Las herramientas de trabajo remoto pueden no parecer una decisión de infraestructura importante cuando acaba de empezar a escalar su negocio. Pueden parecer una tarea relativamente menor en comparación con pagar las nóminas, lanzar su MVP o mantener a flote su flujo de caja… Pero ahí es donde radica el peligro.
Las herramientas de trabajo remoto que elija desde el primer día se convierten en la infraestructura a la que quedará atado, y las brechas entre esas herramientas se acumulan silenciosamente en problemas graves que no notará hasta que sea demasiado tarde. Esa es la deuda de seguridad, y es más común de lo que cree.
Una de cada cuatro pymes sufrió una vulneración el año pasado, a pesar de invertir activamente en herramientas de seguridad. El problema no fueron los gestores de contraseñas ni la VPN que eligieron: fueron las brechas entre ellos.
La deuda de seguridad no le afecta de inmediato, pero sí se acumula en segundo plano hasta el peor momento posible: cuando un cliente empresarial le pide su registro de auditoría y usted no tiene uno. O cuando un inversor le pregunta dónde están almacenados sus datos y le dice que están bajo la jurisdicción de EE. UU. O cuando un cuestionario de seguridad le pide enumerar a todos los que han tenido acceso a sus sistemas centrales en los últimos 24 meses y se da cuenta de que nunca hizo un seguimiento de esto.
A continuación, le mostramos cómo crear un paquete seguro de herramientas de trabajo remoto que cierre esas brechas y esté diseñado para durar.
11 de las mejores herramientas de trabajo remoto para su equipo
Cada empresa tiene necesidades diferentes, pero hay ciertas categorías de herramientas de trabajo remoto que casi todas las empresas deben cubrir. Estas son las 11 herramientas que recomendamos para cada una.
1. Slack (la mejor para el chat de equipo)
Lanzado en 2013, Slack se ha convertido en la opción por defecto para los equipos que quieren chat, voz y video en un solo lugar. Reemplazó los antiguos e interminables hilos de correo electrónico por canales organizados por equipo, tema o proyecto, y su amplia biblioteca de integraciones (Google Calendar, Jira y cientos más) lo convierte en un centro de notificaciones para todo su conjunto de herramientas. Un inconveniente a considerar: en algunos planes, los administradores pueden acceder al historial de mensajes, lo que representa una posible preocupación de privacidad para algunas empresas.
Para descubrir qué más hay disponible, lea nuestra lista de las mejores herramientas de comunicación interna.
2. Proton Mail (la mejor para correo empresarial)
Los proveedores de correo electrónico con modelos económicos basados en la publicidad segmentada no pueden garantizar que nadie más lea sus correos electrónicos, independientemente de lo que afirme su política de privacidad. Proton Mail está cifrado de extremo a extremo por defecto y protegido por la estricta ley de privacidad suiza, de modo que solo usted y su destinatario pueden leer lo que se envía. (Tenga en cuenta: los correos electrónicos dirigidos a destinatarios que no usan Proton no están cifrados de extremo a extremo a menos que los proteja primero con contraseña).
3. Loom (la mejor para video asíncrono)
Si alguna vez ha estado en una reunión que fácilmente podría haber sido un video de dos minutos, Loom podría ser la solución para usted. Le permite crear notas de video grabando su pantalla, rostro y voz a la vez, para compartirlas mediante un enlace. Entre los casos de uso más populares se incluyen la grabación de guías de incorporación, informes de errores y actualizaciones asíncronas en distintas zonas horarias. (Tenga en cuenta que las grabaciones de Loom se almacenan en los propios servidores de Loom y no en la infraestructura de su equipo, un dato útil si prefiere mantener los datos de la empresa bajo su propio control).
4. Proton Meet (la mejor para videoconferencias)
A diferencia de Zoom, Proton Meet está cifrado de extremo a extremo por defecto, lo que significa que ni siquiera Proton puede acceder a lo que se dice o se comparte en una llamada. Los invitados se unen simplemente con un enlace, sin necesidad de cuenta, y el Free plan cubre llamadas de una hora con hasta 50 participantes. Una salvedad: Proton Meet funciona bien para llamadas de equipos internos, pero si su flujo de trabajo depende de la integración directa de video en un CRM o una herramienta de soporte, debe verificar la compatibilidad antes de cambiar.
5. Jira (la mejor para la gestión de proyectos)
Jira está diseñado para equipos de software que utilizan flujos de trabajo ágiles: piense en sprints, backlogs y seguimiento de problemas que se vinculan directamente a su base de código mediante integraciones con Bitbucket o GitHub. Como tal, Jira es la opción por defecto para muchos equipos de ingeniería que ya forman parte del ecosistema de Atlassian. Como desventaja, requiere más configuración que las herramientas de uso general como Asana y, fuera de un equipo de desarrollo, puede parecer excesivo.
6. Trello (la mejor para el seguimiento de tareas)
La simplicidad es el punto fuerte de Trello, reduciendo la gestión de tareas a tarjetas que se mueven por tableros con las etiquetas to do, doing y done. Casi no requiere curva de aprendizaje, lo que hace de Trello un punto de partida natural para un equipo pequeño. Sin embargo, una vez que su equipo crece, esa simplicidad puede convertirse en una limitación: no le resultará tan fácil generar informes entre proyectos en él.
7. Miro (la mejor para la colaboración visual)
Cuando reunirse alrededor de una pizarra física es imposible, un tablero de Miro ofrece a los equipos una opción remota — y mucho más flexible—: un lienzo digital infinito para la planificación, la colaboración y la lluvia de ideas. Puede arrastrar y soltar archivos en los tableros, configurar talleres recurrentes con plantillas para retrospectivas y sesiones de planificación. Aunque Miro es excelente para equipos que pueden trabajar en sesiones síncronas en vivo, resulta menos útil para equipos que trabajan de forma asíncrona en diferentes zonas horarias.
8. Proton Drive (la mejor para almacenamiento en la nube)
Proton Drive es la alternativa centrada en la privacidad a Dropbox y Google Drive. Aunque tiene menos integraciones directas que esas aplicaciones, Proton Drive protege mejor sus datos al cifrar los archivos en su dispositivo antes de que lleguen a los servidores de Proton, de modo que Proton nunca pueda descifrarlos, ni siquiera bajo una orden judicial. El historial de versiones, los registros de acceso y los permisos detallados vienen integrados, y los enlaces compartidos expiran por defecto en lugar de permanecer abiertos indefinidamente.
9. Proton Pass (la mejor para la gestión de contraseñas y credenciales)
El riesgo de filtración de credenciales aumenta considerablemente fuera de un entorno de oficina controlado. A diferencia de la mayoría de los gestores de contraseñas, Proton Pass cifra todos los campos de cada elemento guardado por defecto: no solo las contraseñas, sino también los nombres de usuario y las notas. También incluye la generación de alias de correo para mantener las direcciones de correo electrónico reales de su equipo fuera de los formularios de registro. (Tenga en cuenta que los controles avanzados de administrador —SSO y sincronización de directorios con SCIM— están reservados para el nivel Pass Professional, no para el plan base).
10. Notion (la mejor para crear una base de conocimientos)
Con Notion, puede organizar y centralizar el conocimiento interno y la documentación de su empresa en páginas, bases de datos y wikis, creando una fuente única de información para sus equipos y eliminando las dudas sobre qué versiones de los documentos son las actuales. Pero tenga cuidado: la flexibilidad de Notion puede convertirse en un riesgo, ya que permite la creación de una wiki desestructurada que se descontrola a menos que alguien la supervise.
11. Lumo
Incluso los equipos pequeños se benefician de la asistencia de la IA, que les permite redactar borradores, editar, resumir e investigar más rápido sin tener que aumentar el personal. Lumo es el asistente de IA de Proton, creado para ofrecer todo el poder de la IA sin comprometer su IP y sus datos confidenciales. Gemini y Copilot necesitan acceder a los datos de sus documentos para funcionar, pero Lumo nunca se entrena con lo que usted introduce. (Lumo solo está disponible en los planes premium de Proton).
Por qué incluso las mejores herramientas de trabajo remoto pueden endeudarlo en seguridad sin que lo sepa
Incluso las herramientas de colaboración remota genuinamente buenas dan como resultado un paquete inestable cuando cada una opera bajo su propio modelo de seguridad: un conjunto sin control de acceso unificado, sin registro de auditoría, sin soberanía de datos y con una deuda de seguridad que se acumula desde el primer día.
La deuda de seguridad se presenta en cuatro tipos:
- Deuda de acceso: Su conjunto de herramientas le obliga a otorgar y revocar el acceso de forma manual en cinco o seis plataformas diferentes. Depende de usted acordarse (y la memoria dista mucho de ser 100 % fiable). Resultado: el contratista que se marchó hace seis meses todavía puede abrir sus archivos.
- Deuda de registros de auditoría: El acceso que está controlando no queda registrado en ninguna parte. Sabe que alguien accedió a esa carpeta, pero no puede demostrarlo. Y cuando un futuro inversor, cliente o regulador le pregunte quién tuvo acceso a qué y cuándo, no tendrá una buena respuesta.
- Deuda de jurisdicción: Sus archivos se encuentran en servidores que están sujetos a la CLOUD Act. Usted no pretendía que eso sucediera: simplemente eligió Dropbox.
- Deuda de error humano: La fragmentación implica más pasos manuales, lo que significa más errores humanos, lo que significa… Digamos que el 39 % de las vulneraciones del año pasado se debieron a errores humanos.
Nada de esto es inevitable. Cada riesgo que hemos enumerado es más fácil de evitar limpiamente si elige un paquete más unificado de herramientas de colaboración remota desde el primer día.
Cómo es realmente un paquete seguro de herramientas de trabajo remoto
La mayoría de las pymes (66 %) afirma que demostrar la seguridad de los datos en la nube (especialmente en lo que respecta a los datos de los clientes) es muy o críticamente importante a la hora de captar nuevos negocios. Una plataforma unificada le ofrece eso al cerrar las brechas donde se acumula la deuda de seguridad:
- Control de acceso unificado: Una sola capa de administrador. En lugar de tener que seguir una lista de verificación en seis plataformas distintas, debe poder realizar una sola acción para añadir y borrar a un miembro del equipo de su infraestructura.
- Cifrado por defecto: Sus datos están cifrados en tránsito y en reposo. El cifrado de extremo a extremo significa que su proveedor no puede leer sus archivos ni se le puede obligar a entregarlos.
- Soberanía de datos: Sus datos se rigen por leyes que usted comprende, en una jurisdicción de confianza (no en una sujeta a la CLOUD Act).
- Registros de auditoría automáticos: Para que nunca tenga que decirle a un inversor (y mucho menos a un regulador) que no tiene uno.
- Diseñado para escalar de forma segura: Sus permisos, niveles de acceso y controles de administrador funcionan tanto si su empresa tiene diez personas como si tiene 100. Sin necesidad de reconstruir, sin necesidad de frenar el ritmo.
La ciberseguridad para start-ups comienza antes de lo que cree: cuanto antes la integre, menos tendrá que añadir (o solucionar) más adelante.
Su conjunto de herramientas de trabajo remoto, creado en Proton Workspace
Ya le hemos presentado Proton Mail, Meet, Drive, Pass y Lumo en este artículo. Sin embargo, seleccionar la mejor herramienta para cada tarea no cierra automáticamente las brechas entre ellas. Para lograrlo, necesita un paquete unificado como Proton Workspace.
Con Workspace, la capa crítica para la seguridad de su paquete de herramientas está en buenas manos: las suyas. Sus datos están bajo su control, cifrados de extremo a extremo (ni siquiera Proton puede verlos) y protegidos bajo una de las jurisdicciones de privacidad más estrictas del mundo.
El cumplimiento normativo no es una preocupación: Proton cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con GDPR y HIPAA.
Deberá añadir herramientas adicionales para la gestión y la mensajería del equipo. Pero lo hará sobre una base que ya es segura.
- Deuda de acceso: resuelta. Un solo panel de control de administrador. Una sola acción para aprovisionar a un nuevo miembro del equipo en todos los servicios de Proton y una sola para borrarlo cuando se marche.
- Deuda de registros de auditoría: resuelta. El historial de versiones, los registros de acceso y los permisos detallados están integrados en Proton Drive y Proton Docs por defecto.
- Deuda de jurisdicción: resuelta. Con sede en Suiza, fuera de la jurisdicción de EE. UU. y la UE.
- Deuda de error humano: resuelta. Las fechas de expiración se establecen en los enlaces por defecto. Los archivos se cifran automáticamente en el almacenamiento. La seguridad se aplica de forma automática, no manual.
Las herramientas que elija desde el primer día crean la deuda de seguridad que pagará más adelante. Si construye sobre la base adecuada, podrá dejar de preocuparse por la deuda de seguridad y empezar a utilizar su postura de seguridad como un argumento de venta.
