Automazione dei flussi di lavoro: cosa è sicuro automatizzare?

Hai sentito che l’IA può aiutarti a fare più lavoro, più velocemente. Ma da dove iniziare?

Per capire cosa automatizzare, devi individuare le attività ripetitive, basate su regole e facili da verificare. Poi devi configurare un flusso di lavoro che possa funzionare senza supervisione costante, ma che segnali i guasti prima che causino problemi. Infine, devi lasciare spazio sufficiente al giudizio umano dove un errore potrebbe essere costoso da annullare.

Se sei sul nostro sito web, probabilmente stai anche valutando le implicazioni per la privacy e la sicurezza dell’automazione dei flussi di lavoro. Devi sapere dove finiscono i dati della tua azienda e dei tuoi clienti, chi può accedervi e come verranno utilizzati.

In questa guida ti accompagneremo attraverso ognuna di queste decisioni, passo dopo passo, per aiutarti a individuare i buoni candidati all’automazione e a eseguire un progetto pilota che faccia risparmiare tempo prezioso al tuo team.

Risponderemo a tutte le tue domande sull’automazione dei flussi di lavoro, tra cui:

Che cos’è l’automazione dei flussi di lavoro
Come individuare le attività facili da automatizzare
Come valutare ogni automazione prima di procedere
Come pianificare una sequenza di automazione dei flussi di lavoro
Come lasciare spazio al giudizio umano nel flusso di lavoro automatizzato
Come scegliere un software di automazione che protegge i tuoi dati
Come testare l’automazione dei flussi di lavoro

Che cos’è l’automazione dei flussi di lavoro?

L’automazione dei flussi di lavoro utilizza software come Zapier, Microsoft Power Automate e Jira per eseguire passaggi che altrimenti verrebbero fatti manualmente. Per il lavoro di routine, questo spesso significa seguire regole semplici, come inviare un promemoria quando scade una scadenza o caricare un report approvato nella cartella corretta. Nella sezione successiva ti mostreremo come le aziende automatizzano le attività in ogni reparto, dalle richieste dei clienti ai report di marketing.

L’automazione dei flussi di lavoro con l’IA utilizza modelli linguistici di grandi dimensioni per interpretare informazioni, generare contenuti o scegliere l’azione successiva all’interno di un flusso di lavoro. I modelli linguistici di grandi dimensioni possono lavorare con software connessi, come calendari o servizi di archiviazione file, per eseguire azioni entro i permessi concessi.

A seconda degli strumenti connessi disponibili, un assistente IA per le aziende può gestire un intero flusso di lavoro dall’inizio alla fine o singoli passaggi. Ad esempio, potresti chiedere a Lumo di preparare un aggiornamento di progetto dalle note settimanali sui progressi del tuo team.

Vantaggi ed esempi dell’automazione dei flussi di lavoro

Flusso di lavoro	Esempio di automazione	Vantaggio pratico
Richieste dei clienti	Confermare le richieste in arrivo e indirizzarle al team appropriato	Risposte più rapide: i clienti ricevono una conferma fuori dall’orario di ufficio e le richieste raggiungono prima le persone giuste
Elaborazione delle fatture	Trasferire i dettagli delle fatture nel software di contabilità e segnalare i campi mancanti o i possibili duplicati	Costi di elaborazione inferiori e meno errori: meno tempo dedicato all’inserimento delle informazioni e alla correzione degli errori di trascrizione
Onboarding dei dipendenti	Creare attività di configurazione, inviare informazioni di benvenuto e avvisare i colleghi quando serve il loro contributo	Maggiore coerenza: ogni nuova assunzione riceve i passaggi necessari senza dipendere da qualcuno che ricordi ogni dettaglio
Passaggi di consegne delle vendite	Quando un affare viene contrassegnato come completato, creare un’attività di onboarding e avvisare l’account team	Coordinamento migliore: i team sanno quando il lavoro è pronto per loro e chi è responsabile del passaggio successivo
Aggiornamenti dell’inventario	Trasferire i dati di magazzino tra i sistemi e segnalare gli articoli sotto una soglia prestabilita	Maggiore capacità: un numero crescente di prodotti e ordini richiede meno controlli manuali delle scorte
Report di marketing	Raccogliere le metriche delle campagne e compilare un report standard	Più tempo per l’analisi: il team dedica meno tempo a mettere insieme i dati e più tempo a decidere cosa cambiare

Come individuare le attività facili da automatizzare

Prima di automatizzare un’attività, chiediti se sia ancora necessario svolgerla. Un report che nessuno usa potrebbe essere più utile da eliminare che da automatizzare. Poi, per il lavoro che hai deciso di mantenere, cerca le attività che presentano queste caratteristiche:

Si verificano spesso: l’attività ricorre ogni giorno, ogni settimana o a ogni nuova richiesta, quindi il tempo risparmiato si accumula.
Seguono sempre gli stessi passaggi: potresti descrivere il processo come un insieme di regole senza bisogno di molte eccezioni.
Le informazioni arrivano in un formato prevedibile: moduli, fogli di calcolo e documenti standard sono più facili da automatizzare rispetto a richieste in forma libera.
Gli errori sono facili da individuare: un campo mancante o un documento archiviato male vengono notati e corretti rapidamente.

Per trovarli, cerca i punti in cui il lavoro rallenta o va storto. I segnali più comuni includono informazioni copiate a mano da un posto all’altro, colleghi in attesa che qualcuno passi loro il lavoro e gli stessi errori corretti più e più volte. Attività come queste sono spesso adatte all’automazione, ad esempio:

Copiare informazioni tra app o fogli di calcolo
Inviare promemoria e conferme standard
Verificare se i campi obbligatori sono completi
Preparare report dalle stesse fonti
Spostamento dei file in cartelle prevedibili

Ora che hai individuato le attività che potresti automatizzare, è il momento di verificare se ognuna vale l’impegno.

Come valutare ogni automazione prima di impegnarti

Poiché ogni automazione richiede tempo per essere configurata, verificata e mantenuta, sottoponi ogni attività a questi cinque controlli prima di procedere:

Compatibilità: Verifica che il software che stai considerando possa scambiare informazioni con le app che già usi. Se non riesce a connettersi a dove risiedono i tuoi dati, qualcuno finirà per spostarli a mano, vanificando lo scopo.
Responsabilità: Individua una persona che configuri l’automazione e la mantenga in funzione. Quando un processo cambia o un passaggio fallisce, il team deve sapere a chi rivolgersi.
Supporto tecnico: Verifica se quella persona può gestire la configurazione da sola o avrà bisogno dell’aiuto del reparto IT o di un fornitore esterno. Includi quel tempo e quel costo nel piano fin dall’inizio.
Carico di lavoro attuale: Chiedi a chi svolge il lavoro quanto tempo richiede ogni attività, con quale frequenza correggono gli errori e quanto tempo perdono in attesa delle approvazioni.
Tempo risparmiato: Usando quei dati, confronta il tempo che l’automazione potrebbe far risparmiare con il tempo necessario per configurarla, verificarla e mantenerla, più eventuali costi di abbonamento. Per esempio, una configurazione di tre ore che riduce un’attività mensile di due ore a 30 minuti di verifica si ripaga in due mesi.

Come pianificare la sequenza di un flusso di lavoro automatizzato

L’automazione è più facile da configurare e verificare quando hai un piano chiaro su come il lavoro deve procedere dall’inizio alla fine.

Abbozza il processo come un semplice diagramma di flusso e affronta questi punti:

Punti di inizio e fine: Definisci cosa avvia il flusso di lavoro, come l’invio di un modulo o l’arrivo di un’email, e cosa conta come concluso.
Ogni azione in ordine: Elenca ogni passaggio tra i due, e annota quali informazioni servono a ogni passaggio e cosa trasmette a quello successivo.
Punti decisionali: Ogni volta che il lavoro potrebbe procedere in più di un modo, scrivi la regola come una domanda a risposta sì o no. “L’importo è presente e leggibile?” è qualcosa che il software può verificare. “La richiesta sembra corretta?” no.
Cosa succede quando qualcosa va storto: Per ogni “no”, decidi dove va il lavoro dopo, chi viene avvisato e dove si ricongiunge al flusso di lavoro una volta risolto il problema.
Approvazioni: Segna qualsiasi passaggio in cui il flusso di lavoro deve fermarsi e attendere una persona prima di proseguire. La sezione successiva spiega come decidere quali passaggi ne richiedono una.

Per esempio, potresti usare l’automazione dei flussi di lavoro documentali per elaborare le note spese che i dipendenti inviano con le ricevute dei loro acquisti. Il piano qui sotto mostra come il software legge ogni ricevuta, gestisce le informazioni mancanti e invia una nota spese completa per l’approvazione.

Come lasciare spazio al giudizio umano nel flusso di lavoro automatizzato

Se temi che l’automazione commetta un errore che nessuno nota, la soluzione non è evitarla. È decidere in anticipo quali passaggi richiedono il controllo di una persona.

Parti da come verrà usato il risultato e cosa succede se è sbagliato. Un’etichetta interna errata è di solito facile da cambiare, ma un prezzo errato inviato a un cliente potrebbe aver già plasmato le sue aspettative.

Se un passaggio richiede una verifica, dai a chi lo verifica accesso alle informazioni originali e una decisione chiara da prendere. Per i passaggi che vengono eseguiti automaticamente, assicurati che il software attenda le approvazioni richieste, registri ciò che è accaduto e avvisi la persona responsabile quando un passaggio fallisce.

Per ogni passaggio, scegli se automatizzarlo, usare il software per preparare il lavoro da sottoporre a una verifica o mantenerlo manuale.

Approccio	Quando è adatto	Esempio
Automatizza	Regole chiare, input prevedibili ed errori facili da rilevare e correggere	Crea un’attività da un modulo compilato
Assistenza e verifica	Il software riduce il tempo di preparazione, ma il risultato va verificato prima dell’uso	Riassumi le note di una riunione o prepara una bozza di aggiornamento per un cliente
Mantieni la decisione manuale	Il passaggio dipende da negoziazione, empatia, prove contrastanti o un’eccezione alla policy	Concorda un risarcimento per un cliente insoddisfatto

Come scegliere un software di automazione che protegge i tuoi dati

Prima di caricare informazioni aziendali o relative ai clienti su uno strumento di automazione (e soprattutto informazioni personali identificabili), verifica come l’azienda che lo gestisce tratta i tuoi dati.

Una volta condivise, verificare o rifiutare il risultato non cambierà il fatto che il fornitore ha già le tue informazioni. Le ricevute delle note spese, per esempio, possono rivelare gli spostamenti dei dipendenti o i rapporti con i clienti.

Per ogni servizio che stai considerando, scopri:

Cosa devi condividere: Quali dettagli, file o conversazioni richiede, e cosa puoi omettere.
Come vengono usate le informazioni: Se il fornitore usa le tue informazioni al di là dell’esecuzione dell’attività. Per i servizi di IA, verifica se i caricamenti e i contenuti generati vengono usati per addestrare i modelli.
Chi può accedervi: Le persone del tuo team, il fornitore e qualsiasi altra azienda coinvolta nel trattamento. Nota: La promessa di non addestrare l’IA sui tuoi dati non stabilisce se il fornitore può leggere le tue informazioni archiviate.
Cosa viene archiviato: Se il servizio conserva file, conversazioni o log di elaborazione, per quanto tempo li conserva e cosa puoi eliminare. Trovi tutte queste informazioni nella politica di conservazione dei dati di ogni applicazione.
Come viene protetto: Cosa copre la crittografia e se il fornitore detiene le chiavi necessarie per leggere le informazioni archiviate. Un file copiato da un’archiviazione crittografata in un altro servizio diventa soggetto anche alle protezioni e alle pratiche di quel servizio.

Come testare l’automazione del flusso di lavoro

Avviare la prima automazione come piccolo progetto pilota permette al team di individuare i problemi prima che altro lavoro dipenda da essa.

Scegli un’attività a basso rischio: Scegli qualcosa di ripetitivo che non comporti informazioni private o riservate e produca risultati facili da verificare.
Designa una persona responsabile: Assicurati che i colleghi sappiano chi può mettere in pausa il flusso di lavoro, indagare sui guasti e aggiornarlo quando il processo cambia.
Informa le persone che svolgono il lavoro: Spiega quali passaggi ora avvengono automaticamente, cosa resta di loro responsabilità e come segnalare un problema.
Testa i casi difficili, non solo quelli facili: Esegui i casi ordinari insieme a invii incompleti, duplicati e trasferimenti non riusciti. Verifica che il flusso di lavoro attenda le approvazioni e invii i problemi alla persona giusta.
Misura i risultati: Confronta l’impegno richiesto con il processo originale, incluso il tempo dedicato a verificare i risultati, correggere gli errori e mantenere l’automazione.
Estendi solo se regge: Se il progetto pilota fa risparmiare lavoro nel complesso e la qualità regge senza creare lavoro extra altrove, puoi estenderlo ad altre attività.

Scegli un assistente AI aziendale che sia privato

Lumo è un assistente AI aziendale che aiuta con riassunti, confronti e bozze senza usare le tue conversazioni per addestrare i modelli per impostazione predefinita. La cronologia delle conversazioni salvata è protetta con crittografia ad accesso zero, quindi nemmeno Proton può leggerla. Con un’adeguata revisione umana, queste protezioni offrono ai team un ambiente privato per l’assistenza AI che coinvolge informazioni aziendali.

Anche il resto del flusso di lavoro deve preservare la privacy. Dopo aver preparato un riassunto o una bozza, un collega tecnico o un fornitore IT può usare Proton Drive CLI for Business per automatizzare i flussi di lavoro dei file dalla riga di comando e usare script per caricare, scaricare e gestire i file.

L’automazione dovrebbe offrire al tuo team maggiore capacità, preservando la riservatezza delle informazioni che gli sono affidate.