您可能听说过，AI 能帮您更快完成更多工作。但该从哪里入手呢？
要想知道该自动化哪些任务，首先需要找出那些重复性高、基于规则且易于检查的工作。然后，您需要设置一套工作流，让它无需持续监督即可运行，同时能在故障引发问题之前发出提醒。最后，还要为人工判断留出足够空间，尤其是在出错后难以撤消的环节。
如果您正在浏览我们的网站，可能也在考虑工作流自动化带来的隐私和安全影响。您需要了解企业和客户数据的去向、谁能访问这些数据，以及它们将如何被使用。
在本指南中，我们将逐步带您梳理这些决策，帮助您找到适合自动化的任务，并开展一次试点，为团队节省宝贵时间。
我们将解答您关于工作流自动化的所有疑问，包括：
- 什么是工作流自动化
- 如何找出易于自动化的任务
- 如何在正式采用前评估每项自动化
- 如何规划自动化工作流的执行顺序
- 如何在自动化工作流中为人工判断留出空间
- 如何选择能保护数据的自动化软件
- 如何测试您的工作流自动化
什么是工作流自动化？
工作流自动化使用 Zapier、Microsoft Power Automate 和 Jira 等软件来执行原本需要人工完成的步骤。对于常规工作，这通常意味着遵循简单明确的规则，例如在截止日期过后发送提醒，或将已批准的报表上传到正确的文件夹。在下一节中，我们将展示企业如何在各个部门实现任务自动化，从客户查询到营销报告。
AI 工作流自动化使用大语言模型来解读信息、生成内容，或在工作流中决定下一步操作。大语言模型可以与日历、文件存储服务等已连接的软件协作，在获授的权限范围内执行操作。
根据可用的连接工具，企业 AI 助手可以管理整个工作流的全过程，也可以处理其中单个步骤。例如，您可以让 Lumo 根据团队每周的进度记录准备项目进度更新。
工作流自动化的优势与示例
| 工作流 | 自动化示例 | 实际效益 |
| 客户查询 | 确认收到新请求，并将其转交给合适的团队 | 响应更快：客户在非工作时间也能收到确认，请求也能更快送达相关人员 |
| 发票处理 | 将发票详细信息录入会计软件，并标记缺失的字段或可能的重复项 | 降低处理成本、减少错误：减少输入信息和更正转录错误所花费的时间 |
| 员工入职 | 创建设置任务、发送欢迎信息，并在需要同事输入时通知他们 | 一致性更强：每位新员工都能获得必要的流程步骤，无需依赖某个人记住所有细节 |
| 销售交接 | 当交易被标记为完成时，创建入职任务并通知客户团队 | 协作更顺畅：各团队清楚工作何时准备就绪，以及下一步由谁负责 |
| 库存更新 | 在系统之间传输库存数据，并标记低于设定阈值的项目 | 承载能力更强：随着产品和订单不断增加，人工核对库存的次数反而更少 |
| 营销报告 | 收集营销活动指标并填入标准报告 | 更多时间用于分析：团队花在汇总数据上的时间更少，花在决定调整方向上的时间更多 |
如何找出易于自动化的任务
在自动化某项任务之前，先想想它是否还有必要去做。一份没人使用的报告，也许更该被停用，而不是自动化。然后，对于决定保留的工作，找出具备以下特征的任务：
- 发生频率高：任务每天、每周或每收到一个新请求就会出现，节省下来的时间因此不断累积。
- 每次都遵循相同步骤：您可以把流程写成一套规则，而无需设置太多例外。
- 信息以可预测的格式提交：与自由格式的请求相比，表单、电子表格和标准文档更容易实现自动化。
- 错误易于发现：缺失的字段或归档错误的文件能被迅速发现并修正。
要找到它们，可以留意工作中出现延误或出错的地方。常见的迹象包括：信息被手工从一个地方复制到另一个地方、同事等待他人交接工作、同样的错误被反复纠正。这类任务往往非常适合自动化，例如：
- 在应用或电子表格之间复制信息
- 发送标准提醒和确认信息
- 检查必填字段是否填写完整
- 根据相同的数据来源准备报告
- 将文件移入可预测的文件夹
既然你已经找出了可以自动化的任务，接下来就该逐一检查它们是否值得投入精力。
如何在实施前评估每项自动化
由于每项自动化都需要时间设置、检查和维护，因此在决定采用之前，请先让每项任务通过以下五项检查：
- 兼容性：确认你正在考虑的软件能否与你已在使用的应用交换信息。如果它无法连接到数据所在的位置，最终就会有人手动迁移数据，这便背离了初衷。
- 责任归属：指定一人负责设置自动化并维持其运行。当流程发生变化或某个步骤失败时，团队需要知道该找谁。
- 技术支持：了解此人能否独立管理设置，还是需要 IT 部门或外部供应商提供帮助。从一开始就把相应的时间和成本纳入计划。
- 当前工作量：询问实际执行工作的人员，每项任务需要多长时间、多久需要纠正一次错误，以及他们因等待审批而损失多少时间。
- 节省的时间：利用这些数字，将自动化可能节省的时间与设置、审查和维护所需的时间，以及任何订阅费用进行比较。例如，一个耗时三小时的设置，将每月两小时的任务缩减为 30 分钟的审查，两个月即可收回成本。
如何规划自动化工作流顺序
当你清楚规划了工作从开始到结束应如何推进时，自动化会更容易设置和检查。
将流程画成简单的流程图，并逐一梳理以下几点：
- 起点和终点：明确什么会触发工作流，例如表单提交或收到电子邮件，以及什么算作完成。
- 按顺序列出每个操作：列出起点与终点之间的每个步骤，并注明每个步骤需要什么信息，以及它会向下一步传递什么信息。
- 决策点：只要工作可能不止一种走向，就将规则写成是或否的问题。“金额是否存在且清晰可读？”是软件可以检查的。“报销单看起来是否正确？”则不是软件能检查的。
- 出错时怎么办：对于每个“否”，决定工作接下来流向哪里、通知谁，以及问题解决后从何处重新接回工作流。
- 审批：标记工作流应暂停并等待人工处理后再继续的步骤。下一节将介绍如何决定哪些步骤需要审批。
例如，你可以使用文档工作流自动化来处理员工提交的、附有购物回执的费用报销。下面的方案展示了该软件如何读取每张回执、处理缺失信息，并将完整的报销单发送出去等待审批。
如何在自动化工作流中为人工判断留出空间
如果你担心自动化出错却无人发现，解决办法并不是回避自动化，而是提前决定哪些步骤需要人工检查。
先考虑结果将如何使用，以及如果出错会有什么后果。错误的内部标签通常容易更改，但发送给客户的错误价格可能已经影响了他们的预期。
如果某个步骤需要审查，请让审查者能够访问原始信息，并清楚知道需要做出什么决定。对于自动运行的步骤，要确保软件会等待必需的审批、记录发生的情况，并在步骤失败时提醒负责人。
对于每个步骤，请选择是将其自动化、用软件准备好工作内容供他人审查，还是保持手动操作。
| 立即了解 Proton Business | 适用情形 | 示例 |
| 自动化 | 规则清晰、输入可预测，且错误易于发现和纠正 | 根据已完成的表单创建任务 |
| 辅助并审查 | 软件可缩短准备时间，但结果在使用前需要检查 | 汇总会议记录或起草客户更新 |
| 决策仍由人工完成 | 该步骤取决于谈判、同理心、相互矛盾的证据或政策例外 | 与不满意的客户就补偿达成一致 |
如何选择能保护数据的自动化软件
在将业务或客户信息（尤其是个人身份信息）上传到自动化工具之前，请先了解其背后的公司如何处理你的数据。
一旦你分享了信息，无论审查还是拒绝结果，都不会改变提供商已经掌握你信息的事实。例如，费用回执可能会透露员工的差旅情况或客户关系。
对于你正在考虑的每项服务，请了解：
- 你需要分享什么：它需要哪些详细信息、文件或会话，以及哪些内容可以省略。
- 信息如何使用：提供商是否会在完成任务之外使用你的信息。对于 AI 服务，请检查上传内容和生成内容是否会被用于训练模型。
- 谁可以访问：你的团队成员、提供商，以及参与处理信息的任何其他公司。注意：承诺不用你的数据训练 AI，并不能说明提供商能否读取你已存储的信息。
- 存储了什么：该服务是否会保留文件、会话或处理日志，保留多长时间，以及你可以删除什么。你可以在每个应用的数据保留策略中找到所有这些信息。
- 如何保护：加密涵盖哪些内容，以及提供商是否持有读取已存储信息所需的密钥。文件从加密存储空间复制到另一项服务后，也会受到该服务保护措施和做法的约束。
如何测试你的工作流自动化
将第一项自动化作为小规模试点运行，可以让团队在更多工作依赖它之前发现问题。
- 选择低风险任务：选择重复性强、不涉及私人或机密信息，并且结果易于检查的任务。
- 指定一名负责人：确保同事知道谁可以暂停工作流、调查故障，并在流程变化时更新它。
- 向执行工作的人员说明情况：解释哪些步骤现在会自动进行、哪些仍由他们负责，以及如何报告问题。
- 测试棘手的情况，而不只是简单情况：在运行普通案例的同时，也测试不完整的提交、重复项和失败的传输。检查工作流是否会等待审批，并将问题发送给正确的人。
- 衡量结果：将投入的精力与原始流程进行比较，包括审查输出、纠正错误和维护自动化所花费的时间。
- 只有经得住考验才扩展：如果试点总体上节省了工作量，质量也保持得住，而且没有在别处产生额外工作，就可以将它扩展到更多任务。
选择一款私有的商业 AI 助手
Lumo 是一款商业 AI 助手，可协助您进行总结、比较和起草，默认不会使用您的会话内容来训练模型。已保存的会话历史记录受到零访问加密保护，因此即便是 Proton 也无法读取。在适当的人工审核下，这些保护措施为团队提供了一个私有环境，可用于涉及商业信息的 AI 辅助。
隐私同样需要贯穿工作流的其余环节。在准备好摘要或草稿后，技术同事或 IT 服务提供商可以使用 Proton Drive CLI for Business，通过命令行实现文件工作流自动化，并以脚本完成文件的上传、下载和管理。
自动化应当为团队释放更多能力，同时守护好所托付信息的机密性。
