Tools voor werken op afstand voelen misschien niet als een grote infrastructuurbeslissing wanneer u net begint met het opschalen van uw bedrijf. Ze kunnen aanvoelen als een relatief kleine taak vergeleken met het betalen van salarissen, het lanceren van uw MVP of het in leven houden van uw runway… Maar juist daar schuilt het gevaar.

De tools voor werken op afstand die u op de eerste dag kiest, worden infrastructuur waar u aan vastzit, en de gaten tussen die tools stapelen zich stilletjes op tot ernstige problemen die u pas opmerkt wanneer het te laat is. Dat is beveiligingsschuld — en het komt vaker voor dan u denkt.

Een op de vier mkb-bedrijven heeft vorig jaar te maken gehad met een inbreuk, ondanks actieve investeringen in beveiligingstools. Het probleem lag niet bij de gekozen wachtwoordbeheerders of VPN: het waren de gaten daartussen.

Beveiligingsschuld treft u niet meteen, maar bouwt zich op de achtergrond op tot het slechtst denkbare moment: wanneer een zakelijke klant vraagt naar uw audittrail en u die niet heeft. Of een investeerder vraagt waar uw gegevens zijn opgeslagen en u moet vertellen dat dit onder de Amerikaanse wetgeving valt. Of een beveiligingsvragenlijst u vraagt om iedereen op te sommen die de afgelopen 24 maanden toegang heeft gehad tot uw kernsystemen, en u beseft dat u dit nooit heeft bijgehouden.

Hier leest u hoe u een veilige verzameling tools voor werken op afstand samenstelt die die gaten sluit en is gebouwd voor de lange termijn.

11 van de beste tools voor werken op afstand voor uw team

Elk bedrijf heeft andere behoeften, maar er zijn bepaalde categorieën van tools voor werken op afstand die vrijwel elk bedrijf moet invullen. Hier zijn de 11 tools die we voor elk aanbevelen.

1. Slack (Het beste voor teamchat)

Slack werd gelanceerd in 2013 en is de standaardkeuze geworden voor teams die chat, spraak en video op één plek willen. Het verving de eindeloze e-maildiscussiedraden van vroeger door kanalen georganiseerd per team, onderwerp of project, en de uitgebreide integratiebibliotheek (Google Agenda, Jira en nog honderden andere) maakt het een meldingshub voor uw hele toolkit. Een nadeel om rekening mee te houden: bij sommige abonnementen hebben beheerders toegang tot de berichtgeschiedenis, wat voor sommige bedrijven een privacyprobleem kan zijn.

Om te ontdekken wat er nog meer is, leest u onze lijst met de beste interne communicatietools.

2. Proton Mail (Het beste voor zakelijke e-mail)

E-mailproviders met verdienmodellen rond advertentietargeting kunnen niet garanderen dat uw e-mails door niemand anders worden gelezen, ongeacht wat hun privacybeleid beweert. Proton Mail is standaard end-to-end versleuteld en beschermd onder de strenge Zwitserse privacywetgeving, zodat alleen u en uw ontvanger kunnen lezen wat er wordt verzonden. (Let op: e-mails naar niet-Proton-ontvangers zijn niet end-to-end versleuteld, tenzij u ze eerst met een wachtwoord beveiligt.)

3. Loom (Het beste voor asynchrone video)

Als u ooit in een vergadering heeft gezeten die makkelijk een video van twee minuten had kunnen zijn, is Loom wellicht de oplossing voor u. Hiermee kunt u videonotities maken waarin uw scherm, gezicht en stem samen worden opgenomen en als koppeling worden gedeeld. Populaire toepassingen zijn onder meer het opnemen van onboarding-rondleidingen, bugrapporten en asynchrone updates over tijdzones heen. (Houd er rekening mee dat Loom-opnamen worden opgeslagen op de eigen servers van Loom en niet op de infrastructuur van uw team, handig om te weten als u bedrijfsgegevens liever onder eigen beheer houdt.)

4. Proton Meet (Het beste voor videoconferenties)

In tegenstelling tot Zoom is Proton Meet standaard end-to-end versleuteld. Dit betekent dat zelfs Proton geen toegang heeft tot wat er tijdens een gesprek wordt gezegd of gedeeld. Gasten nemen deel via een eenvoudige koppeling, zonder dat een account vereist is, en het gratis abonnement omvat gesprekken van één uur met maximaal 50 deelnemers. Een kanttekening: Proton Meet werkt uitstekend voor interne teamgesprekken, maar als uw workflow sterk afhankelijk is van directe video-integratie in een CRM- of ondersteuningssysteem, dient u de compatibiliteit te controleren voordat u overstapt.

5. Jira (Het beste voor projectbeheer)

Jira is gebouwd voor softwareteams met agile workflows: denk aan sprints, backlogs en het bijhouden van problemen die via Bitbucket- of GitHub-integraties rechtstreeks aan uw codebase zijn gekoppeld. Daardoor is Jira de standaardkeuze voor veel engineeringteams die al binnen het Atlassian-ecosysteem werken. Het nadeel is dat het meer configuratie vereist dan algemene tools zoals Asana, en buiten een ontwikkelteam kan het al snel als te complex aanvoelen.

6. Trello (Het beste voor het bijhouden van taken)

Eenvoud is de kracht van Trello: taakbeheer wordt teruggebracht tot kaarten die over borden bewegen met de labels to do, bezig en voltooid. Er is vrijwel geen leercurve, waardoor Trello een natuurlijk startpunt is voor een klein team. Zodra uw team groeit, kan die eenvoud echter een beperking worden: rapportages over meerdere projecten heen zijn er niet eenvoudig mee uit te voeren.

7. Miro (Het beste voor visuele samenwerking)

Wanneer samenkomen rond een fysiek whiteboard onmogelijk is, biedt een Miro-bord teams een externe — en veel flexibelere — optie: een oneindig digitaal canvas voor planning, samenwerking en brainstormen. U kunt bestanden naar borden slepen en neerzetten, en herhalende workshops instellen met sjablonen voor retrospectieven en planningssessies. Hoewel Miro geweldig is voor teams die live, synchroon kunnen samenwerken, is het minder nuttig voor teams die asynchroon over verschillende tijdzones heen werken.

8. Proton Drive (Het beste voor cloudopslag)

Proton Drive is het privacygerichte alternatief voor Dropbox en Google Drive. Hoewel het minder directe integraties heeft dan die apps, beveiligt Proton Drive uw gegevens beter: bestanden worden op uw apparaat versleuteld voordat ze de servers van Proton bereiken, zodat Proton ze nooit kan ontsleutelen, zelfs niet op gerechtelijk bevel. Versiegeschiedenis, toegangslogboeken en gedetailleerde machtigingen zijn standaard ingebouwd, en gedeelde koppelingen verlopen standaard in plaats van voor onbepaalde tijd open te blijven.

9. Proton Pass (Het beste voor wachtwoord- en inloggegevensbeheer)

Het risico op het lekken van inloggegevens neemt aanzienlijk toe buiten een gecontroleerde kantooromgeving. In tegenstelling tot de meeste wachtwoordbeheerders versleutelt Proton Pass elk veld van elk opgeslagen item standaard: niet alleen wachtwoorden, maar ook gebruikersnamen en notities. Het bevat ook het genereren van e-mailaliassen om de echte e-mailadressen van uw team uit registratieformulieren te houden. (Let op: geavanceerde beheerdersfuncties — zoals SSO en SCIM-directorysynchronisatie — zijn voorbehouden aan het Pass Professional-abonnement, niet aan het basisabonnement.)

10. Notion (Het beste voor het bouwen van een kennisbank)

Met Notion kunt u de interne kennis en documentatie van uw bedrijf organiseren en centraliseren in pagina’s, databases en wiki’s. Zo bouwt u een centrale bron van waarheid voor uw teams en neemt u twijfel weg over welke documentversies actueel zijn. Maar wees gewaarschuwd: de flexibiliteit van Notion kan een risico worden en leiden tot een ongestructureerde, uitdijende wiki als niemand er toezicht op houdt.

11. Lumo

Zelfs kleine teams profiteren van AI-ondersteuning waarmee ze sneller concepten kunnen opstellen, bewerken, samenvatten en onderzoek kunnen doen zonder extra personeel te hoeven aannemen. Lumo is de AI-assistent van Proton, ontwikkeld om alle kracht van AI te bieden zonder uw intellectuele eigendom en gevoelige gegevens in gevaar te brengen. Gemini en Copilot hebben toegang nodig tot uw documentgegevens om te kunnen functioneren, maar Lumo traint nooit op uw invoer. (Lumo is alleen beschikbaar bij premium Proton-abonnementen.)

Waarom zelfs de beste tools voor werken op afstand u ongemerkt kunnen opzadelen met een beveiligingsschuld

Zelfs werkelijk goede tools voor samenwerking op afstand leiden tot een wankele infrastructuur wanneer elke tool volgens een eigen beveiligingsmodel werkt. Een verzameling tools zonder uniform toegangsbeheer, zonder audittrail, zonder datasoevereiniteit en met een beveiligingsschuld die zich vanaf de eerste dag opbouwt.

Beveiligingsschuld kent vier verschijningsvormen:

  • Toegangsschuld: Uw tools dwingen u om handmatig toegang te verlenen en in te trekken over vijf of zes verschillende platforms. Het is aan u om dit te onthouden (en het menselijk geheugen is verre van 100% betrouwbaar). Het resultaat: de externe medewerker die zes maanden geleden is vertrokken, kan nog steeds uw bestanden openen.
  • Audittrailschuld: De toegang die u beheert, wordt nergens vastgelegd. U weet dat iemand toegang heeft gehad tot die map, maar u kunt het niet bewijzen. En wanneer een toekomstige investeerder, klant of toezichthouder u vraagt wie wanneer toegang had tot wat, heeft u geen passend antwoord.
  • Jurisdictieschuld: Uw bestanden staan op servers die onder de CLOUD Act vallen. Dat was niet uw bedoeling: u koos simpelweg voor Dropbox.
  • Schuld door menselijke fouten: Versnippering betekent meer handmatige stappen, wat leidt tot meer menselijke fouten, wat leidt tot…? Laten we volstaan met het feit dat 39% van de inbreuken vorig jaar werd veroorzaakt door menselijke fouten.

Niets hiervan is onvermijdelijk. Elk risico dat we hebben opgesomd, is eenvoudiger te voorkomen als u vanaf dag één kiest voor een meer uniforme set tools voor samenwerking op afstand.

Hoe een veilige toolset voor werken op afstand er daadwerkelijk uitziet

Het merendeel van de mkb-bedrijven (66%) geeft aan dat het aantonen van cloudgegevensbeveiliging (vooral wat betreft klantgegevens) zeer of van cruciaal belang is bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Een uniform platform biedt u dat — door de gaten te dichten waar beveiligingsschuld zich ophoopt:

  • Uniform toegangsbeheer: Eén beheerlaag. In plaats van een controlelijst voor zes platforms te moeten doorlopen, hoeft u slechts één actie uit te voeren om een teamlid aan uw infrastructuur toe te voegen of te verwijderen.
  • Standaard versleuteling: Uw gegevens zijn versleuteld tijdens verzending en in rust. End-to-end versleuteling betekent dat uw provider uw bestanden niet kan lezen en niet kan worden gedwongen deze over te dragen.
  • Datasoevereiniteit: Uw gegevens vallen onder wetten die u begrijpt, in een rechtsgebied dat u vertrouwt. (Niet een rechtsgebied dat onder de CLOUD Act valt.)
  • Automatische audittrails: Zodat u nooit aan een investeerder (laat staan een toezichthouder) hoeft te vertellen dat u er geen heeft.
  • Gebouwd om veilig op te schalen: Uw machtigingen, toegangsniveaus en beheerdersinstellingen werken, ongeacht of uw bedrijf uit tien of 100 personen bestaat. Heropbouwen is niet nodig, vertraging evenmin.

Cyberbeveiliging voor startups begint eerder dan u denkt — hoe eerder u het integreert, hoe minder u achteraf hoeft aan te passen (of op te ruimen).

Uw toolkit voor werken op afstand, gebouwd op Proton Workspace

We hebben u in dit artikel al kennis laten maken met Proton Mail, Meet, Drive, Pass en Lumo. Maar het kiezen van de beste tool voor elke taak sluit niet automatisch de gaten tussen die tools. Om dat te doen heeft u een uniforme suite nodig zoals Proton Workspace.

Met Workspace is de beveiligingskritieke laag van uw tools in veilige handen: die van uzelf. Uw gegevens blijven onder uw controle, end-to-end versleuteld (zelfs Proton kan ze niet inzien) en beschermd onder een van ‘s werelds sterkste privacywetgevingen.

Naleving van regelgeving is geen punt van zorg: Proton is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan GDPR en HIPAA.

U zult aanvullende tools moeten toevoegen voor beheer en teamberichten. Maar dat doet u op een fundament dat al veilig is.

  1. Toegangsschuld: opgelost. Eén beheerdersdashboard. Eén actie om een nieuw teamlid toegang te geven tot elke Proton-dienst, één actie om hen te verwijderen wanneer ze vertrekken.
  2. Audittrailschuld: opgelost. Versiegeschiedenis, toegangslogboeken en gedetailleerde machtigingen zijn standaard ingebouwd in Proton Drive en Proton Docs.
  3. Jurisdictieschuld: opgelost. Hoofdkantoor in Zwitserland, buiten de jurisdictie van de VS en de EU.
  4. Schuld door menselijke fouten: opgelost. Koppelingen hebben standaard een verloopdatum. Bestanden worden automatisch versleuteld in de opslag. Beveiliging wordt automatisch afgedwongen, niet handmatig.

De tools die u op de eerste dag kiest, creëren de beveiligingsschuld die u later moet aflossen. Bouw op het juiste fundament, zodat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over beveiligingsschuld — en uw beveiligingsniveau kunt gebruiken als een verkoopargument.

Probeer Proton Workspace