tenkelige øyeblikket: Når en bedriftskunde ber om revisjonssporet ditt og du ikke har et. Eller en investor spør hvor dataene dine er lagret, og du forteller at de faller inn under amerikansk jurisdiksjon. Eller et sikkerhetsspørreskjema ber deg om å liste opp alle som har hatt tilgang til kjernesystemene dine de siste 24 månedene, og du innser at du aldri sporet dette.
Her ser du hvordan du kan bygge en sikker stabel med verktøy for fjernarbeid som tetter disse hullene og er bygget for å vare.
11 av de beste verktøyene for fjernarbeid for teamet ditt
Alle bedrifter har ulike behov, men det finnes visse kategorier av verktøy for fjernarbeid som så å si alle bedrifter trenger. Her er de 11 verktøyene vi anbefaler for hver av dem.
1. Slack (best for teamchat)
Slack ble lansert i 2013 og har blitt standardvalget for team som ønsker chat, tale og video på ett sted. Det erstattet de endeløse e-posttrådene fra før med kanaler organisert etter team, emne eller prosjekt, og det omfattende integrasjonsbiblioteket (Google Calendar, Jira og hundrevis av andre) gjør det til et varslingssenter for hele verktøystabelen din. Én ulempe å vurdere: På enkelte abonnementer kan administratorer få tilgang til meldingshistorikk, noe som kan være et personvernproblem for enkelte bedrifter.
For å finne ut hva annet som finnes der ute, kan du lese listen vår over de beste interne kommunikasjonsverktøyene.
2. Proton Mail (best for bedrifts-e-post)
E-postleverandører med forretningsmodeller bygget rundt målrettet annonsering kan ikke garantere at e-postene dine ikke blir lest av andre, uansett hva personvernerklæringen deres påstår. Proton Mail er ende-til-ende-kryptert som standard og beskyttet under streng sveitsisk personvernlovgivning, slik at bare du og mottakeren din kan lese det som sendes. (Merk: E-poster til mottakere som ikke bruker Proton, er ikke ende-til-ende-kryptert med mindre du passordbeskytter dem først.)
3. Loom (best for asynkron video)
Hvis du noen gang har vært i et møte som like gjerne kunne ha vært en to minutters video, kan Loom være løsningen for deg. Det lar deg opprette videonotater ved å ta opp skjermen, ansiktet og stemmen din sammen, som kan deles som en lenke. Populære bruksområder inkluderer innspilling av opplæringsgjennomganger, feilrapporter og asynkrone oppdateringer på tvers av tidssoner. (Merk at Loom-opptak lagres på Looms egne servere i stedet for på teamets infrastruktur, noe som er verdt å vite hvis du foretrekker å beholde bedriftsdataene under din egen kontroll.)
4. Proton Meet (best for videokonferanser)
I motsetning til Zoom er Proton Meet ende-til-ende-kryptert som standard, noe som betyr at ikke engang Proton har tilgang til hva som blir sagt eller delt i en samtale. Gjester blir med via bare en lenke, uten at det kreves konto, og gratisabonnementet dekker én times samtaler med opptil 50 deltakere. Ett forbehold: Proton Meet fungerer bra for interne teamsamtaler, men hvis arbeidsflyten din er avhengig av å integrere video direkte i et CRM- eller brukerstøtteverktøy, bør du sjekke kompatibiliteten før du bytter.
5. Jira (best for prosjektstyring)
Jira er bygget for programvareteam som kjører smidige arbeidsflyter: tenk sprinter, etterslep og sporing av feil og oppgaver som er knyttet direkte til kodebasen din gjennom Bitbucket- eller GitHub-integrasjoner. Dermed er Jira standardvalget for mange ingeniørteam som allerede befinner seg i Atlassian-økosystemet. På minussiden er det mer konfigurasjonskrevende enn verktøy for generelle formål som Asana, og utenfor et utviklerteam kan det føles som unødvendig mye.
6. Trello (best for oppgavesporing)
Enkelhet er Trellos styrke, og oppgavehåndteringen er skåret ned til kort som flyttes over tavler merket gjøremål, pågår og fullført. Det er nesten ingen læringskurve, noe som gjør Trello til et naturlig utgangspunkt for et lite team. Men når teamet vokser, kan denne enkelheten bli en begrensning: Det blir ikke like lett å utføre rapportering på tvers av prosjekter.
7. Miro (best for visuelt samarbeid)
Når det er umulig å samles rundt en fysisk tavle, gir et Miro-brett teamene et eksternt – og mye mer fleksibelt – alternativ: et uendelig digitalt lerret for planlegging, samarbeid og idémyldring. Du kan dra og slippe filer over på tavler og sette opp gjentakende verksteder med maler for tilbakeblikk og planleggingsøkter. Selv om Miro er flott for team som kan jobbe i sanntid og synkrone økter, er det mindre nyttig for team som jobber asynkront på tvers av tidssoner.
8. Proton Drive (best for skylagring)
Proton Drive er det personvernfokuserte alternativet til Dropbox og Google Drive. Selv om den har færre direkte integrasjoner enn disse appene, gjør Proton Drive en bedre jobb med å beskytte dataene dine: Den krypterer filer på enheten din før de i det hele tatt når Protons servere, slik at Proton aldri kan dekryptere dem, selv ikke etter en rettskjennelse. Versjonshistorikk, tilgangslogger og detaljerte tillatelser er innebygd, og delte lenker utløper som standard i stedet for å forbli åpne på ubestemt tid.
9. Proton Pass (best for passord-/påloggingsadministrasjon)
Risikoen for at påloggingsinformasjon lekker ut, øker kraftig utenfor et kontrollert kontormiljø. I motsetning til de fleste passordapper krypterer Proton Pass hvert felt for hvert lagrede element som standard: ikke bare passord, men også brukernavn og notater. Den inkluderer også generering av e-postaliaser for å holde teamets virkelige e-postadresser unna registreringsskjemaer. (Merk at avanserte administratorkontroller – SSO og SCIM-katalogsynkronisering – er forbeholdt Pass Professional-nivået, ikke basisabonnementet.)
10. Notion (best for å bygge en kunnskapsdatabase)
Med Notion kan du organisere og sentralisere bedriftens interne kunnskap og dokumentasjon på sider, i databaser og wikier. Slik bygger du én felles kilde til sannhet for teamene dine og fjerner all tvil om hvilke dokumentversjoner som er gjeldende. Men vær advart: Notions fleksibilitet kan bli en risiko, da det åpner for at en ustrukturert wiki brer om seg ukontrollert med mindre noen holder et øye med den.
11. Lumo
Selv små team drar nytte av KI-assistanse som lar dem utforme utkast, redigere, oppsummere og undersøke raskere uten å måtte øke antall ansatte. Lumo er Protons KI-assistent, bygget for å tilby all kraften til KI uten å kompromittere din IP og sensitive data. Gemini og Copilot trenger tilgang til dokumentdataene dine for å fungere, men Lumo trener aldri på inndataene dine. (Lumo er kun tilgjengelig på Premium Proton-abonnementer.)
Hvorfor selv de beste verktøyene for fjernarbeid kan sette deg i sikkerhetsgjeld uten at du vet det
Selv genuint gode verktøy for eksternt samarbeid danner en vaklende stabel når hvert enkelt verktøy opererer under sin egen sikkerhetsmodell. En stabel uten enhetlig tilgangskontroll, uten revisjonsspor, uten datasuverenitet og med sikkerhetsgjeld som akkumuleres fra dag én.
Sikkerhetsgjeld kommer i fire typer:
- Tilgangsgjeld: Verktøystabelen din tvinger deg til manuelt å gi og tilbakekalle tilgang på tvers av fem eller seks ulike plattformer. Det er opp til deg å huske det (og hukommelsen er langt fra 100 % pålitelig). Resultat: Oppdragstakeren som forlot deg for seks måneder siden, kan fortsatt åpne filene dine.
- Revisjonssporgjeld: Tilgangen du kontrollerer, blir ikke registrert noe sted. Du vet at noen har hatt tilgang til den mappen, men du kan ikke bevise det. Og når en fremtidig investor, kunde eller tilsynsmyndighet spør deg om hvem som hadde tilgang til hva og når, har du ikke noe godt svar.
- Jurisdiksjonsgjeld: Filene dine ligger på servere som faller inn under CLOUD Act. Det var ikke meningen at det skulle skje: Du valgte bare Dropbox.
- Menneskelig feil-gjeld: Fragmentering betyr flere manuelle trinn, noe som betyr flere menneskelige feil, og det betyr…? La oss bare si at 39 % av alle brudd i fjor var forårsaket av menneskelige feil.
Ingenting av dette er uunngåelig. Hver eneste risiko vi har listet opp, er enklere å unngå helt hvis du velger en mer enhetlig stabel med verktøy for eksternt samarbeid fra dag én.
Hvordan en sikker stabel for fjernarbeid faktisk ser ut
De fleste små og mellomstore bedrifter (66 %) sier at det å demonstrere skydatassikkerhet (spesielt når det gjelder kundedata) er svært eller kritisk viktig for å vinne nye kunder. En enhetlig plattform gir deg nettopp det – ved å tette hullene der sikkerhetsgjeld akkumuleres:
- Enhetlig tilgangskontroll: Ett administratorlag. I stedet for å måtte gå gjennom en sjekkliste på seks plattformer, må du kunne utføre én handling for å legge til og fjerne et teammedlem fra infrastrukturen din.
- Kryptering som standard: Dataene dine krypteres under overføring og ved hvile. Ende-til-ende-kryptering betyr at leverandøren din ikke kan lese filene dine og ikke kan tvinges til å utlevere dem.
- Datasuverenitet: Dataene dine styres av lover du forstår, i en jurisdiksjon du stoler på. (Ikke en som faller inn under CLOUD Act.)
- Automatiske revisjonsspor: Slik at du aldri trenger å fortelle en investor (og enda mindre en tilsynsmyndighet) at du ikke har det.
- Bygget for å skalere sikkert: Tillatelsene dine, tilgangsnivåene og administratorkontrollene fungerer enten bedriften din har ti personer eller 100. Du trenger ikke bygge opp på nytt, og du trenger ikke sakke farten.
Cybersikkerhet for oppstartsselskaper starter tidligere enn du tror – jo tidligere du bygger det inn, desto mindre må du koble til (eller rydde opp i) senere.
Verktøysettet ditt for fjernarbeid, bygget på Proton Workspace
Vi har allerede introdusert deg for Proton Mail, Meet, Drive, Pass og Lumo i denne artikkelen. Men å velge det beste verktøyet for hver jobb tetter ikke automatisk hullene mellom disse verktøyene. For å gjøre det trenger du en enhetlig stabel som Proton Workspace.
Med Workspace er det sikkerhetskritiske laget i verktøystabelen din i trygge hender: dine. Dataene dine er under din kontroll, ende-til-ende-kryptert (ikke engang Proton kan se dem) og beskyttet under en av verdens strengeste personvernlovgivninger.
Overholdelse av regelverk er ingen bekymring: Proton er ISO 27001-sertifisert samt GDPR- og HIPAA-kompatibel.
Du må legge til verktøy på toppen for styring og teammeldinger. Men det gjør du på et fundament som allerede er sikkert.
- Tilgangsgjeld: løst. Ett kontrollpanel for administrator. Én handling for å klargjøre et nytt teammedlem på tvers av alle Proton-tjenester, én for å fjerne dem når de slutter
- Revisjonssporgjeld: løst. Versjonshistorikk, tilgangslogger og detaljerte tillatelser er innebygd i Proton Drive og Proton Docs som standard
- Jurisdiksjonsgjeld: løst. Hovedkontor i Sveits, utenfor amerikansk og europeisk jurisdiksjon
- Menneskelig feil-gjeld: løst. Utløpsdatoer settes på lenker som standard. Filer krypteres automatisk i lagringen. Sikkerheten håndheves automatisk, ikke manuelt
Verktøyene du velger på dag én, skaper sikkerhetsgjelden du må betale ned senere. Bygg på det rette fundamentet, så kan du slutte å bekymre deg for sikkerhetsgjeld – og begynne å bruke sikkerhetsprofilen din som et salgsargument.
