Вы наверняка слышали, что ИИ помогает выполнять больше работы быстрее. Но с чего начать?
Чтобы понять, что автоматизировать, нужно выделить задачи, которые повторяются, выполняются по правилам и легко проверяются. Затем потребуется настроить рабочий процесс, который будет работать без постоянного контроля, но сообщать о сбоях до того, как они приведут к проблемам. И наконец, нужно оставить достаточно места для человеческого суждения там, где ошибку может быть дорого отменить.
Если вы читаете наш веб-сайт, то, вероятно, задумываетесь и о том, как автоматизация рабочих процессов влияет на конфиденциальность и безопасность. Нужно знать, куда попадают данные вашей компании и клиентов, кто может получить к ним доступ и как они будут использоваться.
В этом руководстве мы шаг за шагом разберем каждое из этих решений, чтобы помочь вам найти подходящие задачи для автоматизации и провести пилотный проект, который сэкономит вашей команде ценное время.
Мы ответим на все ваши вопросы об автоматизации рабочих процессов, в том числе:
- Что такое автоматизация рабочих процессов
- Как определить задачи, которые легко автоматизировать
- Как проверить каждую автоматизацию, прежде чем на нее решиться
- Как спланировать последовательность рабочего процесса автоматизации
- Как оставить место для человеческого суждения в рабочем процессе автоматизации
- Как выбрать программное обеспечение для автоматизации, которое защищает ваши данные
- Как протестировать автоматизацию рабочего процесса
Что такое автоматизация рабочих процессов?
Автоматизация рабочих процессов использует программное обеспечение, например Zapier, Microsoft Power Automate и Jira, для выполнения шагов, которые иначе пришлось бы делать вручную. Для рутинной работы это часто означает следование простым правилам: например, отправить напоминание, когда истекает срок, или загрузить утвержденный отчет в нужную папку. В следующем разделе мы покажем, как компании автоматизируют задачи в каждом отделе — от клиентских запросов до маркетинговых отчетов.
Автоматизация рабочих процессов с ИИ использует большие языковые модели, чтобы интерпретировать информацию, создавать контент или выбирать следующее действие в рабочем процессе. Большие языковые модели могут работать с подключенным программным обеспечением, например календарями или сервисами хранения файлов, и выполнять действия в пределах предоставленных разрешений.
В зависимости от доступных подключенных инструментов ИИ-ассистент для бизнеса может управлять всем рабочим процессом от начала до конца или выполнять отдельные шаги. Например, можно попросить Lumo подготовить обновление проекта на основе еженедельных заметок о прогрессе вашей команды.
Преимущества и примеры автоматизации рабочих процессов
| Рабочий процесс | Пример автоматизации | Практическая польза |
| Клиентские запросы | Подтверждать получение входящих запросов и направлять их в соответствующий отдел | Более быстрые ответы: клиенты получают подтверждение в нерабочее время, а запросы быстрее попадают к нужным сотрудникам |
| Обработка счетов | Переносить данные счетов в бухгалтерское программное обеспечение и помечать отсутствующие поля или возможные дубликаты | Снижение затрат на обработку и меньше ошибок: меньше времени уходит на ввод информации и исправление ошибок при переносе данных |
| Адаптация сотрудников | Создавать задачи по настройке, отправлять приветственную информацию и уведомлять коллег, когда требуется их участие | Больше единообразия: каждый новый сотрудник проходит нужные шаги, и не нужно полагаться на то, что кто-то помнит все детали |
| Передача сделок | Когда сделка помечена как завершенная, создавать задачу на адаптацию и уведомлять команду по работе с аккаунтом | Лучшая координация: команды знают, когда работа готова к передаче и кто отвечает за следующий шаг |
| Обновление складских запасов | Переносить данные о запасах между системами и помечать позиции ниже заданного порога | Больше возможностей: рост числа товаров и заказов требует меньше ручных проверок запасов |
| Маркетинговые отчеты | Собирать показатели кампаний и заполнять стандартный отчет | Больше времени на анализ: команда тратит меньше времени на сбор цифр и больше — на решение, что изменить |
Как определить задачи, которые легко автоматизировать
Прежде чем автоматизировать задачу, подумайте, нужно ли вообще ее выполнять. Отчет, которым никто не пользуется, возможно, стоит не автоматизировать, а перестать готовить. Затем среди работы, которую вы решили оставить, ищите задачи с такими признаками:
- Они возникают часто: задача появляется ежедневно, еженедельно или с каждым новым запросом, поэтому сэкономленное время накапливается.
- Каждый раз они выполняются по одним и тем же шагам: процесс можно описать набором правил почти без исключений.
- Информация поступает в предсказуемом формате: формы, электронные таблицы и стандартные документы автоматизировать проще, чем запросы в свободной форме.
- Ошибки легко заметить: пропущенное поле или документ не в той папке быстро обнаруживаются и исправляются.
Чтобы найти их, обратите внимание на места, где работа замедляется или идет не так. Типичные признаки: информацию вручную переносят из одного места в другое, коллеги ждут, пока кто-то передаст им работу, а одни и те же ошибки исправляются снова и снова. Такие задачи часто хорошо подходят для автоматизации, например:
- Перенос информации между приложениями или электронными таблицами
- Отправка стандартных напоминаний и подтверждений
- Проверка заполненности обязательных полей
- Подготовка отчетов из одних и тех же источников
- Перемещение файлов в предсказуемые папки
Теперь, когда вы определили задачи, которые можно автоматизировать, пора проверить, стоит ли каждая из них затраченных усилий.
Как проверить каждую автоматизацию, прежде чем браться за нее
Поскольку на настройку, проверку и поддержку любой автоматизации требуется время, прежде чем браться за задачу, проверьте ее по этим пяти пунктам:
- Совместимость: Убедитесь, что программное обеспечение, которое вы рассматриваете, может обмениваться информацией с приложениями, которые вы уже используете. Если оно не подключается к тому месту, где хранятся ваши данные, кому-то придется переносить их вручную, и весь смысл теряется.
- Ответственный: Назначьте одного человека, который настроит автоматизацию и будет поддерживать ее работу. Когда процесс меняется или какой-то шаг дает сбой, команда должна знать, к кому обращаться.
- Техническая поддержка: Выясните, справится ли этот человек с настройкой сам или ему понадобится помощь ИТ-специалистов или внешнего подрядчика. Заранее заложите это время и расходы в свой план.
- Текущая нагрузка: Спросите у тех, кто выполняет работу, сколько времени занимает каждая задача, как часто приходится исправлять ошибки и сколько времени теряется в ожидании согласований.
- Экономия времени: Опираясь на эти данные, сравните время, которое может сэкономить автоматизация, со временем на настройку, проверку и поддержку, а также с расходами на подписки. Например, трехчасовая настройка, которая сокращает ежемесячную задачу с двух часов до 30 минут проверки, окупается за два месяца.
Как спланировать последовательность действий в рабочем процессе автоматизации
Автоматизацию проще настроить и проверить, когда есть четкий план того, как работа должна проходить от начала до конца.
Набросайте процесс в виде простой блок-схемы и проработайте следующие пункты:
- Начало и конец: Определите, что запускает рабочий процесс — например, отправка формы или получение письма — и что считается завершением.
- Каждое действие по порядку: Перечислите все шаги между ними и отметьте, какая информация нужна каждому шагу и что он передает следующему.
- Точки принятия решений: Там, где работа может пойти несколькими путями, сформулируйте правило в виде вопроса с ответом «да» или «нет». На вопрос «Указана ли сумма и читается ли она?» программное обеспечение ответить может. На вопрос «Выглядит ли заявка корректно?» — нет.
- Что происходит при ошибке: Для каждого ответа «нет» решите, куда направляется работа дальше, кого уведомляют и где она возвращается в рабочий процесс после устранения проблемы.
- Согласования: Отметьте все шаги, на которых рабочий процесс должен остановиться и дождаться человека, прежде чем продолжиться. В следующем разделе рассказано, как определить, какие шаги в этом нуждаются.
Например, с помощью автоматизации документооборота можно обрабатывать заявки на возмещение расходов, которые сотрудники отправляют вместе с чеками о покупках. Схема ниже показывает, как программное обеспечение распознает каждый чек, обрабатывает недостающую информацию и отправляет заполненную заявку на согласование.
Как оставить место для человеческого суждения в рабочем процессе автоматизации
Если вы беспокоитесь, что автоматизация совершит ошибку, которую никто не заметит, выход не в том, чтобы от нее отказаться. Выход в том, чтобы заранее определить, какие шаги должен проверять человек.
Начните с того, как будет использоваться результат и что произойдет, если он окажется неверным. Неправильный внутренний ярлык обычно легко исправить, но неверная цена, отправленная клиенту, возможно, уже сформировала его ожидания.
Если шаг требует проверки, предоставьте проверяющему доступ к исходной информации и четкий вопрос для решения. Для шагов, которые выполняются автоматически, убедитесь, что программное обеспечение дожидается необходимых согласований, фиксирует произошедшее и предупреждает ответственного, если шаг дает сбой.
Для каждого шага решите, автоматизировать его, использовать программное обеспечение для подготовки работы к проверке человеком или оставить его ручным.
| Подход | Когда подходит | Пример |
| Автоматизировать | Четкие правила, предсказуемые входные данные и ошибки, которые легко обнаружить и исправить | Создание задачи из заполненной формы |
| Помощь и проверка | Программное обеспечение сокращает время подготовки, но результат нужно проверить перед использованием | Резюмирование заметок со встречи или подготовка черновика сообщения клиенту |
| Оставить решение за человеком | Шаг зависит от переговоров, эмпатии, противоречивых данных или исключения из политики | Согласование компенсации для недовольного клиента |
Как выбрать программное обеспечение для автоматизации, которое защищает ваши данные
Прежде чем загружать деловую информацию или данные клиентов в инструмент автоматизации, и особенно персональные данные, проверьте, как компания, стоящая за ним, обращается с вашими данными.
После того как вы поделились информацией, проверка или отклонение результата не изменит того факта, что у поставщика уже есть ваши данные. Например, чеки о расходах могут раскрыть поездки сотрудников или связи с клиентами.
По каждой рассматриваемой услуге выясните:
- Чем нужно поделиться: Какие сведения, файлы или цепочки писем ему нужны, а что можно не передавать.
- Как используется информация: Использует ли поставщик ваши данные для чего-то помимо выполнения задачи. Для ИИ-сервисов проверьте, применяются ли загруженные файлы и созданный контент для обучения моделей.
- Кто может получить доступ: Сотрудники вашей команды, поставщик и любые другие компании, участвующие в обработке. Примечание: Обещание не обучать ИИ на ваших данных не отвечает на вопрос, может ли поставщик читать вашу сохраненную информацию.
- Что хранится: Сохраняет ли сервис файлы, цепочки писем или журналы обработки, как долго он их хранит и что вы можете удалить. Вся эта информация есть в политике хранения данных каждого приложения.
- Как обеспечивается защита: Что именно охватывает шифрование и хранит ли поставщик ключи, необходимые для чтения сохраненной информации. Файл, скопированный из зашифрованного хранилища в другой сервис, также подпадает под средства защиты и правила этого сервиса.
Как протестировать автоматизацию рабочего процесса
Запуск первой автоматизации в качестве небольшого пилотного проекта позволяет команде найти проблемы, прежде чем от нее начнет зависеть больше работы.
- Выберите задачу с низким риском: Возьмите что-то повторяющееся, не связанное с конфиденциальной информацией и дающее результат, который легко проверить.
- Назначьте ответственного: Позаботьтесь о том, чтобы коллеги знали, кто может приостановить рабочий процесс, разобраться со сбоями и обновить его при изменении процесса.
- Проинструктируйте исполнителей: Объясните, какие шаги теперь выполняются автоматически, что по-прежнему остается их обязанностью и как сообщить о проблеме.
- Проверяйте сложные случаи, а не только простые: Запускайте обычные случаи вместе с неполными заявками, дубликатами и неудачными передачами. Убедитесь, что рабочий процесс дожидается согласований и направляет проблемы нужному человеку.
- Измеряйте результаты: Сравните затраченные усилия с исходным процессом, включая время на проверку результатов, исправление ошибок и поддержку автоматизации.
- Расширяйте только при подтверждении результата: Если пилотный проект в целом экономит силы и качество не страдает, не создавая дополнительной работы в других местах, можно распространить его на большее число задач.
Выберите конфиденциального бизнес-ИИ-ассистента
Lumo — это бизнес-ИИ-ассистент, который помогает готовить сводки, сравнения и черновики и по умолчанию не использует ваши беседы для обучения моделей. Сохранённая история бесед защищена шифрованием с нулевым доступом, поэтому прочитать её не может даже Proton. При надлежащей проверке со стороны человека эти меры защиты создают для команд конфиденциальную среду ИИ-помощи при работе с деловой информацией.
Конфиденциальность должна сохраняться и на всех остальных этапах рабочего процесса. После подготовки сводки или черновика технический специалист или ИТ-подрядчик может воспользоваться Proton Drive CLI for Business, чтобы автоматизировать файловые процессы из командной строки и с помощью скриптов загружать, скачивать файлы и управлять ими.
Автоматизация должна расширять возможности вашей команды, сохраняя при этом конфиденциальность доверенной ей информации.
