Các công cụ làm việc từ xa có thể không giống như một quyết định cơ sở hạ tầng lớn khi vừa mới bắt đầu mở rộng quy mô doanh nghiệp. Chúng có vẻ là một nhiệm vụ tương đối nhỏ so với việc trả lương, phát hành MVP hoặc duy trì thời gian vận hành… Nhưng mối nguy hiểm lại nằm chính ở đó.
Các công cụ làm việc từ xa được chọn ngay từ ngày đầu tiên sẽ trở thành cơ sở hạ tầng gắn liền lâu dài, và những lỗ hổng giữa các công cụ đó âm thầm tích tụ thành các vấn đề nghiêm trọng mà không thể nhận ra cho đến khi quá muộn. Đó là nợ bảo mật — và điều này phổ biến hơn nhiều so với tưởng tượng.
Cứ bốn doanh nghiệp vừa và nhỏ thì có một doanh nghiệp gặp phải sự cố vi phạm vào năm ngoái, dù đã chủ động đầu tư vào các công cụ bảo mật. Vấn đề không nằm ở trình quản lý mật khẩu hay VPN đã chọn: mà nằm ở những lỗ hổng giữa chúng.
Nợ bảo mật không tác động ngay lập tức, mà âm thầm tích lũy cho đến thời điểm tồi tệ nhất: Khi một khách hàng doanh nghiệp yêu cầu nhật ký kiểm toán nhưng lại không có. Hoặc khi một nhà đầu tư hỏi dữ liệu được lưu trữ ở đâu và nhận được câu trả lời rằng dữ liệu thuộc quyền tài phán của Hoa Kỳ. Hoặc khi một bảng câu hỏi bảo mật yêu cầu liệt kê tất cả những người đã truy cập vào các hệ thống cốt lõi trong 24 tháng qua, và chợt nhận ra điều này chưa từng được theo dõi.
Dưới đây là cách xây dựng một bộ công cụ làm việc từ xa an toàn giúp đóng những lỗ hổng đó và được thiết kế để sử dụng lâu dài.
11 công cụ làm việc từ xa tốt nhất cho đội ngũ
Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu khác nhau, nhưng có một số danh mục công cụ làm việc từ xa mà hầu như doanh nghiệp nào cũng cần trang bị. Dưới đây là 11 công cụ được đề xuất cho từng danh mục.
1. Slack (Tốt nhất cho trò chuyện nhóm)
Ra mắt vào năm 2013, Slack đã trở thành lựa chọn mặc định cho các đội ngũ muốn trò chuyện, gọi thoại và gọi video tại một nơi. Nền tảng này đã thay thế các chuỗi email dài bất tận trước đây bằng các kênh được sắp xếp theo nhóm, chủ đề hoặc dự án, và thư viện tích hợp sâu rộng (Google Lịch, Jira và hàng trăm ứng dụng khác) biến Slack thành một trung tâm thông báo cho toàn bộ hệ thống công cụ. Một nhược điểm cần cân nhắc: trên một số gói, quản trị viên có thể truy cập lịch sử thư, gây ra mối lo ngại tiềm ẩn về quyền riêng tư đối với một số doanh nghiệp.
Để khám phá thêm các lựa chọn khác, hãy đọc danh sách các công cụ giao tiếp nội bộ tốt nhất.
2. Proton Mail (Tốt nhất cho email doanh nghiệp)
Các nhà cung cấp email có mô hình kinh tế xoay quanh việc nhắm mục tiêu quảng cáo không thể đảm bảo rằng email sẽ không bị người khác đọc, bất kể chính sách quyền riêng tư của họ tuyên bố điều gì. Proton Mail đã mã hóa đầu cuối theo mặc định và được bảo vệ theo luật về quyền riêng tư nghiêm ngặt của Thụy Sĩ, vì vậy chỉ người gửi và người nhận mới có thể đọc những gì đã gửi. (Xin lưu ý: các email gửi đến người nhận không sử dụng Proton sẽ không được mã hóa đầu cuối trừ khi được bảo vệ bằng mật khẩu trước.)
3. Loom (Tốt nhất cho video không đồng bộ)
Nếu từng tham gia một cuộc họp vốn dĩ có thể tóm gọn trong một video dài hai phút, Loom có thể là giải pháp phù hợp. Ứng dụng này cho phép tạo ghi chú video, ghi lại đồng thời màn hình, khuôn mặt và giọng nói để chia sẻ dưới dạng liên kết. Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm ghi lại hướng dẫn làm quen, báo cáo lỗi và cập nhật không đồng bộ giữa các múi giờ khác nhau. (Lưu ý rằng các bản ghi Loom được lưu trữ trên máy chủ riêng của Loom thay vì cơ sở hạ tầng của đội ngũ, điều đáng lưu ý nếu muốn tự kiểm soát dữ liệu công ty.)
4. Proton Meet (Tốt nhất cho hội nghị truyền hình)
Khác với Zoom, Proton Meet đã mã hóa đầu cuối theo mặc định, nghĩa là ngay cả Proton cũng không thể truy cập vào những gì được nói hoặc chia sẻ trong cuộc gọi. Khách có thể tham gia chỉ bằng một liên kết mà không cần tài khoản, và gói Free plan hỗ trợ các cuộc gọi kéo dài một giờ với tối đa 50 người tham gia. Một điểm cần lưu ý: Proton Meet hoạt động tốt cho các cuộc gọi nội bộ trong đội ngũ, nhưng nếu quy trình làm việc phụ thuộc vào việc tích hợp video trực tiếp vào CRM hoặc công cụ hỗ trợ, nên kiểm tra khả năng tương thích trước khi chuyển đổi.
5. Jira (Tốt nhất cho quản lý dự án)
Jira được xây dựng cho các đội ngũ phần mềm vận hành quy trình agile: như sprint, backlog và theo dõi sự cố gắn liền trực tiếp với cơ sở mã nguồn thông qua các tích hợp Bitbucket hoặc GitHub. Do đó, Jira là lựa chọn mặc định cho nhiều đội ngũ kỹ thuật vốn đã nằm trong hệ sinh thái Atlassian. Mặt khác, công cụ này đòi hỏi nhiều cấu hình phức tạp hơn so với các công cụ đa năng như Asana, và đối với những bộ phận ngoài đội ngũ phát triển thì có thể cảm thấy quá mức cần thiết.
6. Trello (Tốt nhất cho theo dõi tác vụ)
Sự đơn giản là thế mạnh của Trello, tinh gọn việc quản lý tác vụ thành các thẻ di chuyển qua các bảng có gắn nhãn cần làm, đang làm và đã xong. Hầu như không mất thời gian làm quen, khiến Trello trở thành điểm khởi đầu tự nhiên cho một đội ngũ nhỏ. Tuy nhiên, khi đội ngũ phát triển, sự đơn giản đó có thể trở thành hạn chế: việc thực hiện báo cáo liên dự án trên nền tảng này sẽ không còn dễ dàng nữa.
7. Miro (Tốt nhất cho cộng tác trực quan)
Khi không thể tập hợp quanh một bảng trắng vật lý, bảng Miro mang đến cho các đội ngũ một lựa chọn làm việc từ xa — và linh hoạt hơn nhiều: một khung vẽ kỹ thuật số vô hạn để lập kế hoạch, cộng tác và động não ý tưởng. Người dùng có thể kéo và thả các tệp lên bảng, thiết lập các buổi hội thảo định kỳ bằng mẫu cho các phiên hồi tưởng và lập kế hoạch. Mặc dù Miro rất tuyệt vời cho các đội ngũ có thể làm việc trong các phiên trực tiếp, đồng bộ, nhưng công cụ này lại kém hữu ích hơn đối với các đội ngũ làm việc không đồng bộ trên nhiều múi giờ khác nhau.
8. Proton Drive (Tốt nhất cho lưu trữ đám mây)
Proton Drive là giải pháp thay thế ưu tiên quyền riêng tư cho Dropbox và Google Drive. Mặc dù có ít tích hợp trực tiếp hơn các ứng dụng đó, Proton Drive thực hiện tốt hơn việc bảo vệ dữ liệu, mã hóa tệp trên thiết bị trước khi tệp được chuyển đến máy chủ của Proton để Proton không bao giờ có thể giải mã chúng, ngay cả khi có lệnh của tòa án. Lịch sử phiên bản, nhật ký truy cập và quyền chi tiết được tích hợp sẵn, đồng thời các liên kết được chia sẻ sẽ hết hạn theo mặc định thay vì mở vô thời hạn.
9. Proton Pass (Tốt nhất cho quản lý mật khẩu/thông tin đăng nhập)
Nguy cơ rò rỉ thông tin đăng nhập tăng mạnh bên ngoài môi trường văn phòng được kiểm soát. Khác với hầu hết các trình quản lý mật khẩu, Proton Pass mã hóa mọi trường của mọi mục đã lưu theo mặc định: không chỉ mật khẩu mà cả tên người dùng và ghi chú. Ứng dụng cũng bao gồm tính năng tạo biệt danh email để giữ các địa chỉ email thực của đội ngũ không xuất hiện trên các biểu mẫu đăng ký. (Lưu ý rằng các quyền kiểm soát quản trị viên nâng cao — SSO và đồng bộ thư mục SCIM — chỉ dành riêng cho hạng Pass Professional, không có trong gói cơ bản.)
10. Notion (Tốt nhất cho xây dựng cơ sở kiến thức)
Với Notion, doanh nghiệp có thể tổ chức và tập trung hóa kiến thức cùng tài liệu nội bộ trong các trang, cơ sở dữ liệu và wiki, xây dựng nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy cho các đội ngũ và xóa bỏ sự nghi ngờ về việc phiên bản tài liệu nào là mới nhất. Nhưng hãy lưu ý: sự linh hoạt của Notion có thể trở thành rủi ro, kích hoạt việc xây dựng một wiki không có cấu trúc và lan man trừ khi có người theo dõi sát sao.
11. Lumo
Ngay cả các đội ngũ nhỏ cũng được hưởng lợi từ sự hỗ trợ của AI, giúp tạo thư nháp, chỉnh sửa, tóm tắt và nghiên cứu nhanh hơn mà không cần tăng số lượng nhân sự. Lumo là trợ lý AI của Proton, được xây dựng để cung cấp toàn bộ sức mạnh của AI mà không xâm phạm IP và dữ liệu nhạy cảm. Gemini và Copilot cần truy cập vào dữ liệu tài liệu để hoạt động, nhưng Lumo không bao giờ huấn luyện dựa trên dữ liệu đầu vào của người dùng. (Lumo chỉ khả dụng trên các gói Proton cao cấp.)
Tại sao ngay cả những công cụ làm việc từ xa tốt nhất cũng có thể khiến doanh nghiệp rơi vào nợ bảo mật mà không hề hay biết
Ngay cả những công cụ cộng tác từ xa thực sự tốt cũng tạo thành một hệ thống lỏng lẻo khi mỗi công cụ hoạt động theo mô hình bảo mật riêng. Một hệ thống không có kiểm soát truy cập thống nhất, không có nhật ký kiểm toán, không có chủ quyền dữ liệu và nợ bảo mật tích tụ ngay từ ngày đầu tiên.
Nợ bảo mật bao gồm bốn loại:
- Nợ truy cập: Hệ thống công cụ buộc phải cấp và thu hồi quyền truy cập thủ công trên năm hoặc sáu nền tảng khác nhau. Việc ghi nhớ hoàn toàn phụ thuộc vào con người (và trí nhớ không bao giờ đáng tin cậy 100%). Kết quả là: nhà thầu đã rời đi sáu tháng trước vẫn có thể mở các tệp.
- Nợ nhật ký kiểm toán: Quyền truy cập đang kiểm soát không được ghi lại ở bất kỳ đâu. Biết rằng ai đó đã truy cập thư mục đó, nhưng không thể chứng minh được. Và khi một nhà đầu tư, khách hàng hoặc cơ quan quản lý trong tương lai hỏi ai đã truy cập nội dung gì, vào thời điểm nào, sẽ không có câu trả lời thỏa đáng.
- Nợ quyền tài phán: Các tệp nằm trên máy chủ thuộc phạm vi điều chỉnh của Đạo luật CLOUD. Không ai cố ý để điều đó xảy ra: chỉ là đã chọn Dropbox.
- Nợ lỗi con người: Sự phân mảnh đồng nghĩa với nhiều bước thủ công hơn, dẫn đến nhiều lỗi do con người hơn, và điều đó có nghĩa là…? Cần lưu ý rằng 39% sự cố vi phạm vào năm ngoái là do lỗi con người gây ra.
Không điều nào trong số này là không thể tránh khỏi. Mọi rủi ro đã liệt kê đều dễ dàng phòng tránh một cách triệt để nếu chọn một bộ công cụ cộng tác từ xa thống nhất hơn ngay từ Ngày đầu tiên.
Một bộ công cụ làm việc từ xa an toàn thực sự trông như thế nào
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (66%) cho biết việc chứng minh bảo mật dữ liệu đám mây (đặc biệt là đối với dữ liệu khách hàng) là rất quan trọng hoặc mang tính sống còn khi tiếp cận khách hàng mới. Một nền tảng thống nhất sẽ mang lại điều đó — bằng cách đóng những lỗ hổng nơi nợ bảo mật tích tụ:
- Kiểm soát truy cập thống nhất: Một lớp quản trị viên duy nhất. Thay vì phải xử lý danh sách kiểm tra trên sáu nền tảng, chỉ cần thực hiện một thao tác để thêm và xóa một thành viên nhóm khỏi cơ sở hạ tầng.
- Mã hóa theo mặc định: Dữ liệu được mã hóa khi truyền tải và khi lưu trữ. Mã hóa đầu cuối có nghĩa là nhà cung cấp không thể đọc các tệp và không thể bị ép buộc bàn giao chúng.
- Chủ quyền dữ liệu: Dữ liệu chịu sự điều chỉnh của các điều luật dễ nắm bắt, thuộc quyền tài phán đáng tin cậy. (Không thuộc phạm vi điều chỉnh của Đạo luật CLOUD.)
- Nhật ký kiểm toán tự động: Để không bao giờ phải nói với nhà đầu tư (càng không phải với cơ quan quản lý) rằng hệ thống không có nhật ký kiểm toán.
- Xây dựng để mở rộng quy mô an toàn: Các quyền hạn, cấp độ truy cập và quyền kiểm soát quản trị viên vẫn hoạt động hiệu quả dù công ty có mười người hay 100. Không cần xây dựng lại, không lo bị chậm lại.
An ninh mạng cho công ty khởi nghiệp bắt đầu sớm hơn nhiều so với suy nghĩ — càng tích hợp sớm, càng ít phải bổ sung (hoặc dọn dẹp) sau này.
Bộ công cụ làm việc từ xa, được xây dựng trên Proton Workspace
Bài viết này đã giới thiệu Proton Mail, Meet, Drive, Pass và Lumo. Nhưng việc chọn công cụ tốt nhất cho từng công việc không tự động đóng các lỗ hổng giữa những công cụ đó. Để làm được điều đó, cần có một hệ thống thống nhất như Proton Workspace.
Với Workspace, lớp bảo mật quan trọng của hệ thống luôn nằm trong tay an toàn: chính bạn. Dữ liệu nằm dưới sự kiểm soát của bạn, đã mã hóa đầu cuối (ngay cả Proton cũng không thể xem) và được bảo vệ theo một trong những quyền tài phán về quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất thế giới.
Tuân thủ không còn là mối lo ngại: Proton đạt chứng nhận ISO 27001, tuân thủ GDPR và HIPAA.
Doanh nghiệp sẽ cần bổ sung thêm các công cụ quản lý và nhắn tin nhóm. Nhưng việc bổ sung này sẽ được thực hiện trên một nền tảng vốn đã an toàn.
- Nợ truy cập: đã được giải quyết. Một bảng điều khiển quản trị viên duy nhất. Một thao tác để cấp quyền cho thành viên nhóm mới trên mọi dịch vụ của Proton, một thao tác để xóa họ khi rời đi
- Nợ nhật ký kiểm toán: đã được giải quyết. Lịch sử phiên bản, nhật ký truy cập và các quyền chi tiết được tích hợp sẵn trong Proton Drive và Proton Docs theo mặc định
- Nợ quyền tài phán: đã được giải quyết. Đặt trụ sở chính tại Thụy Sĩ, nằm ngoài quyền tài phán của Hoa Kỳ và EU
- Nợ lỗi con người: đã được giải quyết. Ngày hết hạn được đặt trên các liên kết theo mặc định. Các tệp được tự động mã hóa trong bộ lưu trữ. Bảo mật được thực thi tự động chứ không phải thủ công
Các công cụ được chọn ngay từ ngày đầu tiên tạo ra khoản nợ bảo mật phải trả sau này. Hãy xây dựng trên nền tảng phù hợp để không còn phải lo lắng về nợ bảo mật — và bắt đầu sử dụng vị thế bảo mật làm điểm bán hàng nổi bật.
