Một khung đơn giản để quyết định tự động hóa hay giữ thủ công

Bạn đã nghe rằng AI có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn, nhanh hơn. Nhưng bắt đầu từ đâu?

Để biết cần tự động hóa điều gì, bạn cần xác định những tác vụ mang tính lặp lại, dựa trên quy tắc và dễ kiểm tra. Sau đó, bạn cần thiết lập một quy trình có thể chạy mà không cần giám sát liên tục nhưng vẫn đánh dấu các lỗi trước khi chúng gây ra vấn đề. Cuối cùng, bạn cần dành đủ chỗ cho phán đoán của con người ở những nơi mà một sai sót có thể tốn kém khó hoàn tác.

Nếu bạn đang truy cập trang web của chúng tôi, hẳn bạn cũng đang cân nhắc những tác động của tự động hóa quy trình đối với quyền riêng tư và bảo mật. Bạn cần biết dữ liệu doanh nghiệp và khách hàng của mình đi đâu, ai có thể truy cập và chúng sẽ được sử dụng như thế nào.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cùng bạn đi qua từng quyết định, theo từng bước, để giúp bạn nhận ra những ứng viên phù hợp cho tự động hóa và chạy thử nghiệm giúp tiết kiệm thời gian quý báu cho nhóm của bạn.

Chúng tôi sẽ trả lời mọi câu hỏi của bạn về tự động hóa quy trình, bao gồm:

• Tự động hóa quy trình là gì
• Cách xác định những tác vụ dễ tự động hóa
• Cách kiểm tra kỹ mọi quy trình tự động hóa trước khi triển khai
• Cách lên kế hoạch cho trình tự quy trình tự động hóa
• Cách dành chỗ cho phán đoán của con người trong quy trình tự động hóa
• Cách chọn phần mềm tự động hóa bảo vệ dữ liệu của bạn
• Cách kiểm thử quy trình tự động hóa của bạn

Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình sử dụng phần mềm như Zapier, Microsoft Power Automate và Jira để thực hiện những bước mà nếu không sẽ phải làm thủ công. Với công việc thường ngày, điều này thường có nghĩa là tuân theo những quy tắc đơn giản, chẳng hạn như gửi nhắc nhở khi hết hạn hoặc tải báo cáo đã được phê duyệt lên đúng thư mục. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ cho bạn thấy các doanh nghiệp đang tự động hóa công việc ở mọi phòng ban như thế nào, từ yêu cầu của khách hàng đến báo cáo tiếp thị.

Tự động hóa quy trình bằng AI sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn để diễn giải thông tin, tạo nội dung hoặc chọn hành động tiếp theo trong một quy trình. Mô hình ngôn ngữ lớn có thể làm việc với phần mềm được kết nối, chẳng hạn như lịch hoặc dịch vụ lưu trữ tệp, để thực hiện hành động trong phạm vi quyền được cấp.

Tùy vào những công cụ được kết nối hiện có, một trợ lý AI cho doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối hoặc xử lý từng bước riêng lẻ. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Lumo chuẩn bị bản cập nhật dự án từ ghi chú tiến độ hàng tuần của nhóm.

Lợi ích và ví dụ của tự động hóa quy trình

Cách xác định những tác vụ dễ tự động hóa

Trước khi tự động hóa một tác vụ, hãy cân nhắc xem liệu nó có còn cần phải làm hay không. Một báo cáo không ai dùng có thể nên bỏ hẳn thay vì tự động hóa. Sau đó, với những công việc bạn quyết định giữ lại, hãy tìm những tác vụ có chung những đặc điểm sau:

• Diễn ra thường xuyên: Tác vụ xuất hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc mỗi khi có yêu cầu mới, nên thời gian tiết kiệm được sẽ tích lũy lại.
• Luôn tuân theo cùng các bước: Bạn có thể viết quy trình thành một tập hợp quy tắc mà không cần nhiều ngoại lệ.
• Thông tin đến theo định dạng có thể dự đoán được: Biểu mẫu, bảng tính và tài liệu chuẩn dễ tự động hóa hơn so với yêu cầu tự do.
• Dễ phát hiện sai sót: Một trường bị thiếu hoặc tài liệu bị lưu sai sẽ nhanh chóng được nhận ra và khắc phục.

Để tìm ra chúng, hãy chú ý những nơi công việc bị chậm lại hoặc đi sai hướng. Những dấu hiệu thường gặp gồm thông tin được sao chép thủ công từ nơi này sang nơi khác, đồng nghiệp phải chờ người khác chuyển công việc tiếp, và những lỗi giống nhau bị sửa đi sửa lại. Những tác vụ như vậy thường rất phù hợp để tự động hóa, chẳng hạn như:

• Sao chép thông tin giữa các ứng dụng hoặc bảng tính
• Gửi nhắc nhở và xác nhận theo mẫu
• Kiểm tra xem các trường bắt buộc đã đầy đủ chưa
• Chuẩn bị báo cáo từ cùng những nguồn dữ liệu
• Di chuyển tệp vào các thư mục có quy tắc nhất quán

Giờ bạn đã xác định được những tác vụ có thể tự động hóa, hãy xem liệu mỗi tác vụ có đáng bỏ công hay không.

Cách đánh giá mọi quy trình tự động hóa trước khi quyết định áp dụng

Vì mọi quy trình tự động hóa đều tốn thời gian để thiết lập, kiểm tra và duy trì, hãy đưa từng tác vụ qua năm bước kiểm tra sau trước khi quyết định áp dụng:

• Khả năng tương thích: Xác nhận phần mềm bạn đang cân nhắc có thể trao đổi thông tin với những ứng dụng bạn đã dùng hay không. Nếu phần mềm không kết nối được với nơi lưu dữ liệu của bạn, sẽ có người phải chuyển dữ liệu thủ công, khiến việc tự động hóa trở nên vô nghĩa.
• Người phụ trách: Chỉ định một người thiết lập quy trình tự động hóa và duy trì hoạt động. Khi quy trình thay đổi hoặc một bước gặp lỗi, cả nhóm cần biết tìm ai.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Tìm hiểu xem người đó có thể tự quản lý việc thiết lập hay cần sự giúp đỡ từ bộ phận IT hoặc nhà cung cấp bên ngoài. Hãy tính cả thời gian và chi phí này vào kế hoạch ngay từ đầu.
• Khối lượng công việc hiện tại: Hỏi những người trực tiếp làm việc xem mỗi tác vụ mất bao lâu, họ phải sửa lỗi bao nhiêu lần và mất bao nhiêu thời gian chờ phê duyệt.
• Thời gian tiết kiệm: Dựa trên những con số đó, hãy so sánh thời gian mà tự động hóa có thể tiết kiệm với thời gian thiết lập, xem xét và duy trì, cộng thêm chi phí đăng ký (nếu có). Ví dụ, một lần thiết lập mất ba giờ giúp giảm tác vụ hằng tháng từ hai giờ xuống còn 30 phút xem xét sẽ hoàn vốn sau hai tháng.

Cách lập kế hoạch cho trình tự quy trình tự động hóa

Việc tự động hóa sẽ dễ thiết lập và kiểm tra hơn khi bạn có kế hoạch rõ ràng cho cách công việc diễn ra từ đầu đến cuối.

Phác họa quy trình bằng một lưu đồ đơn giản và xem xét những điểm sau:

• Điểm bắt đầu và kết thúc: Xác định điều gì khởi động quy trình, chẳng hạn như biểu mẫu được gửi đi hoặc email đến, và thế nào được coi là hoàn thành.
• Từng hành động theo thứ tự: Liệt kê mọi bước ở giữa, ghi rõ mỗi bước cần thông tin gì và truyền thông tin gì cho bước tiếp theo.
• Điểm quyết định: Ở bất kỳ chỗ nào công việc có thể rẽ theo nhiều hướng, hãy viết quy tắc dưới dạng câu hỏi có/không. “Số tiền có tồn tại và đọc được không?” là điều phần mềm có thể kiểm tra. Còn “Yêu cầu này có hợp lý không?” thì không.
• Điều gì xảy ra khi có sự cố: Với mỗi câu trả lời “không”, hãy quyết định công việc sẽ đi tiếp đến đâu, ai được thông báo và công việc quay lại quy trình ở đâu sau khi vấn đề được xử lý.
• Phê duyệt: Đánh dấu mọi bước mà quy trình cần dừng lại chờ người xử lý trước khi tiếp tục. Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn cách xác định bước nào cần phê duyệt.

Ví dụ, bạn có thể dùng tự động hóa quy trình tài liệu để xử lý các đề nghị thanh toán chi phí mà nhân viên gửi kèm biên nhận cho những khoản đã mua. Sơ đồ dưới đây cho thấy phần mềm đọc từng biên nhận, xử lý thông tin còn thiếu và gửi đề nghị hoàn chỉnh để phê duyệt như thế nào.

Cách dành chỗ cho phán đoán của con người trong quy trình tự động hóa

Nếu bạn lo tự động hóa mắc lỗi mà không ai phát hiện, giải pháp không phải là tránh dùng nó. Mà là quyết định trước những bước nào cần con người kiểm tra.

Hãy bắt đầu từ việc kết quả sẽ được dùng thế nào và điều gì xảy ra nếu kết quả sai. Một nhãn nội bộ sai thường dễ sửa, nhưng một mức giá sai gửi cho khách hàng có thể đã định hình kỳ vọng của họ.

Nếu một bước cần xem xét, hãy cho người xem xét quyền truy cập vào thông tin gốc và một quyết định rõ ràng để đưa ra. Với những bước chạy tự động, hãy đảm bảo phần mềm chờ các phê duyệt cần thiết, ghi lại những gì đã xảy ra và cảnh báo người phụ trách khi một bước gặp lỗi.

Với mỗi bước, hãy chọn tự động hóa hoàn toàn, dùng phần mềm để chuẩn bị công việc cho người khác xem xét, hoặc giữ nguyên cách làm thủ công.

Cách chọn phần mềm tự động hóa bảo vệ dữ liệu của bạn

Trước khi tải thông tin doanh nghiệp hoặc khách hàng lên một công cụ tự động hóa (đặc biệt là thông tin nhận dạng cá nhân), hãy kiểm tra cách công ty đứng sau công cụ đó xử lý dữ liệu của bạn.

Một khi đã chia sẻ, việc xem xét hay từ chối kết quả cũng không thay đổi được sự thật rằng nhà cung cấp đã có thông tin của bạn. Chẳng hạn, biên nhận chi phí có thể tiết lộ việc đi lại của nhân viên hoặc mối quan hệ với khách hàng.

Với mỗi dịch vụ bạn đang cân nhắc, hãy tìm hiểu:

• Bạn cần chia sẻ những gì: Dịch vụ cần những chi tiết, tệp hay hội thoại nào và bạn có thể bỏ qua những gì.
• Thông tin được sử dụng thế nào: Liệu nhà cung cấp có dùng thông tin của bạn cho mục đích khác ngoài việc thực hiện tác vụ hay không. Với các dịch vụ AI, hãy kiểm tra xem nội dung tải lên và nội dung tạo ra có được dùng để huấn luyện mô hình hay không.
• Ai có thể truy cập: Những người trong nhóm của bạn, nhà cung cấp và bất kỳ công ty nào khác tham gia xử lý dữ liệu. Lưu ý: Cam kết không huấn luyện AI trên dữ liệu của bạn không cho biết liệu nhà cung cấp có thể đọc thông tin được lưu trữ của bạn hay không.
• Những gì được lưu trữ: Liệu dịch vụ có giữ tệp, hội thoại hay nhật ký xử lý hay không, giữ chúng trong bao lâu và bạn có thể xóa những gì. Bạn sẽ tìm thấy tất cả thông tin này trong chính sách lưu giữ dữ liệu của từng ứng dụng.
• Dữ liệu được bảo vệ thế nào: Phạm vi mã hóa bao gồm những gì và liệu nhà cung cấp có giữ khóa cần thiết để đọc thông tin được lưu trữ hay không. Một tệp được sao chép từ nơi lưu trữ đã mã hóa sang dịch vụ khác cũng sẽ chịu sự bảo vệ và cách xử lý của dịch vụ đó.

Cách thử nghiệm quy trình tự động hóa của bạn

Chạy thử quy trình tự động hóa đầu tiên ở quy mô nhỏ giúp nhóm của bạn phát hiện vấn đề trước khi có nhiều công việc phụ thuộc vào nó.

1. Chọn một tác vụ ít rủi ro: Chọn công việc mang tính lặp lại, không liên quan đến thông tin riêng tư hay bảo mật và tạo ra kết quả dễ kiểm tra.
2. Chỉ định một người phụ trách: Đảm bảo đồng nghiệp biết ai có thể tạm dừng quy trình, điều tra các lỗi và cập nhật khi quy trình thay đổi.
3. Thông báo cho những người trực tiếp làm việc: Giải thích bước nào giờ diễn ra tự động, việc gì vẫn thuộc trách nhiệm của họ và cách báo cáo khi có vấn đề.
4. Thử cả những trường hợp khó xử lý, không chỉ những trường hợp dễ: Chạy song song các trường hợp thông thường với hồ sơ gửi thiếu, bản trùng lặp và giao dịch chuyển bị lỗi. Kiểm tra rằng quy trình chờ phê duyệt và gửi vấn đề đến đúng người.
5. Đo lường kết quả: So sánh công sức bỏ ra với quy trình ban đầu, bao gồm thời gian xem xét kết quả, sửa lỗi và duy trì tự động hóa.
6. Chỉ mở rộng nếu vẫn đảm bảo hiệu quả: Nếu thử nghiệm giúp tiết kiệm công sức nói chung và chất lượng vẫn được giữ vững mà không tạo thêm việc ở chỗ khác, bạn có thể mở rộng sang nhiều tác vụ hơn.

Chọn trợ lý AI cho doanh nghiệp đảm bảo riêng tư

Lumo là trợ lý AI cho doanh nghiệp hỗ trợ tạo bản tóm tắt, so sánh và bản nháp mà không dùng hội thoại của bạn để huấn luyện mô hình theo mặc định. Lịch sử hội thoại đã lưu được bảo vệ bằng mã hóa zero-access, nên ngay cả Proton cũng không thể đọc. Với sự đánh giá phù hợp của con người, những biện pháp bảo vệ này mang lại cho nhóm một môi trường riêng tư để hỗ trợ AI liên quan đến thông tin doanh nghiệp.

Quyền riêng tư cũng cần được duy trì xuyên suốt phần còn lại của quy trình. Sau khi chuẩn bị bản tóm tắt hoặc bản nháp, đồng nghiệp phụ trách kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ IT có thể dùng Proton Drive CLI for Business để tự động hóa quy trình tệp từ dòng lệnh và viết tập lệnh cho việc tải lên, tải xuống và quản lý tệp.

Tự động hóa sẽ giúp nhóm có thêm nguồn lực mà vẫn bảo toàn tính bảo mật của thông tin được giao phó.