Automação do fluxo de trabalho: o que é seguro automatizar?

Você já ouviu que a IA pode ajudar a fazer mais trabalho, mais rápido. Mas por onde começar?

Para saber o que automatizar, você precisa identificar tarefas repetitivas, baseadas em regras e fáceis de verificar. Depois, precisa configurar um fluxo de trabalho que funcione sem supervisão constante, mas que sinalize falhas antes que causem problemas. Por fim, precisa deixar espaço suficiente para o julgamento humano onde um erro pode ser caro de desfazer.

Se você está no nosso site, provavelmente também está considerando as implicações de privacidade e segurança das automações de fluxo de trabalho. Você precisa saber para onde vão os dados da sua empresa e dos seus clientes, quem pode acessá-los e como serão usados.

Neste guia, vamos orientar você em cada uma dessas decisões, passo a passo, para ajudar a identificar bons candidatos à automação e executar um projeto-piloto que economize o tempo valioso da sua equipe.

Vamos responder a todas as suas perguntas sobre automação do fluxo de trabalho, incluindo:

O que é automação do fluxo de trabalho
Como identificar tarefas fáceis de automatizar
Como avaliar cada automação antes de assumir o compromisso
Como planejar uma sequência de automação do fluxo de trabalho
Como deixar espaço para o julgamento humano no seu fluxo de trabalho automatizado
Como escolher um software de automação que proteja seus dados
Como testar a automação do seu fluxo de trabalho

O que é automação do fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho usa softwares como Zapier, Microsoft Power Automate e Jira para executar etapas que, de outra forma, seriam feitas manualmente. Para trabalhos rotineiros, isso geralmente significa seguir regras simples, como enviar um lembrete quando um prazo é ultrapassado ou enviar um relatório aprovado para a pasta correta. Na próxima seção, mostraremos como as empresas estão automatizando tarefas em todos os departamentos, de consultas de clientes a relatórios de marketing.

A automação de fluxo de trabalho com IA usa grandes modelos de linguagem para interpretar informações, gerar conteúdo ou escolher a próxima ação dentro de um fluxo de trabalho. Os grandes modelos de linguagem podem trabalhar com softwares conectados, como calendários ou serviços de armazenamento de arquivos, para executar ações dentro das permissões concedidas.

Dependendo das ferramentas conectadas disponíveis, um assistente de IA para empresas pode gerenciar todo um fluxo de trabalho do início ao fim ou cuidar de etapas individuais. Por exemplo, você pode pedir ao Lumo para preparar uma atualização de projeto a partir das notas de progresso semanais da sua equipe.

Benefícios e exemplos da automação do fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho	Exemplo de automação	Benefício prático
Consultas de clientes	Confirmar o recebimento das solicitações e encaminhá-las à equipe adequada	Respostas mais rápidas: os clientes recebem uma confirmação fora do horário comercial, e as solicitações chegam mais rápido às pessoas certas
Processamento de faturas	Transferir os detalhes da fatura para o software de contabilidade e sinalizar campos ausentes ou possíveis duplicatas	Custos de processamento menores e menos erros: menos tempo gasto inserindo informações e corrigindo erros de transcrição
Integração de novos funcionários	Criar tarefas de configuração, enviar informações de boas-vindas e avisar os colegas quando a contribuição deles for necessária	Maior consistência: cada novo contratado recebe as etapas necessárias sem depender de alguém que se lembre de cada detalhe
Transferências de vendas	Quando um negócio é marcado como concluído, criar uma tarefa de integração e avisar a equipe de contas	Melhor coordenação: as equipes sabem quando o trabalho está pronto para elas e quem é responsável pela próxima etapa
Atualizações de estoque	Transferir números de estoque entre sistemas e sinalizar itens abaixo de um limite definido	Mais capacidade: um número crescente de produtos e pedidos exige menos verificações manuais de estoque
Relatórios de marketing	Coletar métricas de campanha e preencher um relatório padrão	Mais tempo para análise: a equipe passa menos tempo reunindo números e mais tempo decidindo o que mudar

Como identificar tarefas fáceis de automatizar

Antes de automatizar uma tarefa, considere se ela ainda precisa ser feita. Um relatório que ninguém usa pode valer mais a pena ser aposentado do que automatizado. Depois, para o trabalho que você decidiu manter, procure tarefas que tenham estas características:

Acontecem com frequência: a tarefa surge diariamente, semanalmente ou a cada nova solicitação, então o tempo economizado se acumula.
Seguem as mesmas etapas todas as vezes: você poderia descrever o processo como um conjunto de regras sem precisar de muitas exceções.
As informações chegam em um formato previsível: formulários, planilhas e documentos padrão são mais fáceis de automatizar do que solicitações em formato livre.
Os erros são fáceis de identificar: um campo ausente ou um documento arquivado no lugar errado é rapidamente percebido e corrigido.

Para encontrá-las, procure onde o trabalho fica mais lento ou dá errado. Sinais comuns incluem informações copiadas à mão de um lugar para outro, colegas esperando que alguém repasse o trabalho e os mesmos erros sendo corrigidos repetidamente. Tarefas como estas costumam ser boas candidatas à automação, como:

Copiar informações entre aplicativos ou planilhas
Enviar lembretes e confirmações padrão
Verificar se os campos obrigatórios estão preenchidos
Preparar relatórios a partir das mesmas fontes
A mover arquivos para pastas previsíveis

Agora que você identificou tarefas que poderia automatizar, é hora de verificar se cada uma vale o esforço.

Como avaliar cada automação antes de se comprometer

Como toda automação leva tempo para configurar, verificar e manter, submeta cada tarefa a estas cinco verificações antes de se comprometer com ela:

Compatibilidade: Confirme se o software que você está considerando consegue trocar informações com os aplicativos que você já usa. Se ele não conseguir se conectar aonde seus dados ficam, alguém vai acabar movendo-os manualmente, o que anula o propósito.
Responsabilidade: Nomeie uma pessoa para configurar a automação e mantê-la funcionando. Quando um processo muda ou uma etapa falha, sua equipe precisa saber a quem recorrer.
Suporte técnico: Descubra se essa pessoa consegue gerenciar a configuração sozinha ou se precisará de ajuda da equipe de TI ou de um fornecedor externo. Inclua esse tempo e custo no seu plano desde o início.
Carga de trabalho atual: Pergunte às pessoas que fazem o trabalho quanto tempo cada tarefa leva, com que frequência corrigem erros e quanto tempo perdem esperando aprovações.
Tempo economizado: Com esses números, compare o tempo que a automação poderia economizar com o tempo necessário para configurar, revisar e manter, além de eventuais custos de assinatura. Por exemplo, uma configuração de três horas que reduz uma tarefa mensal de duas horas para 30 minutos de revisão se paga em dois meses.

Como planejar uma sequência de fluxo de trabalho de automação

A automação é mais fácil de configurar e verificar quando você tem um plano claro de como o trabalho deve fluir do início ao fim.

Esboce o processo como um fluxograma simples e analise estes pontos:

Pontos de início e fim: Defina o que dá início ao fluxo de trabalho, como o envio de um formulário ou a chegada de um e-mail, e o que conta como concluído.
Cada ação em ordem: Liste todas as etapas entre os dois pontos e anote quais informações cada etapa precisa e o que ela repassa para a próxima.
Pontos de decisão: Sempre que o trabalho puder seguir mais de um caminho, escreva a regra como uma pergunta de sim ou não. “O valor está presente e legível?” é algo que o software consegue verificar. “A solicitação parece correta?” não é.
O que acontece quando algo dá errado: Para cada “não”, decida para onde o trabalho vai em seguida, quem é notificado e onde ele retorna ao fluxo de trabalho depois que o problema é resolvido.
Aprovações: Marque qualquer etapa em que o fluxo de trabalho deva parar e esperar por uma pessoa antes de continuar. A próxima seção explica como decidir quais etapas precisam de uma aprovação.

Por exemplo, você pode usar a automação de fluxo de trabalho de documentos para processar solicitações de reembolso que os funcionários enviam com recibos das suas compras. O plano abaixo mostra como o software lê cada recibo, lida com informações ausentes e envia uma solicitação completa para aprovação.

Como abrir espaço para o julgamento humano no fluxo de trabalho da sua automação

Se você teme que a automação cometa um erro que ninguém perceba, a resposta não é evitá-la. É decidir antecipadamente quais etapas precisam que uma pessoa as verifique.

Comece por como o resultado será usado e o que acontece se ele estiver errado. Um rótulo interno incorreto geralmente é fácil de mudar, mas um preço incorreto enviado a um cliente pode já ter moldado as expectativas dele.

Se uma etapa precisa de revisão, dê ao revisor acesso às informações originais e uma decisão clara a tomar. Para etapas que rodam automaticamente, certifique-se de que o software aguarde as aprovações necessárias, registre o que aconteceu e avise a pessoa responsável quando uma etapa falhar.

Para cada etapa, escolha entre automatizá-la, usar o software para preparar o trabalho para alguém revisar ou mantê-la manual.

Abordagem	Quando se aplica	Exemplo
Automatizar	Regras claras, entradas previsíveis e erros fáceis de detectar e corrigir	Criar uma tarefa a partir de um formulário preenchido
Auxiliar e revisar	O software reduz o tempo de preparação, mas o resultado precisa ser verificado antes do uso	Resumir anotações de reunião ou redigir uma atualização para o cliente
Manter a decisão manual	A etapa depende de negociação, empatia, evidências conflitantes ou uma exceção à política	Negociar uma compensação para um cliente insatisfeito

Como escolher um software de automação que proteja seus dados

Antes de enviar informações comerciais ou de clientes para uma ferramenta de automação (e especialmente informações pessoalmente identificáveis), verifique como a empresa por trás dela trata seus dados.

Depois de compartilhar as informações, revisar ou rejeitar o resultado não muda o fato de que o provedor já tem seus dados. Recibos de despesas, por exemplo, podem revelar viagens de funcionários ou relações com clientes.

Para cada serviço que você está considerando, descubra:

O que você precisa compartilhar: Quais detalhes, arquivos ou conversas ele precisa e o que pode ficar de fora.
Como as informações são usadas: Se o provedor usa seus dados além de executar a tarefa. Para serviços de IA, verifique se os arquivos enviados e o conteúdo gerado são usados para treinar modelos.
Quem pode acessá-las: Pessoas da sua equipe, o provedor e quaisquer outras empresas envolvidas no processamento. Observação: A promessa de não treinar IA com seus dados não estabelece se o provedor pode ler suas informações armazenadas.
O que é armazenado: Se o serviço mantém arquivos, conversas ou registros de processamento, por quanto tempo os retém e o que você pode excluir. Você encontra todas essas informações na política de retenção de dados de cada aplicativo.
Como as informações são protegidas: O que a criptografia abrange e se o provedor detém as chaves necessárias para ler as informações armazenadas. Um arquivo copiado de um armazenamento criptografado para outro serviço também fica sujeito às proteções e práticas desse serviço.

Como testar a automação do seu fluxo de trabalho

Executar sua primeira automação como um pequeno piloto permite que sua equipe encontre problemas antes que mais trabalho dependa dela.

Escolha uma tarefa de baixo risco: Opte por algo repetitivo que não envolva informações privadas ou confidenciais e que produza resultados fáceis de verificar.
Coloque uma pessoa responsável: Certifique-se de que os colegas saibam quem pode pausar o fluxo de trabalho, investigar falhas e atualizá-lo quando o processo mudar.
Oriente as pessoas que fazem o trabalho: Explique quais etapas agora acontecem automaticamente, o que continua sendo responsabilidade delas e como relatar um problema.
Teste os casos complicados, não apenas os fáceis: Rode casos comuns junto com envios incompletos, duplicatas e transferências que falharam. Verifique se o fluxo de trabalho aguarda as aprovações e encaminha os problemas para a pessoa certa.
Meça os resultados: Compare o esforço envolvido com o do processo original, incluindo o tempo gasto revisando resultados, corrigindo erros e mantendo a automação.
Amplie somente se ela se sustentar: Se o piloto economiza trabalho no geral e a qualidade se mantém sem criar trabalho extra em outro lugar, você pode estendê-lo para mais tarefas.

Escolha um assistente de IA para empresas que seja privado

O Lumo é um assistente de IA para empresas que ajuda com resumos, comparações e rascunhos sem usar suas conversas para treinar modelos por padrão. O histórico de conversas salvo é protegido com criptografia de acesso zero, então nem a Proton consegue lê-lo. Com a revisão humana adequada, essas proteções oferecem às equipes um ambiente privado para assistência de IA que envolva informações empresariais.

A privacidade também precisa permear o restante do fluxo de trabalho. Depois de preparar um resumo ou rascunho, um colega técnico ou provedor de TI pode usar a CLI do Proton Drive para Empresas para automatizar fluxos de trabalho de arquivos a partir da linha de comando e criar scripts para envio, download e gerenciamento de arquivos.

A automação deve dar mais capacidade à sua equipe, preservando a confidencialidade das informações confiadas a ela.